před expanzí do virtuální advokátní kanceláře: co potřebujete vědět

virtuální advokátní kanceláře odstraňují tradiční kancelářské prostory z cihel a malty a místo toho se rozhodnou sloužit svým klientům primárně – ne-li úplně-pomocí technologie.

tento přístup je stále populárnější, podněcován významnými pokroky v komunikačních technologiích a všudypřítomnou snahou najít konkurenceschopnější obchodní modely a zlepšit ziskové marže. A co víc, pandemie COVID-19 způsobila seismický posun v tom, jak podniky a klienti vzájemně spolupracují—stále více lidí je nyní dokonale spokojeno s podniky, aniž by s nimi museli osobně komunikovat.

ale co je potřeba k úspěšnému spuštění virtuální advokátní kanceláře? S jakými jedinečnými výzvami budete čelit při provozu vaší firmy ve virtuálním prostředí?

v tomto příspěvku prozkoumáme některé základní otázky, které budete muset řešit při spuštění virtuální advokátní kanceláře, a podíváme se na některé běžné obtíže, které se pravděpodobně objeví, jakmile budete v provozu.

co budeme pokrývat:

• výhody provozování virtuální advokátní kanceláře
• Jak založit virtuální advokátní kancelář: Základy
• nástroje, které budete potřebovat ke spuštění virtuální advokátní kanceláře

jako podnik, který vytvořil nástroj, který je navržen tak, aby vám pomohl udržet vaše právníky, zaměstnance a klienty ve spojení, máme z první ruky pohled na typy nástrojů, lidí a procesů, které jsou obvykle potřebné k tomu, aby byl přechod vaší firmy do virtuálního světa úspěšný.

Začněme tím, že se podíváme na výhody přijetí modelu vzdálené práce pro vaši advokátní kancelář.

podívejte se, jak tyto čtyři advokátní kanceláře z Floridy, Chicaga a New Yorku přizpůsobily své operace práci odkudkoli-a přitom poskytovaly skvělý zážitek pro klienty. Stáhněte si zdarma případová studie playbook!

výhody provozování virtuální advokátní kanceláře-proč to dělat?

někteří právníci se obávají myšlenky začlenit do svých postupů více technologií, a to právem.

obávají se, že je to vystaví zbytečným rizikům v oblasti bezpečnosti a soukromí. Faktem však je, že většina moderních nástrojů je nejen bezpečná a bezpečná,ale také velmi přátelská a spolehlivá.

pokud dokážete překonat tento tech-skepticismus (a samozřejmě zavést správné protokoly), oceníte tyto obchodní výhody provozování firmy prakticky:

nižší režijní náklady

hlavní výhodou provozování vaší firmy je, že můžete drasticky ušetřit na režijních nákladech. Místo placení za pevné kancelářské prostory a veškeré náklady na materiál a údržbu, které s tím souvisejí, můžete v cloudu provozovat plně funkční advokátní kancelář—za zlomek nákladů.

Svoboda(!)

jedním z nejcennějších aktiv, které máme, je čas. A dojíždění může zabrat neúměrně velké množství našeho času, ať už je to dojíždění do a z kanceláře, nebo cestování za klienty.

když provozujete virtuální advokátní kancelář, můžete získat spoustu času zpět. Podívejte se, jak MHP& s Law z Tennessee provozuje velmi úspěšnou firmu přátelskou k dálkám.

více moci přilákat a udržet talent

úspory, které získáte z nižší režijní struktury, často znamenají, že si můžete dovolit kompenzovat své právníky (a sebe) štědřeji ve srovnání s tradiční firmou. A lepší kompenzace samozřejmě učiní vaši firmu atraktivnější pro lepší rekruty.

ale mnoho právníků považuje model virtuální firmy za přitažlivý i z jiných důvodů. Faktem je, že právníci pracující na dálku mají tendenci mít mnohem větší kontrolu nad rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem. Tráví méně času dojížděním a mají svobodu vybrat si, jak, Když, a kde pracují-ať už je to doma—v kavárně, nebo při čekání na děti, aby dokončily taneční třídu.

lepší zkušenosti klientů

s nižšími režijními náklady znamená, že se můžete rozhodnout přenést některé úspory nákladů na své klienty ve formě nižších fakturačních sazeb nebo nových struktur poplatků. To také znamená, že si můžete dovolit vzít na některé rizikovější nebo více neobvyklých případech, než byste podle tradičnějšího modelu. Tato kombinace faktorů může vaši firmu zatraktivnit pro mnohem širší klientskou populaci.

jak začít virtuální advokátní kancelář: základy

než přijmete virtuální model pro svou advokátní kancelář, musíte se zamyslet nad následujícími úvahami:

kancelářské prostory

jednou z prvních věcí, na které je třeba myslet, než začnete virtuální, je, zda byste měli mít jakýkoli pevný kancelářský prostor. Očekáváte, že budete muset často hostovat klienty osobně? Některé firmy přijmou hybridní model s částečně distribuovanou pracovní silou, ale zachování menšího fyzického kancelářského prostoru, zatímco jiné firmy jsou plně vzdálené a úplně se zbavují míst z cihel a malty.

