Proces Uzavření Na konci měsíce: jak zefektivnit účetnictví

účetnictví je práce, která nikdy neskončila. Ať už se připravujete na daňové přiznání, předkládáte údaje o finančním výkaznictví, nebo dokonce provádíte konec měsíce, sotva máte šanci dýchat.

v roce 2017 průměrný účetní tým uvedl, že konec měsíce trvá déle než 8 dní.

ale čas strávený na konci měsíce je čas strávený mimo přidanou hodnotu. Už máte nekonečný seznam úkolů, které musíte dokončit, a závěrečný proces vás upoutá pozornost od obchodních úkolů vydělávajících peníze a poskytování strategických poznatků.

jasný proces uzavírání na konci měsíce zvyšuje vaši efektivitu a snižuje chyby. Dostaneme se do toho, jak můžete rozvíjet řízení svého procesu uzavírání. Ale nejdřív, pojďme se podívat na to, co je konec měsíce, a přesné kroky, které byste mohli podniknout.

jaký je konec měsíce?

konec měsíce se týká měsíčního sběru informací o finančním účetnictví, přezkumu a odsouhlasení záznamů.

nejdůležitější závěrečné období přichází na konci účetního období. Dobré finanční sledování však pokračuje každý den, týden, a měsíc.

čekání do konce finančního roku na shromáždění všech vašich financí by bylo šílené a daňová sezóna je dost těžká!

takže většina finančních týmů také uzavírá knihy každý měsíc a nechává je pravidelně kontrolovat transakce, časopisy a zprávy. Znamená to také sladění příjmů i výdajů s fyzickými záznamy-kontrola účtenek , faktury, a další dokumenty.

v závislosti na rychlosti vašeho účetního týmu může tento proces na konci měsíce trvat 5 až 10 dní. Je to důležitá součást finančního systému vaší společnosti, od konce měsíce účetnictví:

• pomáhá snadno zobrazit vaše finanční informace
• udržuje vaše záznamy připravené v případě, že vás auditují
• pomáhá předcházet budoucím účetním chybám
• připravuje vás na jednodušší a jednodušší daňové podání

vytvoření přehledu o tom, kde vaše peníze přicházejí a odcházejí každý měsíc, vám umožní vytvořit jasný obraz o celkových obchodních výdajích. Konec měsíce upozorňuje na to, že výdaje nejsou nijak zvlášť nutné, a pomáhá vám optimalizovat výdaje společnosti.

ale efektivnější proces Uzavření Na konci měsíce vede k menšímu počtu chyb v celém účetním postupu. Takže se vyplatí to udělat správně.

6 klíčových kroků pro účetnictví na konci měsíce

neexistuje dokonalý kontrolní seznam na konci měsíce, protože všechny společnosti jsou jiné. Někteří pracují s produkty, což znamená, že budou mít další kroky sledování obou zásob. Jiní mají jsou služby zaměřené, nebo mají velké drobné peníze a kancelářské náklady na starosti.

obecně existuje šest klíčových kroků v měsíčním účetním procesu pro začínající podniky a malé a střední podniky:

1. pohledávky
2. závazky
3. odsouhlasení účtu
4. dlouhodobá aktiva
5. výkazy
6. Plánujte dopředu

pohledávky

začněte zaznamenáváním všech příjmů přijatých během měsíce, ať už jde o hotovost, faktury, půjčky nebo jiné příjmy. Tento krok také zahrnuje ověření, že jste obdrželi správné částky od zákazníků a pronásledujete nezaplacené faktury.

váš finanční tým by měl provést zápis do deníku, aby zaznamenal každou z těchto transakcí.

účty splatné

v opozici k příjmům jsou účty splatné peníze, které každý měsíc utratíte za nákupy a účty. Budete muset sledovat, kolik jste utratili a za které produkty nebo služby, a to i prostřednictvím výkazů výdajů, plateb na faktuře a firemních karet.

odsouhlasení účtu

tento krok v měsíčním uzavření zahrnuje sladění a ověření každé transakce s transakcí příslušné banky, dodavatele nebo firmy. Toto je známé jako akruální proces.

dlouhodobý majetek

větší kusy strojů, technologií a jiných aktiv jsou někdy převedeny na hotovost ve vaší knize. Důvodem je proces odpisování a amortizace, což znamená, že hodnota těchto aktiv v průběhu času klesá. Vzhledem k tomu, že aktiva jsou drahá, můžete rozložit náklady na odpisy ve formě výdajů v průběhu let.

zaznamenávání jakékoli změny hodnoty těchto aktiv (včetně oprav nebo amortizace) je důležité, aby vaše knihy byly stabilní a aby nedošlo k náhlým skokům v zisku nebo ztrátě.

výkazy

nyní je čas uspořádat měsíční závěrečnou účetní závěrku, jako je rozvaha, zisk a ztráta, výnosy a výdaje. Vaše kredity a debety by samozřejmě měly mít čistou hodnotu nula jako zůstatek na účtu.

finanční zprávy a výkazy jsou nesmírně důležité pro poskytování přesného pohledu na finanční údaje společnosti a informování o budoucích strategiích.

