forståelse af E-fakturering og e-fakturering: definitioner, fordele og nuancer

det er tid til at bevæge sig væk fra papirregninger, der kræver udskrivning og levering med posten, og omfavne e-fakturering for at opnå mere effektiv og effektiv levering. E-regninger kan endda linke direkte til Ofte stillede spørgsmål eller betalingsbehandling for at fremskynde regningsbetalinger.

Hvad Er E-Fakturering?

elektronisk fakturering eller e-fakturering er den proces, hvormed regninger sendes og betales elektronisk. Denne proces gør det muligt for kunder at modtage regninger via e-mail, internetportal eller endda i maskinlæsbare dataformater, hvilket letter mere effektiv levering og betaling.

e-faktureringsprocessen administreres af afdelingen for tilgodehavender og tager output fra regnskabsprogrammer eller ERP-systemer og leverer dette til kunderne. I stigende grad automatiseres aspekter af denne papirløse proces for at forbedre hastighed og nøjagtighed, herunder opfølgningshandlinger, hvor tidsrammer for betaling af regninger går ud over vilkårene.

hvordan en e-regning ser ud

en e-regning eller e-faktura er simpelthen en elektronisk version af en traditionel regning eller faktura. Visuelt kan dette afspejle et traditionelt papirregningslayout eller udnytte onlinefunktioner – såsom et direkte link til regningsbetaling, Ofte stillede spørgsmål eller tilknyttede ressourcer.

alternativt kan e-regninger leveres som maskinlæsbare data som f.eks.

i en B2B-sammenhæng vedrører e-fakturering levering af elektroniske fakturaer, der har specifikke detaljer såsom betalingsfrist, skatteoplysninger, PO-nummer og specificerede leverancer.

Sådan fungerer E-faktureringsprocessen

E-fakturering er den proces, hvormed elektroniske regninger genereres og leveres til kunder, påmindelser sendt og betalinger indsamlet. E-faktureringsprocessen omfatter også en vis grad af prisfastsættelse og kreditindstilling, som manuelt kan indstilles for hver kunde eller bestemmes af regelbaseret automatisering.

trinene i e-faktureringsprocessen er angivet nedenfor.

1. Kreditindstilling – det første trin i enhver faktureringsproces er at bestemme kreditgrænsen og forfaldsdatoen for overførsel. Moderne e-faktureringsløsninger kan lukke sløjfen fra salg til kreditindstilling for at optimere ydeevnen og minimere risikoen.
2. prissætning – det næste trin er at bestemme prisfastsættelsen for leverede varer eller tjenester. Elektroniske faktureringsløsninger kan slå priser op fra en database og anvende rabatter på konto-eller kontaktniveau efter behov.
3. oprettelse af regninger – e-regninger genereres fra ERP – eller regnskabssystemdata, som indføres i den regningsskabelon, der kræves for hver modtager-fra PDF til EDI. Dette trin er normalt automatiseret og skrider langt hurtigere end traditionel manuel oprettelse af regninger.
4. Bill delivery – et andet trin, som er almindeligt automatiseret, levering af e-regninger kan fremskridt via e-mail, portal, filoverførsel eller direkte datatransmission. Bill notifikation via SMS, e-mail notifikation eller lignende kanaler kan bruges til at advare modtagere til deres e-bill er tilgængelige via en sikker online portal.
5. påmindelser – hvis biller mener, at kunder ikke har anerkendt, åbnet eller betalt deres e-regning inden for en bestemt tidsramme, kan påmindelseskommunikation automatisk udløses for at tilskynde til hurtig betaling.
6. betalingsbehandling – e-fakturering giver en klar fordel i forhold til papirfakturering ved modtagelse af betalinger, fordi kunder kan få et link til at klikke og betale deres regning online via kreditkort eller direkte indbetaling. Større automatisering er mulig, når e-regninger leveres til automatiserede kreditorsystemer, der validerer betalingsanmodningen via PO-nummerreference og foretager automatiske betalinger via ACH/NACHA.
7. salgsinformation og rapportering – sporing og rapportering om levering af e-regninger, modtagelse og endda hvem der har læst eller svaret på e-regninger giver en klar fordel, når man tackler forsinkede betalinger for sund pengestrøm. Salgsindsigt kan hentes fra, hvad der er faktureret, hvor og hvornår, samt forstå, hvilke konti der kan kæmpe for at betale til tiden og udgøre en fremtidig kreditrisiko.

de største fordele ved e-Faktureringsprogrammer

e-faktureringsprogrammer gør det muligt for debitorafdelinger at blive langt mere effektive. Fjernelse af proces ineffektivitet sparer tid og penge, samt at sikre mere præcis og hurtigere levering af fakturaer til kunder for hurtig betaling. Et godt implementeret elektronisk faktureringssystem er mere end bare en operationel opgradering, det er en strategisk fordel.

de største fordele ved e-faktureringsprogrammer er:

