význam plánování obchodního dokumentu

psaní je zábavná část. Editace je těžká část. Víte, co je první část? Plánování! To, co děláte, než píšete, je stejně důležité jako to, co píšete. Plánování obchodní dokument a pomocí osnovy jsou cenné nástroje, které byste měli dosáhnout na první v panelu nástrojů spisovatele.

proč je plánování obchodního dokumentu důležité

Efektivní obchodní komunikace vyžaduje použití tří C: napište jasně, stručně a přesvědčivě. Pokud je obchodní dokument špatně napsán, obsahuje četné pravopisné nebo gramatické chyby, postrádá organizaci nebo neidentifikuje problémy, váš čtenář zůstane se špatným dojmem. Proto, abyste si udrželi pověst profesionála, budete muset poskytnout čas na plánování, než začnete psát obchodní dokument.

co plánování zahrnuje

plánování vyžaduje čas—od několika minut do několika hodin v závislosti na velikosti dokumentu, množství detailů a úrovni důležitosti.

plánování obchodního dokumentu vyžaduje, abyste:

• jasně definujte účel
• poznejte své publikum
• osnovy klíčové body

soustřeďte se na účel obchodního dokumentu

Identifikujte svůj účel a zůstaňte soustředěni. Tak určitě, možná budete muset přinést další podpůrný materiál, abyste se vyjádřili. Doplňující informace by však nikdy neměly zastínit primární účel.

Chcete-li, aby váš hlavní bod vynikl, zkuste použít tyto tipy:

• Udržujte formát vizuálně jednoduchý (vyhněte se dekorativním, rušivým fontům)
• okamžitě identifikujte problém
• Předvídejte a odpovězte na jakékoli otázky, které může čtenář položit
• Poskytněte data, důkazy nebo důvody podporující váš hlavní bod
• nabídněte řešení nebo předložte návrh

podívejte se na následující příklad. Všimněte si, jak e-mail identifikuje problém (schůzku), předvídá otázky(je to povinné?), poskytuje motivaci (ovlivní vás přímo) a dává jasný směr toho, co čtenář musí udělat (odeslat poznámku).

předmět: Schůzka ve středu v 10:00

Vážená Sue,

posílám vám e-mail ohledně důležitého setkání, které se blíží příští týden. Toto setkání se bude konat ve středu v 10: 00 a všichni zaměstnanci jsou povinni být přítomni. Vím, že jste jako vedoucí účetního oddělení docela zaneprázdněni a oceňujete, že načasování schůzky nemusí být ideální. Toto setkání se však bude týkat nové celofiremní iniciativy, která bude mít přímý dopad na vaše oddělení.

pošlete prosím zprávu všem zaměstnancům pod vaším dohledem ohledně této schůzky a zdůrazněte potřebu jejich účasti. Prosím, dejte mi vědět, až to bude hotové.

velmi si vážím vaší pomoci v tomto ohledu. Prosím, neváhejte se na mě obrátit s případnými dotazy.

S pozdravem,

Jeff

Uspořádejte svůj obchodní dokument

můžete uplatnit své právo na neuspořádaný šatník. Toto právo nemůžete uplatnit, pokud jde o obchodní psaní. Obchodní komunikace vyžaduje organizovaný přístup. Pokud je váš čtenář zmaten tím, co jste napsali, nebo nevíte, jakou akci očekáváte, je to obrovský neúspěch.

proto je cílem psát organizovaným a soudržným způsobem. Věty a odstavce by měly plynout přirozeně a vést čtenáře od jednoho tématu k druhému. Použijte správné formátování obchodních dokumentů. A vynikající cvičení, které vám pomůže uspořádat a prezentovat vaše psaní, je pomocí obrysu.

použijte obrys

obrys vám umožní přemýšlet o tom, co potřebujete říci a jak tak učinit v pořadí, které má smysl. Začněte s hlavními body. Poté přidejte podtémata, která podporují hlavní bod. Jak si zapisovat tyto dolů, začnete vidět, kde budete muset změnit pořadí. Nebo budete vyzváni k přidání doplňujících informací.

další výhoda použití obrysu: nutí vás zpomalit. Příliš rychlé psaní vede k chaotickým chybám. Obrys dělá hit pauzu, přemýšlet pomalu o obrázku, který se snažíte malovat pro čtenáře, a eliminovat nonessentials.

zde je příklad základního obrysu:

Název: Zamkněte své kancelářské dveře

1. všichni zaměstnanci musí začít zamykat své kancelářské dveře v noci
   1. uveďte důvody, proč je to nutné
   2. vysvětlete, že je to účinné okamžitě
2. diskutujte o Nových Zámcích, které mají být nainstalovány
   1. nové klíče, které mají být rozdány
   2. co dělat, když ztratíte klíč
3. závěr: pochválte zaměstnance za podporu této nové iniciativy

nezapomeňte upravit obchodní dokument

váš obchodní dokument není připraven, dokud jej neprokážete. Číst, upravovat, opakovat. Nepodkopávejte důvěryhodnost vaší práce překlepy, interpunkčními chybami a nepřesnostmi.

Copyeditors používají tento trik k nalezení jakýchkoli přetrvávajících gramatických nebo typografických chyb v textu: Přečtěte si je nahlas v celém rozsahu. A to pomalým tempem. Pozorně poslouchejte, co zní. Možná jste napsali ztratit, když jste chtěli říct ztratit. Nebo jsi vynechal slovo. A uslyšíte, když jste v jednom odstavci dvakrát uvedli stejný bod.

psaní profesionálního obchodního dokumentu není snadný úkol. Ale s řádným plánováním, organizováním svých myšlenek pomocí obrysu a použitím výše uvedených tipů můžete zvládnout umění psaní obchodních dokumentů.