Plánujte dopředu

konečně je čas myslet dopředu na Měsíc v ruce a vytvořit obchodní finanční plán pro řešení klíčových rizik. Pokud by například Tento měsíc bylo něco obzvláště manuálního, mohl by být čas přemýšlet o vytvoření automatizačního procesu. 88% společností, které používají automatizaci, může dokončit proces měsíčního uzavření do 6 dnů, ve srovnání s pouze 40% těch, kteří to neudělají.

5 tipů, jak zefektivnit konec měsíce

jak bylo uvedeno, zefektivnění konce vašeho účetního měsíce může nejen poskytnout přesný pohled na finanční situaci vaší společnosti, ale také zabránit budoucím chybám. Zefektivnění procesu vás lépe připraví v případě auditu a na to, kdy se daňová sezóna nakonec valí (příliš brzy, mohu dodat!).

zde je návod, jak zefektivnit uzavření měsíce:

1. použijte šablony a kontrolní seznamy
2. konsolidujte všechny transakce na jednom místě
3. zálohujte svá data
4. implementujte mezní hodnoty společnosti
5. Automatizujte systémy

použijte šablony a kontrolní seznamy

šablony a kontrolní seznamy pro každý krok v procesu mohou znít neuvěřitelně zdanění,ale mohou oholit celé dny mimo váš proces ukončení měsíce.

klíčovou výhodou použití šablon v rámci konce měsíce je, že standardizují operace. Je prokázáno, že vytvoření standardního operačního postupu zlepšuje rychlost a přesnost vašeho procesu na konci měsíce.

jedna softwarová společnost přidělila kontrolní seznam znamení jako klíčový důvod jejich úspěchu při snižování konce měsíce ze 3 týdnů na pouhé 3 dny. Mluvte o zlepšení!

konsolidovat transakce

je důležité konsolidovat každou kategorii transakcí na jednom místě. Mluvíme o výdajích, příjmech a dalších. Software pro správu výdajů s více uživatelskými účty umožňuje vašemu účetnímu týmu ověřit všechny transakce v celé společnosti.

můžete také pracovat se štítky pro snadnější kategorizaci a vizuální zobrazení výdajů.

zálohujte data

buďme upřímní, nikdo by se dnes neměl spoléhat na papír. Pokud jste nenašli způsob, jak přesunout svůj účetní proces online, je čas být flexibilní. Ale i když přistupujete k digitálnímu účetnímu softwaru nebo online programům, je důležité zálohovat všechny dokumenty.

Představte si, že ztratíte přístup ke všem vašim datům, zprávám a analýzám? Výskyty, jako je tento, by mohly zdvojnásobit celý proces na konci měsíce a jistě budou mít dopad na jiné účetní procesy. Zálohujte svá data pomocí spolehlivého cloudového systému, který lze bezpečně uložit.

sdělte data uzávěrky společnosti

celofiremní uzávěrky jsou specifická data na konci každého měsíce, která by měl každý zaměstnanec znát a respektovat. Znamenají konec běžného účetního období a transakce po tomto datu budou přeneseny do příštího měsíce. Například, pokud pracujete s nezávislým pracovníkem, který nepředloží fakturu před uzávěrkou, obvykle budou muset počkat na zaplacení dalšího fakturačního cyklu.

váš finanční tým je již samozřejmě používá. Komunikace mezních hodnot jim však dává dostatek času na to, aby se zúčastnili úkolů, jako je zaplacení faktury, a zároveň dokončili konec měsíce.

automatizovat správu výdajů

krok číslo jedna, který můžete učinit, abyste výrazně usnadnili život, pokud jde o konec měsíce?

Automatizujte své systémy.

věděli jste, že můžete dát odpovědnost za vybírání příjmů na své zaměstnance, spíše než je pronásledovat každý měsíc?

automatizované odsouhlasení plateb, vestavěné debetní karty zaměstnanců a bezproblémové schválení lze provést pomocí síly Spendesk. Zákazníci říkají, že náš software na konci každého měsíce ušetří přibližně 4 dny práce.

i když účetnictví není nikdy skutečně dokončeno, můžete ušetřit čas na procesech uzavírání na konci měsíce, abyste zvýšili efektivitu a dodali přidanou hodnotu. Samozřejmě, všechny tyto tipy a triky lze také použít na Uzavření Na konci roku a mohou být přínosem pro některé z vašich dalších účetních systémů.

velký obrázek s sebou je, že zavírací doba vás stojí drahocenný čas a energii, která by byla lépe vynaložena na strategické rozhodování. Máte moc vytvářet lepší spokojenost na pracovišti, vytvářet úspory a dosahovat vyššího zisku. Opravte proces uzavření dnes, navždy.