7 kraftfulde Informationsstyringsværktøjer

jeg plejede at være en sparer, hvilket betyder, jeg reddede alt. Det ramte mig endelig sidste gang vi flyttede, over 9 år siden heldigvis, at jeg havde svært ved at give slip på ting. Da jeg indlæste lastbilen, indså jeg, at vi flyttede kasser, der var forblevet uåbnede siden vores sidste træk over 3 år tidligere.

den slags “Gem alt” tænkning har også vist sig i, hvordan jeg gør mit arbejde. Bunker af papir, kasser og hylder fulde af bøger, noter sidder fast overalt, alt dette kunne let overhale mit arbejdsområde, hvis det ikke var for den hjælp, jeg får fra en smule teknologi.

følgende er syv af mine mest kraftfulde informationsindsamlings-og hentningsværktøjer, der hjælper mig med at fange information så hurtigt som muligt, så jeg kan glemme det nu, komme tilbage på arbejde og vide, at jeg vil huske det senere.

her er mine 7 kraftfulde informationsstyringsværktøjer.

1. Gmail
hvis du ikke bruger Gmail, går du glip af en af de enkleste og mest kraftfulde måder at holde en masse information organiseret til, hvornår du har brug for det senere.

jeg bruger Gmail til at samle e-mails fra flere e-mail-adresser til et sted.

jeg e-mailer påmindelser til mig selv fra min iPhone, da jeg ved, at jeg tjekker min mail senere.

jeg organiserer e-mail-kvitteringer fra onlinekøb i en “Ordrer” – mappe til fremtidig reference.

jeg har også filtre oprettet i Gmail for nemt at organisere bestemte e — mail-meddelelser og abonnementer, som jeg har indstillet til at omgå min indbakke-jeg kan læse disse senere, når det er praktisk.

Jeg kan også få adgang til Gmail hvor som helst.

2. Google Kalender
fødselsdage, jubilæer, aftaler, særlige begivenheder, aktiviteter, som mine børn er involveret i, regningspåmindelser og mange flere ting, jeg gemmer i Google Kalender. Nogle af de ting, jeg har indstillet til at sende mig en e-mail eller tekstpåmindelse på den dato og det tidspunkt, jeg har planlagt. En ting, jeg virkelig sætter pris på, er at have evnen til at planlægge gentagne begivenheder, som jeg aldrig behøver at røre ved igen, og alligevel får jeg en meddelelse hver måned eller uge på det rette tidspunkt.

3. Simplenote&Notational Velocity (Mac)
dette er faktisk to værktøjer, men jeg bruger ikke det ene uden det andet. Simplenote er en internettjeneste og en App, jeg bruger på min iPhone, som giver mig mulighed for at fange og få adgang til gemte tekstnotater, uanset hvor jeg er. Jeg kan også få adgang til alle disse tekst noter i Notational hastighed på min computer. Det, der gør disse to programmer så uundværlige for mig, er, hvordan de hver især giver mig adgang til de samme data, og alt synkroniseres automatisk. I øvrigt, Jeg bruger Dropboks, en anden killer internet service Jeg vil skrive om en anden gang, at gøre alle synkronisering for disse to programmer.

4. Evernote
dette er en anden information opfange program. Der er en masse information på nettet om at bruge Evernote på din computer og iPhone, men jeg finder det lidt mere, end jeg har brug for blot at fange tekst, hvilket er det, jeg gør mest.

nogle mennesker foretrækker at bruge Evernote og ikke Simplenote & Notationshastighed. Det kan også være enklere for dig. Men hvad jeg primært bruger Evernote til, er at organisere papirdokumenter, jeg har fanget og digitaliseret med en scanner.

når jeg har scannet et dokument, og det er gemt som en PDF, slipper jeg blot PDF ‘ en på Evernote-ikonet. Når jeg er arkiveret i Evernote, har jeg adgang til alle de scannede stykker papir, jeg måske har gemt i en bunke et eller andet sted, og de opbevares i skyen til opbevaring. Jeg får adgang til alt fra Evernote på min computer, i en bro.ser fra enhver computer på Evernote hjemmeside eller på min iPhone fra Evernote app.

synkroniseringen udføres alt af Evernote — tjenesten — Jeg bruger den gratis version-og jeg gør ikke meget andet end lejlighedsvis at organisere visse typer information i en mappe eller to i Evernote.

5. Instapaper
dette er en internettjeneste, jeg får adgang til fra min internetsøgemaskine såvel som fra en app på min iPhone, og der er to ting, jeg virkelig elsker ved Instapaper.

den første er den lethed, hvormed jeg kan gemme ting, jeg har fundet på nettet, som jeg måske gerne vil læse senere. Jeg har en genvej i min bro. ser, at når der klikkes gemmer et link til den aktuelle hjemmeside til Instapaper tjeneste. Nu Kan jeg gå videre til vigtigere ting uden at være bekymret, jeg glemmer, hvad jeg ville læse. Jeg kan hente Instapaper-tjenesten senere i min Buser, eller Jeg kan åbne appen og læse hjemmesiden på min iPhone, når jeg er væk fra mit skrivebord.

den anden ting, jeg elsker, er Instapaper-appen selv med simpelthen præsenterer teksten på de hjemmesider, jeg har gemt uden alt det rod, der ofte ses på en hjemmeside. Nu Kan jeg læse ting væk fra min computer i et simpelt og un-distraherende format.

6. Pinbaord.in
dette er en praktisk bookmarking service. Dette er ikke en gratis service, men det er værd at få dollars det koster at holde dine bogmærker organiseret. Dette bruger jeg til nemt at bogmærke hjemmesider med information til senere hentning, hvis jeg har brug for dem senere. Jeg bogmærke masser af ting til senere, og hvert element kan mærkes, så de let kategoriseres og hentes senere. Jeg plejede at bruge den lækre service, men jeg har fundet det Pinboard.in er meget enklere, giver mig mulighed for at bogmærke hjemmesider hurtigt og nemt til senere, og er nem at bruge, når jeg har brug for at søge efter noget, jeg har gemt.

som en side note — Pinboard.in lader mig forbinde min Instapaper-konto, så alt, hvad jeg sender til Instapaper, også bliver bogmærket pinboard.in

7. Kindle&Kindle App
jeg inkluderer Kindle og Kindle-appen her i mine top 7 informationsindsamlingsværktøjer, fordi jeg virkelig nyder og bruger kindle-læsemiljøet ganske lidt. Ikke alene er jeg ikke længere køber papir og blæk bøger, når der er en digital version til rådighed, men jeg har også Instapaper sende hjemmesider til min Kindle. Jeg foretrækker ofte at læse lange artikler fra internettet på min Kindle. Gennem Instapaper-tjenesten har jeg et arkiv med dokumenter, der automatisk sendes til min kindle med jævne mellemrum.

jeg vil også e-maile lange PDF-filer til min Kindle og få dem konverteret til e-bog-format af dokumentkonverteringstjeneste. Og nu med personlig dokumentsynkronisering kan jeg læse disse dokumenter på Kindle eller på min telefon, og min læseplacering forbliver synkroniseret.

disse 7 kraftfulde informationsindsamlingsværktøjer har sparet mig masser af tid og reddet mig fra Bunker papir. Jeg har kun rørt overfladen af, hvad disse værktøjer kan gøre. Disse kan ikke alle tjene dig så godt som de har tjent mig, men det bedste værktøj til at organisere oplysninger er den, du vil bruge.