6 enkle måder at reducere papirforbruget på dit kontor

chancerne er, at din virksomhed ønsker at være mere miljøbevidst, både fordi offentligheden forventer det, og du vil opføre dig etisk og ansvarligt. Ud over dette, hvis du reducerer dit papirforbrug, kan du også forenkle dine operationer og spare dig penge. Mens det at gå papirløst kan virke skræmmende nu, er der gradvise skridt, du kan tage for at sikre, at dit kontor gør overgangen så problemfrit som muligt.

Budget for trinvise papirreduktioner

hvis du planlægger at skære dramatisk ned på din brug af papir eller gå helt papirløst, vil et pludseligt skift næsten helt sikkert forstyrre din virksomheds arbejdsgang. I stedet skal du kigge efter måder at skære ned gradvist. Start med dit budget og beslutte, hvor du ikke rigtig har brug for papir længere, derefter tackle dette område over flere måneder. For eksempel, hvis en afdeling, der kunne gå papirløs, har et budget på $2.000 i årlige papirforsyninger, sigter mod at reducere dette antal med $200 hver måned. Hvis du hellere vil foretage ændringer på alle områder af din virksomhed, kan du prøve at reducere afdelingens papirbrug samlet med en bestemt procentdel hver måned.

sikkerhedskopier alt elektronisk

nogle kontorarbejdere og ledere elsker at lave mere end en kopi af hvert dokument. Denne grundige måde at arkivere på gør det helt sikkert lettere for interne anmeldelser eller eksterne revisioner, men mængden af plads, som disse stakke af kopier optager, fordobles. I stedet for fysisk at duplikere alt, skal du overveje at sikkerhedskopiere vigtige filer på en computer eller dedikere serverlagring til vigtige dokumenter. Du kan også bruge eksterne harddiske, memory sticks eller skyen for mere bekvem hentning af dyrebare dokumenter.

overvej elektroniske transaktioner

hvis du er en virksomhed, der gør en stor del af indkøb, overveje alternativer til at sende checks eller udskrivning indkøbsordrer. Der er flere B2B-muligheder, når det kommer til e-handelstransaktioner, såsom direkte indskud. Ikke kun er det meget hurtigere for dig at foretage disse transaktioner online, du springer over alle de dage, det normalt tager for checks at ankomme eller blive behandlet. Programmer som vores kan hjælpe med at strømline transaktioner og indkøbsordrer, mens du også skærer ned på papir.

Udfør al intern kommunikation online

Hjælp dine medarbejdere med at sparke vanen med at udskrive notater eller efterlade gule post-it-noter på dit skrivebord ved at kræve brug af e-mail-eller instant messaging-programmer. Prøv at afholde møder uden at bruge papir ved at holde præsentationer med Google Slides og sende dagsordener via e-mail. Husk, at hvis alt andet mislykkes, kan du også tale med dit personale eller ledelse på gammeldags måde: telefonisk eller personligt.

Bestil lettere og tyndere papir

hvis det ser ud til at gå papirløst er et fjernere mål end tidligere realiseret, er der nogle kortsigtede løsninger, du kan lave, der reducerer dit miljømæssige fodaftryk. Start med at reducere obligationsbeholdningen fra sige, 50 lbs til 20 lbs. Undgå også belagt eller specialmateriale, hvor det er muligt, eller brug det kun til dokumenter, du muligvis deler med en klient.

Bestem, hvad der skal udskrives

i dagens moderne hjemmekontor har du sandsynligvis en god ide om, hvilke dokumenter der skal udstedes i papirkopi, og hvad der kan deles elektronisk. For eksempel er det sandsynligvis lettere at administrere dine regnskabsdokumenter på skærmen i et letlæseligt format. Der kan stadig være noget dokumentation, der skal udskrives, såsom regnskaber eller formelt præsentationsmateriale. Diskuter disse standarder med dine medarbejdere, så de føler sig bemyndiget til at træffe beslutninger om printerbrug alene. Hvis der skal udskrives noget, skal du opfordre medarbejderne til at bruge mindre skrifttyper eller udskrive på begge sider af arket.

Reducer dit papirforbrug, og spar et par træer

meget få af disse tip involverer drastiske ændringer i kontoradfærd eller pludselige ændringer i virksomhedens arbejdsgang. Når de er udført, sparer de ikke kun din virksomheds penge i papirordrer, men dyrebar tid involveret i håndtering, vedligeholdelse og omhyggeligt søgning efter trykte dokumenter. Hvad mere er, vil du sandsynligvis have større ro i sindet ved at vide, at du måske har reddet et par træer i år.