Time Tracking & Time Management: 9 kroků k fakturaci více hodin

v roce 2020 pracovalo pouze ve Spojených státech 64.6 milionů nezávislých pracovníků. Do roku 2028 by toto číslo mělo vzrůst na 90,1 milionu. Stručně řečeno, freelancing se stává běžnějším způsobem, jak se živit svobodou a flexibilitou. Klíč k úspěšné (čti: lukrativní) kariéře na volné noze? Efektivní řízení času.

schopnost úspěšně spravovat svůj čas na volné noze neznamená jen to, že jste skvělí v nastavení cílů. To také znamená, že se svými klienty přihlašujete více fakturovatelných hodin sledováním produktivního času a vykazováním tohoto času v jasném a přesném formátu.

výzvou je, že nezávislí pracovníci se často mohou dostat do neproduktivní práce-ať už je to ztráta času na “administrativních” úkolech (jako je zbytečná kontrola doručené pošty), čas strávený na sociálních médiích nebo neefektivní pracovní postupy, které odvádějí váš čas a pozornost od skutečně produktivního “toku”.”

jak začneme nový nový rok (uvidíme se 2020!!!), bereme nějaký čas na resetování našich pracovních životních návyků-jmenovitě naší schopnosti účtovat více hodin (a vydělat více peněz).

podívejte se na náš komplexní seznam kroků, které vám pomohou účtovat více hodin v roce 2021–a rozvíjet úspěšnější kariéru na volné noze.

9 kroků k fakturaci více hodin

klíč k fakturaci více hodin a dobré řízení času? Strategie, strategie, strategie.

zde je 9 tipů pro správu času, které můžete začít používat dnes, abyste mohli lépe spravovat svůj čas, zabíjet své úkoly a nakonec účtovat více hodin s klienty.

mnoho nezávislých pracovníků skutečně chybí mnoho fakturovatelných hodin, protože nepoužívají automatické sledování času. Ruční sledování času bude téměř vždy mít za následek podcenění fakturovatelných hodin, ale automatické sledování času může sólovým profesionálům pomoci přesně zachytit všechny pracovní hodiny a minuty s přesností.

nejen to, ale automatické sledování času může pomoci nezávislým pracovníkům vytvářet přesnější faktury, aniž by ztráceli hodiny zpětnou kontrolou své práce. Konečný výsledek? Více zúčtovatelných hodin a času ušetřených na práci a administrativě.

Timing je automatická platforma pro sledování času, která automaticky sleduje všechny pracovní doby a minuty, bez nutnosti přihlášení/odhlášení nebo ručních časovačů. Načasování bude nejen sledovat hodiny a minuty; přesně kategorizuje tyto hodiny a minuty a vytvoří efektivní nástroj pro správu projektů pro nezávislé pracovníky.

na konci každého pracovního dne se můžete podívat na záložku recenze (zobrazenou níže), abyste viděli a) kolik hodin a minut jste strávili různými úkoly, projekty a klienty a b) jak dobře jste zůstali na úkolu po celý den(a když jste dokončili své úkoly).

Timing automaticky generuje faktury na základě výsledků sledování času–vytvoření pohodlného a spolehlivého fakturačního systému, který mohou nezávislí pracovníci použít k hlášení času…a co je nejdůležitější, dostat zaplaceno (podrobněji vysvětlíme v tipu #8).

v načasování jsme všichni o vynikajícím řízení času. Věříme, že správa vašeho času nezačíná jen dovednostmi; začíná implementací správných nástrojů, které vám poskytnou základ pro úspěch.

#2. Naučte se dělat ” hlubokou práci.”

autor a profesor Cal Newport je inovátorem ” hluboké práce– – Teorie a strategie, která stojí za to, aby vaše nejlepší práce byla provedena způsobem, který je efektivní a produktivní. Podle Newportu “hluboká práce je schopnost soustředit se bez rozptýlení na kognitivně náročný úkol.”

newportova myšlenka na lepší řízení času je jednoduchá, ale hluboká: spíše než se nechat chytit úmyslným ignorováním rozptýlení, jednoduše přijměte opak. Opakem nepozornosti je “hluboká práce” a v 21. století se takové zaměření rovná supervelmoci.

pokud jde o volné noze, samozřejmě, hluboká práce může být transformativní. Tím, že se solopreneurs naučí dostat se do stavu hlubokého zaměření, mohou dosáhnout své nejlepší práce v efektivním čase-a v důsledku toho produkovat více fakturovatelných hodin. Kliknutím Tweet

hluboká práce vyžaduje záměrnost. Zde jsou tipy, jak se dostat do zóny:

