5 Tips til at organisere din fast ejendom kontor / blog

det ser ud til at få et kontor organiseret har været på de fleste af mine kunders sind i Januar. Men som mange travle mennesker kan det være svært at vide, hvor man skal starte. Hvis dette lyder som dig, her er en liste over områder, du måske ønsker at tackle i de kommende uger:

1. Arkivering – hvis du har bunker på dine skriveborde og hver flad overflade, kan du føle dig overvældet bare ved at komme ind på dit kontor. Selvom vi flytter til en mere papirløs verden, er der stadig fysisk papirarbejde, der skal styres. Hvis du starter med bunker, er det første skridt at sikre, at du har lukket dine klientfiler korrekt med dit kontor og arkiveret de fysiske filer korrekt. Det kan kræve, at du først går gennem bunkerne og adskiller alt papirarbejde, der vedrører en transaktion, der skal arkiveres. Læg alle disse papirer i en kasse. Nu bliver boksen et separat projekt, men fordi det er indeholdt, vil det være mindre overvældende. Du kan muligvis sortere disse papirer på en eftermiddag.

nu når du tackle resten af papirerne på dit skrivebord, spørge dig selv, hvor disse papirer gå? Hvor er deres hjem? Er resten af dine papirer gamle betalte regninger? MLS memoer? Brochurer og flyers fra den sidste NAR Messe du deltog? Problemet de fleste mennesker har er, at fordi papirarbejde ikke har et hjem, det bare hober sig op. Men hvis du har filmapper til dine regninger og kontoudtog, en mappe til inspiration og ideer, og du bortskaffer notater, når du har læst dem, vil du have meget større kontrol over de papirer, du skal Sile igennem.

en ting, jeg kan lide at gøre for gamle betalte regninger, der stadig sendes til dig i posten, er at samle dem alle sammen efter år og derefter lægge dem i en kasse, der går til opbevaring i slutningen af det år. Så når du sorterer og støder på information for 2015 og 2016, kan du nemt arkivere den direkte til kassen og få den ud af dit kontor.

2. Rumorganisation-ofte lever vi med et system eller rum, som vi skabte for mange år siden. Det kunne have fungeret for, hvordan du gjorde forretning dengang, men fungerer det for dig nu? Se på dit rum med et kritisk øje. Har du brugt alt i dit rum i det sidste år? Sørg for at kigge i skrivebordsskuffer, på hylder og selvfølgelig dit skrivebord. Tjener alt der et nuværende formål? For eksempel, hvis du har ekstra 3-ringbind, som du har gemt fra et projekt, som du gjorde for fem år siden, men du kan ikke se, hvordan du kan bruge dem i fremtiden, lad disse elementer gå. Det samme med gamle læringsmaterialer, bøger og endda gamle computerprogrammer. Hvis du hamstrer kuglepenne, skal du endda gennemgå dem og give de skriveredskaber væk, der ikke giver dig glæde at bruge.For et par år siden begyndte jeg at lave en nytår 100 Item Challenge. Målet var at redigere 100 genstande ud af mit hus. Du vil måske prøve det på dit kontor.

nu hvor du har redigeret alt, hvad du ikke har brug for, lad os overveje, hvordan det skal ændres for størst effektivitet og glæde.

3. Oprettelse af et fredeligt rum – dit kontor skal være et fredeligt tilflugtssted, hvor du kan fokusere og finde inspiration. Se dig omkring på dit kontor. Bruger du det naturlige lys? Er din skrivebordsstol behagelig? Har du brug for en kontorfabrik? Hvad med kunstværket? Har du brug for at sprænge væggene med noget maling? Tænk på 7-10 ting, som du vil ændre eller tilføje til dit kontor for at give dig mest glæde. Husk, hvis dit kontor føles som en hule, eller det er ubehageligt, vil du ikke bruge meget tid der.

4. Grab and Go-tænk på de forskellige aktiviteter, som du bliver bedt om at gøre regelmæssigt – indledende købermøde, notering præsentation, åbne huse, fremvisninger, tilbyde præsentationer, afventer at lukke, og mere. Er dit kontor konfigureret på en sådan måde, at de materialer, du har brug for til hver af disse, er let tilgængelige og grupperet sammen, så du ikke glemmer noget? Har du en hylde eller en plads til allerede trykte køber-og sælgerpakker eller brochurer? Har du en ny klient filer prepped og klar til at gå, så hvis du får et telefonopkald, mens på dit kontor, Du kan piske ud dit indtag formular og lave noter? Undersøg dit rum og dine processer med et kritisk øje og foretag ændringer baseret på dine behov.

5. Alt har et hjem-jeg nævnte dette tidligere i redigeringsafsnittet, men du skal også tænke på dine processer for nye ting, der kommer ind på dit kontor. For eksempel, Hvor går kvitteringerne hen? Hvor går dine nye køberklientfiler hen? Hvis du placerer en annonce i et magasin, og du beslutter at holde fast i det magasin, hvor går det hen? Alt skal have et sted at gå.

selvom du virkelig kunne revolutionere dit kontor på en dag, hvis du ikke har en hel dag til overs, skal du udvikle dig fra hvor du er nu til dit ideelle rum. Start med redigering, og Tilføj eller skift derefter for at gøre det til et fredeligt og produktivt rum. Gør 2017 det år, du siger, ” Ahhhhh!!”når du kommer ind på dit kontor og ikke,” Eh.”