bliv inspireret

en begivenhedsplanlæggers arbejde udføres aldrig, ikke engang når selve begivenheden er afsluttet. Lige så vigtigt som at få alle detaljerne lige før din begivenhed, er det arbejde, der er tilbage at gøre lige efter selve begivenheden!

en begivenhedsdebrief er et møde med dit team, hvor du omhyggeligt dekonstruerer og analyserer en tidligere begivenhed. En grundig begivenhedsdebrief hjælper dig med at identificere, hvad der gik rigtigt, hvad der gik galt, og hvad der kunne være bedre næste gang. Hvis du ikke tager dig tid til at gennemgå dine begivenheder, kan du gå glip af vigtige muligheder for at rette fejl og foretage vigtige forbedringer.

selv når en begivenhed ser ud til at være gået uden problemer, er der altid elementer, der kan forbedres—det er her en debriefing efter begivenheden med dit team bliver vigtig. At tage sig tid til at debriefe en begivenhed giver mange fordele, herunder at få værdifuld feedback, strømline din proces, forbedre deltageroplevelsen og videreudvikling af relationer med sponsorer, leverandører og personale.

ved at tage tid efter begivenheden til at fange dine noter og tanker, vil dine begivenheder forbedre hver udgave eller år! Derudover, hvis det bliver nødvendigt at overdrage din begivenhed til en anden, du indstiller dem til succes ved at have alt dokumenteret.

Debriefing starter under dit arrangement

før dit arrangement er slut, skal du tage dig tid til at skrive logistikken ned, hvad du vil huske, da du måske glemmer nogle detaljer, når begivenheden er optaget.

tag hensyn til følgende:

• hvor mange mennesker dukkede op til arrangementet? Hvad er andelen af kvindelige / mandlige gæster?
• har dette påvirket catering og/eller venstre overs?
• blev timings respekteret?
• vidste du nogen flaskehalse eller problemer du at oprette og forhindre dem i fremtiden?
• forudså du tilstrækkelig bemanding til at hjælpe dine gæster under registrering/garderobe service, til giv altid eller andre spørgsmål under arrangementet?
• fik dine sponsorer og partnere tilstrækkelig synlighed?
• skriv ned de ting, du kunne lide ved lokalet, og dem, du vil forbedre.

Debriefing efter dit arrangement

efter dit arrangement ønsker du at få evalueringer af alle de personer, der er involveret i arrangementet. Saml så mange oplysninger, du kan få til at evaluere hele billedet.

Send en Begivenhedsundersøgelse til dine deltagere

brug et spørgeskema, der dækker så mange aspekter af begivenheden som muligt, såsom invitationsproces, begivenhedsprogram begivenhedslogistik, så du kan bruge oplysningerne under begivenhedsdebriefen.

du kan få denne form for feedback på tre forskellige måder:

• gør din begivenhedsundersøgelse tilgængelig under begivenheden ved at oprette en stand, hvor de kan efterlade deres kommentarer. På denne måde får du deres feedback, når den er frisk i deres sind.
• send begivenhedsundersøgelsen et par dage efter begivenheden. Dette er en fantastisk tilføjelse til din ‘tak e-mail’. Host undersøgelsen som en formular på din hjemmeside, så de kan udfylde det hurtigt.
• spørg feedback via en begivenhedsapp (hvis du bruger en). Dette er måske den mest interaktive måde at modtage feedback på. Sørg for, at resultaterne af denne undersøgelse er tilgængelige for din begivenheds debriefing-session.

inviter de vigtigste parter til din debrief

nøglespillere kan give vigtige oplysninger, da de ofte har en anden mening om tingene. Hvis dit organisationsteam er et lille team, er det fint at invitere alle. Hvis mange personer har været involveret, skal du sørge for at have en repræsentant for hver nøglefunktion (on-site event besætning, hosting mødested, eventuelle logistiske partnere, en højttaler eller sponsor og til sidst endda en kollega, der deltog i arrangementet.

dette giver dig mulighed for at indsamle værdifulde input fra forskellige synspunkter og vil lette det fremtidige samarbejde.

sæt en detaljeret dagsorden og gør brug af en moderator

det er vigtigt at ramme nøgleelementerne i dit arrangement: registrering, catering, opsætning, højttalere/underholdning, skiltning/indretning osv. Desuden er det vigtigt at udpege nogen til at lede diskussionen, så samtalen ikke bliver kaotisk.

Start med dine mål, lyt omhyggeligt for ikke at glemme at lave et resume

før du begynder at diskutere hvert begivenhedsaspekt, skal du hurtigt gennemgå dine mål og mål. Dette vil hjælpe dig og teamet med at generere den bedste feedback. Den nemmeste måde at gennemføre en begivenhed debriefing er at bruge en begivenhed debrief skabelon.

brug dataene og gør dem tilgængelige for andre

måske det vigtigste trin: når du har indsamlet data fra dit debriefmøde og/eller din spørgeundersøgelse, er det vigtigt at bruge dem til alle fremtidige begivenheder. For at sikre dokumentere dine noter og handling et sted dit team kan få adgang til når som helst.

er du inspireret til at arrangere dit næste arrangement?

Kontakt os via [email protected] eller ring +32 2 706 88 00 for at besøge vores hjemmesider i Brussels, Brussels eller Li Kurtge. Sammen sikrer vi en jævn organisering af din næste begivenhed, så din debrief-session indeholder så mange positive punkter som muligt!
sørg for at bruge Bluepoints innovative begivenhedsteknologier, der vil tiltrække endnu mere opmærksomhed og gøre begivenheden virkelig uforglemmelig. Positiv feedback garanteret!