• Vyhněte se sociálním médiím. Buďme upřímní: sociální média jsou nepřítelem dobrého řízení času. Buďte ochotni vypnout své účty a sledovat, jak vaše produktivita stoupá.
• praxe nuda. Jedním z důvodů, proč se rozptylujeme, je to, že se odmítáme nudit. Přijetí ticha, momenty bez rozptýlení nám nakonec mohou pomoci lépe se soustředit na práci.
• zastavte přepínání úloh. Jedním z klíčů k hluboké práci je zůstat na jednom úkolu po delší dobu. Odolejte nutkání otevírat nové karty a zůstaňte cílevědomí na daný úkol.

na konci dne zvládnutí hluboké práce není jen otázkou produktivnější a účtování více hodin. Může vám také pomoci dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem–a dokonce i naplňující kariéry.

#3. Odstraňte rozptýlení.

mnoho nezávislých pracovníků pracuje z domova a v důsledku toho se může ocitnout v řešení celé řady jedinečných rozptýlení mimo” ping ” na svém smartphonu. Domácí práce, domácí mazlíčci, spolubydlící, a hluk ze sousedství se mohou stát rozptýlením pro freelancera WFH, což představuje významnou překážku dobrého řízení času.

produkovat více fakturovatelných hodin-a dostat se do stavu hluboké práce, jak je popsáno výše-nezávislí pracovníci mohou eliminovat rozptýlení pomocí následujících strategií:

• zvolte konzistentní místo pro práci-nejlépe co nejdále od rozptýlení. (Ne každý má domácí kancelář, ale čistý kuchyňský stůl a sluchátka potlačující hluk pomáhají!)
• dejte telefon do režimu letadlo, zatímco vy děláte svou nejtěžší nebo nejnáročnější práci.
• blokujte webové stránky nebo aplikace, které se pro vás mohou stát “králičími dírami”, jako jsou zpravodajské weby nebo YouTube (Focus je skvělý nástroj pro strategické blokování rozptýlení).
• udělejte krátké přestávky. Poskytnutí mozku krátké 10-20 minutové přestávky vám může skutečně pomoci zůstat více soustředěný po delší dobu. Místo toho, abyste se dívali na svůj iPhone, udělejte si krátkou procházku venku nebo si vyhraďte čas na protažení.
• buďte ostražití! Na konci dne, zůstat soustředěný je stejně čistá disciplína jako strategie. Rozhodněte se, že se nebudete rozptylovat a držet se ho.

nakonec zůstaňte odpovědní za to, že se nebudete rozptylovat kontrolou řízení času na načasování. Stejně jako načasování zobrazí vaše produktivní hodiny a minuty, ukáže se také, kde jste ztratili čas (tj. Facebook nebo YouTube). Když jste identifikovali konkrétní časové propady, vytvořte plán, jak je odstranit z následujícího pracovního dne(nebo pracovního týdne). Můžete si dokonce stanovit cíle, jak tyto rozptýlení zcela odstranit z pracovního dne-vytvořit pracovní den, který je efektivnější a potenciálně kratší.

pokud si chcete přečíst více o tom, jak zůstat na správné cestě při práci z domova, přečtěte si naše články o ” používání sledování času k soustředění doma “nebo o tom, jak” zvýšit produktivitu: Eliminujte Časové Propady & Nedokončené Projekty.”

#4. Stanovte priority.

jedním z přehlížených klíčů k lepšímu řízení času je schopnost stanovit priority.

příliš často se můžeme zaplavit “naléhavými”, ale nedůležitými požadavky–například odpovědí na konkrétní e-mail nebo změnou dokumentu. Místo toho, abychom je strategicky odložili stranou, abychom se nejprve zaměřili na důležité úkoly, umožňujeme jim ovládnout naše využití času. V době, kdy “hasíme ohně”, nám zbývá málo času nebo energie na splnění našich původních cílů.

