Hvad er compliance, og hvorfor er det vigtigt?
Hvad er compliance i erhvervslivet?
definitionen af overholdelse er “handlingen med at overholde en kommando,” eller “tilstanden for at opfylde regler eller standarder.”I erhvervslivet defineres det som processen med at sikre, at din virksomhed og medarbejdere følger alle love, regler, standarder og etiske praksis, der gælder for din organisation og branche.
corporate compliance dækker både interne politikker og procedurer samt føderale og statslige love. Håndhævelse af overholdelse hjælper din virksomhed med at forhindre og opdage overtrædelser af regler, som beskytter din organisation mod bøder og retssager.
overholdelsesprocessen skal være i gang. Mange organisationer opretter et program til konsekvent og præcist at styre deres overholdelsespolitikker over tid.
hvad er formålet med en corporate compliance program?
formålet er at beskytte din virksomhed. Så enkelt er det. Men investeringsafkastet kan være betydeligt, hvilket hjælper dig med at undgå affald, svig, misbrug, diskrimination og anden praksis, der forstyrrer driften og sætter din virksomhed i fare.
dit compliance-program skal integreres med alle complianceindsatser i hele virksomheden, fra styring af eksterne regler og interne politikker til omfattende medarbejderuddannelse. Ved at sikre, at alle afdelinger og medarbejdere arbejder sammen for at opretholde standarder, kan du mindske risikoen for større fejl og overtrædelser.
et effektivt program forbedrer kommunikationen mellem ledelse og personale. Det skal omfatte en proces til oprettelse, opdatering, distribution og sporing af overholdelsespolitikker. Når alt kommer til alt kan medarbejdere ikke holdes ansvarlige for regler og regler, de ikke ved, eksisterer.
men når de forstår forventningerne, kan dine medarbejdere holde fokus på din organisations bredere mål og hjælpe driften med at køre problemfrit. Hvad mere er, når medarbejderne er ordentligt uddannet i overholdelseskrav, er de mere tilbøjelige til at genkende og rapportere ulovlig eller uetisk aktivitet.
vedligeholdelse af overholdelse udstyrer dine medarbejdere til at udføre deres job godt, nå deres karrieremål og holde kunderne glade. Til gengæld kan din virksomhed nå sine mål og vokse hurtigere.
/powerdms-assets-photos-086-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-086-business-people-computers.jpg)
i det uheldige tilfælde, at din organisation står over for en retssag, vil dit corporate compliance-program hjælpe i retten.
som en rapport fra Rutgers lovskole forklarede, “en organisation, der har gjort en robust indsats for at forhindre og opdage overtrædelser af loven af sine medarbejdere og andre, der handler for det, vil blive behandlet mindre hårdt end en, der var ligeglad med at overholde loven.”
Sådan oprettes et vellykket corporate compliance-program
meget få virksomheder har råd til at udskyde et corporate compliance-program. Lad ikke bakspejlet være 20/20 for din organisation. Har fremsynet til at handle i dag.
dit program skal planlægges omhyggeligt og implementeres med sammenfaldende træningsprogrammer for at sikre, at personalet er velbevandret inden for alle områder af overholdelse.
her er et par skridt til at etablere eller forfine din corporate compliance program:
få din ledelse om bord
din corporate compliance program vil ikke køre sig selv. En person skal have ansvaret for at styre programmet dagligt.
afhængigt af størrelsen på din organisation kan du have en compliance officer eller flere. Uanset hvad skal de ansvarlige for compliance-programmet have myndighed til at håndhæve reglerne og holde personale på alle niveauer ansvarlige.
de har også brug for direkte adgang til selskabets ledelsesorgan, som kan omfatte den øverste ledelse eller bestyrelsen.
adgang til den øverste ledelse og myndighed til at håndhæve regler er afgørende, når potentielle compliance spørgsmål kommer op, bemyndigelse dine officerer til at reagere hurtigt.
men kommunikation går begge veje. Det er vigtigt for det styrende organ regelmæssigt at vurdere effektiviteten af corporate compliance-programmet.
/powerdms-assets-photos-085-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-085-business-people-computers.jpg)
Corporate compliance handler om at fremme en arbejdspladskultur, der værdsætter integritet og etisk adfærd.
dette starter øverst.
for at programmet skal fungere, skal dine ledere først følge reglerne. De bør tilskynde til etisk adfærd og åbent tale om vigtigheden af overholdelse.
virksomhedsledere bør tilskynde medarbejdernes input og understrege, at de ikke vil blive straffet for at rapportere ulovlig eller uetisk adfærd.
Justitsministeriet oprettede en tjekliste til evaluering af virksomhedsoverholdelsesprogrammer og foreslår at stille følgende spørgsmål:
- Hvordan har seniorledere gennem deres ord og handlinger opmuntret eller afskrækket den pågældende type forseelse?
