En Guide til arbejdsordrer & Arbejdsordrestyring (prøve inkluderet)

en arbejdsordre er bindevævet mellem en kunde og det arbejde, de ønsker at blive udført. Arbejdsordrer fungerer som papirsporet, der definerer, hvad der skal gøres, hvornår og for hvor meget i en organisation. Arbejdsordrestyring er livsnerven i mange brancher, der leverer service og vedligeholdelse.

de fleste af os har underskrevet eller fået en arbejdsordre, men som så meget af det, der er almindeligt, har vi ikke rigtig en fast ide om, hvad det er, og hvorfor det er et så afgørende led i mange forretningstransaktioner.

Hvad er en arbejdsordre?

en arbejdsordre er et dokument, der beskriver et job mellem en kunde og en entreprenør. Arbejdsordrer kan genereres til brug i en organisation, sandsynligvis med arbejdsstyringsprogrammer, men de tjener oftest som en kontrakt mellem kunden og hvem de kontraherer for at udføre det ønskede arbejde.

en arbejdsordre indeholder en beskrivelse af jobbet med et skøn over, hvad det vil koste at få det gjort, herunder arbejdskraft, dele og materialer. Der kan være vedhæftede formularer afhængigt af den type arbejde, du tildeler, hvilket kan kræve tilladelser eller andet papirarbejde.

arbejdsordren vil også have oplysninger om det sted, hvor arbejdet er nødvendigt, hvem der skal udføre det og tidsrammen, hvor det skal udfyldes. Kundeoplysningerne er også inkluderet og kan bruges som faktura for arbejdet.

relateret: Gratis skabelon til arbejdsordre

Hvad bruges arbejdsordrer til?

arbejdsordrer standardiserer arbejdsgange og skaber en enkel og hurtig proces til planlægning, tildeling og sporing af arbejde, mens du dokumenterer ressourcer og sporer ydeevne.

arbejdsordrer bruges primært i byggebranchen til serviceanmodninger, men kan også bruges til produkter, inspektioner og revisioner. Arbejdsordrer kan ikke altid betegnes som sådan. For eksempel i fremstilling kaldes en arbejdsordre ofte en salgsordre, når en bygning eller teknik skal finde sted.

uanset hvilken branche en arbejdsordre bruges i, bruges den til at spore og overvåge status for jobbet for at sikre, at det er færdigt til tiden og inden for budgettet. Dette gælder, når arbejdsordrer bruges i felttjeneste eller inden for en branche, der har til opgave at kontrollere regelmæssigt. I den henseende fungerer de næsten som en projektstatusrapport.

Arbejdsordretyper

med hensyn til struktur er der flere typer arbejdsordrer.

• Citater: Denne type arbejdsordre er en liste over produkter med deres priser inkluderet. Disse citater er fanget og kunden kan derefter træffe beslutning om, hvorvidt de opfylder deres finansielle krav til arbejdet. Disse produkter er ikke forpligtet til opgørelse.
• ordrer: forskellen mellem en tilbudsordre og en ordrebaseret arbejdsordre er, at sidstnævnte er en liste over produkter, der er mere tilbøjelige til at blive købt af kunden. Derfor kan disse være forpligtet til en opgørelse.
• Uplanlagt Arbejdsordre: Dette vedrører arbejde, der ikke er planlagt i forvejen, såsom når maskiner går i stykker, eller når der er en presserende, ikke planlagt korrigerende produktvedligeholdelse.
• planlagt arbejdsordre: når du har arbejde, der gentager sig og kan planlægges på forhånd, såsom forebyggende vedligeholdelse eller andre automatiske opdateringer, kaldes det en planlagt arbejdsordre.
• intern arbejdsordre: dette er arbejdsordrer, der stammer fra nogen i organisationen og sendes til en anden person inden for den samme organisation. De fleste interne arbejdsordrer er digitale.
• ekstern arbejdsordre: når en arbejdsordre stammer fra uden for organisationen, kaldes den en ekstern arbejdsordre. Disse er ofte gennemgået og planlagt før udførelse.
• Manuel arbejdsordre: Vedligeholdelseschefer planlægger ofte manuelle arbejdsordrer manuelt efter at have modtaget en arbejdsanmodning. De tildeler manuelle arbejdsordrer til det tilsvarende teammedlem enten internt eller eksternt.
• Automatisk Arbejdsordre: Når en arbejdsordre kan indstilles til automatisk at planlægge opgaver til tilsvarende medarbejdere, ofte gennem et værktøj, kaldes det en automatisk arbejdsordre.

hvis du taler om en servicearbejdsordre, så i stedet for et produkt, beskriver du tidsplanen for det job, der skal leveres.

disse typer er noget fleksible, fordi når arbejdsordren er lavet, kan den ændres fra et tilbud til en ordre, der beskriver, hvor mange produkter på tilbudet der kan forpligtes til. En ordre til et tilbud har kun ordreoplysninger, såsom en godkendelsesdato.

