Blog, ressourcer

flytning af kontorer kan revolutionere den måde, du driver forretning på. Uanset om du søger efter en stor plads til at give din virksomhed plads til at vokse eller udvide din rækkevidde ved at forgrene sig til mindre satellitkontorer, er der mange grunde til, at du måske vil flytte.

uanset din motivation, vil denne guide hjælpe med at få dig og dit team forberedt ved at give en praktisk kontor flytning tjekliste. Undervejs dækker vi alt fra at engagere dine medarbejdere i beslutningsprocessen til risikovurderinger i forbindelse med COVID-19. Deltag i os, når vi udforsker de vigtigste ting, du skal overveje, når du flytter kontorer.

planlægning og indstilling af deadlines

forberedelse er nøglen, når det kommer til et kontorflyt. At tage sig tid til at tænke klart over din virksomheds mål for flytningen vil spare dig for hovedpine i fremtiden og sørge for, at overgangen kører så glat som muligt. Sæt alle dine ideer ned på papir, herunder detaljer som dit budget, foretrukne placering(er) og den dato, du gerne vil blive flyttet ind af.
en anden vigtig del af planlægningsfasen er at fastsætte frister for nøglepunkter i din kontorflytningsrejse: vælg en tidsramme, inden for hvilken du skal gennemføre din indledende undersøgelse, køre ideer fra dit team og derefter beslutte en liste over funktioner, som dit ideelle kontor vil have. Du vil gerne tillade mindst et par måneder efter dette at undersøge og sammenligne dine muligheder, før du træffer en beslutning.

engagere dine medarbejdere

når du tænker på, hvilken type kontor der passer bedst til din virksomhed, så prøv at engagere dit team. Ved at give dine medarbejdere indflydelse på beslutningsprocessen vil du ikke kun gøre flytningen meget mere produktiv på kort sigt, men også forbedre medarbejdernes trivsel og fastholdelsesrater for fremtiden.
i en nylig undersøgelse rapporterede knap 70% af medarbejderne, at flyttekontorer havde en gavnlig effekt på dem og deres forretning som helhed, med frynsegoder som at have mere plads til at udføre opgaver og arbejde i et mere visuelt tiltalende miljø, der fremkom som de vigtigste årsager til et vellykket træk.
med dette i tankerne er det sandsynligt, at dit teams syn på at flytte ind på et nyt kontor vil være baseret på ganske subjektive funktioner, så det er en smart beslutning at konsultere dem, før du overhovedet starter din søgning. En tilgang, der har fungeret godt for vores kunder, er at begynde med uformelle chats og derefter følge op med en virksomhedsdækkende undersøgelse, når du ved, hvilke funktioner folk holder mest af.

Plukkekriterier

det næste trin er at angive en liste over kriterier for dit office move. At forstå, hvad dit personale leder efter i det nye rum, hjælper dig med at opnå dette. Hvis dit team foretrækker parkering på stedet eller rummelige breakout-områder, så prøv at tage dette i betragtning (bare sørg for, at det matcher dine egne mål og vær realistisk med hensyn til dit budget).
bare rolig, hvis ideen om at komme med en endelig tjekliste virker lidt overvældende i starten. Det er en vigtig milepæl i din kontorflytning, men vi har arbejdet med mange virksomheder for at få denne del lige i fortiden – bare kontakt os, så hjælper vores venlige team mere end gerne.

Find de perfekte lokaler

med al din indledende forskning taget hånd om og dine kriterier tjekliste klar, er det tid til at starte din søgning. Som vi allerede har talt om, er det en vigtig del af kontorflytningsprocessen at få dine planer i orden til tiden og i henhold til en tidsplan – men prøv ikke at skynde selve kontorsøgningen.
uanset hvilken placering(er) du har valgt, er vores praktiske kontorsøgningsværktøj her for at hjælpe dig med at finde de perfekte lokaler til dig fra hundredvis af steder op og ned i Storbritannien. Du skal blot fortælle os, hvor du gerne vil have, at dine nye kontorer skal være, så hjælper vi dig med at indsnævre dine muligheder.
lokale begrænsninger for nedlukning tillader det, vi tilbyder guidede ture med social afstand og alle de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at du får et ordentligt kig rundt uden at gå på kompromis med sikkerheden for dig eller dit personale. For dem, der foretrækker ikke at deltage personligt, stilles videovisninger undertiden til rådighed (tøv ikke med at kontakte os og spørg!)
vores virtuelle 360-ture giver dig også mulighed for at udforske vores kontorer, uanset hvor du er. Fundet et sted du kan lide udseendet af? Gå over til enhver kontorside på vores hjemmeside for at opleve udseendet og følelsen af stedet i din egen tid – klik bare på ‘360’ ikonet under billedet.

