5 trin, der skal medtages i din Forretningsprocesanmeldelse (BPR)

alle har brug for en plan

hver organisation skal have en løbende plan for løbende forbedringer. I et konkurrencepræget miljø kan enhver chance for at forbedre en proces give den kant, en virksomhed har brug for for at overleve—og i sidste ende trives. En god Business Process anmeldelse (BPR) skabelon er et værdifuldt første skridt i denne plan.

Hvornår skal du foretage en Forretningsprocesanmeldelse?

for at holde tingene enkle, lad os diskutere to forskellige forretningsscenarier, hvor en BPR ville være nyttig.

Scenarie 1: Din virksomhed er på markedet for en ny Enterprise Resource Planning (ERP) løsning.

når du leder efter en ERP-pakke, der passer til dine behov, skal du først samle så mange oplysninger som muligt for at indse, hvad disse behov er. En detaljeret gennemgang af forretningsprocesser ville give klarhed over kravene i hver afdeling i organisationen sammen med at identificere integrationen mellem afdelinger. Enhver ERP-løsning, du vælger, skal ikke kun passe til dine nuværende processer, men endnu vigtigere skal den forbedre og forbedre disse processer.

Leder du efter ERP-programmer til din virksomhed? Gennemfør en grundig evaluering af dine muligheder ved hjælp af denne gratis e-bog.

scenarie 2: du har allerede en ERP-løsning og ønsker at dokumentere dens brug og effektivitet.

en af de største fejl, som nogle virksomheder begår, når de implementerer en ny ERP-løsning, er ikke korrekt at dokumentere deres nye procedurer. Det bliver en eftertanke midt i implementeringen. I årenes løb finder videnerosion sted, når nye medarbejdere kommer på, gamle medarbejdere forlader osv. En gennemgang af forretningsprocesser kan hjælpe med at “rette skibet” og få løsningen tilbage på sporet, som den oprindeligt var beregnet til.

begge scenarier ville drage fordel af en BPR; den største forskel mellem de to er, hvordan BPR bruges. En procesanmeldelse i Scenarie 1 ville være en “som den er” – gennemgang, der giver en faktisk repræsentation af, hvordan du driver forretning i dag.

i scenario 2 ville BPR være en “som burde være” anmeldelse. Det ville identificere, hvad processen skal være, sammenlignet med hvad den er i øjeblikket.

5 Vigtige trin til gennemgang af forretningsprocesser

uanset hvilket scenarie ovenfor der passer til din virksomhed, kræves en specifik metode til gennemgang af forretningsprocesser for at BPR skal lykkes. Din tjekliste til gennemgang af forretningsprocesser skal indeholde disse fem vigtige trin:

1. Byg et overblik over procesforløbet

lav et rutediagram, der viser hele virksomheden fra et perspektiv på højt niveau. Det skal vise, hvordan udviklingen af arbejdsgange mellem afdelinger, og hvilke værktøjer og rapporter hver afdeling kan bruge.

2. Opret procestrømdetaljer

når du har identificeret, hvordan processen flyder mellem afdelinger, skal du oprette et mere detaljeret procesrutediagram, der er specifikt for hver afdeling. Brug Salgsordreindtastning som et eksempel, diagram, hvordan en ordre modtages og behandles under hele ordreindtastningen, og henvis til enhver anden afdelingsprocesdokumentation, når ordren skrider frem til disse afdelinger. Er en ny kunde, skal ordren muligvis først strømme til kreditafdelingen for godkendelse og derefter vende tilbage til ordreindtastning.

3. Skriv driftsproceduren

efter at have identificeret hvert trin i en afdelings procedure i processtrømdetaljerne, giver du derefter en skriftlig forklaring og en definition for hvert “boks” og “beslutning” – objekt i rutediagramdetaljerne. Dette trin hjælper med at definere formålet og omfanget af individuelle procedurer og refererer til eventuelle tilsvarende processtrømsdetaljer og arbejdsinstruktionsdokumenter.

4. Udvikle en detaljeret arbejdsinstruktion

arbejdsinstruktionsdokumentet er det mest detaljerede lag af alle procesgennemgangstrin. Her tilføjer du trinvise instruktioner for hver afdelingsprocedure til det forrige dokument til driftsproceduren. Dette er det dokument, som nye medarbejdere skal kunne henvise til for at hjælpe med at udføre deres opgaver—med lidt eller ingen hjælp fra nogen anden. Selvfølgelig, dette detaljeringsniveau gør arbejdsinstruktionen til det største trin i en procesanmeldelse, og uden tvivl det mest kritiske. Det er det største forsvar mod ” viden erosion.”

5. Har en Plan for kontinuerlig Procesforbedring

enhver god Forretningsprocesanmeldelse skal opsummeres med et afsnit til procesforbedring. Når vi går tilbage til Scenarie 1 i starten, kan slutresultatet være en anbefaling om at implementere en ERP-løsning for at forbedre forældede eller usammenhængende processer. Scenario 2 anbefalinger vil måske omfatte bedre måder at strømline den nuværende procedure eller en forklaring på, hvordan mere træning kan gavne processen.

mens enhver virksomhed er unik på en eller anden måde, og antallet af trin helt sikkert kan variere, kan en korrekt gennemgang af forretningsprocesser i høj grad øge din virksomheds effektive brug af enhver ERP-løsning. Hvis du gerne vil diskutere en BPR, Klik nedenfor.