før du udvider til et virtuelt advokatfirma: hvad du har brug for at vide

virtuelle advokatfirmaer fjerner det traditionelle mursten og mørtel kontorlokaler og vælger i stedet at betjene deres kunder primært-hvis ikke helt-gennem brug af teknologi.

denne tilgang bliver stadig mere populær, ansporet af store fremskridt inden for kommunikationsteknologi og den stadigt nuværende søgen efter at finde mere konkurrencedygtige forretningsmodeller og forbedre fortjenstmargenerne. Hvad mere er, COVID—19-pandemien har forårsaget et seismisk skift i, hvordan virksomheder og klienter interagerer med hinanden-flere og flere mennesker er nu helt komfortable med at håndtere virksomheder uden nogensinde at skulle interagere med dem personligt.

men hvad skal der til for at drive et virtuelt advokatfirma med succes? Hvilke unikke udfordringer vil du stå over for, når du driver din virksomhed i et virtuelt miljø?

i dette indlæg undersøger vi nogle af de grundlæggende spørgsmål, du skal tage fat på, når du starter et virtuelt advokatfirma, og ser på nogle almindelige vanskeligheder, der sandsynligvis dukker op, når du er i gang.

hvad vi dækker:

• fordelene ved at drive et virtuelt advokatfirma
• Sådan starter du et virtuelt advokatfirma: Det grundlæggende
• de værktøjer, du har brug for for at drive et virtuelt advokatfirma

som en virksomhed, der er bygget et værktøj, der er designet til at hjælpe dig med at holde dine advokater, medarbejdere og klienter forbundet, har vi et førstehånds kig på de typer værktøjer, mennesker og processer, der typisk er nødvendige for at gøre din virksomheds overgang til den virtuelle verden til en succes.

så lad os starte med at se på fordelene ved at vedtage en fjernarbejdsmodel til dit advokatfirma.

se, hvordan disse fire advokatfirmaer fra Florida, Chicago og Ny York tilpassede deres aktiviteter til at arbejde hvor som helst—samtidig med at de stadig giver en god kundeoplevelse. Hent den gratis casestudie playbook!

fordelene ved at drive et virtuelt advokatfirma-hvorfor gør det?

nogle advokater frygter ideen om at indarbejde mere teknologi i deres praksis, og med rette.

de er bange for, at det vil udsætte dem for unødvendige risici omkring sikkerhed og privatliv. Men faktum er, at de fleste moderne værktøjer ikke kun er sikre og sikre, de er også ekstremt klientvenlige og pålidelige.

hvis du kan overvinde denne tech-skepsis (og sætte de rigtige protokoller på plads, selvfølgelig), vil du komme til at sætte pris på disse forretningsmæssige fordele ved at køre en virksomhed næsten:

lavere faste omkostninger

den centrale fordel ved at køre din virksomhed næsten er, at du kan spare drastisk på dine faste omkostninger. I stedet for at betale for et fast kontorlokale og alle de materielle og vedligeholdelsesomkostninger, der følger med det, kan du køre et fuldt operationelt Advokatfirma på skyen—til en brøkdel af prisen.

frihed(!)

en af de mest værdifulde aktiver, vi har, er tid. Og pendling kan tage en uforholdsmæssig stor del af vores tid, om det er pendling til og fra kontoret, eller rejser for at møde klienter.

når du driver et virtuelt advokatfirma, kan du få meget af denne tid tilbage. Tjek hvordan MHP & s Lov fra Tennessee driver et meget vellykket fjernvenligt firma.

mere magt til at tiltrække og fastholde talent

de besparelser, du gør ved at have en lavere overhead struktur vil ofte betyde, at du har råd til at kompensere dine advokater (og dig selv) mere generøst i forhold til en traditionel virksomhed. Og bedre kompensation vil selvfølgelig gøre din virksomhed mere attraktiv for bedre rekrutter.

men mange advokater finder også den virtuelle firmamodel tiltalende af andre grunde. Faktum er, fjernarbejde advokater har en tendens til at nyde langt mere kontrol over deres balance mellem arbejde og liv. De bruger mindre tid på at pendle og har friheden til at vælge, hvordan, hvornår og hvor de arbejder—hvad enten det er hjemme, i en kaffebar eller mens de venter på, at børnene skal afslutte danseklassen.

en bedre kundeoplevelse

at have lavere faste omkostninger betyder, at du kan vælge at videregive nogle af omkostningsbesparelserne til dine kunder i form af lavere faktureringssatser eller nye gebyrstrukturer. Det betyder også, at du har råd til at påtage dig nogle mere risikable eller mere usædvanlige tilfælde, end du ville under en mere traditionel model. Denne kombination af faktorer kan gøre din virksomhed mere attraktiv for en meget bredere kundepopulation.

