jak to udělat Newsletter, který dostane číst

Linda Benedict
rozšíření a zemědělské informace

newsletter může být skvělý prostředek komunikace. Výzkum důsledně ukazuje, že lidé mají rádi zpravodaje. Lidé rádi získávají včasné informace přizpůsobené jejich zájmům-informace, které jsou rychlé a snadno čitelné.

ale komunikovat, newsletter musí dostat číst. Nemůže být vyhozen před otevřením nebo vykázán na hromadu, která má být čtena.

chcete, aby váš zpravodaj byl životně důležitou komunikací, na kterou se lidé těší. To se děje pouze prostřednictvím plánování a odhodlání.

(otevře se v novém okně)poznejte své publikum

první krok při plánování zpravodaje je příliš často přehlížen: poznejte své publikum. Kdo přesně jsou? Co je zajímá? Co mají společného? Co pro ně může váš zpravodaj udělat?

publikum může být demograficky velmi rozmanité, ale musí mít nějakou společnou řeč, kterou oslovujete svým zpravodajem.

můžete například vytvořit informační bulletin pro lidi, kteří musí přijmout dietu s nízkým obsahem cholesterolu, nebo pro zemědělce, kteří se chtějí naučit používat počítače. Publikum pro zpravodaj distribuovaný na národní úrovni s názvem “The Sproutletter” jsou lidé, kteří rádi jedí klíčky. Tak specializované publikum může být.

pokud je vaše publikum již definováno pro vás, jako jsou klienti pro vaši firmu nebo členové určité organizace, musíte se ujistit, že znáte jejich zájmy. Zjistit. Seznamte se s několika z nich nebo pošlete krátký dotazník.

(otevře se v novém okně)Definujte svůj účel

poté, co jste definovali své publikum, další věc, kterou musíte udělat, je definovat svůj účel. Platí stejné pravidlo: buďte konkrétní.

váš zpravodaj může být například pro lidi, kteří dělají řemesla za odměnu. Účelem by mohlo být pomoci jim prodávat tato řemesla. Zahrnete informace o nadcházejících řemeslných výstavách a předáte tipy od úspěšných řemeslníků.

nebo vaše publikum mohou být lidé, kteří mohou jíst doma. Vaším cílem je informovat je o nejnovějším výzkumu bezpečných postupů domácího konzervování, nové vybavení a recepty, které odborníci považují za bezpečné.

čím konkrétnější je váš účel, tím snazší bude příprava zpravodaje. Vaše mysl se naladí na kousky informací, které by mohly vytvořit dobré články. Poznamenejte si je do souboru. Pokaždé, když dáte zpravodaj dohromady, vše, co musíte udělat, je kopat do tohoto souboru pro materiál, který potřebujete.

(otevře se v novém okně)zjistěte, zda někdo čte

i když můžete mít své jasné publikum a účel, stále nejste připraveni spustit nový zpravodaj, dokud nepřijdete na plán hodnocení. Musíš zjistit, jestli tě tam někdo čte. Přijít s plánem, než začnete publikovat, pomůže zajistit, že se budete držet svého publika a účelu, aniž byste se dostali z cesty.

použijte tři úrovně hodnocení. Vymyslete plán pro všechny tři.

Úroveň 1
získejte zpětnou vazbu pravidelně
napište alespoň jeden článek na problém, který vyžaduje nějakou odpověď od čtenáře. Příklady mohou být:

uveďte prázdnou objednávku a požádejte čtenáře, aby zaslali jména známých, kteří by chtěli dostávat zpravodaj.

Zveřejněte publikaci, kterou máte v množství, a zjistěte, kolik požadavků získáte kvůli článku.

vyžádejte si otázky od čtenářů a zahrňte články s otázkami a odpověďmi do zpravodaje.

podnikavý specialista na rozšíření v Missouri zahájil zpravodaj s názvem” začátky ” pro nově manželské páry, aby jim pomohl dostat své finanční nohy na zem.

V jednom čísle měla tento článek:

(otevře se v novém okně)co děláte?

jak vy dva nakládáte s penězi a účty? Jste spokojeni se svým současným systémem? Pokud byste chtěli sdílet svůj systém s ostatními, napište mi linku nebo zavolejte-zahrnuji ji do “začátků” příštího měsíce.”

v čísle národního zpravodaje “Communications Concepts” autor požádal čtenáře, aby zaslali hříčky, aby mohl dát” fun in the pun awards ” nejhorším a nejlepším zaslaným hříčkám.