Eisenhowerova matice je přístup k prioritizaci, který umožňuje nezávislým pracovníkům rozdělit své úkoly do čtyř kvadrantů: důležité a naléhavé úkoly; důležité, ale naléhavé úkoly; nedůležité, ale naléhavé úkoly; a nedůležité a naléhavé úkoly.

myšlenka, kterou vytvořil americký prezident Dwight Eisenhower, spočívá v tom, že většina lidí je skutečně nasávána do naléhavých úkolů (popsaných výše). Tím, že odoláváme nutkání reagovat spíše na bezprostřednost než na důležitost, můžeme nakonec dosáhnout mnohem více, a co je nejdůležitější, dělat produktivní práci.

například při pohledu na svůj denní rozvrh můžete zaznamenat následující úkoly/projekty/odpovědnosti:

• priorita #1: kompletní projekt a pro klienta X-vysoce placený projekt, který musí být dokončen co nejdříve, aby splnil konkrétní termín. Vyžaduje několik hodin ” hluboké práce.”
• Priorita #2: e – mailový klient y o zvýšení sazby-naléhavý, ale důležitý úkol; ovlivní vaši platovou sazbu příští měsíc, takže by měla být dokončena brzy.
• Priorita #3: uspořádat tabulku z-nenásilný, nedůležitý úkol. Ovlivní vaši dlouhodobou organizaci.

pomocí přístupu Eisenhower můžete přemýšlet o tom, jak chcete tyto pracovní úkoly” rozdělit a dobýt ” po celý den(v tomto případě byste se například nejprve zaměřili na prioritu #1).

přemýšlením o povinnostech a odpovědnostech tímto způsobem se nezávislí pracovníci mohou naučit strategičtěji upřednostňovat-a nakonec dělat lepší práci při účtování více hodin.

#5. Při kontrole doručené pošty buďte strategičtí.

studie publikovaná společností Forbes tvrdila, že průměrný člověk kontroluje svou e-mailovou schránku 15krát denně. Když však bylo toto číslo sníženo pouze na 3krát denně, pracovník zažil sníženou úroveň stresu.

nejen to, ale někteří z nejproduktivnějších (a nejúspěšnějších) lidí na světě jsou vysoce strategičtí a selektivní ohledně toho, jak “dělají” e-maily. Například generální ředitel LinkedIn Jeff Weiner se vyhýbá odesílání e-mailů, aby mohl dostávat méně e-mailů. A Intuit CEO Brad Smith se dotýká každého e-mailu “pouze jednou”, aby mu pomohl rychle se dostat do inbox zero každý den.

Sečteno a podtrženo? Přestože kontrola doručené pošty může připadat jako důležitý a produktivní úkol, obvykle je to jen přísavka času. Úspěšní lidé to vědí-a odmítají nechat své schránky okrádat svůj čas o důležitější úkoly.

zde je několik strategií, jak omezit kontrolu vaší e–mailové schránky-díky čemuž je více času na hlubokou práci a produktivní zúčtovatelné hodiny:

• Naplánujte si čas na kontrolu e-mailu. Například, možná budete chtít zkontrolovat doručenou poštu na začátku pracovního dne, v polovině dne, a pak ještě jednou na konci dne.
• zavřete kartu Doručená pošta. Jeden jednoduchý hack je, aby se vaše karta Doručená pošta zavřená. To vám pomůže soustředit se na daný úkol, spíše než lákavé připomenutí, že na vás může čekat nový e-mail.
• okamžitě odpovězte na e-maily. Proveďte praxi rychlé reakce na e-maily. Můžete si dokonce vést seznam krátkých vzorových odpovědí, aby bylo odesílání a reakce Rychlé a snadné.

nakonec můžete použít načasování, abyste zůstali zodpovědní za trávení minimálního času ve vaší doručené poště. Znovu jednoduše zkontrolujte kartu recenze na konci každého dne a zkontrolujte, kolik minut (nebo hodin) jste strávili ve své doručené poště.

#6. Ráno “polkněte žábu”.

je pravděpodobné, že většina vašich pracovních dnů na volné noze zahrnuje alespoň jeden náročný úkol, ať už jde o úpravu videa, psaní zdlouhavého blogu nebo kódování konkrétní funkce pro vlastní aplikaci. I když by mohlo být lákavé strávit ráno řešením jednodušších úkolů – jako je reakce na e–mail nebo fakturace klientů-měli byste udělat lépe, abyste co nejlépe využili svou energii tím, že se nejprve zavážete ke svému nejobtížnějšímu úkolu.

i když nejste” ranní ” osoba, existují určitá společná témata, která platí pro většinu z nás v AM. Jakmile jsme se vymanili z našeho “ospalého stavu” , máme tendenci mít více energie ráno. Zatím nás nepřemohla takzvaná rozhodovací únava a blížíme se k problémům v novém psychickém stavu.

konečně, ráno má tendenci být klidnější denní dobu-a to jak dovnitř a ven z vašeho pracovního prostoru–a méně pravděpodobné, že házet rozptýlení na vás.