1. proceseffektivitet – papirregninger kræver langt mere tid og kræfter på at producere og levere, elektroniske regninger tager en brøkdel af dette.
2. Forbedret nøjagtighed – direkte forbindelse mellem og elektronisk faktureringssystem og regnskabsprogrammer og/eller ERP-systemer eliminerer menneskelige fejl fra processen.
3. forbedret leveringsevne – afsendelse af papirregninger med posten garanterer ikke leveringsevne. Coronaviruspandemien har vist, at elektronisk levering er mere fleksibel og nøjagtig og når ud til kunder, hvor de er, i det format, de ønsker.
4. status synlighed – at vide, hvem der har modtaget, læst og besvaret deres e-regninger muliggør mere målrettede opfølgningshandlinger og hjælper med at forudsige pengestrømme.
5. automatisering – virksomheder søger i stigende grad at automatisere gentagne manuelle processer for øget effektivitet, så dygtige medarbejdere kan fokusere på mere rentable aktiviteter. Overgangen fra papirregninger til e-fakturering giver en massiv mulighed for procesautomatisering.
6. strømlinede bill betalinger – e-regninger kan sendes med betaling links til at tage betalinger online via kreditkort, betalingskort eller direkte indbetaling.
7. reducerede omkostninger – ikke at skulle vedligeholde og administrere maskinerne til udskrivning og levering af papirregninger eller betale for postlevering kan medføre en betydelig omkostningsbesparelse for mange virksomheder.
8. skalerbarhed og fleksibilitet – e-fakturering præsenterer en langt mere skalerbar løsning end papirfakturering. Traditionelt, hvis faktureringsvolumener steg, ville der være behov for investering i udskrivning, processtyring og levering. Denne investering ville være overflødig og spildt, hvis mængderne derefter faldt. Elektroniske systemer kan skaleres op og ned hurtigere og mere effektivt.
9. reduceret carbon footprint – papirregninger kræver mere energi og ressourcer til at producere og levere (pr. Elektroniske regninger er langt mere energieffektive og bedre for miljøet.
10. forbedret kundeoplevelse – papir regninger kan se lidt gammeldags til kunderne nu. E-regninger kan præsenteres på en mere professionel måde med strømlinet adgang og betalingsbehandling, hvilket forenkler og forbedrer hver kundes oplevelse af dit brand.

hvem E-fakturering hjælper

E-fakturering hjælper en bred vifte af funktioner inden for enhver virksomhed. Fra strømlining af oprettelse og levering af regninger inden for tilgodehavender, til automatisering af dine kunders kreditorprocesser. Forbedringerne i driftskapital og likviditetsprognoser giver sikkerhed og kapital til støtte for vækst og investeringer på tværs af virksomheden. Nogle af de største virkninger er angivet nedenfor.

• Finans – e-fakturering forbedrer faktureringseffektiviteten og frigør driftskapital ved at køre ned DSO, der tidligere er holdt op i tilgodehavendernes hovedbog. Den større statussynlighed, der er forbundet med e-fakturering, muliggør mere nøjagtige pengestrømsprognoser, støtte investeringer på tværs af den bredere forretning for vækst og stabilitet.
• kunder – når kunder modtager deres regninger elektronisk, er de i stand til at betale dem lettere og hurtigere samt have adgang til faktureringshistorik, hvis de har brug for at genoptrykke noget.
• leverandører – hvis du tillader din forsyningskæde at fakturere dig elektronisk, kan de fungere mere effektivt, og du kan foretage betalinger hurtigere uden at miste tid til at forespørge og afklare unøjagtige fakturaoplysninger.
• AR afdeling– tilgodehavender benyt dig af e-fakturering mere end noget andet aspekt af virksomheden, det er her, at fordelene ved procesautomatisering og effektivitetsforbedringer muliggør forbedret ydelse mod KPI ‘ er.
• AP– afdeling-modtagelse af fakturaer elektronisk hjælper konti, der skal betales, med at forudsige udgifter, drage fordel af rabatter på tidlig betaling og behandle betalinger mere effektivt.
• operationer – operationer drage fordel af den forbedrede likviditet og finansielle prognoser kapaciteter e-fakturering bringer, hvilket giver større investeringer, hvor det er nødvendigt for at forbedre driftskapacitet og effektivitet.

Hvordan Er E-Fakturering Anderledes End E-Fakturering?

selvom e-fakturering og e-fakturering undertiden bruges om hverandre, bruges elektronisk fakturering hyppigere til at beskrive et specifikt aspekt af faktureringsprocessen i en B2B-sammenhæng. Forbrugere, der modtager en elregning elektronisk, vil have en tendens til at beskrive dette som en regning, mens en virksomhed, der modtager en faktura for specifikke listede leverancer, mod en bestemt PO, ville tale om at have modtaget en faktura.

fakturaer er specifikke faktureringsdokumenter, der sendes under faktureringsprocessen. E-fakturering har tendens til at omfatte en bredere vifte af funktioner end oprettelse af fakturaer, levering, opfølgning og betalingshåndtering, der findes i EIPP (elektronisk fakturapræsentation og betaling) eller e-fakturering. e-fakturering omfatter også nogle element af kreditgrænse indstilling og prissætning tabeller, samt lukke loop fra betalinger til salg indsigt og justere kredit score.

e-faktureringssystemet eller løsningen i en organisation vil omfatte et EIPP-element, men udvider dette til at omfatte indsigt, prissætning og kreditovervejelser, der gælder for både konto og betaler.

kan e-fakturering og e-fakturering hjælpe min organisation

efter at have læst dette langt, vil du sandsynligvis overveje en investering i e-fakturering, måske ønsker at implementere e-faktureringsprogrammer internt eller vælge en passende tjenesteudbyder for at sikre, at din e-fakturering er en succes.

vores råd ville være at tale med et par forskellige udbydere af e-fakturering, som kan hjælpe dig med at definere den løsning, du har brug for, og hvordan du bedst kan gøre dette. Hos Corcentric kan vi hjælpe dig med at evaluere forskellige aspekter af EIPP og det bredere e-faktureringsløsningssæt – kontakt os for et uforpligtende opdagelsesopkald i dag.