Průvodce po pracovních zakázkách a řízení pracovních objednávek (včetně vzorku)

pracovní příkaz je pojivová tkáň mezi zákazníkem a prací, kterou chtějí udělat. Pracovní příkazy fungují jako papírová stopa definující, co je třeba udělat, kdy a za kolik v Organizaci. Řízení pracovních objednávek je mízou mnoha průmyslových odvětví, která poskytují servis a údržbu.

většina z nás se podepsala nebo dostala pracovní příkaz, ale stejně jako tolik toho, co je běžné, nemáme opravdu pevnou představu o tom, co to je a proč je to tak zásadní odkaz v mnoha obchodních transakcích.

co je pracovní příkaz?

pracovní příkaz je dokument, který popisuje práci mezi zákazníkem a dodavatelem. Pracovní příkazy mohou být generovány pro použití v rámci organizace, pravděpodobně se softwarem pro správu práce, ale nejčastěji slouží jako smlouva mezi zákazníkem a kýmkoli, s kým uzavřou smlouvu o provedení požadované práce.

pracovní příkaz obsahuje popis práce s odhadem toho, co bude stát za to, včetně práce, dílů a materiálů. Mohou být připojeny formuláře v závislosti na typu práce, kterou přidělujete, což může vyžadovat povolení nebo jiné papírování.

pracovní příkaz bude mít také informace o místě, kde je práce potřebná, kdo ji provede, a časovém rámci, ve kterém by měla být dokončena. Informace o zákaznících jsou také zahrnuty a mohou být použity jako faktura za práci.

související: Volná šablona pracovní objednávky pro Excel

k čemu se používají pracovní příkazy?

pracovní příkazy standardizují pracovní postup a vytvářejí jednoduchý a rychlý proces pro plánování, přiřazování a sledování práce při dokumentování zdrojů a sledování výkonu.

pracovní zakázky se používají především ve stavebnictví pro požadavky na služby, ale mohou být také použity pro výrobky, inspekce a audity. Pracovní příkazy nemusí být vždy označovány jako takové. Například ve výrobě se pracovní objednávka často nazývá prodejní objednávka, když se má uskutečnit stavba nebo inženýrství.

bez ohledu na to, v jakém odvětví se používá pracovní příkaz, používá se ke sledování a sledování stavu úlohy, aby se zajistilo, že je dokončena včas a v rámci rozpočtu. To platí, když se pracovní příkazy používají v terénu nebo v odvětví, které má za úkol pravidelnou kontrolu. V tomto ohledu působí téměř jako zpráva o stavu projektu.

typy pracovních příkazů

z hlediska struktury existuje několik typů pracovních příkazů.

• citace: tento typ pracovní objednávky je seznam produktů s jejich cenou v ceně. Tyto citace jsou zachyceny a zákazník pak může rozhodnout, zda splňují své finanční požadavky na práci. Tyto produkty nejsou zavázány k inventáři.
• objednávky: rozdíl mezi zakázkou na zakázku a zakázkou na základě objednávek spočívá v tom, že se jedná o seznam produktů, u kterých je větší pravděpodobnost, že je zákazník zakoupí. Proto se mohou zavázat k inventáři.
• Neplánovaný Pracovní Příkaz: To se týká prací, které nebyly plánovány dopředu, například při poruše stroje nebo při naléhavé neplánované opravné údržbě produktu.
• plánovaná pracovní objednávka: pokud máte práci, která se opakuje a může být naplánována předem, jako je preventivní údržba nebo jiné automatické aktualizace, označuje se jako plánovaná pracovní objednávka.
• interní pracovní příkaz: Jedná se o pracovní příkazy, které pocházejí od někoho v organizaci a jsou zasílány jiné osobě v rámci stejné organizace. Většina Interních pracovních příkazů je digitální.
• externí pracovní příkaz: pokud pracovní příkaz pochází z vnější strany organizace, označuje se jako externí pracovní příkaz. Ty jsou často kontrolovány a naplánovány před provedením.
• ruční pracovní příkaz: manažeři údržby často plánují ruční pracovní příkazy ručně po obdržení žádosti o práci. Přidělují manuální pracovní příkazy příslušnému členovi týmu interně nebo externě.
• Automatická Objednávka Práce: Pokud lze pracovní příkaz nastavit tak, aby automaticky naplánoval úkoly odpovídajícím zaměstnancům, často prostřednictvím softwarového nástroje, označuje se jako automatický pracovní příkaz.

pokud mluvíte o objednávce servisní práce, pak spíše než o produktu podrobně popisujete harmonogram dodání této úlohy.

tyto typy jsou poněkud flexibilní v tom, že jakmile je pracovní příkaz proveden,lze jej změnit z nabídky na objednávku a podrobně popsat, kolik produktů v nabídce lze zavázat. Objednávka nabídky obsahuje informace pouze pro objednávku, například datum autorizace.

vzorek pracovního příkazu

možná se divíte, co by mělo být na pracovním příkazu, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího výsledku. Chcete-li získat lepší obecnou představu o pracovních objednávkách a o tom, co znamenají, podívejme se na vzorek. ProjectManager.com má řadu bezplatných šablon pro správu projektů, a na obrázku níže je plná verze naší šablony pracovních objednávek. Nastíníme různé prvky pracovního řádu a jak je používat.

