den virksomhed af tandpleje:

opbygning af en stor praksis betyder at opbygge en stor forretning

af Ken Runkle

For mere om dette emne, gå til www.dentaleconomics.com og søg ved hjælp af følgende nøgleord: forretning, overskud, dental team, ledelse, produktion, samlinger, Ken Runkle.

hvis du ejer en tandlægepraksis, ejer du en virksomhed. Der er en resultatopgørelse. Der er en bundlinje. Penge kommer ind og går ud. Folk bliver betalt og folk bruger.

min mission i de sidste 24 år af in-office dental-management consulting har været at hjælpe læger opbygge store dental virksomheder. Det er ikke ualmindeligt at finde en begavet tandlæge, der er en dårlig virksomhedsejer og som følge heraf har en svigtende praksis.

på den anden side har jeg haft privilegiet at hjælpe mange læger gennem årene med at tilføje forretningsekspertise til deres eksisterende kliniske ekspertise og skabe en stærk praksisdynamik, der resulterer i enestående tandpleje og maksimal fortjeneste.

som et bredt overblik over tandlægeforretningen vil jeg gerne dække tre overordnede, men vigtige temaer for at opnå en vellykket tandlægeforretning:

1. Ledelse
2. Team
3. Profit

førende din virksomhed

der er en forskel mellem en virksomhedsejer og en virksomhedsleder. Virksomhedsledere fører succesrige virksomheder. Hvis du ønsker at køre en stor dental virksomhed, skal du starte på vejen til at blive en stor leder. Den gode nyhed er, at lederskab kan læres og udvikles over tid. De fire kritiske ledelsesområder, der er anført nedenfor, giver brændstof og ror til din virksomhed:

1. Vision-den primære rolle som leder af en tandlægevirksomhed er at sætte visionen. Kort sagt, du bestemmer, hvor virksomheden skal hen. Uden en vision vil du og dit team vandre målløst. Hvor er din virksomhed på vej hen?

2. Mål-succesfulde virksomhedsledere etablere klare kortsigtede og langsigtede mål baseret på detaljerede og trinvise planer for at nå disse mål. Uden klare mål kan fremskridt og succes ikke måles. Hvad er dine mål?

3. Forventninger-når visionen er klar, og målene er sat, kommunikerer effektive virksomhedsledere konsekvent og kontinuerligt deres forventninger til enhver person på alle niveauer i virksomheden. Fra hilsen patienter til case præsentation og accept, til behandling, kan du ikke forvente dit team til at opfylde forventninger, de ikke forstår eller er uvidende om. Hvad er dine forventninger?

4. Vækst – hvis du som virksomhedsleder ikke konstant vokser, lærer og udvikler, vil du i sidste ende begrænse væksten i din virksomhed. Begrebet konstant og uendelig forbedring driver enhver dental virksomhedsleder, der ønsker at få succes. Vokser du?

opbygning af en stor business team

folk magt din virksomhed. Succesfulde virksomhedsledere rekrutterer, træner og leder produktive, principielle og lidenskabelige teams. I samråd med nogle af de bedste tandlægepraksis i landet opdagede vi syv teamrelaterede strategier, der konsekvent gælder for opbygning af blomstrende tandlægevirksomheder:

1. Etablere skriftlige standarder – EN professionelt skrevet human resource manual er ikke længere valgfri. Uden en manual, der dækker alle væsentlige forhold i forbindelse med medarbejderproblemer, er din praksis i fare. Med en manual er standarder klare og etablerede.

2. Kommuniker klare forventninger – det er ikke nok at lade dine medarbejdere vide, at du vil have “ekspertise” eller “professionalisme” eller “god kundeservice.”Du skal kommunikere detaljeret nøjagtigt, hvordan det ser ud til at imødekomme dine forventninger. Og du skal gentage dine klare forventninger igen og igen på et ensartet grundlag, selv efter at de er fuldt implementeret.

