¿Cuál es el propósito de un Sistema de Órdenes de Compra?

¿Cuál es el propósito de un Sistema de Órdenes de Compra?

En algún momento durante el curso de las operaciones de pequeñas empresas, definitivamente necesitará comprar bienes o servicios de otra empresa. Ya se trate de un montón de compras pequeñas o de algunas compras grandes, necesitará una forma de rastrear los pedidos. Un sistema de órdenes de compra le permite crear y ejecutar las órdenes, desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor para agilizar su proceso de compra.

Cómo funciona un Sistema de Órdenes de compra

Una vez que haya configurado el sistema con todos los usuarios de su organización, desde el personal que puede solicitar artículos hasta los jefes de departamento que aprobarán las compras, hasta el departamento de compras que se encargará de las compras más grandes, se vuelve fácil automatizar el proceso de aprobación y pasar las cosas al departamento de cuentas por pagar para manejar el pago de facturas.

Solicitud de compra

Cuando alguien requiere bienes o servicios para la empresa, crea una solicitud de compra que describe lo que necesita, de quién lo necesita, cuándo lo necesita, dónde se entregará y cuánto cuesta.

A partir de ahí, se enviará al funcionario correspondiente para su aprobación. Si no es aprobado, el miembro del personal puede anotar por qué fue rechazado o solicitar cambios antes de su aprobación.

Orden de compra

Una vez aprobada la solicitud de compra, se convertirá en una orden de compra oficial que se enviará al proveedor. Una vez aceptado por el proveedor, se convierte en un contrato legalmente vinculante y requiere que el proveedor envíe los bienes o servicios que se han pedido.

A cada orden de compra se le asigna un número de orden de compra para facilitar el seguimiento a través del sistema. Incluye todo, desde la solicitud, junto con la dirección de facturación, y cualquier término adicional.

Pedido cumplido

En este momento, el vendedor ha enviado los bienes o prestado los servicios solicitados. El proveedor debe proporcionar información de seguimiento, para que su organización sepa cuándo esperar que llegue el envío.

Mercancías recibidas

Una vez que llegue el envío, alguien de la organización acusará recibo de los artículos. Debido a que los artículos pueden llegar en varios envíos, es importante verificar el albarán de empaque contra los artículos que se ordenaron cada vez, para asegurarse de que recibió solo los artículos que ordenó y solo paga por lo que recibe.

Procesamiento de facturas

El sistema de órdenes de compra debe automatizar el proceso de emparejamiento a tres bandas, comparando la orden de compra con los bienes recibidos, con la factura del proveedor. En el caso de que algo no coincida, se marca para intervención manual.

Cuando todo coincide, se pasa automáticamente al departamento de cuentas por pagar para el pago. Esto garantiza que no se pierdan las facturas, lo que le permite pagar puntualmente a todos sus proveedores, lo que fortalece las relaciones con los proveedores y, potencialmente, le permite obtener descuentos por pago anticipado.

En organizaciones donde un departamento maneja el presupuesto, otro hace compras y otro paga las facturas, un sistema de órdenes de compra permite a todos ver lo que está sucediendo en tiempo real, mientras que los sistemas en papel dejan mucho espacio para errores.

Beneficios de un Sistema de Órdenes de compra

Mejorar la precisión del pedido

Enviar una orden de compra a su proveedor es una oferta legal para realizar una compra. Si el proveedor acepta el pedido, formará un documento legal entre usted y el proveedor. Hasta que el proveedor acepte el pedido, no hay contrato.

El uso de órdenes de compra proporciona documentación precisa de lo que se ha pedido, en caso de disputa. El PO enumera las cantidades, las descripciones de los artículos, el precio, los descuentos, la fecha de entrega y las instrucciones, por lo que hay un menor potencial de error en comparación con un pedido verbal.

Asegurarse de que los detalles en la orden de compra sean correctos también hará que pagar la factura asociada sea mucho más fácil.

Mejor gestión de compras

Dado que el sistema PO describe los costos antes de que comience un trabajo, es más fácil ver cómo se ven afectados los presupuestos. Puede realizar un pedido para un solo proyecto o varios proyectos al mismo tiempo.

Cuando solicite productos o servicios para un proyecto, aplique la referencia del proyecto al pedido para que pueda vincular los productos del pedido al proyecto. Esto automatiza la asignación de existencias y costos al proyecto en cada etapa del ciclo de vida de la orden de compra, para que pueda proporcionar presupuestos precisos.

Si desea que su punto de venta sea preciso, debe calcular las cantidades reales de la orden de compra para determinar los costos antes de que comience un proyecto.

Ahorre tiempo y dinero

Cuando los proveedores envían facturas que hacen referencia a su número de orden de compra, los empleados no tienen que dedicar tiempo a verificar que la factura sea legítima. Debido a que la orden de compra se convierte en un contrato una vez que el proveedor lo acepta, elimina cualquier disputa en ese sentido.

Debido al proceso de pedido, la factura debe ingresarse en su sistema de contabilidad con referencia al pedido original, registrando la entrega y actualizando los niveles de existencias automáticamente. Los tiempos de pago más rápidos significan que ahorra dinero en términos de costos de procesamiento de facturas porque lleva menos tiempo procesarlas, lo que permite que su equipo sea productivo con otras tareas.

Realizar negocios con agencias gubernamentales

La mayoría de las agencias gubernamentales no pagarán facturas hasta que reciban una orden de compra válida. Sin la capacidad de crear POs, está limitado en términos de oportunidades de negocio.

Si está produciendo órdenes de compra, le está diciendo a otros que está al tanto de sus finanzas y flujo de efectivo, para que pueda ganar más confianza sobre las empresas que no utilizan un sistema de órdenes de compra.

Optimice su stock

Con un software de orden de compra efectivo, puede ver fácilmente su inversión financiera en inventario para una mejor administración de inventario. Podrás ver los niveles de existencias actuales, los niveles de reordenación, las existencias en espera y las existencias gratuitas. Esto le da un nivel de claridad y control que muchas empresas carecen, lo que conduce a la escasez de existencias. El uso de órdenes de compra le da visibilidad de todas estas áreas, además de los costos y el proceso de ventas, para que pueda ver mejor los márgenes de beneficio de cada uno de sus productos.

Descubre tus mejores Proveedores

¿Sabes que tus mejores proveedores son? ¿Sabes a quién le estás pidiendo la mayoría de tus productos? ¿Sabe lo que ha estado pagando por productos anteriores y si debe recibir descuentos por su contrato o por su volumen de compra?

Muchas empresas dejan estas preguntas sin respuesta y, como tales, se están haciendo un gran perjuicio.

Su sistema de órdenes de compra le permitirá ver más rápida y fácilmente qué proveedores se ocupan de la mayoría de sus necesidades. También podrá determinar qué proveedores no están cumpliendo con su parte del trato, a través de entregas tardías consistentes, artículos agotados, etc.

Esta información le permite ver cuándo es el momento de abandonar a un proveedor en favor de otro proveedor, o cuándo es el momento de negociar mejores condiciones de pago con algunos de sus proveedores.

Operar con un sistema de órdenes de compra sólido garantiza que su empresa tenga acceso a una gran cantidad de información para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos. Con información sobre lo que está gastando, dónde lo está gastando y con quién lo está gastando, le ayudará a tomar decisiones en el futuro para acelerar el crecimiento y mejorar la rentabilidad.