Sečteno a podtrženo? Využitím ranní studny, je pravděpodobnější, že dosáhnete produktivní práce – a hodiny v zúčtovatelných hodinách.

Chcete-li zkontrolovat, jak jste produktivní ráno, můžete zkontrolovat kartu Přehled načasování a podívat se na to, jak jste aktivní/produktivní v časných ranních hodinách. Můžete také nastavit připomenutí kalendáře, aby vás ping na konkrétní úkoly v AM.

v každém případě zaujměte strukturovaný přístup k tomu, abyste svou nejlepší práci udělali jako první–a pravděpodobně budete plnit úkoly rychleji.

#7. Delegovat nebo zadávat úkoly s nízkou hodnotou.

jako nezávislý pracovník je vaše hodnota jako profesionál ve vaší schopnosti dělat přesně to, za co dostanete zaplaceno, ať už je to psát, upravovat, navrhovat, kódovat, filmovat nebo spravovat.

jak již bylo řečeno, nedovolte, aby vaše pracovní doba a minuty přešly na úkoly s nízkou hodnotou, které a) nevytvářejí příjmy a b) jsou vyčerpáním vaší energie a úsilí. To může zahrnovat správu komunikace s klienty, správu účtů sociálních médií nebo základní administrativní úkoly napříč různými softwarovými nástroji. Místo toho zvažte outsourcing těchto základních úkolů virtuálnímu asistentovi (VA) nebo jinému nezávislému pracovníkovi (například správci sociálních médií).

nakonec ušetříte peníze tím, že budete schopni dosáhnout vysoce hodnotné práce…a produkovat více fakturovatelných hodin.

#8. Automatizujte fakturaci.

automatizace administrativních procesů vám také pomůže ušetřit čas a ušetřit energii pro produktivnější práci.

vytvoření procesu pro automatizaci fakturace vám například ušetří čas a pomůže vám zaplatit přesně a včas. Nezávislí pracovníci se příliš často snaží převzít kontrolu nad svými vlastními fakturačními procesy ručním sledováním pracovní doby a minut. Výsledkem je obvykle méně fakturovatelných hodin,nespecifické faktury, a administrativní bolest hlavy strávená pokusem o sestavení měsíce práce.

pomocí časování můžete automatizovat fakturaci generováním podrobných zpráv na základě výsledků automatického sledování času. Svou práci můžete seskupit podle různých časových rámců; zvolte sledování času, které bude podrobné a konkrétní nebo obecnější; a dokonce exportujte hotovou zprávu v různých formátech (včetně JPG, PDF, CSV a dalších).

použití tohoto procesu k faktuře klientů nejen přispívá k lepšímu řízení času; také vám pomůže poskytnout lepší zážitek pro vaše klienty.

#9. Přestaň odkládat.

náš poslední tip? Přestaň odkládat.

můžete použít správné nástroje, strategie a systémy, ale pokud nikdy nepřekonáte otálení, nikdy nebudete dobří v řízení času. Jak ví každý nezávislý pracovník, konečný klíč k dobrému řízení času je jednoduchý: sebekázeň.

zde jsou některé mentální taktiky, aby se zabránilo otálení:

• necítíte se provinile za otálení. Sebezničující postoj problém jen zhorší. Jednoduše se zavázat, že to uděláte jinak.
• Odměňte se malými způsoby za okamžité provedení úkolů. Řekněte si, že jakmile splníte úkol, můžete si udělat krátkou přestávku nebo si koupit šálek kávy.
• Vyhněte se nadměrné rezervaci. Pocit ohromení nabitým plánem může jen lákavější odkládat.

na konci dne je otálení zvykem. Odstraňte zvyk odkládat věci a už to ani nebudete považovat za možnost. Na druhé straně zažijete výrazné zvýšení produktivity, lepší řízení času a dokonce i lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

zkuste načasování zdarma

automatické, přesné sledování času je měnič her pro nezávislé pracovníky. Odstraňuje břemeno zaznamenávání a vykazování vlastní pracovní doby a minut a přináší lepší výsledky pro vás a vašeho klienta. Nejen to, ale pomáhá vám získat jasný a cenný vhled do vašich pracovních návyků, které vám pomohou zlepšit dovednosti v oblasti řízení času–a vaši schopnost dosáhnout vysokého příjmu.

jak je vysvětleno výše, Timing je automatická platforma pro sledování času, která vám pomůže použít tyto tipy pro správu času. Chcete-li vyzkoušet načasování zdarma–a zjistit, jak může změnit vaši produktivitu-klikněte zde.