6 typer personaleposter, og hvorfor de er vigtige at opbevare

personaleposter er standardmetoden til at dokumentere en medarbejders forhold til en virksomhed eller organisation. I nogle tilfælde, disse poster indeholder ret generelle oplysninger, mens andre gange, de kan indeholde private eller fortrolige detaljer. Uanset filtype skal personaleposter opdateres regelmæssigt for at sikre operationel effektivitet og succes.

Hvad er personaleposter?

personaleposter eller personalefiler er poster, der vedrører medarbejderne i en organisation og består af omfattende, akkumuleret information. Personaleposter vedligeholdes typisk af et agenturs HR-afdeling og inkluderer relevant indsigt i en medarbejders ansøgning, jobbeskrivelse, løndata, og mere.

6 forskellige typer personaleposter

mens der er en række personaleposter, som en organisation kan bruge, passer alle disse dokumenter ind i en af seks kategorier. Af disse kategorier har de mest almindeligt refererede tendens til at ansætte dokumenter og rapporter om jobpræstationer.

1. Generelle oplysninger: denne gruppering ecompasses personlige oplysninger som medarbejderens fulde navn, fødselsdato, CPR-nummer, telefonnummer, adresse og potentielt deres nødkontaktnumre.
2. Ansættelsesdokumenter: de fleste arbejdsgivere hænger på dokumenter, der bruges i ansættelsesprocessen, såsom ansættelsesansøgninger, jobbeskrivelser og genoptagelser eller følgebreve.
3. Medarbejderaftaler: Til tider, aspekter af forholdet mellem arbejdsgiver og medarbejder styres af officielle dokumenter såsom fagforeningskontrakter, konkurrenceklausuler, og fortrolighedsaftaler eller fortrolighedsaftaler.
4. kompensation: poster relateret til kompensation (og oplysninger om fordele) inkluderer V-4 ‘ er, modtagerformularer, lønningslister og tidskort for tidligere år.
5. jobpræstation: dette afsnit er ret bredt, men kan omfatte præstationsevalueringer, korrigerende handlinger, disciplinære breve, priser, nomineringer, uddannelse, legitimationsoplysninger, træningsoptegnelser eller forfremmelser inden for agenturet.
6. Post-employment information: på samme måde arbejdsgivere bevarer leje dokumenter, mange fil post-beskæftigelse oplysninger, også. Disse dokumenter er ting som et opsigelses-eller opsigelsesbrev, endelig præstationsvurdering og endelig lønseddel.

6 poster, der skal opbevares i en separat, fortrolig fil

det er en god ide — og ofte juridisk påkrævet — at opbevare visse medarbejderposter og oplysninger i en fortrolig fil, der er adskilt fra resten af dit papirarbejde. Korrekt personalepoststyring kan tage en ekstra indsats, men det er et nødvendigt skridt i retning af at beskytte privatlivets fred for alle medarbejdere eller medarbejdere.

1. Baggrundskontrolresultater: Baggrundskontrolresultater spænder fra tidligere ansættelsesverifikation til kredithistorie til en ansøgers kriminelle historie. Gennemførelse af baggrundskontrol udføres for at sikre hver medarbejders sikkerhed og sikkerhed.
2. retssager: retssager er en proces til håndtering af tvister inden for retssystemet. Dokumenter involveret i en retssag (dvs. den anfægtede handling selv eller den endelige afgørelse truffet af dommeren) skal altid opbevares i en fortrolig sag.
3. Form i-9s: Form i-9s bruges til at verificere identitet og ansættelsestilladelse for personer, der er ansat til arbejde i USA. Fordi disse former besidder meget følsomme, personligt identificerbare oplysninger, de mandat omhyggelig beskyttelse.
4. lægejournaler: alle ansættelsesrelaterede dokumenter, der indeholder medicinske oplysninger, skal gemmes uafhængigt af andre personalefiler, så intet afsløres utilsigtet eller deles med en anden medarbejder.
5. føderale og statslige orlovsdokumenter: de fleste føderale og statslige arbejdere modtager betalt orlov hvert år i situationer som fødsel, adoption eller plejeplacering af et nyt barn; pleje af en ægtefælle, barn eller forælder; militær pleje og orlov formål; og personlige sundhedsmæssige årsager, som alle er helt fortrolige.
6. medarbejderundersøgelse: dokumenter, der henviser til en medarbejders disciplinære handling eller en HR-undersøgelse vedrørende en medarbejderkrav, skal beskyttes i en fortrolig fil, som andre medarbejdere på kontoret ikke kan få adgang til.

hvorfor det er vigtigt at holde personaleposter ajour

det gør det lettere at indgive skatter

revision af dine personaleposter er afgørende for din organisations succes, især når du overvejer, hvordan disse poster spiller ind for arkivering af statslige og føderale medarbejderskatter. Hvis du slapper af med at opdatere disse dokumenter, har du sandsynligvis mere en udfordring med at udfylde de obligatoriske skatteformularer og forberede kvartalsoplysninger til din lønningsliste. Men med nøjagtig og løbende journalføring har du meget lettere ved at indgive ikke-skattepligtige lønninger, medarbejderfordele, ferietid, sygefravær og så videre.

