Event Management: En trin-for-trin guide til, hvordan du bruger det i dine begivenheder

Event management. Det er en sætning, der bliver kastet meget rundt, men ud over den bogstavelige betydning af bare at styre begivenheder, hvad indebærer det præcist? Og mere markant, hvordan kan det bruges i begivenheder?

hver type begivenhed kræver et unikt sæt færdigheder og viden, der hjælper dig med at afbøde kaoset og køre glatte, engagerende begivenheder for dine deltagere.

der er meget at dække, hvorfor vi i denne artikel vil lede dig gennem nøglebegreberne for begivenhedsstyring og vise dig, hvordan de kan anvendes direkte på dine begivenheder.

event management forklaret

kort sagt, event management er koordinering, planlægning, organisering og udførelse af en begivenhed. Udtrykket dækker Projektledelse på tværs af alle aspekter af en begivenhed, hvilket kan være alt fra at finde højttalere til at sende undersøgelser efter begivenheden. Desuden kan event management anvendes til enhver form for begivenhed i ethvert miljø.

selvom det ofte bruges synonymt med udtrykket ‘begivenhedsplanlægning’, er begivenhedsstyring mere praktisk og har mere at gøre med Logistik og den samlede håndtering i løbet af og dagen for selve begivenheden.

hvorfor event management matters

håndtering af en begivenhed korrekt er afgørende for, at det bliver en succes. Kort sagt, uanset hvor godt dit sted, højttalere eller underholdning er, manglende evne til at få de grundlæggende faktorer rigtige, såsom budgettering og logistik, betyder, at du kan udsætte dig selv for potentielt uforudsete udfordringer.

så tænk på det sådan, jo mere tid du investerer i event management, jo mere professionel bliver din begivenhed.

virtuel begivenhedsstyring

den hurtige stigning i online begivenheder har hurtigt tvunget os til at tage vores viden om personlig begivenhedsstyring og tilpasse den til den virtuelle verden. Opgaver som at finde et sted, skabe sundheds-og sikkerhedsprotokoller og catering er blevet erstattet af at finde den rigtige teknologi og skabe værdifuldt indhold og engagere deltagere.

derfor skal du, når du administrerer en virtuel begivenhed, ikke kun forstå logistikken bag den, men du skal også tilføje ekstra vægt på at skabe interessant indhold.

de fem trin i event management

nu har vi fået det grundlæggende ud af vejen, lad os dykke ned i de fem grundlæggende trin i event management. Disse kan anvendes til enhver begivenhed og skal give dig masser af indsigt, der kan anvendes direkte til dine begivenheder, uanset hvilken form eller form det tager.

Trin 1: Opret et mål og lav dit hjemmearbejde

den første fase af enhver vellykket begivenhed er at definere dit mål og oprette en handlingsplan for, hvordan du får det til at ske. Start med at identificere, hvad det er, du vil opnå, fokusere på et mål og virkelig gå efter det. I mange tilfælde vil dette være indlysende. For eksempel vil du måske lancere et nyt produkt, eller måske vil du generere ekstra kundeemner.

uanset hvad du beslutter, er det vigtigt at komme ind i detaljerne, da dette giver dig en klarere vision om begivenheden, hvilket gør det lettere at styre i det lange løb. Så, når du har identificeret dit mål er det tid til at begynde at gøre din forskning.

Microdisect hvad det er du ønsker at opnå og kortlægge de handlinger, der vil få dig der. Dette vil hjælpe med at forfine omfanget af din begivenhed og identificere de handlinger, der kræves for at nå dit mål.

jo mere forskning du udfører, jo mere detaljeret og raffineret bliver begivenheden. Og oven i købet, vil du have en større forståelse af levedygtigheden af begivenheden, især med hensyn til budget og hvordan dette svarer til dit mål.

Trin 2: Vælg dit tema og skitsere begivenheden

nu hvor du har gjort din forskning, er det tid til at bruge dine første fund til at oprette en konkret handlingsplan for din begivenhed. Det er vigtigt, at dette giver dig grundlaget for at begynde at designe din begivenhed, så gå gennem alle detaljer, dog lille kan det være.

for at få bolden til at rulle, her er en liste over spørgsmål, der kan hjælpe dig med at stryge disse detaljer:

• Hvad er emnet for begivenheden?
• Hvem er målgruppen?
• hvor og hvornår vil begivenheden være?
• hvad er formatet?
• hvad er varigheden af begivenheden?
• hvor mange deltagere kan jeg forvente?
• Hvem taler til arrangementet?
• tilbyder jeg aktiviteter eller underholdning?
• Hvordan kan jeg holde deltagere engageret?
• vil du opkræve for billetter?
• har du brug for at finde sponsorer?
• hvilken event tech har jeg brug for?

der er masser af stof til eftertanke her og mange flere spørgsmål, der skal løses. Det afgørende er, at du får dig ind i en eftertænksom tankegang, hvor du forestille alle mulige detaljer og eventualitet omkring begivenheden. Hvis du gør det, kan du identificere eventuelle problemer, der kan opstå tidligt.

Trin 3: finpudse detaljerne

nu skal du have en god ide om, hvordan begivenheden skal se ud, hvilket betyder, at det er tid til at gøre dette til en realitet. Dette trin er langt det mest tidskrævende og består af en lang liste over handlinger (se nedenfor) afhængigt af den type begivenhed, du kører.

• find spillesteder (eller online begivenhedsplatforme), leverandører, højttalere, sponsorer osv.
• opbygning af en event hjemmeside og lancering pre-event kommunikation
• Event marketing og outreach
• Tracking RSVP ‘ er og event registreringsnumre
• Deltagerkommunikation
• Event logistik på dagen
• Design og færdiggørelse af kritiske begivenhedsdokumenter, såsom minut-for-minut
• design af begivenhed check-in proces og skabe skiltning
• post-event kommunikation

trin 4: Levering af begivenheden

efter alt det arbejde, du har lagt i ved at følge de foregående trin, er det dagen for begivenheden. Du er der næsten. Nu er det tid til at levere en begivenhed, der vil engagere og begejstre dine deltagere. Her er nogle af de handlinger, du skal tage, for at få dig over den sidste forhindring og for at sikre, at du kører en jævn og vellykket begivenhed.

• sørg for, at alt er setup
• check-in
• gæst kommunikation
• håndtering uventede problemer og nødsituationer
• højttaler og gæst support
• sociale medier og publikum interaktion

Stage 5: post-event pligter

din begivenhed er færdig, men det stopper ikke her. Nu skal du have en god ide om, hvordan arrangementet gik, og det er på tide at begynde at indsamle feedback, fortsætte med at engagere deltagere og planlægge for fremtiden.

den første handling, udført 12 Til 48 timer efter begivenheden, er at sende dine deltagere en tak-e-mail med en undersøgelse efter begivenheden. Dette giver deltagerne masser af tid til at fordøje, hvordan de fandt begivenheden, giver dig masser af indsigt i, hvordan du forbedrer.

så med alle de værdifulde feedback, du har samlet, bringe holdet sammen til en debrief. Disse møder og samtaler er meget nyttige til at dele personlige indtryk og identificere, hvad der kan gøres for at komme videre.

Afsluttende tanker

organisering af begivenheder er en stor udfordring, men det er en aktivitet, der kan give enorme fordele. Og det er derfor, event management er så afgørende, det hjælper med at afbøde risici, så du kan fokusere på de ting, der betyder mest. Så jo mere tid du investerer i event management, jo mere professionel bliver din begivenhed.