struktura týmu

většina virtuálních firem sleduje podobnou organizační hierarchii jako tradiční firmy a používá stejný druh struktury řízení ke koordinaci mezi právníky, právními asistenty a podpůrným personálem.

konkrétní způsob organizace oddělení vaší firmy samozřejmě závisí z velké části na typu záležitostí, které řešíte. To znamená, že je běžné, že virtuální firmy mají oddělení příjmu a doporučení, které odfiltrují špatně uzavřené případy, oddělení soudních sporů pro případy, kdy nelze dosáhnout vypořádání, marketingový tým pro zpracování propagace a sociálních médií a administrativní tým pro řešení účtů a rutinních provozních potřeb.

proces

při přechodu na vzdálený model budete muset aktualizovat zásady a procesy vaší firmy tak, aby vyhovovaly přepínači, a ujistit se, že vaše služby jsou minimálně narušeny, zatímco vaši zaměstnanci a dodavatelé se vyrovnají s provozem na dálku.

například by mělo být každému jasné, jak mají být případy zpracovány v rámci nového virtuálního nastavení. Jakmile je nový případ přidělen právnímu týmu, jak se zpočátku obrátí na klienta, aby získal více podrobností o případu, a jaké systémy budou používat k udržování korespondence?

jakmile jsou vaše aktualizované procesy definovány, ujistěte se, že tato nová očekávání neustále komunikujete se všemi. Nikdo by neměl mít pochybnosti o tom, kdy jsou online hodiny, jak by měly být přiřazeny úkoly a jaké kanály by měly být použity pro komunikaci.

může být také dobrý nápad uspořádat týdenní celopodnikové setkání, během kterého vyžehlíte všechny problémy týkající se správy virtuálních případů—alespoň dokud se všichni nesetkají.

při pohledu na část

přestože práce pro virtuální advokátní kancelář znamená, že členové vašeho týmu mají větší kontrolu nad svými osobními pracovními ujednáními, je stále nezbytné, aby každý promítal profesionální image. To je zvláště důležitý faktor, pokud vaši právníci používají videokonference ke komunikaci s klienty nebo partnery doporučení.

rozvoj firemní kultury

provozování virtuální advokátní kanceláře představuje některé jedinečné obtíže, které nemusí být nutně přítomny v tradičním prostředí cihel a malty.

snad největším problémem je přijít na to, jak vytvořit a udržovat zdravou a spolupracující pracovní kulturu, když se vaši spolupracovníci nacházejí na různých místech.

spolupracovníkům může být obtížnější budovat vzájemný vztah kvůli nedostatečné osobní komunikaci. Tuto formu komunikace je těžké replikovat, protože zahrnuje vyzvednutí jemných narážek ve výrazech obličeje lidí, tón hlasu, a řeč těla. Tyto narážky jsou důležitými signály, které pomáhají lidem lépe se poznat-jen si pomyslete, jak těžké může být písemně zprostředkovat humor, ironie, nebo sarkasmus.

související výzvou, pokud jde o budování pevně spletené virtuální pracovní kultury, je absence tradičního chatu “chladiče vody”. Vzdálení pracovníci jsou náchylní k pocitu, že jsou” nepřetržitě”, kdykoli komunikují po telefonu nebo písemně, a mohou mít větší sklon udržovat vše výhradně v práci.

existuje několik způsobů, jak tyto problémy řešit. První věcí je opakovaně sdělovat základní hodnoty a poslání vaší firmy, abyste podpořili pocit jednoty a sdíleného účelu. Dalším je naplánovat pravidelné individuální a týmové schůzky, během nichž je nějaký čas vyhrazen pro osobní chat. Další běžně používanou metodou pro péči o týmového ducha je pořádání pravidelných setkání, kde se členové vašeho týmu mohou setkat a stýkat se—může to být něco nenápadného, jako je letní grilování nebo luxusnější událost, jako je týdenní každoroční ústup.

v konečném důsledku však každodenní připravenost vašeho týmu spolupracovat a rozvíjet silné vztahy bude do značné míry záviset na komunikačních systémech, které máte zavedeny.