úroveň 2
proveďte průzkum
udělejte to jednou ročně. Zeptejte se, co čtenáři čtou a nečtou, Líbí se a nelíbí se vám o vašem zpravodaji. Tyto informace použijte k jejich vylepšení.

budete ztrácet čas, i když, pokud nechcete navrhnout průzkum správným způsobem. Je na tom umění. Zde je několik tipů:

zeptejte se pouze toho, co chcete vědět, a nic navíc.

Udržujte formulář průzkumu co nejkratší — ne více než jeden list 8-1/2 x 11 palců. Zadní strana pohlednice je nejlepší.

usnadňují lidem návrat. Zahrňte obálku s razítkem. Samoobslužná, orazítkovaná pohlednice má výhody, protože ji lze vložit do jednoho z vašich problémů.

lidé jsou vypnuti otázkami týkajícími se věku a příjmu. Pokud jsou pro vás tyto informace životně důležité,neptejte se nejprve. Nechte je nejprve zahřát na průzkum. Když se na to zeptáte, poskytněte rozsahy, jako je věk mezi 30 a 39 lety nebo příjem nižší než 30 000 USD ročně.

dalším tipem pro průzkum je, že se nemusíte ptát každého. Pokud máte náhodný vzorek, můžete výsledky extrapolovat na celou populaci. Vyberte například každé desáté jméno ze seznamu adresátů.

je také nezbytné provést suchý běh před odesláním průzkumu na poštu. Otestujte průzkum na hrstce lidí, abyste se ujistili, že vaše otázky jsou srozumitelné.

úroveň 3
zjistěte, zda někdo dělá něco jinak kvůli vašemu zpravodaji
Toto je nejtěžší úroveň hodnocení. Musí to být pečlivě zorganizováno. Ve svém zpravodaji zjistěte jednu věc, za kterou chcete vést kampaň. Pak rychle zjistěte, zda vaše kampaň udělala něco dobrého. Zde jsou kroky:

• Propagujte něco. Možná budete chtít použít dva, tři nebo více problémů k tomu.
• zjistěte, zda někdo dělá to, co propagujete, protože váš zpravodaj.
• nezapomeňte to zjistit rychle. Možná to začnou dělat. Ale zapomenou, že dostali nápad z vašeho zpravodaje, pokud Nečas Vaše Hodnocení a kampaň blízko u sebe. V ideálním případě by načasování mělo být do 30 dnů od konce vaší kampaně – nebo určitě do tří měsíců.
• z důvodu efektivity můžete toto hodnocení zahrnout do svého ročního průzkumu.

to, pro co se rozhodnete pro kampaň, závisí na vašem publiku a účelu. Pokud vaše publikum je nově ženatý a vaším cílem je pomoci jim vystoupit na dobrý start finančně, možná budete chtít kampaň pro ně nastavit rozpočet.

možná budete chtít kampaň na pomoc weight watchers udržet váhu, kuřáci přestat kouřit nebo zemědělci přijmout určité postupy ochrany půdy. Zpravodaj zaměstnanců nemocnice provedl kampaň na podporu zdvořilosti ve výtazích. Ať je to cokoli, pokud zjistíte, že lidé změnili svůj život kvůli vašemu zpravodaji, to je docela úspěch. Tyto druhy výsledků vám mohou pomoci získat navýšení nebo více předplatitelů. Ať tak či onak, nastavili jste se na hvězdu zpravodaje.

(otevře se v novém okně)prodávejte svůj zpravodaj

další plán, který musíte vymyslet, je, jak prodávat svůj zpravodaj. Efektivní způsob, jak toho dosáhnout, je prostřednictvím direct mail marketing. Budete potřebovat seznamy adresátů. Pokud vaše vybrané publikum patří organizacím, které s vámi budou sdílet seznamy adresátů, jste připraveni. Ale pokud se snažíte oslovit publikum, jehož členové již nejsou nějakým způsobem organizováni, pak máte svou práci vystřiženou pro vás.

zde je několik tipů, které vám pomohou spustit seznam adres:

získejte publicitu v publikacích, které osloví vaše publikum. Pokud to můžete získat zdarma, skvělý. Pokud ne, možná budete muset koupit nějaký reklamní prostor. Inzeráty jsou levnější než zobrazovací reklamy a mohou přinést značný počet jmen.

vložte kupóny do každého čísla vašeho zpravodaje a požádejte čtenáře, aby zaslali jména přátel nebo příbuzných, kteří by mohli mít zájem o přihlášení k odběru.

