výhody bezpapírového pracoviště

co je bezpapírová kancelář?

bezpapírová kancelář je pracoviště, které má minimální papírové procesy a místo toho se spoléhá na digitalizované dokumenty. Některé organizace preferují termín “papírové světlo”, protože mnoho kanceláří a oddělení nemůže zcela eliminovat papírové soubory z důvodu požadavků na proces nebo dodržování předpisů.

bez ohledu na to, snížení používání papíru pomáhá urychlit cestu digitální transformace organizace. To obvykle zahrnuje přechod na elektronický systém správy dokumentů, který digitalizuje soubory a ukládá je do centrálního úložiště.

výhody plynoucí z bezpapírové

korporace v USA utratí více než 120 miliard dolarů ročně pouze za tištěné formuláře, z nichž většina se během tří měsíců stane zastaralou a skončí v koši. Kancelářští pracovníci navíc tráví 30-40 procent času hledáním dokumentů ve fyzických kartotékách.

mezi nejintenzivnější oddělení patří lidské zdroje, závazky a pohledávky, Správa zařízení a zákaznický servis, které se zabývají velkým objemem aplikací, životopisů, příjmů, pracovních příkazů, faktur, účtů a dalších.

je zřejmé, že práce s papírovými dokumenty vytváří problémy, které brání produktivitě zaměstnance a organizaci v úspoře nákladů. Přijetí bezpapírového systému může tyto výzvy vyřešit a dosáhnout výhod, jako je:

• úspora času stráveného na lokalizaci a načítání fyzických souborů. Digitální dokumenty lze snadno organizovat a indexovat, díky čemuž je hledání souborů, které potřebujete, mnohem rychlejší pomocí možností vyhledávání. Jak se dokumenty stávají dostupnějšími, čas potřebný k načtení souborů je výrazně zkrácen, takže váš tým může být produktivnější a soustředit se na další úkoly s vysokou hodnotou.
• podpora spolupráce mezi členy týmu. Zaměstnanci jsou schopni sdílet soubory digitálně bez tisku a zobrazit aktualizované a minulé verze dokumentů. To minimalizuje kroky a optimalizuje pracovní postup při společné práci na dokumentech.
• zlepšení bezpečnosti informací. Přístupová práva lze přiřadit a zrušit podle úrovně uživatele a typu dokumentu. Díky podrobnému nastavení zabezpečení lze důvěrné a citlivé informace sledovat a chránit před zneužitím a neoprávněnými změnami. To také snižuje riziko ztráty a krádeže.
• Úspora nákladů vynaložených na tisk a ukládání dokumentů. Odstranění většiny papírování vám pomůže ušetřit peníze vynaložené na papír a kartotéky, stejně jako další náklady, jako je inkoust do kopírky a kancelářské potřeby.

jak transformovat do bezpapírové kanceláře

systém správy dokumentů zachycuje a ukládá informace digitálně na jedné platformě s integrovanými možnostmi vyhledávání. Chcete-li usnadnit přechod z papíru na digitální, můžete začít:

• určení správného řešení. Platforma, kterou nasadíte, by měla řešit a řešit vaše jedinečné obchodní potřeby a výzvy, s flexibilitou přizpůsobit se změnám a měřítku s růstem.
• zahájení procesu digitalizace. To je pravděpodobně nejnáročnější část z důvodu času a práce. Velikost práce závisí na tom, kolik papírových souborů je třeba začít. S pomocí vašeho poskytovatele řešení však můžete pracovat na strategii řešení procesu digitalizace, který lze poté implementovat jako osvědčené postupy pro zaměstnance.
• vštípit řízení změn. Klíčovou součástí každé úspěšné transformační iniciativy je získání buy-inu od zúčastněných stran. Pomozte svému týmu pochopit potřebu změny a jak jim nový systém pomáhá stát se produktivnějšími, působivějšími a hodnotnějšími v jejich práci. Vypracujte vzdělávací program, který připraví zaměstnance na zpracování nových procesů a shromáždí od nich zpětnou vazbu pro další zlepšení.

stejně jako u jakékoli změny bude nějakou dobu trvat, než se vaše organizace přizpůsobí. Doporučuje se začít v menším měřítku s kritickými procesy, které mají největší dopad na to, že budou bezpapírové, před škálováním řešení na jiné procesy a oddělení.

Chcete-li se dozvědět více o tom, jak může systém správy dokumentů pomoci vaší kanceláři bez papíru, kontaktujte nás.