Hvad Er Document Assembly?

jeg spurgte deltagerne på min Idaho State Bar om deres brug af dokumentmonteringsprodukter. Meget få hænder gik op. Hvis du ikke bruger et dokumentmonteringsprodukt, er du ikke alene.

hvad er dokumentsamling? Det er fancy fill-in-the-blank program. Det giver dig mulighed for at oprette en skabelon og udfylde variablerne med oplysningerne til en bestemt klient. Det kommer virkelig praktisk til at producere rutinemæssige dokumenter, som du skal producere hundreder eller tusinder af gange gennem årene.

programmet er sofistikeret. Det kan gøre ting som at rette “barn” og “børn” baseret på hvor mange børn parterne tilfældigvis har. Det guider dig gennem indsamling af de nødvendige oplysninger og ved at springe over spørgsmål, der ikke er relevante. For eksempel, hvis du svarer “ingen” på spørgsmålet om, hvor mange børn parterne har, vil det ikke stille dig spørgsmål om børnebidrag, forældremyndighed osv. Det ved at ordne ting som” ham “og” hende”, og det er bare toppen af isbjerget.

Dokumentmonteringsprogram er praktisk, selvom du kører en lille øvelse med et begrænset antal klienter. Du behøver ikke bruge det til hvert dokument eller endda til hver del af et dokument. Nogle advokater bruger det—i første omgang, i det mindste-til at skabe retstekster og signaturblokke. Senere tager de det til næste niveau og tilføjer forskellige bestemmelser til processen. De bygger et trin ad gangen til et fuldt spørgeskema, der fører til færdiggørelsen af et helt dokument.

nogle dokumentmonteringssystemer gør det nemt at starte i det små og vokse. Andre kræver en mere omfattende tilgang til systemdesign og kræver i det væsentlige, at du tænker gennem hele din arbejdsgang, før du hopper ind i det første dokument. Vi har slået os ned på Pathagoras. Det er tæt integreret med Microsoft ord, og det gør det nemt for os at tage en trinvis tilgang til at tilføje bestemmelser og dokumenter til vores system. Det er ikke perfekt, men det er en brugbar løsning.

vi har brugt document assembly produkter i årevis. Vi startede med HotDocs (som forsvandt i nogen tid og for nylig har gjort et stærkt comeback) og GhostFill (som forlod den juridiske markedsplads). Pathagoras er lettere og mindre sofistikeret end nogle af de andre produkter, men det virker for vores tilgang. Det er vigtigt for dig at finde noget, du vil bruge i stedet for at købe noget og lægge det væk til senere (som aldrig kommer).

jeg er fascineret af Kontraktekspress (se samtalen), men jeg har ikke prøvet det endnu. Det er et cloud-baseret system og ser godt ud. Typisk har store virksomheder været målbrugerne for Kontraktekspress; først for nylig har programmet fokuseret på små og mellemstore virksomheders behov. Jeg kan virkelig godt lide ideen om at leje programmet og lade det leve på en andens server.

Directlov er et andet banebrydende produkt, der er værd at være opmærksom på. Det tager dokumentmontering til det næste niveau og giver dig mulighed for at samle dokumenterne og sælge dem via dets system direkte til klienter.

virkeligheden i vores liv er, at vi skaber masser af dokumenter. Barbering sekunder eller endda mange minutter fra den tid det tager at oprette disse dokumenter kan have en dramatisk indvirkning på vores bundlinje. Dokumentmonteringssystemer er meget, meget mere effektive end at jage efter en “go by” – form og skære og indsætte. Dokumentsamling hjælper dig med at standardisere din tilgang til dokumenter og sikrer, at hele din virksomhed arbejder ud fra den samme vidensbase. Når du forbedrer dine aftaler og andre former, forbedrer du dem for hele teamet.

se på hjemmesiderne for de forskellige dokumentmonteringsprodukter og evaluer dem. Mange af dem tilbyder en form for gratis prøveperiode. Hvis du ikke har dabbled i dokumentsamling før, er det tid til at starte nu.