fordele ved en papirløs arbejdsplads

Hvad er et papirløst kontor?

et papirløst kontor er en arbejdsplads, der har minimale papirbaserede processer og i stedet er afhængig af digitaliserede dokumenter. Nogle organisationer foretrækker udtrykket” papirlys”, da mange kontorer og afdelinger ikke helt kan eliminere papirfiler på grund af proces-eller overholdelseskrav.

uanset hvad hjælper reduktion af brugen af papir med at fremskynde en organisations digitale transformationsrejse. Dette indebærer typisk overgang til et elektronisk dokumentstyringssystem, der digitaliserer filer og gemmer det i et centralt lager.

fordelene ved at gå papirløs

virksomheder i USA bruger mere end 120 milliarder dollars om året på trykte formularer alene, hvoraf de fleste bliver forældede inden for tre måneder og ender i papirkurven. Derudover bruger kontorarbejdere 30-40 procent af deres tid på at lede efter dokumenter i fysiske arkivskabe.

nogle af de mest papirintensive afdelinger er menneskelige ressourcer, kreditorer og tilgodehavender, facilitetsstyring og kundeservice, der beskæftiger sig med et stort antal applikationer, genoptagelser, kvitteringer, arbejdsordrer, fakturaer, regninger og mere.

det er klart, at arbejde med papirdokumenter skaber problemer, der forhindrer en medarbejder i at være produktiv og en organisation i at spare omkostninger. Vedtagelse af et papirløst system kan løse disse udfordringer og opnå fordele som:

• sparer tid brugt på at lokalisere og hente fysiske filer. Digitale dokumenter kan nemt organiseres og indekseres, hvilket gør at finde de filer, du har brug for meget hurtigere med søgefunktioner. Efterhånden som dokumenter bliver mere tilgængelige, reduceres den tid, det tager at hente filer, betydeligt, så dit team kan være mere produktivt og fokusere på andre opgaver af høj værdi.
• fremme samarbejde mellem teammedlemmer. Personalet er i stand til at dele filer digitalt uden at udskrive og se opdaterede og tidligere versioner af dokumenter. Dette minimerer trinnene og optimerer arbejdsgangen, når du arbejder sammen om dokumenter.
• forbedring af informationssikkerheden. Adgangsrettigheder kan tildeles og tilbagekaldes i henhold til brugerniveau og dokumenttype. Med detaljerede sikkerhedsindstillinger kan fortrolige og følsomme oplysninger spores og beskyttes mod misbrug og uautoriserede ændringer. Dette reducerer også risikoen for tab og tyveri.
• sparer omkostninger brugt på udskrivning og lagring af dokumenter. Fjernelse af størstedelen af papirarbejde hjælper dig med at spare penge brugt på papir og arkivskabe, samt andre omkostninger som fotokopimaskine blæk og kontorartikler.

Sådan omdannes til et papirløst kontor

et dokumentstyringssystem fanger og gemmer information digitalt på en enkelt platform med integrerede søgemuligheder. For at lette skiftet fra papir til digital kan du starte med:

• bestemmelse af den rigtige løsning. Den platform, du implementerer, skal adressere og løse dine unikke forretningsbehov og udfordringer med fleksibiliteten til at tilpasse sig ændringer og skalere med vækst.
• start af digitaliseringsprocessen. Dette er sandsynligvis den mest udfordrende del på grund af den involverede tid og arbejdskraft. Størrelsen af arbejdet afhænger af, hvor mange papirfiler der er til at begynde med. Ved hjælp af din løsningsudbyder kan du dog arbejde på en strategi for at tackle digitaliseringsprocessen, som derefter kan implementeres som bedste praksis for medarbejderne.
• Indstilling af forandringsledelse. En afgørende del af ethvert vellykket transformationsinitiativ er at vinde buy-in fra interessenter. Hjælp dit team med at forstå behovet for forandring, og hvordan et nyt system hjælper dem med at blive mere produktive, effektive og værdifulde i deres arbejde. Udvikle et træningsprogram for at forberede medarbejderne på håndtering af nye processer og indsamle feedback fra dem til yderligere forbedringer.

som med enhver ændring tager det tid for din organisation at justere. Det anbefales at starte i mindre skala med kritiske processer, der har mest indflydelse på at gå papirløs, før du skalerer løsningen til andre processer og afdelinger.

hvis du vil vide mere om, hvordan et dokumentstyringssystem kan hjælpe dit kontor med at blive papirløst, kan du kontakte os.