det overholder loven

ud over at opdatere personaleposter er en god forretningspraksis, er det muligt, at du bliver nødt til at holde trit med visse poster for at overholde bestemmelserne i både statslig og føderal lov. Mens statslige love naturligvis varierer afhængigt af hvor du arbejder, vil du sikre dig, at du overholder de gældende love, uanset hvor dine kontorer er placeret. Disse love kan diktere, hvilke oplysninger der skal indsamles, hvad din organisation måske eller måske ikke gør med de nævnte oplysninger, og hvor længe medarbejderposter skal opbevares.

det hjælper med lønrevisioner

en lønrevision adskiller sig fra en lønstigning, idet en revision justerer hele lønstrukturen (inklusive alle de primære komponenter). Da en revision er mere involveret end en traditionel forhøjelse, gør det det meget vigtigere at have de korrekte oplysninger for at lette denne ændring. Uden præcise personaleposter, der skal fungere som vejledning, kan et hvilket som helst antal problemer beskære os, når vi prøver at starte denne ændring. Imidlertid, med opdaterede poster, lønrevisioner kan ske problemfrit, takket være de aktuelle data og leverede procenter.

det hjælper i en juridisk tvist

hvis din organisation befinder sig midt i en juridisk tvist, vil du være glad for at have en stak personalefiler til støtte for din sag. Vedligeholdelse af personaleposter giver dig mulighed for at bevare en skriftlig historie omkring en udpeget begivenhed (eller begivenheder), og i retssager kan denne type dokumentation være kritisk for det endelige resultat. Velstyrede filer er den bedste måde at citere medarbejderfremstød, lønforhøjelser, disciplinære handlinger eller endda opsigelse, og denne form for fysisk bevis kan gå langt med at garantere en retfærdig og afbalanceret beslutning.

det bestemmer kampagner eller opsigelser

en anden grund til, at det anbefales at holde personalefiler ajour, er fordi de hjælper med at bestemme kampagner — og nogle gange afslører de også grunde til opsigelse. Hvis din organisation ikke ændrer og forbedrer sine poster, kan det være utroligt svært at overvåge medarbejdernes ydeevne og produktivitetsniveauer. Men når du gør det til et punkt at dokumentere forsinkelse, fravær og personlig præstation, kan du bedre spore, hvor medarbejderne trives eller kommer til kort, og derefter handle efter behov baseret på disse oplysninger.

digitalisering af dine personaleposter

opdatering af dine personaleposter er en nødvendig del af enhver velorganiseret HR-afdeling, og alligevel kan håndtering af alt dette papirarbejde føles som en skræmmende (og uendelig) opgave. Den gode nyhed er, at digitalisering af dine personalefiler gør tingene lettere og mere strømlinede for hvert hold. Ved at bruge digitale poster behøver du ikke længere at beskæftige dig med klodsede arkivskabe og i stedet have dine vigtige dokumenter bekvemt uploadet og tilgængelige via skyen — hvilket mange er enige om er den sikreste og mest effektive måde at administrere dokumenter og processer på.

ved at samarbejde med Image API kan dit bureau bevæge sig ud over sine stabler af papirpersonaleoptegnelser og dykke ned i det moderne, digitale landskab. Image API ‘ s digital imaging services, cloud content management og digital process automation er designet til at forenkle kompleksiteten af records management og sikre, at din organisation opnår målbar værdi og bæredygtige resultater med digital hastighed.

at gå digitalt med personaleposter gør det lettere og mere sikkert at administrere filer korrekt. At holde visse personalefiler fortrolige forenkles med forskellige tilladelser til forskellige brugerniveauer, og det er effektivt at finde nødvendige dokumenter med intelligente søgemuligheder. Digitaliserede personaleposter gør det også muligt at overholde komplicerede opbevaringsplaner smertefrit-systemer som Image API ‘ s aksiom Pro administrerer disse tidsplaner automatisk.

Ofte Stillede Spørgsmål om Personalejournal

Hvem har ret til at se dine personalejournaler?

under de fleste omstændigheder skal medarbejderpersonalefiler behandles som private poster, der hører til organisationen og den tilsvarende medarbejder. Med det sagt kan det være nyttigt at oprette en politik, der anerkender, hvem der har ret til at se personaleposter, som medarbejderens vejleder eller leder (ud over medarbejderen selv).

Hvorfor er det vigtigt at holde personalejournaler?

det er vigtigt at holde personalejournaler, fordi disse dokumenter giver en skriftlig historie om alt, hvad der er sket i løbet af ansættelsesperioden. Af den grund er personalejournaler nødvendige for at understøtte handlinger som forfremmelser, lønforhøjelser og endda disciplinære handlinger.

Hvad er de vigtigste dokumenter, der skal være i en personalefil?

Personalejournaler skal opbevares for hver medarbejder fra den officielle Ansættelsesdato. De vigtigste dokumenter, der skal arkiveres, inkluderer generelle oplysninger (navn, adresse, telefonnummer); ansættelsesformularer (ansøgning, CV, jobbeskrivelse); officielle medarbejderaftaler (fagforeningskontrakter, ikke-konkurrenceaftaler); kompensation eller løndata; præstationsevalueringer; og information efter ansættelse (opsigelsesbrev, endelig gennemgang).