6 trin til at organisere dine skattedokumenter

Mar 23, 2018 | skatter

situationen

hvert år udsætter jeg at gøre mine skatter indtil en sidste øjebliks scramble for kvitteringer og dokumenter. (Jeg har en sidegig, der sælger vintage møbler, så jeg har masser af forretningsudgifter at håndtere.) Når jeg endelig er færdig med arkivering, kaster jeg alt i en kasse og skubber det i skabet, men disse kasser hober sig op. Der er så mange ting at holde styr på før og efter skattedagen, men jeg er aldrig sikker på, hvad jeg skal holde, og hvor længe. Hjælp!

—Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

løsningen

du er ikke den eneste skat sæson procrastinator—ikke af en lang skudt. Op til en fjerdedel af alle skattefiler venter til de sidste to uger før IRS-fristen for at få deres afkast. Hvilket, som du allerede har samlet, ikke er supersmart, da de fleste mennesker får refusion. Men for en som dig, svømning i kvitteringer og scrambling for dokumenter, smerten er akut.

ved dette, selvom: når du bider kuglen og bliver organiseret, vil den lettelse, du føler, være som vægten af tusind kvitteringer løftet fra dine skuldre.

“at lære at organisere dokumenter er en færdighed, som alle kan lære,” sagde Rashelle Isip, en ny York City-baseret organisationskonsulent, der blogger på TheOrderExpert.com. ” Ja, det kræver tålmodighed, disciplin og dedikation at sætte og holde papirarbejde i orden, men afkastet kan være godt, når det kommer til ens ro i sindet.”

OK, men når du står i bunden af Mount papirarbejde, hvordan begynder du endda at sortere igennem det hele? Og hvordan ved du, hvad du skal beholde, og hvad du skal makulere, når du er færdig? Her er et par tips til at komme i gang.

1. Foretag en forhåndstidsinvestering. At kaste en regning eller en kvittering i en bunke et eller andet sted i dit hus tager cirka 0,3 sekunder. (Jeg er sikker på, at et sted i verden er der en videnskabsmand, der studerer dette.) Sortering det hele ud kommer skat tid kan tage cirka … for evigt. Budgettering af mere tid i frontenden—en time eller to til at oprette et arkiveringssystem, et minut eller deromkring for at arkivere hvert nyt stykke papir-vil betale sig big-time. Du vil bruge meget mindre tid på at vandre rundt i huset på udkig efter ting og mumle under vejret som en skør person.
2. Opret et centraliseret system til papirdokumenter. Dette lyder måske kompliceret, men isip anbefaler en simpel tilgang. “Det er lettere at modtage, åbne og behandle løn -, indkomst-og investeringsdokumenter, når du har et udpeget opbevaringssted for dem i hjemmet eller på kontoret,” sagde hun. “Blot mærkning af en manila-mappe ‘skattedokumenter’ og placering af relevante materialer inde i den kan gøre tricket, ligesom en harmonika-filmappe, skoboks eller endda en magasinholder.”
3. elektronisk registrering er, hvor det er på. Hvis tanken om papirarbejde freaks dig ud—eller du er bare en techie slags person—scanne dine kvitteringer og hente dine online udsagn i en mappe på din computer. (Hvis du ikke har en scanner, fungerer telefonapps som Genius Scan eller Scanner Pro godt.) Ja, IRS er A-OK med denne metode. Hvis du bruger elektroniske poster, skal du dog sikkerhedskopiere dem sikkert i en sky som f.eks. Dette er ikke kun min indre IT-afdeling, der taler; det er et IRS-krav. (Selv folk, der opbevarer papirkopier af alt, skal gemme en elektronisk kopi i skyen.)
4. dovenskab kan koste dig—bogstaveligt talt. I tilfælde af elektroniske udsagn og formularer er det fristende at bare lade dem være online, indtil du har brug for dem. Mange institutioner gør elektroniske poster frit tilgængelige på deres sider i kun en periode på f.eks. et år eller atten måneder—måske mindre. Derefter skal du muligvis anmode om dem, hvilket kan tage et par dage. Du kan endda blive bedt om at betale et gebyr.
5. vedligeholdelse forhindrer krise. Hvis du har oprettet et system, er du halvvejs der. Den anden halvdel bruger det. Vælg et bestemt tidspunkt at arkivere: hver dag, når du får posten, hver fredag, mens du ser det store britiske bageprogram, eller når du betaler dine regninger. Isip havde en klient, en lille virksomhedsejer, for hvem skattesæsonen “altid endte med at blive en ganske prøvelse.”Hun rådede sin klient til at bære en fysisk mappe rundt om dagen for kvitteringer og derefter deponere dem på en central placering derhjemme hver aften hele året. Det virkede.
6. Følg ” for evigt eller syv års regel.”Generelt har IRS tre år til at revidere dig, når du har indsendt et afkast, men hvis det identificerer en væsentlig fejl, kan den gå længere tilbage, generelt seks år. Imidlertid, hvis nogen indgiver en svigagtig tilbagevenden eller forsøger at springe ud på at betale skat helt, der er ingen forældelsesfrist. Så du bør holde dine afkast-og dine V—2 ‘er og 1099’ er-for evigt og støtte finansielle dokumenter i syv år. (For meget mere om hvad man skal holde og hvor længe, se det praktiske økonomiske arkiveringsdiagram i kapitel 2 i min bog få et økonomisk liv.)

må ikke udskyde at få organiseret indtil Mount papirarbejde magisk forsvinder. I stedet for at gøre dine skatter på din sædvanlige, kaotiske måde i år, skal du oprette den mappe og gå på kvitteringsjagt. Organiser dine V-2 ‘er og 1099’ er. Du vil sætte præcedens for bedre skat sæson adfærd næste år. Hvem siger, at det er for sent til nytårsforsætter?