Informujte se u klíčových lidí, kteří mají kontakt s publikem, po kterém jste. Zjistěte, zda by vám byli ochotni pomoci přijít se jmény a adresami. Například pro zpravodaj” začátky ” pro mladé manželské páry šel autor za Ministry požadujícími jména.

jakmile máte seznam adres, můžete pokračovat v propagaci svého zpravodaje a naléhat na předplatné. Navrhněte leták s přímou poštou a průvodní dopis, který čtenáři vysvětlí, co získá z vašeho zpravodaje. Odpovězte na tuto odvěkou otázku pro čtenáře, ” co je v tom pro mě.”?”Zde je vzorec, který budete chtít při psaní své kopie dodržovat:

• slibte výhodu.
• řekněte čtenářům, co dostanou. Mučte je.
• zálohujte svá prohlášení důkazem.
• přeformulujte nejsilnější přínos v závěru.
• podněcujte akci nyní.

v ideálním případě by měl váš marketingový balíček direct mail obsahovat:

• průvodní dopis.
• direct mail leták.
• předplacená karta placená poštovným.
• ukázkové číslo Zpravodaje.

pokud je váš zpravodaj již nějakou dobu k dispozici a hledáte více odběratelů s vaší přímou poštovní kampaní, můžete začlenit techniku posudku. Zjistěte od čtenářů, co získali z vašeho zpravodaje. Pokud jste odvedli dobrou práci při hodnocení, měli byste mít tyto druhy nabídek již ve svých souborech. Zahrnout tyto citace v direct mail leták designu.

(otevře se v novém okně)Spusťte svůj zpravodaj

OK, znáte své publikum a máte jasný účel. Promysleli jste si hodnotící a marketingový plán. Jak nyní organizujete zpravodaj a píšete jej?

nejúčinnější přístup k organizaci zpravodaje si půjčuje jak z novinového světa, tak z časopisu Svět. Půjčujete si od novinového světa přístup ke zprávám, abyste určili důležitost svých článků. Váš nejlepší, nejaktuálnější a nejdůležitější článek je na prvním místě. Zbytek článků následuje.

půjčujete si od časopisu Svět techniku oddělení. To znamená, že určité druhy informací vložíte do předem stanovených nadpisů. Například v” newsletteru o zpravodajích “má autor oddělení s názvem” Newsletter Reviews.”V něm vypráví o nových zpravodajích, jejich publiku, účelu, formátu a informacích o předplatném.

další příklady oddělení mohou zahrnovat sloupce otázek a odpovědí, osobní profily zaměstnanců měsíce nebo komentátory hostů. Své oddělení určíte na základě publika a účelu vašeho zpravodaje.

technika oddělení usnadňuje a zrychluje čtení vašeho zpravodaje. Oddělení vám také pomohou při vydávání zpravodaje. Přesně víte, kam dát určité kousky informací, aniž byste museli každé číslo znovu objevovat.

(otevře se v novém okně)napište o správných věcech

napište o tom, co vaše publikum chce a potřebuje vědět. Přemýšlejte o těchto pěti potřebách, které má každý:

lidé jako uznání
používají jména ve vašem zpravodaji. Lidé rádi čtou nejprve o sobě, pak o lidech, které znají, a nakonec o lidech, kteří jsou slavní. Využijte této potřeby. Začleňte jména, kdykoli můžete. Nabídněte příklady toho, jak skuteční lidé dělají věci, které chcete propagovat ve svém zpravodaji.

například specialista na extension textiles v Missouri dělal zpravodaj pro profesionální švadleny. V každém čísle použila jméno někoho, kdo jí položil otázku nebo kdo jí poskytl cenný tip.