- hvilke konkrete tiltag har de taget for at demonstrere lederskab i virksomhedens compliance-og afhjælpningsindsats?
- hvordan overvåger virksomheden sin ledende leders adfærd? Hvordan har seniorledelse modelleret korrekt adfærd til underordnede?
gennemføre risikovurderinger
Corporate compliance handler om styring af risiko.
for at opbygge et effektivt program skal du vide, hvilke overholdelsesområder der udgør de største risici for din organisation. Når du har identificeret disse områder, kan du fokusere dine ressourcer på at adressere dem.
føderale og statslige regler samt industristandarder udvikler sig konstant. For at undgå risiko for manglende overholdelse er det vigtigt at foretage regelmæssige vurderinger. Association of Corporate Counsel (ACC) foreslår at foretage en risikovurdering en gang om året.
en formel vurderingsproces, som denne anbefalet af ACC, kan hjælpe din organisation med at være proaktiv med hensyn til at forhindre overtrædelser af virksomhedernes overholdelse:
- revisionsresultater
- seneste retssager
- Compliance klager
- medarbejderkrav
- trends håndhævelse
- Compliance politikker i hvert risikoområde
etablere og vedligeholde din adfærdskodeks, politikker og standarder
dit compliance program har brug for en veldefineret adfærdskodeks. Hvorfor? Fordi det kan hjælpe med at definere dit programs formål og sætte forventninger til adfærd.
adfærdskodeksen fungerer som et fundament og bør forklare følgende nøglepunkter:
- Hvem er ansvarlig for at styre programmet
- hvordan medarbejdere skal rapportere forseelser
- disciplinære foranstaltninger for overtrædelse af adfærdskodeksen
dine virksomhedspolitikker skal bygge oven på dette fundament ved at give retningslinjer for specifikke områder af overholdelse. For eksempel, de kan adressere almindelige overtrædelser af virksomhedernes overholdelse:
- Virksomhedskorruption
- bestikkelse
- skattepraksis
- interessekonflikter
- Rekordretention
listen fortsætter. Men de nøjagtige områder, du skal adressere, afhænger af din branche.
når risikoområder er blevet identificeret og politikker oprettet, skal du etablere procedurer, der hjælper medarbejderne med at udføre politikker korrekt. Oprettelse af trinvise retningslinjer gør det lettere at følge procedurer og identificere manglende overholdelse.
risikoområder i visse brancher kan kræve yderligere standarder. For eksempel kan Loven om Foreign Corrupt Practices kræve, at du opbevarer detaljerede protokoller til screening af tredjeparts forretningspartnere.
korrekt træne alle medarbejdere
Compliance politik og standarder er ubrugelige, hvis medarbejderne ikke følger dem.
når du har fastlagt politikker og procedurer for dit virksomheds compliance-program, skal du formidle dem til hvert medlem af dit personale.
sørg for, at virksomhedens medarbejdere, medarbejdere og tredjepartsleverandører læser og logger af på alle politikker og procedurer for overholdelse.
/powerdms-assets-photos-087-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-087-business-people-computers.jpg)
alle medarbejdere og relevante leverandører skal trænes i love, regler, virksomhedspolitikker og forbudt adfærd. Afhængig af størrelsen på din organisation, kan du gennemføre træning skræddersyet til specifikke medarbejdere i højrisikoområder.
ACC anbefaler, at du sporer, dokumenterer og følger op på træningen. Ved at implementere en compliance-politik og et træningsstyringsværktøj kan du opnå dette og automatisere mange af dine manuelle processer. Det rigtige program giver dig mulighed for at distribuere politikker, gennemføre onlineuddannelse, oprette brugerdefinerede tests og meget mere.
forbedre dit program med compliance management program
oprettelse eller revision af din compliance politikker og uddannelse tager en masse arbejde. Det er en løbende proces, der kræver konsekvent overvågning og opdateringer. Men vent ikke, indtil der er sket en hændelse med at gribe ind.
hvis du og dine compliance officers allerede har travlt og tidsbegrænset, kan det være svært at finde det rigtige tidspunkt til at implementere et nyt program. Tricket er at finde compliance management program, der styrer det for dig.
som en cloud-baseret compliance management platform kan du administrere politikker, uddannelse og akkreditering i et enkelt, sammenkoblet system. Du kan oprette, revidere, formidle og spore politikker for overholdelse. Du kan oprette automatiserede arbejdsgange og samarbejde om dokumenter på tværs af afdelinger.
hvis du er klar til at tage kontrol over compliance og beskytte din virksomhed mod risiko, kan du få mere at vide i dag og finde ud af, hvordan vi kan hjælpe dit compliance-program.
Leave a Reply