porozumění E-fakturace a E-fakturace: definice, výhody a nuance

je čas se vzdálit od papírových účtů, které vyžadují tisk a doručení poštou, a přijmout e-fakturace k dosažení efektivnějšího a efektivnějšího doručení. E-účty mohou dokonce odkazovat přímo na nejčastější dotazy nebo zpracování plateb, urychlit platby účtů.

Co Je To Elektronická Fakturace?

Elektronická fakturace nebo elektronická fakturace je proces, kterým jsou účty zasílány a placeny elektronicky. Tento proces umožňuje zákazníkům přijímat účty prostřednictvím e-mailu, webového portálu nebo dokonce ve strojově čitelných datových formátech, což usnadňuje efektivnější doručení a platbu.

proces elektronické fakturace je řízen oddělením pohledávek, přičemž výstup z účetního softwaru nebo ERP systémů a dodává To zákazníkům. Stále více, aspekty tohoto bezpapírového procesu jsou automatizovány, aby se zlepšila rychlost a přesnost, včetně následných akcí, kde časové rámce bill pay přesahují podmínky.

jak vypadá E-Bill

e-bill nebo e-faktura je jednoduše elektronická verze tradičního vyúčtování nebo faktury. Vizuálně to může odrážet tradiční rozložení papírových účtů nebo využít možnosti online – například přímý odkaz na platbu účtů, Časté dotazy nebo související zdroje.

alternativně mohou být e-účty dodávány jako strojově čitelná data, jako jsou dokumenty ve formátu EDI nebo XML, aby se usnadnilo automatické zpracování a platba softwarem pro pohledávky.

v kontextu B2B se elektronická fakturace týká doručení elektronických faktur, které mají specifické podrobnosti, jako je časový rámec platby, daňové informace, číslo PO a rozpis dodávek.

jak funguje proces elektronické fakturace

E-fakturace je proces, kterým jsou elektronické účty generovány a doručovány zákazníkům, zaslané upomínky a vybírané platby. Proces elektronické fakturace zahrnuje také určitý stupeň stanovení cen a kreditů, které lze ručně nastavit pro každého zákazníka nebo určit automatizací založenou na pravidlech.

kroky v procesu elektronické fakturace jsou uvedeny níže.

1. nastavení kreditu-prvním krokem v každém fakturačním procesu je stanovení úvěrového limitu a data splatnosti pro převod. Moderní e-fakturační řešení mohou uzavřít smyčku od prodeje k nastavení kreditu, aby se optimalizoval výkon a minimalizovalo riziko.
2. ceny-dalším krokem je stanovení cen za poskytované zboží nebo služby. Elektronická fakturační řešení mohou vyhledat ceny z databáze a podle potřeby použít slevy na úrovni účtu nebo kontaktu.
3. vytvoření účtu-e-účty jsou generovány z dat ERP nebo účetního systému, které jsou přiváděny do šablony vyúčtování požadované pro každého příjemce-od PDF po EDI. Tento krok je obvykle automatizovaný a postupuje mnohem rychleji než tradiční ruční tvorba účtů.
4. Bill delivery-dalším krokem, který je běžně automatizován, může být doručování elektronických účtů prostřednictvím e-mailu, portálu, přenosu souborů nebo přímého přenosu dat. Oznámení o vyúčtování prostřednictvím SMS, e-mailového oznámení, WhatsApp nebo podobných kanálů lze použít k upozornění příjemců na to, že jejich elektronický účet je k dispozici prostřednictvím zabezpečeného online portálu.
5. upomínky – pokud biller věří, že zákazníci neuznali, neotevřeli nebo nezaplatili svůj e-účet v určitém časovém rámci, může být automaticky spuštěna Připomínková komunikace, aby se podpořila rychlá platba.
6. zpracování plateb-elektronická fakturace nabízí zřetelnou výhodu oproti papírové fakturaci při přijímání plateb, protože zákazníkům může být poskytnut odkaz na kliknutí a zaplacení účtu online prostřednictvím kreditní karty nebo přímého vkladu. Větší automatizace je možná, když jsou elektronické účty doručovány do automatizovaných systémů pro závazky účtů, které potvrzují žádost o platbu prostřednictvím odkazu na číslo PO a provádějí automatické platby prostřednictvím ACH / NACHA.
7. Sales intelligence a reporting-sledování a podávání zpráv o e-bill doručení, Příjem a dokonce i kdo četl nebo reagoval na e-účty poskytuje zřetelnou výhodu při řešení opožděné platby za zdravé cash flow. Prodejní postřehy lze získat z toho, co bylo fakturováno, kde a kdy, stejně jako pochopení, které účty se mohou potýkat s platbou včas a představují budoucí úvěrové riziko.

hlavní výhody E-fakturační Software

E-fakturační software umožňuje účty pohledávek oddělení, aby se stal mnohem efektivnější. Odstranění neefektivnosti procesu šetří čas a peníze, stejně jako zajištění přesnějšího a rychlejšího doručení faktur zákazníkům za rychlou platbu. Dobře nasazený elektronický fakturační systém je víc než jen operační upgrade, je to strategická výhoda.

hlavní výhody softwaru pro elektronickou fakturaci jsou:

