betydningen af at planlægge et forretningsdokument

skrivning er den sjove del. Redigering er den hårde del. Ved du, hvad den første del er? Planlægning! Hvad du gør, før du skriver, er lige så vigtigt som hvad du skriver. Planlægning af et forretningsdokument og brug af en oversigt er værdifulde værktøjer, du først skal nå frem til i din forfatters værktøjskasse.

hvorfor planlægning af et forretningsdokument er vigtigt

effektiv forretningskommunikation kræver brug af de tre C ‘ er: skriv klart, kortfattet og overbevisende. Hvis et forretningsdokument er dårligt skrevet, indeholder adskillige stave-eller grammatikfejl, mangler organisation eller ikke identificerer problemerne, har din læser et dårligt indtryk. For at bevare dit omdømme som professionel skal du derfor give tid til planlægning, før du begynder at skrive et forretningsdokument.

hvad planlægning indebærer

planlægning tager tid—fra et par minutter til et par timer afhængigt af dokumentets størrelse, mængden af detaljer, og niveau af betydning.

planlægning af et forretningsdokument kræver, at du:

• Definer klart formålet
• Kend dit publikum
• skitsere nøglepunkter

hold fokus på formålet med Forretningsdokumentet

Identificer dit formål og hold fokus. Sikker på, du skal muligvis medbringe yderligere understøttende materiale for at gøre dit punkt. Men de supplerende oplysninger bør aldrig overskygge det primære formål.

for at få dit hovedpunkt til at skille sig ud, prøv at bruge disse tip:

• hold formatet visuelt enkelt (undgå dekorative, distraherende skrifttyper)
• Identificer straks problemet
• Forvent og besvar eventuelle spørgsmål, som din læser måtte stille
• Giv data, bevis eller grunde, der understøtter dit hovedpunkt
• Giv en løsning eller lav et forslag

Tjek følgende eksempel. Bemærk, hvordan e-mailen identificerer problemet (mødet), forudser spørgsmål (er det obligatorisk?), giver motivation (det vil påvirke dig direkte), og giver klar retning af, hvad læseren skal gøre (send notatet).

emnelinje: møde Onsdag kl 10: 00

kære Sue,

jeg e-mailer dig om et vigtigt møde, der kommer op i næste uge. 10.00, og alle medarbejdere skal være til stede. Jeg ved, at du har ret travlt som leder af regnskabsafdelingen og værdsætter, at mødets timing måske ikke er ideel. Imidlertid, dette møde vil dække et nyt virksomhedsdækkende initiativ, der direkte påvirker din afdeling.

send venligst et notat til alle medarbejdere under dit tilsyn vedrørende dette møde og understrege behovet for deres deltagelse. Lad mig vide, når dette er gjort.

jeg sætter stor pris på din hjælp i denne henseende. Du er velkommen til at kontakte mig med spørgsmål.

Med venlig hilsen,

Jeff

Organiser dit forretningsdokument

du kan udøve din ret til at have et uorganiseret skab. Du kan ikke udøve den ret, når det kommer til forretningsskrivning. Erhvervskommunikation kræver en organiseret tilgang. Hvis din læser er forvirret af det, du har skrevet, eller ikke ved, hvilken handling du forventer, at de skal tage, er det en enorm fiasko.

gør det derfor til et mål at skrive på en organiseret, sammenhængende måde. Sætningerne og afsnittene skal flyde naturligt og lede læseren fra et emne til det næste. Brug korrekt forretningsdokumentformatering. Og en fremragende øvelse til at hjælpe dig med at organisere og præsentere din skrivning er ved at bruge en oversigt.

brug en oversigt

en oversigt giver dig mulighed for at tænke over, hvad du har brug for at sige, og hvordan du gør det i en rækkefølge, der giver mening. Start med dine vigtigste punkter. Tilføj derefter underemner, der understøtter hovedpunktet. Når du noterer disse ned, begynder du at se, hvor du muligvis skal ændre ordren. Eller blive bedt om at tilføje supplerende oplysninger.

en anden fordel ved at bruge en oversigt: det tvinger dig til at bremse. At skrive for hurtigt fører til rodede fejl. En oversigt får dig til at slå pause, tænk langsomt på det billede, du prøver at male til din læser, og fjern de ikke-væsentlige.

her er et eksempel på en grundlæggende oversigt:

Titel: Lås din kontordør

1. alle medarbejdere skal begynde at låse deres kontordøre om natten
   1. Angiv årsagerne til, at dette er nødvendigt
   2. forklar, at dette træder i kraft med det samme
2. Diskuter nye låse, der skal installeres
   1. nye nøgler, der skal udleveres
   2. Hvad skal jeg gøre, hvis du mister din nøgle
3. konklusion: ros medarbejderne for deres støtte til dette nye initiativ

glem ikke at redigere dit forretningsdokument

dit forretningsdokument er ikke klar, før du har bekræftet det. Læs, Rediger, gentag. Undergrav ikke troværdigheden af dit arbejde med skrivefejl, tegnsætningsfejl og unøjagtigheder.

Copyeditors bruger dette trick til at finde eventuelle dvælende grammatiske eller typografiske fejl i teksten: læs det højt i sin helhed. Og gør det i et langsomt tempo. Lyt nøje efter, hvad der lyder. Måske skrev du taber, når du mente at sige løs. Eller du har udeladt et ord. Og du vil høre, når du har angivet det samme punkt to gange i et afsnit.

at skrive et professionelt forretningsdokument er ikke nogen nem opgave. Men med korrekt planlægning, organisering af dine tanker ved hjælp af en oversigt og anvendelse af ovenstående tip, kan du mestre kunsten at skrive forretningsdokumenter.