Arbejdsordreeksempel

du undrer dig måske over, hvad der skal være på en arbejdsordre for at give det mest effektive resultat. For at få en bedre generel ide om arbejdsordrer og hvad de indebærer, lad os se på en prøve. ProjectManager.com har en række gratis projektstyringsskabeloner, og billedet nedenfor er en fuld version af vores arbejdsordreskabelon. Vi vil skitsere de forskellige elementer i arbejdsordren og hvordan man bruger dem.

kontakt og intern Information

vores gratis arbejde order skabelon kan tilpasses til at passe perimetre af din virksomhed, men det er fuldt lastet med det grundlæggende. Øverst er hvor meget af de relevante oplysninger er fanget, såsom firmanavn, adresse og kontakt.

der er også et sted at tilføje arbejdsordrenummeret, hvilket er nøglen til at holde styr på jobbet og finde arbejdsordren hurtigt. Datoer er inkluderet for, hvornår arbejdsordren udstedes, når arbejdet forventes at starte, afslutte, og når det er afsluttet.

et prioritetsniveau kan indstilles. Den person, der anmodede om arbejdsordren, identificeres, og der gives et kunde-ID til intern brug. For større organisationer kan afdelingen specificeres.

jobbeskrivelse

kødet af arbejdsordren er selvfølgelig jobbet og dets relaterede arbejde og materialer. Her beskrives arbejdet, hvem der faktureres identificeres, og om nødvendigt, hvor arbejdet vil blive afsendt, identificeres.

efter dette er en detaljeret beskrivelse af det arbejde, der skal udføres, og hvor mange timer det vil tage at udføre hver linjetid, samt satsen for den arbejdstager, der har til opgave jobbet. Dette er så samlet.

nødvendige materialer

det næste afsnit i vores arbejdsordreeksempel viser de materialer, der er nødvendige for at fuldføre jobbet, hvor meget af hver, omkostningerne og enhver gældende skat. Alt dette tilføjes til ovenstående total for en subtotal. Eventuelle yderligere gebyrer tilføjes til denne subtotal for at nå den samlede pris for arbejdsordren.

endelig er der plads til at tilføje yderligere oplysninger. Så er der en signatur og dateline. Igen er dette et eksempel på arbejdsordre, men et par justeringer kan gælde for næsten enhver arbejdsordre, du skal have brug for at producere.

nøgleprincipper for god Arbejdsordrestyring

en arbejdsordre er faktisk en opgave. Det er en måde at beskrive, tildele og spore et job for at sikre, at det er afsluttet til tiden og inden for et aftalt budget. Styring af oprettelse og strømning af en arbejdsordre, når den bevæger sig fra initiering til udførelse og færdiggørelse er nøglen.

arbejdsordrestyringsprocessen følger tre enkle trin:

1. Opret en ny arbejdsordre: uanset om det er en konkret eller digital arbejdsordre, er det vigtigt at tildele de(n) korrekte person (er) detaljer om denne opgave, herunder oplysninger som formål, prioritetsniveau, beskrivende information og mere.
2. trafik gennem organisationen: sørg for, at modtageren har de nødvendige oplysninger, de har brug for for at fuldføre arbejdsordren i henhold til dine specifikationer.
3. Luk arbejdsordren, når den er færdig: For at holde arbejdsprocessen organiseret skal du sikre dig, at alle arbejdsordrer er afsluttet, før du opretter en ny arbejdsordre.

med hensyn til dem, der er involveret i arbejdsordrestyring, inkluderer de den person, der anmodede om arbejdet, den person, der er autoriseret til at godkende det, og dem, der udfører det.

at have en rapporteringsmekanisme hjælper også med at holde styr på arbejdet og sørge for, at det er færdigt inden fristen. Når du er færdig, er betaling påkrævet, og derfor skal lønningslisten inddrages for at styre eventuelle udbetalinger og derefter den endelige løn.

Hvordan ProjectManager.com strømliner arbejde ordrestyring

ProjectManager.com er prisvindende program, der hjælper med at organisere arbejde og drive effektivitet. Generering, sporing og betaling for arbejdsordrer forbedres af vores skybaserede værktøj, der giver dig realtidsdata for altid at vide, om du holder tidsplanen.

Kanban boards kan bruges til at oprette arbejdsordrer, tilføje vedhæftede filer, sætte prioriteter og spore fremskridt. Disse tavler er især tiltalende for dem, der foretrækker en visuel arbejdsgang. Arbejdsordrer foretages på digitale kort, der derefter placeres under kolonner, der repræsenterer arbejdets faser, som kan tilpasses til at matche din organisations nomenklatur.

Spor fremskridt for bedre resultater

Hold styr på fremskridt på dashboards, der automatisk afspejler statusopdateringer og beregner målinger som tid, opgaver, omkostninger og mere. For eksempel, hvis du sammensætter en mekanisk arbejdsordre, og dit besætning er i marken, så længe de har internetforbindelse, kan de opdatere deres status eller samarbejde ved at kommentere på opgaveniveau.

tid logget på arbejde kan også spores med timesedler, der strømline løn samt. De er sikre og nemme at bruge. Vores ubegrænsede fillagring betyder, at du kan bruge værktøjet som et centraliseret hub til at administrere alle dine arbejdsordrer.

ProjectManager.com er et skybaseret værktøj, der organiserer arbejde og arbejdstagere for større produktivitet. Administrer dine arbejdsordrer, og hold dit team i gang, uanset hvor de er, eller når de arbejder. Prøv ProjectManager.com i dag ved at tage denne gratis 30-dages prøveperiode.