nechte se inspirovat

práce plánovače událostí není nikdy dokončena, ani když je událost dokončena. Stejně důležité jako získání všech podrobností těsně před vaší událostí je práce, která je ponechána hned po samotné události!

debrief událostí je setkání s vaším týmem, kde pečlivě dekonstruujete a analyzujete předchozí událost. Důkladný přehled událostí vám pomůže zjistit, co se stalo správně, co se pokazilo, a co by mohlo být příště lepší. Pokud si neuděláte čas na kontrolu svých událostí, můžete přijít o důležité příležitosti k opravě chyb a důležitým vylepšením.

i když se zdá, že událost proběhla bez problémů, vždy existují prvky, které by mohly být vylepšeny—to je místo, kde se debrief po události s vaším týmem stává důležitým. Čas na shrnutí události nabízí mnoho výhod, včetně získání cenné zpětné vazby, zefektivnění vašeho procesu, posílení zkušeností účastníků a další rozvoj vztahů se sponzory, prodejci a zaměstnanci.

tím, že čas po akci zachytit své poznámky a myšlenky, vaše události zlepší každé vydání nebo rok! Kromě toho, pokud bude nutné předat vaši událost někomu jinému, budete je připravovat na úspěch tím, že budete mít vše zdokumentováno.

Debriefing začíná během vaší akce

než událost skončí, věnujte čas tomu, abyste si zapsali logistiku, co si chcete zapamatovat, protože můžete zapomenout na některé podrobnosti, když je událost zaneprázdněna.

vezměte v úvahu následující:

• kolik lidí se na akci objevilo? Jaké je procento žen / mužů?
• ovlivnilo to stravování a / nebo odjezd?
• byly dodržovány časování?
• uvědomili jste si nějaké překážky nebo problémy du nastavit a zabránit jim v budoucnu?
• předpokládali jste dostatečné personální obsazení, které pomůže vašim hostům při registraci / šatně, pro vždy nebo jakoukoli jinou otázku během akce?
• dostali vaši sponzoři a partneři dostatečnou viditelnost?
• zapište si věci, které se vám na místě líbily, a ty, které chcete vylepšit.

Debriefing po vaší akci

po vaší akci budete chtít získat hodnocení všech osob zapojených do akce. Shromáždit co nejvíce informací, které můžete získat k vyhodnocení celého obrazu.

Pošlete svým účastníkům průzkum událostí

použijte dotazník pokrývající co nejvíce aspektů události, jako je proces pozvání, logistika událostí programu událostí, abyste mohli informace použít během debriefu události.

tento druh zpětné vazby můžete získat třemi různými způsoby:

• zpřístupněte svůj průzkum událostí během akce nastavením stánku, kde mohou zanechat své komentáře. Tímto způsobem získáte jejich zpětnou vazbu, když je v jejich mysli čerstvá.
• pošlete průzkum události několik dní po události. To je skvělý doplněk k vašemu “děkuji e-mailu”. Hostujte průzkum jako formulář na svém webu, aby jej mohli rychle vyplnit.
• požádejte o zpětnou vazbu prostřednictvím aplikace události (pokud ji používáte). To je možná nejvíce interaktivní způsob přijímání zpětné vazby. Ujistěte se, že výsledky tohoto průzkumu jsou k dispozici pro relaci debriefingu událostí.

Pozvěte nejdůležitější strany do svého debrief

klíčoví hráči mohou poskytnout důležité informace, protože často mají na věci jiný názor. Pokud je váš organizační tým malý tým, je v pořádku pozvat všechny. Pokud bylo zapojeno mnoho osob, ujistěte se, že máte zástupce každé klíčové funkce (posádka události na místě, hostitelské místo, logističtí partneři, řečník nebo sponzor a nakonec i kolega, který se akce zúčastnil.

to vám dá příležitost sbírat cenné informace z různých hledisek a usnadní budoucí spolupráci.

nastavte podrobný program a využijte moderátora

je důležité zasáhnout klíčové položky vaší akce: registrace, stravování,nastavení, reproduktory/zábava, značení/výzdoba atd. Dále je důležité určit někoho, kdo povede diskusi, aby se konverzace nestala chaotickou.

začněte svými cíli, pozorně poslouchejte, abyste nezapomněli vytvořit shrnutí

než začnete diskutovat o každém aspektu události, rychle projděte své cíle a cíle. To vám A týmu pomůže vytvořit nejlepší zpětnou vazbu. Nejjednodušší způsob, jak provést debriefing události, je použít šablonu debriefu události.

použijte data a zpřístupněte je ostatním

možná nejdůležitější krok: jakmile shromáždíte data ze schůzky a/nebo průzkumu událostí, je důležité je použít pro všechny budoucí události. Chcete-li zajistit, aby vaše poznámky a akce byly dokumentovány někde, kde má váš tým kdykoli přístup.

jste inspirováni k uspořádání vaší další akce?

kontaktujte nás přes [email protected] nebo volejte +32 2 706 88 00 Chcete-li navštívit naše stránky v Antverpách, Bruselu nebo Lutych. Společně zajistíme hladkou organizaci vaší další akce, aby vaše debrief relace obsahovala co nejvíce pozitivních bodů!
ujistěte se, že používáte inovativní technologie událostí BluePoint, které přitahují ještě více pozornosti a učiní událost skutečně nezapomenutelnou. Pozitivní zpětná vazba zaručena!