Sådan starter du et virtuelt advokatfirma: det grundlæggende

før du vedtager en virtuel model til dit advokatfirma, skal du overveje følgende overvejelser:

kontorlokaler

en af de første ting, du skal tænke på, før du går virtuelt, er, om du skal have nogen form for fast kontorlokaler. Forventer du at skulle være vært for klienter personligt ofte? Nogle virksomheder vedtager en hybridmodel for at have en halvdistribueret arbejdsstyrke, men bevarer et mindre fysisk kontorlokale, mens andre virksomheder er helt fjerntliggende og fjerner mursten og mørtelsteder helt.

teamstruktur

de fleste virtuelle virksomheder følger et lignende organisatorisk hierarki som traditionelle virksomheder og bruger den samme form for ledelsesstruktur til at koordinere mellem advokater, juridiske assistenter og supportpersonale.

selvfølgelig afhænger den specifikke måde, din virksomheds afdelinger er organiseret på, i vid udstrækning af den type forhold, du håndterer. Når det er sagt, er det almindeligt, at virtuelle virksomheder har en indtags-og henvisningsafdeling for at filtrere dårligt matchede sager, en retssagsafdeling for, hvornår bosættelser ikke kan nås, et marketingteam til at håndtere forfremmelse og sociale medier og et administrativt team til at håndtere konti og rutinemæssige operationelle behov.

proces

når du skifter til en fjernmodel, skal du opdatere din virksomheds politikker og processer for at imødekomme kontakten og sørge for, at der er minimal forstyrrelse af dine tjenester, mens dine medarbejdere og entreprenører får fat i at operere eksternt.

for eksempel skal det være klart for alle, hvordan sager skal behandles inden for den nye virtuelle opsætning. Når en ny sag er blevet tildelt et juridisk team, hvordan vil de oprindeligt nå ud til klienten for at samle flere detaljer om sagen, og hvilke systemer vil de bruge til at opretholde korrespondance?

når dine opdaterede processer er defineret, skal du sørge for konsekvent at kommunikere disse nye forventninger med alle. Ingen bør være i tvivl om, hvornår online Timer er, hvordan opgaver skal tildeles, og hvilke kanaler der skal bruges til kommunikation.

det kan også være en god ide at være vært for et ugentligt firmamøde, hvor du stryger eventuelle problemer omkring virtuel caseload management-i det mindste indtil alle får deres lejer.

ser den del

selvom arbejder for en virtuel advokatfirma betyder dine teammedlemmer har mere kontrol over deres personlige arbejde arrangementer, er det stadig vigtigt for alle at projicere et professionelt image. Dette er en særlig vigtig faktor, hvis dine advokater bruger videokonferencer til at kommunikere med klienter eller henvisningspartnere.

udvikling af din virksomhedskultur

at drive et virtuelt advokatfirma udgør nogle unikke vanskeligheder, der ikke nødvendigvis er til stede i en traditionel mursten og mørtel indstilling.

måske er det største problem at finde ud af, hvordan man skaber og opretholder en sund og samarbejdende arbejdskultur, når dine kolleger er placeret forskellige steder.

kollegaer kan finde det sværere at opbygge rapport med hinanden på grund af manglen på personlig kommunikation. Denne form for kommunikation er svært at replikere, da det indebærer optagning på subtile stikord i folks ansigtsudtryk, tonefald, og kropssprog. Disse signaler er vigtige signaler, der hjælper folk med at lære hinanden bedre at kende—tænk bare på, hvor svært det kan være at formidle humor, ironi, eller sarkasme skriftligt.

en relateret udfordring, når det kommer til at opbygge en tæt sammensat, virtuel arbejdskultur, er fraværet af den traditionelle “vandkøler” chat. Fjernarbejdere er tilbøjelige til at føle, at de er “on-the-clock”, når de interagerer over telefonen eller skriftligt og måske er mere tilbøjelige til at holde alt udelukkende arbejdsrelateret.

der er et par måder at tackle disse problemer på. Den første ting er at gentagne gange kommunikere din virksomheds kerneværdier og mission statement for at fremme en følelse af enhed og fælles formål. En anden er at planlægge regelmæssige en-til-en-og teammøder, hvor der er afsat noget tid til personlig chat. Endnu en anden almindeligt anvendt metode til at pleje holdånd er at organisere periodiske sammenkomster, hvor dine teammedlemmer kan mødes og socialisere sig-det kan være noget lavmælt som en sommergrill eller en mere luksuriøs begivenhed som en uges lang årlig tilbagetog.

i sidste ende vil dit teams daglige beredskab til at arbejde sammen og udvikle stærke relationer i høj grad afhænge af de kommunikationssystemer, du har på plads. Hvilket fører os til vores næste punkt …

find ud af, hvordan et advokatfirma giver en 24/7 klientoplevelse—uden at være online 24/7.

de værktøjer, du har brug for til at drive et virtuelt advokatfirma

teknologi udgør rygraden i ethvert fjernteam. Dit virtuelle firma vil simpelthen ikke fungere uden et passende kommunikationsværktøjssæt og systemer, der gør det nemt (og sikkert!) Administrer vigtige klientfiler og oplysninger. Som en person, der driver et virtuelt firma, skal du altid være på udkig efter nye teknologier, der kan hjælpe dig med at løse dine forretningsproblemer.