1. efektivita procesu-papírové účty vyžadují mnohem více času a úsilí k výrobě a dodání, elektronické účty berou zlomek toho.
2. lepší přesnost-přímé spojení mezi elektronickým fakturačním systémem a účetním softwarem a / nebo ERP systémy eliminuje lidskou chybu z procesu.
3. Vylepšená doručitelnost-zasílání papírových bankovek poštou nezaručuje doručitelnost. Pandemie koronaviru ukázala, že elektronické doručování je flexibilnější a přesnější a oslovuje zákazníky tam, kde jsou, ve formátu, který chtějí.
4. viditelnost stavu-vědět, kdo obdržel, četl a reagoval na své elektronické účty, umožňuje cílenější následné akce a pomáhá předpovídat peněžní toky.
5. automatizace-podniky se stále více snaží automatizovat opakující se manuální procesy pro zvýšení efektivity, takže kvalifikovaní zaměstnanci se mohou soustředit na výnosnější činnosti. Přechod od papírových účtů k elektronické fakturaci představuje obrovskou příležitost pro automatizaci procesů.
6. zjednodušené platby účtů-e-účty lze zasílat s platebními odkazy, abyste mohli provádět platby online prostřednictvím kreditní karty, debetní karty nebo přímého vkladu.
7. snížené režijní náklady-není nutné udržovat a spravovat stroje pro tisk a doručování papírových účtů, ani platit za poštovní doručení, může představovat značnou úsporu nákladů pro mnoho podniků.
8. škálovatelnost a flexibilita-e-billing představuje mnohem škálovatelnější řešení než papírová fakturace. Tradičně, pokud by se objemy fakturace zvýšily, musely by být investice do tisku, řízení procesů a dodávky. Tato investice by byla nadbytečná a zbytečná, pokud by se objemy snížily. Elektronické systémy mohou rychleji a efektivněji škálovat nahoru a dolů.
9. snížená uhlíková stopa – papírové účty vyžadují více energie a zdrojů k výrobě a dodání (poštou). Elektronické účty jsou mnohem energeticky účinnější a lepší pro životní prostředí.
10. Vylepšená zkušenost zákazníků-papírové účty mohou nyní zákazníkům vypadat trochu staromódně. Elektronické účty mohou být prezentovány profesionálnějším způsobem, s efektivnějším přístupem a zpracováním plateb, což zjednodušuje a zvyšuje zážitek každého zákazníka z vaší značky.

kdo E-Billing pomáhá

E-billing pomáhá široké škále funkcí v každém podnikání. Od zefektivnění tvorby a doručování účtů v rámci pohledávek až po automatizaci procesů závazků vašich zákazníků. Zlepšení v prognózování pracovního kapitálu a peněžních toků poskytují jistotu a kapitál na podporu růstu a investic v celém podniku. Některé z největších dopadů jsou uvedeny níže.

• Finance-elektronická fakturace zvyšuje efektivitu fakturace a osvobozuje pracovní kapitál tím, že snižuje DSO, dříve držený v účetní knize pohledávek. Větší viditelnost stavu spojená s elektronickou fakturací umožňuje přesnější prognózu peněžních toků a podporuje investice v širším podnikání pro růst a stabilitu.
• zákazníci-když zákazníci obdrží své účty elektronicky, jsou schopni je platit snadněji a rychleji a mají přístup k historii fakturace, pokud potřebují něco dotisknout.
• prodejci – pokud dovolíte, aby váš dodavatelský řetězec fakturoval elektronicky, mohou pracovat efektivněji a můžete provádět platby rychleji, aniž byste ztratili čas na dotazování a objasňování nepřesných údajů o faktuře.
• Ar oddělení-účty pohledávek těžit z e-fakturace více než jakýkoli jiný aspekt podnikání, je zde, že výhody automatizace procesů a zlepšení efektivity umožňují lepší výkon proti KPI.
• AP oddělení-přijímání faktur elektronicky pomáhá splatným účtům předpovídat výdaje, využívat slevy na včasné platby a efektivněji zpracovávat platby.
• Operations-operations těžit ze zlepšených cash flow a finanční předpovídání schopnosti e-billing přináší, což umožňuje větší investice tam, kde je potřeba zlepšit provozní schopnosti a efektivitu.

Jak Se Liší Elektronická Fakturace Od Elektronické Fakturace?

ačkoli se e-fakturace a elektronická fakturace někdy používají zaměnitelně, elektronická fakturace se častěji používá k popisu konkrétního aspektu fakturačního procesu v kontextu B2B. Spotřebitelé, kteří dostávají elektronicky účet za služby, by to měli tendenci popisovat jako účet, zatímco podnik, který obdrží fakturu za konkrétní uvedené dodávky, proti konkrétnímu PO, by hovořil o obdržení faktury.

faktury jsou specifické fakturační dokumenty zaslané během fakturačního procesu. E-fakturace má tendenci zahrnovat širší škálu funkcí, než je tvorba faktur, doručení, následná kontrola a zpracování plateb, které se nacházejí v EIPP (elektronická faktura a platba) nebo elektronická fakturace. e-fakturace také obsahuje některé prvky nastavení úvěrových limitů a cenových tabulek, stejně jako uzavření smyčky od plateb po přehled o prodeji a úpravu kreditních skóre.

e-fakturační systém nebo řešení v rámci organizace bude obsahovat prvek EIPP, ale rozšiřuje to tak, aby zahrnovalo informace, ceny a úvěrové úvahy použitelné jak pro účet, tak pro plátce.

může E-fakturace a e-fakturace pomoci mé organizaci

po přečtení tak daleko budete pravděpodobně zvažovat investici do elektronické fakturace, možná budete chtít nasadit vlastní software pro elektronickou fakturaci nebo vybrat vhodného poskytovatele služeb, abyste zajistili, že vaše nasazení e-fakturace bude úspěšné.

naše rada by byla mluvit s několika různými poskytovateli elektronických fakturací,kteří vám mohou pomoci definovat řešení, které potřebujete, a jak nejlépe postupovat. V Corcentric, můžeme vám pomoci vyhodnotit různé aspekty EIPP a širší sadu řešení e-fakturace-spojte se s nezávazným vyhledávacím hovorem ještě dnes.