3. Giv en smag af den oplevelse, du vil skabe – effektiv kommunikation opnås ofte bedst i forbindelse med oplevelsen. Så mange gange som du måske har fået at vide som barn at afslutte din middag, fordi der var sultende børn i Afrika, det bosatte sig sandsynligvis aldrig rigtig, medmindre og indtil du smagte og lugtede sult personligt. Du kan spilde timer på at tale om at skabe en særlig patientoplevelse, men en tur til et femstjernet hotel, restaurant eller resort vil flytte dit personale hurtigt fra hovedviden til fuldstændig forståelse.

4. Insister på livsproblemer påvirker ikke ydeevnen – hver person på dit personale bringer livsproblemer ind i deres praksisrolle. Uanset om det er et familieproblem, et økonomisk problem eller et andet personligt problem, findes der personlige problemer i din praksis. Det er dit ansvar som leder af personalet at kommunikere klart med dit personale, at selv om de måske har at gøre med vanskelige personlige problemer, kan deres situation ikke påvirke deres holdning, patientfokus, ydeevne eller produktivitet. De skal lære at parkere deres problemer ved døren og ikke lade dem trænge ind i praksis.

5. Etablere teamledere – mest succesfulde dental virksomheder etablere teamledere som de nær $1 million i omsætning. Det er dit job at lede dit personale, men du vil måske eller har brug for at træne og udpege afdelingsledere for at få mere ud af hvert område af din tandlægevirksomhed.

6. Rekruttere og ansætte holdspillere – det er afgørende for din kortsigtede og langsigtede succes at rekruttere og fastholde kun dem, der er fuldt om bord med visionen om praksis. Alle skal være en holdspiller. En holdspiller kan defineres som en medarbejder, der forstår og fuldt ud omfavner visionen, søger altid at opfylde praksisens høje standarder og forventninger og ser hans eller hendes rolle som mere en mission end et job.

7. Løs konflikter med det samme-hvis du har konflikt, stor eller lille, inden for dit personale, skal du handle hurtigt for at løse det med det samme. Hvert øjeblik du venter, vokser bitterhed og viser. Hvis medarbejderne ikke kan løse deres konflikter og bevæge sig ud over dem, skal du muligvis finde nye medarbejdere. Konflikt inden for personalet er ofte håndgribelig for patienter, hvilket skaber et miljø med fjendtlighed og spænding. Din besked til medarbejderne skal være direkte og utvetydig: “Løs det nu eller find et nyt sted at arbejde.”

maksimering af profitmuligheder

succesrige virksomheder producerer et overskud. Skønheden i dental virksomhed er du har den ære og privilegium at hjælpe og tjene patienter, mens du tjener en fortjeneste. Faktisk, jo mere effektiv hjælp du giver, jo mere øges dit overskud.

det følgende er en diskussion af nogle principper, som vi har opdaget for at maksimere profitmulighederne. Disse principper har vist sig effektive i enhver tandlægepraksis, vi har arbejdet med, uanset region eller specialitet.

1. Ny virksomhed – succesfulde dental virksomhedsledere aggressivt opsøge flere måder at konsekvent drive nye patienter til deres praksis. At indse, at en hjemmekørsel er utilstrækkelig, de søger at ramme mange singler i et forsøg på at skabe den maksimale strøm af nye patienter.

ved hjælp af flere marketingværktøjer på tandlægemarkedet ankommer nye patienter via strategisk direct mail, en fremherskende tilstedeværelse på nettet, lokal bevidsthed pr, engagerende skiltning og andre kreative tilgange. Systematisk sporing og evaluering af hver avenue sikrer, at virksomheden bliver mere effektiv over tid i søgen efter at nå nye patienter.

men effektiv ekstern markedsføringspraksis kan være, blomstrende dental virksomhedsledere har tendens til at stole mest på intern markedsføring. Systematiske henvisningsplaner og politikker driver baseline-trafikken for at nå nye patientmål.