Kontaktní a interní informace

naše bezplatná šablona pracovní objednávky může být přizpůsobena tak, aby odpovídala obvodům vašeho podnikání, ale je plně nabitá základy. Nahoře je místo, kde je zachycena velká část příslušných informací, jako je název společnosti, adresa a kontakt.

k dispozici je také místo pro přidání čísla pracovního příkazu, které je klíčem k rychlému sledování úlohy a nalezení pracovního příkazu. Data jsou zahrnuta pro vydání pracovního příkazu, kdy se očekává, že práce začne, dokončit a kdy je dokončena.

lze nastavit úroveň priority. Osoba, která požádala o pracovní příkaz, je identifikována a je uvedeno ID zákazníka pro interní použití. U větších organizací lze oddělení specifikovat.

popis práce

maso pracovního příkazu je samozřejmě práce a související práce a materiály. Zde je práce popsána, kdo je účtován, je identifikován a v případě potřeby je identifikováno, kde bude práce odeslána.

následuje podrobný popis práce, která má být provedena, a kolik hodin bude trvat, než se provede každý řádek, a také míra pracovníka pověřeného prací. To se pak sečte.

požadované materiály

v další části našeho vzorku pracovní objednávky jsou uvedeny materiály potřebné k dokončení práce, kolik z nich, náklady a jakákoli příslušná daň. To vše je přidáno k výše uvedenému součtu pro mezisoučet. K tomuto mezisoučtu se připočítávají veškeré dodatečné poplatky, aby se dosáhlo celkové ceny zakázky.

konečně je zde prostor pro přidání dalších informací. Pak je tu podpis a dateline. Opět se jedná o příklad pracovního příkazu, ale několik vylepšení se může vztahovat na téměř jakýkoli pracovní příkaz, který musíte vyrobit.

klíčové principy dobrého řízení pracovních příkazů

pracovní příkaz je ve skutečnosti úkolem. Je to způsob, jak popsat, přiřadit a sledovat práci, abyste se ujistili, že je dokončena včas a v dohodnutém rozpočtu. Klíčem je správa vytváření a toku pracovního příkazu při jeho přechodu od zahájení k provedení a dokončení.

proces řízení pracovního příkazu následuje po třech jednoduchých krocích:

1. vytvořte nový pracovní příkaz: ať už se jedná o hmatatelný nebo digitální pracovní příkaz, je důležité zadat správnému jednotlivci podrobnosti o tomto úkolu, včetně informací, jako je účel, úroveň priority, popisné informace a další.
2. provoz prostřednictvím organizace: ujistěte se, že příjemce má potřebné informace, které potřebuje k dokončení pracovního příkazu podle vašich specifikací.
3. po dokončení zavřete pracovní příkaz: Chcete-li udržet pracovní postup organizovaný, ujistěte se, že všechny pracovní příkazy jsou dokončeny před vytvořením nového pracovního příkazu.

pokud jde o ty, kteří se podílejí na řízení pracovních příkazů, zahrnují osobu, která o práci požádala, osobu, která je oprávněna ji schválit, a osoby, které ji provádějí.

mít nějaký mechanismus hlášení také pomůže sledovat práci a ujistit se, že je dokončena do termínu. Po dokončení je vyžadována platba, a proto je třeba zapojit výplatní listinu, aby bylo možné spravovat jakékoli zálohy a poté konečnou platbu.

Jak ProjectManager.com zjednodušuje řízení pracovních příkazů

ProjectManager.com je oceněný software, který pomáhá organizovat práci a efektivitu řízení. Generování, sledování a placení pracovních příkazů je vylepšeno naším cloudovým nástrojem, který vám dává data v reálném čase, abyste vždy věděli, zda dodržujete plán.

Kanban desky mohou být použity k vytvoření pracovních příkazů, přidat přílohy, nastavit priority a sledovat pokrok. Tyto desky jsou obzvláště přitažlivé pro ty, kteří dávají přednost vizuálnímu pracovnímu postupu. Pracovní příkazy se provádějí na digitálních kartách, které jsou poté umístěny pod sloupci, které představují fáze práce, které lze přizpůsobit tak, aby odpovídaly nomenklatuře vaší organizace.

sledujte pokrok pro lepší výsledky

sledujte pokrok na řídicích panelech, které automaticky odrážejí aktualizace stavu a vypočítávají metriky, jako je čas, úkoly, náklady a další. Pokud například sestavujete mechanický pracovní příkaz a vaše posádka je v terénu, pokud mají připojení k internetu, mohou aktualizovat svůj stav nebo spolupracovat komentováním na úrovni úkolů.

čas přihlášený na práci lze také sledovat pomocí časových výkazů, které také zefektivňují mzdy. Jsou bezpečné a snadno použitelné. Naše neomezené ukládání souborů znamená, že můžete použít nástroj jako centralizovaný rozbočovač pro správu všech vašich pracovních příkazů.

ProjectManager.com je cloudový nástroj, který organizuje práci a pracovníky pro vyšší produktivitu. Spravujte své pracovní příkazy a udržujte svůj tým v práci, ať jsou kdekoli nebo kdykoli pracují. Zkuste ProjectManager.com dnes tím, že tuto bezplatnou 30denní zkušební verzi.