specialista na rozšíření hospodářských zvířat v Missouri použil stejnou techniku. Našel by farmáře, kteří dělají takové praktiky, jaké chtěl propagovat, a poté použil jejich jména ve svém zpravodaji.

lidé rádi vydělávají a šetří peníze
bez ohledu na to, jaké jsou vaše publikum nebo účel, poskytněte svému zpravodaji ekonomický úhel. Alespoň jeden odkaz v každém čísle by měl lidem pomoci ušetřit nebo vydělat peníze.

lidé jako bezpečnost
obsahují informace o bezpečnosti nebo zdraví v článku nebo mají oddělení tipů. Zdá se, že lidé si více uvědomují bezpečnost a zdraví než kdy jindy.

lidé rádi šetří čas
téměř každý má mnohem více práce než hodiny během dne. To platí zejména pro publikum zpravodaje. Proto se přihlašují k odběru novinek. Snadno čitelné tipy, jak ušetřit čas, mohou čtenářům nabídnout váš zpravodaj.

lidé se rádi baví
když autoři přistupují ke svému zpravodaji jako ke komunikaci s přítelem, je pravděpodobnější, že budou psát lepší kopii a číst více. Pokud můžete někomu přinést úsměv do tváře, vyhráli jste přítele. Přidejte do svého zpravodaje trochu humoru. Napište chytrý titulek. Zahrňte poke-fun oddělení. Předejte zábavnou situaci, kterou někdo vyřešil.

například Správce rozšíření v Missouri napsal zpravodaj pro své zaměstnance a vždy zahrnoval oddělení” krocana měsíce”, ve kterém připustil nějakou chybu nebo boo-boo, které udělal.

název zpravodaje zaměstnanců pro mořský svět v San Diegu je ” The Whale Street Journal.”Extension mlékárenský specialista s názvem jeho newsletter” No Bull-vemeno fakta.”

specialista na rozšíření hospodářských zvířat by na konci svého zpravodaje přidal nabídku jako výplň. Ale místo toho, aby použil jeden z těch neškodných anonymních citátů, vždy citoval skutečného člověka z vtipu slyšeného u kávy v malé městské restauraci, kde se často scházel s farmáři.

(otevře se v novém okně)zápis, který chcete číst rychle

lidé chtějí, aby zpravodaje byly rychlé čtení. Chtějí být schopni rychle pochopit informace, které jste předložili. Napište své články, které pomohou čtenáři číst rychleji.

začněte třeskem
nebijte kolem keře. Přejděte k věci. Články zpravodaje nepotřebují květinové úvody. Půjčte si tedy výstižný styl psaní novinové žurnalistiky.

použijte známější a kratší slovo.

napište vyjádřit, ne zapůsobit. Proč říkat “využít”, když” použít ” bude dělat?

napište na úroveň mírně nižší, než je vaše publikum schopné číst. Čtenáři to oceňují, protože čtení jde rychleji,což jim šetří čas. Dokonce i takové hvězdné publikace jako The Wall Street Journal nepřekračují úroveň čtení na střední škole. Udělejte ve svém zpravodaji to, co se nazývá “index mlhy”. Toto je technika pro kontrolu úrovně známky, pro kterou je napsána.

napište způsob, jakým mluvíte
Udržujte svůj styl neformální. Koneckonců, toto je dopis.

upravte svou kopii
nechte ji sedět nejméně 24 hodin a pak se vraťte a zbavte se slovesnosti a vyčistěte text pro přehlednost. Pokud je to možné, nechte kopii upravit alespoň jednu další osobu. Je těžké být vlastním editorem.

nejdůležitější částí vašeho článku je první věta. Poté, co jste napsali první návrh článku, vraťte se a ujistěte se, že první věta upoutá pozornost.

ještě důležitější než první věta je titulek. Nadpisy mohou vytvořit nebo přerušit váš zpravodaj. Co lidé dělají, když skenují publikaci? Čtou titulky. To určuje, co budou číst-pokud něco přečtou.

