struktura řízení a řídící výbor v řízení projektů

řídící výbor (někdy nazývaný “tým řízení projektů”) je skupina lidí, kteří jsou odpovědní za dohled, provoz a dodávku projektů, programů a portfolií. Objasňují rozhodnutí o tom, jak lze splnit dohodnutý rozsah práce.

řídící výbory dohlížejí na proces doručování a vytvářejí zásady a postupy řízení projektů, které pomáhají projektovým týmům zajistit, aby projekty zůstaly na správné cestě a dosáhly požadovaných výsledků. Sladí rozdíly a protichůdné otázky v rolích a odpovědnostech zúčastněných stran a zajišťuje, aby všechny výstupy byly kvalitní a splňovaly dohodnutý rozsah. Výbor pro řízení projektů je účinný, pokud zajišťuje včasné a efektivní poskytování uspokojivých výsledků.

v tomto článku definujeme pojem “řídící výbor” pro řízení projektů a popíšeme, jaké role a komponenty jsou obvykle zapojeny do struktur řízení projektů.

co je řídící výbor v řízení projektů?

řídící výbor projektu (aka “projektová rada”) je vedoucí rozhodovací orgán v rámci struktury řízení projektu, který se skládá z vrcholových manažerů a vedoucích pracovníků, kteří poskytují, přezkoumávají a monitorují strategické směřování a politické vedení projektovému týmu a dalším zúčastněným stranám. Projektový výbor také poskytuje doporučení ohledně přístupů k doručování a podílí se na diskusi o obecných strategiích a příležitostech pro plánování a implementaci.

typicky jsou členy řídícího výboru projektu vyšší zúčastněné strany a zástupci na vysoké úrovni klientů projektu. V rámci řízení projektu jsou členové výboru strategicky umístěni, aby účinně prosazovali cíle svých příslušných organizací. Rozmanitost obvykle učiní správní radu projektu flexibilní a zlepší rozhodování.

kdo může být členem Výboru pro řízení projektů:

• projektový manažer
• sponzor projektu
• vlastník projektu
• obchodní analytik
• zástupci klientů

některé povinnosti členů řídícího výboru:

• strategické plánování a přezkum
• ověření změn v dokumentu obchodního případu
• schválení Charty projektu pro přesnost a soulad s obchodním případem.
• monitorování a řízení projektu
• řízení vztahů a konfliktů mezi realizačním týmem a dalšími zúčastněnými stranami projektu
• definování zásad a postupů souvisejících s realizací projektu
• doporučující úpravy zdrojů a jejich přidělování

kontrolní seznam Charty projektů

založení řídícího výboru je obecně položeno vrcholovým vedením nebo jinými osobami s rozhodovací pravomocí v rámci organizace. Často to bude zástupce organizace, která přispěla k původní vizi projektu, který povede výbor.

co je struktura řízení projektu?

struktura řízení projektu je rámec autority a odpovědnosti, který určuje, jak zúčastněné strany projektu budou činit, komunikovat a provádět strategická rozhodnutí a řešit problémy, které vznikají v průběhu životního cyklu projektu.

efektivní struktury řízení projektů pomáhají projektovým manažerům vyvážit konfliktní problémy a činit informovaná rozhodnutí. Tyto struktury identifikují komunikační linie, rozhodovací práva, a reportovací vztahy pro lidi, kteří schvalují žádosti o změny v rozsahu projektu, rozpočet, nebo harmonogram. Existují tři typy struktury řízení, které se používají v projektech a programech: centralizované, distribuované nebo hybridní. Následující části je dále popisují.

3 Modely Řízení Projektů

1. Centralizovaná

centralizovaná struktura řízení přenáší všechna rozhodnutí z řídícího výboru na projektový tým a zúčastněné strany a v některých případech i opačným směrem. Tento typ řízení je velmi běžný ve velkých projektech, kde je málo času na koordinaci a sdílení informací mezi výbory.

dalším důvodem pro přijetí centralizované struktury řízení je to, že poskytuje konzistentní směr v průběhu celého životního cyklu projektu. Zajišťuje, že projekt je na dobré cestě a dodržuje dohodnutý rozsah práce. Dalším plusem je, že zjednodušuje komunikaci a snižuje náklady a riziko.