når du skifter til Virtuel, er den første ting at gøre at tage en oversigt over de værktøjer, du allerede bruger, så du kan finde ud af, hvad du ellers har brug for. De fleste virksomheder er stærkt afhængige af advokatstyringsprogrammer til at håndtere vigtige funktioner som aftaleplanlægning, tidsregistrering, konfliktkontrol og juridisk sagsstyring. Du bør tage dig tid til nøje at overveje dine muligheder og huske på, at du muligvis også skal investere i yderligere teamtræning for at få mest muligt ud af nye værktøjer, du vedtager.

når det kommer til teamkommunikation i et virtuelt arbejdsmiljø, kan du ikke forvente at fungere effektivt, mens du udelukkende er afhængig af e-mail og telefon. Indbakker bliver rodet og vigtige samtaler bliver begravet, mens Telefonopkald ikke er velegnede til bestemte opgaver som at dokumentere relevant information til senere brug.

telefon

uanset hvad nogen siger lige nu, er det svært at argumentere for, at det at have en telefontjeneste er afgørende for næsten ethvert advokatfirma, virtuelt eller ej. Mens videokonferencer er en fantastisk ny mulighed (mere om det senere), er et telefonopkald stadig en af de nemmeste og mest bekvemme måder at komme i kontakt med klienter (og for dem at nå dig også).

nu Kan du selvfølgelig bare bruge din typiske forretningstelefon til dette. Men hvis du ofte taler i telefon med klienter og kolleger, har du muligvis brug for noget lidt mere sofistikeret. Vidste du for eksempel, at der er kommunikationsapps, der giver dig mulighed for at vende dit telefonopkald fra din telefon til din computer?

ikke kun det, nogle af disse apps giver dig også mulighed for at skifte dit telefonopkald til et videoopkald (hvis du vil tale ansigt til ansigt eller dele din skærm) med bare et tryk på:

og begge disse pæne funktioner kommer inkluderet med RingCentral desktop og mobil app! Du kan tjekke det ud mere detaljeret her:

karrus få et praktisk kig på, hvordan RingCentral fungerer ved at booke en produkttur!

Vælg et tidspunkt

du kan også bruge denne lommeregner til at se nogenlunde, hvor meget din virksomhed kan spare ved at bruge RingCentral til at understøtte dit teams kommunikation med hinanden. (Og klienter, og entreprenører, og partnere, og så videre…)

Instant messaging

hvad mere er, når det kommer til at kommunikere med klienter, omkring en ud af tre (34%) klienter foretrækker det, når Advokater giver dem mulighed for at holde kontakten via kanaler som live chat eller videokonferencer.1 Det er sikkert sikkert at antage, at dette tal er endnu højere for kunder, der specifikt søger råd fra et virtuelt advokatfirma.

videokonferencer

hvis du driver et virtuelt advokatfirma, vil en af de største justeringer sandsynligvis skifte fra personlige møder til virtuelle møder.

hvilket betyder, at du har brug for et godt videokonferenceprogram. (Lær mere om, hvordan du vælger et godt værktøj til din virksomhed.)

så hvis du driver et online-fokuseret Advokatfirma, er det vigtigt at investere i værktøjer, der gør det så let som muligt for dit distribuerede team at samarbejde, og som giver dine kunder en række forskellige måder at holde kontakten på.

for eksempel gør Ringcentrals virtuelle arbejdsområde for advokatfirmaer netop dette ved at konsolidere instant messaging, videomøder og et moderne forretningstelefonsystem alt sammen til en brugervenlig kommunikationsplatform. Og ja, det virker på enhver enhed-Mac eller PC, Android eller iOS:

platformen skaber en altid—on—kommunikationslinje for klienter og samler alle deres meddelelser-fra sociale medier, e-mail og live chat-til et centraliseret dashboard, så dit team kan svare hurtigt og præcist.

samtidig kan dine teammedlemmer forblive synkroniserede med hinanden gennem videomøder, administrere caseloads og dele filer via teammeddelelser og fange og spore klientinteraktioner med opkaldslogger.

RingCentral-platformen giver dig ekstra ro i sindet ved at beskytte alle dine samtaler og klientoplysninger gennem sine robuste sikkerhedsforanstaltninger. Hvad mere er, som en alt-i-en kommunikationsplatform, behøver du ikke længere at abonnere på flere værktøjer bare for at holde dit team forbundet!

klar til overgang til et virtuelt advokatfirma?

på trods af fordelene er det ikke for svaghjertede at tage springet til at drive et virtuelt advokatfirma. Der er en betydelig grad af forberedelse, der er nødvendig for at sikre det smidige samspil mellem dine processer, teknologi og personale i et virtuelt miljø.

når det er sagt, forudsat at du lægger det nødvendige forberedelsesarbejde på forhånd og er klar til at foretage masser af tilpasninger, når du finder vej i dette nye terræn, kan fordelene ved at arbejde for et virtuelt firma være betydelige.