(otevře se v novém okně)Boj o dobré titulky

psaní dobrých titulků je boj. Často to trvá déle než psaní článku. Ale zjistíte, že když píšete titulek, proříznete se k podstatě článku. Autoři se často vracejí a přepisují první část svých článků tak, aby odpovídala dobrým titulkům. Nadpis psaní vám pomůže, aby bod tak stručně, jak je to možné. Zde je několik pravidel pro dobré psaní titulků:

použijte akční slovesa
slovesa jako “grab”, “strike”,” stir ” a “build” jsou všechna slovesa, která znamenají akci. Drž se dál od statických sloves jako ” je ” a ” jsou.”Titulek je ještě matnější, pokud vůbec neobsahuje sloveso. Tyto titulky se nazývají “titulky štítků” a mohou být smrtící, pokud nejsou použity v kombinaci s doprovodným nadpisem, často v menším typu, který zahrnuje sloveso.

• Poor
  výroční zprávy o schůzce
• lepší
  Plot si cestu do Portlandu na výroční schůzi

použijte přítomný čas
Udržujte slovesa v přítomném čase. To je styl, na který jsou čtenáři zvyklí v novinách. Přítomný čas obvykle zabírá méně drahocenný prostor, také.

Dostaňte se k věci
řekněte, o čem je článek. Buďte chytří, pokud můžete. Ale ne klamat čtenáře, pokud jde o bod článku. Například nadpis článku o tom, jak napsat dobrý životopis, byl nazván “nedovolte, aby životopis stísnil váš soubor.”Je to chytrá hra na slova, ale stále řekla, o čem byl článek.

(otevře se v novém okně)vytvořte styl

Chcete-li usnadnit psaní, musíte stanovit určité pokyny, známé ve vydavatelství jako styl. To znamená, že vždy děláte určité věci stejným způsobem, takže nemusíte znovu přemýšlet, jak je dělat.

váš styl zahrnuje například takové věci, jako jsou názvy národů. Na první odkaz může být vaším zdrojem John Smith; a na druhou odkaz, pan Smith nebo Smith. Možná budete chtít odkazovat na všechny ženy s názvem MS. nebo možná budete chtít tituly úplně opustit. Na žádné z těchto možností není správné ani špatné. Stačí se rozhodnout a pak se toho držet. To také usnadňuje čtení vašeho psaní. Čtenář podvědomě zvedne váš styl a nezaměňuje se.

kromě titulů můžete také rozhodovat o tom, jak psát číslice a jak označovat stavy.

pokud nechcete dělat všechna tato rozhodnutí sami, přijměte styl někoho jiného. Populární průvodce styl je Washington Post Deskbook o stylu. Mnoho novin používá tyto knihy stylů. Oba jsou snadno dostupné v knihkupectvích nebo je lze snadno objednat.

další věci, které se týkají vašeho zpravodaje, nebudou zahrnuty v knize standardního stylu. Vytvořte si tedy vlastní doplněk. V tom by mohly být takové věci, jako jaké zkratky nemáte hláskovat a jak se odkazují na organizaci na druhém odkazu. Například, MU má doplňkovou knihu stylů, ve které jsou vyjasněna pravidla pro druhý odkaz na univerzitu: buď použijte MU nebo Mizzou.

postupujte podle těchto tipů a jste na cestě k dobře napsanému, dobře organizovanému a dobře čtenému zpravodaji.

(otevře se v novém okně)bibliografie

• Pláž, značka. Úprava zpravodaje: jak vytvořit efektivní publikaci pomocí tradičních nástrojů a počítačů. Knihy od pobřeží k pobřeží, 1988.
• Benedikt, Linda a Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic a John Barry. Publikování zpravodaje s Pagemaker. Dow Jones-Irwin, 1988.
• Francouzsky, Christopher W., Editor. The Associated Press Stylebook and Libel Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Úspěch ve vydávání Newsletteru: praktický průvodce. Newsletter Association, 1985.
• Hudson, Howard. Publikování Zpravodaje. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: Praktický Průvodce. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren a Duncan McDonald. Když se slova srazí: novinářský průvodce gramatikou a stylem. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Editor. Washington Post Deskbook o stylu. McGraw-Hill, 1978.
• Bílý, Jan. Editace podle návrhu: průvodce efektivní komunikace mezi slovy a obrázky pro editory a designéry. R. R. Bowker Co., 1982.
• Bílý, Jan. Pomocí grafů a grafů. R. R. Bowker Co., 1984.