3. Distribuované

na rozdíl od centralizované správy udržují distribuované řídící struktury rozhodovací pravomoc rozptýlenou mezi všemi zúčastněnými stranami. To umožňuje větší flexibilitu při rozhodování o projektu a zároveň lepší zachování odpovědnosti.

v distribuované struktuře řízení je rozhodovací orgán veden v rukou projektového týmu s pravidelnými přezkumy prováděnými řídícím výborem. V distribuovaném systému řízení neexistují žádné překážky pro změny rozsahu nebo rozpočtu.

3. Hybridní

hybridní struktura řízení spojuje pozitivní prvky centralizovaných a distribuovaných modelů. Řídící výbor hybridního modelu funguje jako interní řídící výbor; je však podporován externí poradní skupinou (nebo panelem).

hybridní struktura se nejčastěji používá ve složitých vícefázových projektech, které vyžadují centrální strategické rozhodování v pozdějších fázích projektu. Hlavním cílem tohoto typu správy je využít nejlepších vlastností z jiných typů a zároveň se vyhnout závažným nedostatkům.

Kritická cesta v řízení projektů-definice, metoda, příklad MS Excel

6 časté otázky a odpovědi

zde níže vám poskytneme odpovědi na některé z nejčastěji kladených otázek týkajících se předmětu.

1. Proč vytvořit řídící výbor v projektech?

řídící výbory jsou vytvořeny s cílem umožnit projektovému manažerovi efektivněji komunikovat s klíčovými zúčastněnými stranami a získat včasnější a přesnější informace o procesu doručení, než je dosaženo v tradiční struktuře řízení projektů shora dolů.

2. Jaká je ideální velikost řídícího výboru projektu?

ideální velikost řídícího výboru pro projekt je mezi 8-15 členy, ale doporučuje se, aby velikost Výboru pro jakýkoli projekt nebyla větší než 10 osob.

3. Co je zasedání řídícího výboru?

schůze řídícího výboru je pravidelná akce fóra, jejímž prostřednictvím projektový manažer komunikuje s klíčovými zúčastněnými stranami, aby přezkoumal postup práce, plány, výdaje atd., a rozdělit odpovědnosti mezi členy týmu.

4. Jaký je účel rámce řízení projektu?

struktura řízení projektu je nutná ze dvou hlavních důvodů: (1) pomoci zajistit, aby projekty přinesly přijatelné výsledky podle plánu, a (2) pomoci chránit sponzory před riziky spojenými se třemi fázemi jakéhokoli projektu – plánování, dodání a uzavření.

5. Jaké by mělo být složení řídícího výboru projektu?

složení řídícího výboru se bude lišit v závislosti na typu projektu a bude založeno na následujících:

• sponzor projektu: Toto je vlastník projektu a je zodpovědný za získání závazků od sponzorů k financování a realizaci projektů.
• projektový manažer: projektový manažer má na starosti realizaci cílů a vizí sdělených zadavatelem do žalovatelných úkolů, které lze splnit včas a v rámci rozpočtu.
• správce portfolia projektů: tato osoba je odpovědná za hodnocení kapitálových projektů podle jejich schopnosti poskytovat obchodní hodnotu. Měl by být schopen porozumět obchodním hnacím silám pro kapitálové projekty, činit vhodná kompromisní rozhodnutí mezi projekty a přijímat nebo odmítat nové projekty na základě jejich zařazení do portfolia. Tato role je také zodpovědná za komunikaci strategických priorit zadavateli a projektovému manažerovi.

6. Nějaký rozdíl mezi strukturou řízení projektu a kanceláří projektového řízení?

není mezi nimi žádný zjevný rozdíl. První z nich má však mnoho významů. Je pravděpodobnější, že tento článek popisuje, co je struktura řízení projektu a k čemu může být použita. Další informace o PMO.