2. Systemer-generering af ny forretning uden dokumenterede systemer til at reagere på nye patienter er kontraproduktivt. Hvis en ny patient ses inden for en uge efter hans eller hendes første kontakt, har nye patientantal en tendens til at stige med så meget som 50%. Systematisk blokering af tid hver uge for nye patienter er en vigtig forretningsstrategi.

systemer er også kritiske for alt, hvad der sker i praksis. Derfor skal hvert system revideres regelmæssigt for at sikre, at det er effektivt og forbliver tro mod etablerede forventninger. Detaljer kører bundlinjen. Alt fra hvordan man besvarer telefonen til hvordan man siger farvel til en patient bliver en del af systemet, og hvert teammedlem er fuldt bekendt med processen. Gode systemer skaber en velsmurt maskine, og en velsmurt maskine producerer konsekvent overskud.

3. Vigtige tal:
(a) udgifter – der er fire hovedudgifter i en tandlægevirksomhed. Som administrerende direktør, ejer og leder af virksomheden er det vigtigt, at du ikke kun kender disse tal til enhver tid, men også holder dem i overensstemmelse med følgende standarder:

personaleudgifter bør ikke være mere end 20% til 25% af dine samlede udgifter. Personaleproduktion vil holde dine procentsatser nede i dette område.

Lab omkostninger bør holdes til 10%. Shoppe rundt og husk at opkræve patienter omkring fem gange din lab omkostninger.

Forsyningsudgifterne må ikke overstige 5% af de samlede udgifter. Igen, shoppe rundt for at opretholde kvalitet til en god pris.

Facilitetsudgifter bør ikke overstige 5%, medmindre de kan betragtes som en del af din marketingplan. Men det operative princip er at holde det tæt på 5% for at holde hele din udgiftsbog inden for de parametre, der er nødvendige for at holde din overhead på 50% samlet.

(B) gebyrer – hvis dine praksisgebyrer ikke i øjeblikket er i den 80.percentil af tandlægeafgifter baseret på årlige rapporter, er din overhead sandsynligvis alt for høj. Jo højere dine gebyrer, jo lavere din procentdel af overhead vil være i forhold til dine gebyrer, og jo større din fortjeneste vil være. Der er flere gode ressourcer i dental samfund til at bruge som målinger for hvor dine gebyrer i øjeblikket rang. Bemærk: Hvis du er specialist, skal dine praksisgebyrer være i den 90.percentil.

4. Produktion – jo mere du producerer, jo flere udgiftsprocenter falder og overskuddet stiger.

lad os se på et hurtigt eksempel. En tandlæge har et personale bestående af to frontkontorassistenter, to tandassistenter og to Tandplejere. Denne praksis producerer $ 600.000 tandpleje om året. Hans personaleudgifter, som en procentdel af hans nettoproduktion, er sværere at holde øje med end vores anden tandlæge.

Tandlæge nummer to har samme bemandingskonfiguration, men producerer $1,2 millioner om året. Procentvis er hans personaleudgifter meget lettere at holde styr på.

Tandlæge nummer tre er en overachiever og producerer $2 millioner om året med samme bemandingskonfiguration. Ikke alene har hun den laveste personaleudgiftsprocent af de tre tandlæger, men hun har også langt de højest betalte medarbejdere og den største samlede fortjeneste.

5. Samlinger-Vi beder hver tandlægevirksomhed, vi tjener, altid sætte sit månedlige indsamlingsmål til 100% af al produktion, net-to-net. Jo mere du samler, jo mere reduceres din procentdel af overhead. Hvis du producerer $112.000 om måneden, men kun indsamler $80.000, og din overhead er $55.000, er din procentdel af overhead til produktion omkring 69%. Det er alt for højt!

hvis du i det samme eksempel samler $110.000, og din overhead forbliver den samme, falder din procentdel af overhead til 50%, og pengene i lommen går fra $25.000 til $55.000 om måneden. Det er ikke magi-Saml blot det, du producerer!

at opbygge en god praksis betyder at opbygge en god forretning. Det starter med dig som virksomhedsleder, multipliceres gennem dit team og resulterer i betydelige muligheder for fremragende tandpleje og maksimal fortjeneste.

gå efter det!

Ken Runkle er grundlægger og præsident for Paragon Management og har hjulpet tandlægepraksis med at nå højeste rentabilitet i 24 år. Nå Runkle via e-mail på [email protected].