Find zjistěte, jak jedna advokátní kancelář poskytuje klientskou zkušenost 24/7—aniž byste byli online 24/7.

nástroje, které budete potřebovat ke spuštění virtuální advokátní kanceláře

technologie tvoří páteř každého vzdáleného týmu. Vaše virtuální firma jednoduše nebude fungovat bez vhodné komunikační sady nástrojů a systémů, které vám umožní snadno (a bezpečně!) spravovat důležité klientské soubory a informace. Jako někdo provozující virtuální firmu byste měli vždy hledat nové technologie, které by vám mohly pomoci vyřešit vaše obchodní problémy.

při přechodu na virtuální je třeba nejprve provést soupis nástrojů, které již používáte, abyste mohli zjistit, co ještě budete potřebovat. Většina firem se silně spoléhá na software pro správu právní praxe, který zvládne základní funkce, jako je plánování schůzek, sledování času, kontrola konfliktů a správa právních případů. Měli byste si udělat čas na pečlivé zvážení svých možností a mít na paměti, že možná budete muset investovat do dalšího týmového školení, abyste co nejlépe využili všechny nové nástroje, které přijmete.

pokud jde o týmovou komunikaci ve virtuálním pracovním prostředí, nemůžete očekávat, že budete pracovat efektivně a spoléhat se výhradně na e-mail a telefon. Doručené pošty jsou přeplněné a důležité konverzace jsou pohřbeny, zatímco telefonní hovory nejsou vhodné pro určité úkoly, jako je dokumentování relevantních informací pro pozdější použití.

telefon

bez ohledu na to, co někdo říká Právě teď, je však těžké argumentovat skutečností, že mít telefonní službu je zásadní pro téměř každou advokátní kancelář, virtuální nebo ne. Zatímco videokonference je skvělá nová možnost (Více o tom později), telefonní hovor je stále jedním z nejjednodušších a nejpohodlnějších způsobů, jak se dostat do kontaktu s klienty(a pro ně, aby vás také).

nyní můžete samozřejmě použít svůj typický obchodní telefon. Ale pokud jste na telefonu často s klienty a kolegy, pak možná budete potřebovat něco trochu sofistikovanějšího. Věděli jste například, že existují komunikační aplikace, které vám umožňují převrátit telefonní hovor z telefonu do počítače?

nejen, že některé z těchto aplikací také umožňují přepnout telefonní hovor na videohovor (v případě, že chcete mluvit tváří v tvář nebo sdílet obrazovku) pouhým klepnutím:

a obě tyto elegantní funkce jsou součástí RingCentral desktop a mobilní aplikace! Můžete se na to podívat podrobněji zde:

Get Get získejte praktický pohled na to, jak RingCentral funguje, rezervací prohlídky produktu!

Vyberte si čas

💰 můžete také použít tuto kalkulačku, abyste zhruba viděli, kolik by vaše firma mohla ušetřit pomocí RingCentral na podporu vzájemné komunikace vašeho týmu.

Instant messaging

a co víc, pokud jde o komunikaci s klienty, asi jeden ze tří (34%) klientů dává přednost tomu, když jim právníci dávají možnost zůstat v kontaktu prostřednictvím kanálů, jako je živý chat nebo videokonference.1 je pravděpodobně bezpečné předpokládat, že toto číslo je ještě vyšší pro klienty, kteří konkrétně hledají radu od virtuální advokátní kanceláře.

videokonference

pokud provozujete virtuální advokátní kancelář, pak se jedna z největších úprav pravděpodobně přesune z osobních schůzek na virtuální schůzky.

což znamená, že budete potřebovat dobrý videokonferenční software. (Další informace o tom, jak vybrat dobrý nástroj pro vaši firmu.

takže pokud provozujete online zaměřenou advokátní kancelář, je nezbytné investovat do nástrojů, které distribuovanému týmu co nejvíce usnadňují spolupráci a které vašim klientům poskytují různé způsoby, jak zůstat v kontaktu.

například virtuální pracovní prostor RingCentral pro advokátní kanceláře to dělá přesně tak, že konsoliduje rychlé zasílání zpráv, video schůzky a moderní obchodní telefonní systém do jedné snadno použitelné komunikační platformy. A ano, funguje na jakémkoli zařízení-Mac nebo PC, Android nebo iOS:

platforma vytváří vždy on line komunikace pro klienty a spojuje všechny jejich zprávy-ze sociálních médií, e-mailu a živého chatu – do jednoho centralizovaného řídicího panelu, takže váš tým může rychle a přesně odpovědět.

současně mohou členové vašeho týmu zůstat synchronizováni prostřednictvím videokonferencí, spravovat počet případů a sdílet soubory prostřednictvím týmových zpráv a zaznamenávat a sledovat interakce klientů s protokoly hovorů.

zásadně vám platforma RingCentral poskytuje větší klid tím, že chrání všechny vaše konverzace a informace o klientech prostřednictvím robustních bezpečnostních opatření. A co víc, jako komunikační platforma all-in-one již nebudete muset předplatit více nástrojů, abyste udrželi svůj tým ve spojení!

jste připraveni přejít na virtuální advokátní kancelář?

navzdory výhodám není skok k provozování virtuální advokátní kanceláře pro slabé srdce. K zajištění plynulé souhry mezi vašimi procesy, technologií a personálem ve virtuálním prostředí je zapotřebí značného stupně přípravy.

to znamená, že za předpokladu, že vložíte potřebné přípravné práce předem a jste připraveni provést spoustu úprav, jak si najdete cestu v tomto novém terénu, mohou být odměny za práci pro virtuální firmu významné.