jak vytvořit efektivní RFP

může se stát, že vaše organizace potřebuje odborné znalosti externího dodavatele nebo konzultanta. Najít tu správnou není vždy snadné.

RFP-žádost o návrh-může pomoci.

psaní RFP je jednodušší, než to zní – a mnohem jednodušší než čištění později, protože prodejce, kterého jste najali, byl špatný.

při psaní RFP si pamatujte “garbage out, garbage back.”Prodejci, kteří budou reagovat, musí mít jasnou představu o vaší organizaci a jejích potřebách.

dobře napsaný RFP objasní vaše cíle a rozsah služeb, které hledáte. Poskytne také strukturovaný formát, ve kterém by měl prodejce prezentovat své schopnosti, náklady a očekávání. Šablony RFP jsou k dispozici na internetu, které vám mohou pomoci.

psaní RFP

prvním krokem při vytváření RFP je definování projektu a vašich specifických potřeb. Co přesně chcete, aby prodejce udělal? Jak? Kdy? Kde?

RFP mají obvykle následující sekce, i když se mohou poněkud změnit v závislosti na povaze vašeho projektu:

Úvod. Vysvětlete potenciálním uchazečům v širším smyslu, proč vydáváte RFP a co doufáte, že dosáhnete tím, že najmete jednoho z nich. Můžete také shrnout klíčové body z jiných sekcí, například kdy jsou jejich odpovědi splatné a kdy by projekt začal.

základní informace. Tato část obsahuje informace o vaší organizaci a historii aktuálního projektu, což vede k potřebě RFP.

požadavky. Toto je podrobné vysvětlení toho, co chcete, aby prodejce udělal, a seznam informací, které očekáváte od kandidátů.

je to nejdůležitější část a obvykle vyžaduje nejvíce času – jak pro vás psát, tak pro odpověď dodavatele. Může být napsán buď jako imperativní věty (“seznam všech vašich míst.”) nebo tázací (“kde se nacházejí vaše pobočky?”).

struktura odpovědi. Představte strukturu toho, jak chcete obdržet odpověď. Pokud je projekt složitý nebo vysoce technický, můžete požadavky rozdělit na odrážky, na které se od prodejců očekává odpověď.

typický formát odpovědi může zahrnovat:

• shrnutí (přehled na vysoké úrovni s klíčovými body)
• základní informace o společnosti dodavatele
• navrhované služby nebo výstupy (jak dodavatel splní požadavky RFP)
• ceny
• reference (předchozí zákazníci)

kritéria výběru. Řekněte prodejcům, jak bude vybrán vítězný uchazeč. To vám dává šanci zdůraznit své priority, vaše must-haves a nice-to-haves, řídit odpovědi prodejců.

časové osy. Určete termín pro obdržení jejich odpovědí, datum, kdy oznámíte vítězného uchazeče, a datum zahájení projektu.

mějte na paměti, že čím delší je vaše RFP a podrobnější odpověď požadovaná od uchazečů, tím více času je třeba jim umožnit připravit důkladnou odpověď.

hodnocení dodavatelů

proces hodnocení skutečně začíná dříve, než obdržíte jakékoli odpovědi RFP – to znamená, když se rozhodnete, kdo by příjemci RFP měli být. Udělejte si malý domácí úkol, abyste získali dobré vyhlídky.

možná už víte, kdo jsou prodejci zájmu. Pokud ne, vyzkoušejte příslušné profesní organizace, zeptejte se důvěryhodných kolegů a dalších dodavatelů, kteří nejsou v soutěži, nebo dokonce proveďte online vyhledávání.

Získejte dostatek informací, abyste vyloučili dodavatele, kteří zjevně nejsou vhodní. Ale omezte příjemce, abyste neskončili s množstvím odpovědí, které vytvářejí masu zklamaných stran, které nikdy neměly šanci. Na druhou stranu je dobré mít rozmanitost. Pošlete to například některým velkým národním prodejcům a některým malým regionálním.

nevybírejte dodavatele pouze na základě ceny. Po přečtení odpovědí RFP, zúžit seznam na ty nejlepší a pohovořit s nimi.

osobní rozhovory poskytují nejvíce informací. Jaká je mezi vámi chemie? Jak dobře se zdá, že poslouchají vaše obavy? Zkontrolujte reference. Zeptejte se špičatých otázek. Mohou se zdráhat říci něco negativního, ale to, co neříkají, může být stejně užitečné.

konečně, jakmile si vyberete dodavatele, napište dobrou smlouvu, která vysvětluje všechny údaje a chrání vaše zájmy i zájmy vašeho dodavatele. Váš RFP a reakce dodavatele na něj tvoří rámec vaší smlouvy. Pokud je RFP dobře napsán, proces vyjednávání smlouvy by měl probíhat hladce.