risikovurderinger ved flytning af kontorer

især i forbindelse med COVID-19 og tilpasning til den ‘nye normale’, skal dit medarbejders sikkerhed være din højeste prioritet under en kontorflytning. Din risikovurdering skal gå ud over de sædvanlige sundheds-og sikkerhedshensyn og tænke på centrale spørgsmål som:

• er der nok skrivebordsplads til dit personale til social afstand?
• kan siddepladser i kantiner og fællesarealer være fordelt?
• har lobbyen et passende område til sikker indtjekning og andre forholdsregler, inden de kommer ind i bygningen?
• er der let tilgængelige dræn, køkkener og badeværelser, så personalet kan vaske hænderne regelmæssigt?
• kan arbejdsområderne ventileres ved at åbne vinduer og døre i nærheden?

besøg HSES officielle vejledning om risikovurderinger under COVID-19-pandemien for at få flere oplysninger.

før flytningen

når du har truffet en beslutning og underskrevet på den stiplede linje, skal du begynde at tænke på logistikken i selve flytningen. Her er nogle sidste ting, du skal overveje, før du flytter ind på dit nye kontor:
1. Udnævne en Office relocation manager
en god ide, vi har hentet fra vores kunder, er at udpege en Office relocation manager, der vil føre tilsyn med det praktiske ved selve flytningen. De har ansvaret for at arrangere de finere punkter som ændring af kontoradresse og andre overvejelser, der er dækket nedenfor. Begynd at tage ansøgninger, når du har besluttet, at du går videre med kontorflytningen og tilbyder en form for vederlag for det ekstra ansvar.
2. Trådløst internet og telefonlinjer
glem ikke at sortere dine trådløse internet og telefonlinjer. Husk, at der kan være noget nedetid – især hvis du skifter udbydere – så få dette planlagt om et par uger før flytningen. Hvis du vælger et serviceret kontor, er det sandsynligt, at nogle vigtige faciliteter vil blive inkluderet i din lejepakke, men sørg for at tjekke dette ud på forhånd.
3. Adresse og telefonnummer
et af de vigtigste ansvarsområder for din kontorflytningschef er at arrangere ændring af adresse og telefonnummer. Du skal sigte mod at holde dit telefonnummer det samme som et praktisk kontaktpunkt for kunder og leverandører. Hvis dette ikke er muligt, skal du arrangere en viderestillingstjeneste og fortælle dine kontakter om det nye nummer og adresse. Til sidst skal du oprette en omdirigering af mail til din nye kontoradresse.
4. Office deliveries
i forbindelse med dette sidste punkt vil du også gerne underrette office delivery-leverandører om din adresseændring (eller arrangere nye leverandører, hvis du bevæger dig længere væk). Fra mad og drikke til rengøringsmateriel og papirvarer, der er masser af ting, som dit personale ønsker at blive leveret fra start, så sortering af dette tidligt vil sikre en jævn overgang for alle involverede.
5. Sikkerhed og forsikring
Office security kan være dækket som en del af din lejeaftale, men kontroller, at du har noget passende på plads i god tid før planen for at undgå hikke. På en lignende note skal du også tænke over, hvilke typer forsikringer der gælder for din virksomhed. Dette kan omfatte ting som indhold & lager, bygningsdækning og offentlig ansvarsforsikring.
6. Tænk på møbler og opbevaring
afhængigt af hvilken type pakke du går efter, skal du muligvis undersøge dine muligheder, når det kommer til møbler og opbevaring. Regnskab for din virksomheds planer for vækst eller nedskæringer, sørg for, at du har nok skriveborde, skabe og skabe til at understøtte hele arbejdsstyrken – og få disse sorteret, hvis du opdager, at der er en mangel. Hvis det er muligt, er det et besøg værd at måle, før du køber noget.
7. Afsluttende kontrol
gå over til dine nye arbejdslokaler en uge eller deromkring før flytningsdatoen for at udføre den endelige kontrol. Vi anbefaler at gå gennem listen, vi har givet her en gang til, og afkrydse tingene, mens du går for at sikre dig, at du rammer jorden.
denne guide har tilbudt en komplet office flytning tjekliste, tager dig gennem alle de vigtige detaljer, der gør for en glat og vellykket flytte. Hvis du ønsker, at en fysisk tjekliste skal bruges i din organisation, kan du hente en PDF-tjekliste, der indeholder alt, hvad vi har dækket.
for yderligere information – eller for at diskutere dine planer med vores venlige og erfarne team – tøv ikke med at kontakte os i dag.