13 afgørende for et effektivt kommunikationssystem / Business Management (Danish

ved udvikling af et effektivt kommunikationssystem bør ledelsen overveje følgende væsentlige for effektiv kommunikation:

(1) klarhed af oplysninger:

i en kommentar til ‘kommunikation realisme’ Terry siger, at første afgørende for effektiv kommunikation er at ‘informere dig selv fuldt ud’. Det indebærer, at kommunikatoren først og fremmest skal være klar i hans sind med de oplysninger, han ønsker at kommunikere. Kommunikation skal altid være i fælles og let forståeligt sprog, så det ikke må misforstås af de personer, der modtager det.

(2) meddelelsens tilstrækkelighed:

meddelelsen, der skal kommunikeres, skal være tilstrækkelig og komplet i alle henseender, da ufuldstændige oplysninger viser sig at være farlige set fra forretningsmæssigt synspunkt. Tilstrækkeligheden af oplysninger, der overføres, afhænger af de berørte parters intellektuelle kapacitet.

(3) meddelelsens konsistens:

meddelelsen, der skal kommunikeres, bør ikke være gensidigt modstridende, men skal være i overensstemmelse med organisationens overordnede mål, politikker, programmer og procedurer. Selvmodsigende budskaber skaber altid kaos og forvirring i organisationen, hvilket er yderst skadeligt for virksomhedens effektive drift. Hvis meddelelsen ændres fra den foregående, skal faktum klart fremgå, så chancerne for forvirring kan reduceres.

(4) Feedback:

Feedback er en vigtig metode til at sikre effektiv kommunikation. Det henviser til bekræftelsen af ideen kommunikeret om meddelelsen er blevet forstået af modtageren i samme forstand, som afsenderen gør, eller om modtageren er enig eller uenig i kommunikatorens forslag, gør det vigtigt fra afsenderens side at bekræfte det fra modtageren.

i tilfælde af ansigt til ansigt kommunikation er det lettere at få feedbackoplysninger, der observerer følelser og udtryk på modtagerens ansigt. Men for skriftlig kommunikation skal ledelsen udtænke eller udvikle egnede midler og måder til at gøre kommunikationen mere effektiv.

(5) forståelse af modtageren:

forståelse er hovedformålet med kommunikation. Kommunikationen skal skabe korrekt forståelse i modtagerens sind. Killian rådede, ” Kommuniker med en bevidsthed om den samlede fysiske og menneskelige indstilling, hvor informationen vil blive modtaget.

billede arbejdsstedet; bestemme modtagernes modtagelighed og forståelsesniveauer; være opmærksom på det sociale klima og skikke, spørgsmålstegn ved informationens aktualitet. Spørg hvad, hvornår og på hvilken måde du gerne vil blive kommunikeret med, hvis du var i et lignende miljø og position.”

(6) høring:

det er generelt ønskeligt at konsultere andre i planlægningskommunikation. Dette vil give yderligere indsigt og objektivitet til meddelelsen. En vigtig fordel ved konsultation vil være, at de, der er blevet taget i tillid under planlægning af kommunikation, vil yde aktiv støtte.

(7) Bestem Medium:

efter at have besluttet emnet skal det bestemmes, hvordan denne meddelelse bedst skal formidles. Alle aspekter af mundtlig eller skriftlig kommunikation skal undersøges nøje.

(8) Tone og indhold:

kommunikatoren skal være forsigtig med det sprog, han bruger, mens han taler eller skriver. Hans tone, udtryk og følelser vil have en bestemt indflydelse på effektiviteten eller på anden måde af det, han prøver at kommunikere.

(9) Timing og aktualitet:

korrekt opmærksomhed bør gives til timingen og aktualiteten af kommunikationen. Den samme besked vil blive modtaget eller reageret forskelligt af forskellige individer og grupper ad gangen og forskelligt af de samme individer og grupper på forskellige tidspunkter.

selv i en nødsituation tør man ikke overse det situationelle, psykologiske og tekniske aspekt af timing. Desuden er det også nødvendigt, at oplysninger gives i tide, da forældede oplysninger er så dårlige som eller værre end slet ingen.

(10) støtte med handling:

det er meget nødvendigt, at kommunikatorens handlinger understøtter hans kommunikation. Dette skyldes, at handling taler højere end ord. Den mest overbevisende kommunikation, det skal bemærkes, er ikke, hvad man siger, men hvad man gør.

(11) lytning:

et meget vigtigt aspekt af effektiv kommunikation er, at ledere og vejledere skal være gode lyttere. Det er farligt at være uopmærksom eller ligeglad, når andre forsøger at kommunikere. De ti bud fra American Management Association siger: “at lytte er en af de vigtigste, sværeste og mest forsømte færdigheder m kommunikation.

det kræver, at vi ikke kun koncentrerer os om de eksplicitte betydninger, som en anden person udtrykker, men om de implicitte betydninger, uudtalte ord og undertoner, der kan være langt mere betydningsfulde. Således må vi lære at lytte med det indre øre, hvis vi skal kende det indre menneske. “

(12) miljø af tillid og tillid:

F. E. Fischer har påpeget, at ‘kommunikation vokser bedst i et klima af tillid og tillid’. Der bør derfor gøres alt for at vinde tillid ved at rapportere fakta ærligt. Medarbejdere skal være overbeviste og føle, at virksomheden er sandfærdig og oprigtig i sine kontakter.

Paul Arnold, præsident for Arnold Bakeries: “hvis din medarbejders relationsprogram er en sund, hvis din hensigt er sand, hvis dit folk tror på den hensigt og i den sandhed, så og først da kommunikerer du med succes.”

(13) holde systemet altid i live:

kommunikationssystemet skal holdes åbent og i LIVE hele året rundt. Det er kun ved ærlige forsøg, at gode kommunikationsrelationer kan udvikles.