Hvad er EDI (elektronisk dataudveksling)?

Hvad er EDI (elektronisk dataudveksling)?

den elektroniske dataudveksling eller EDI er en teknologi, der hjælper handelsorganisationer og partnere med at få mere gjort hurtigere ved at fremskynde logistiktidslinjer og eliminere manuelle fejl gennem automatisering af forretningskommunikation. EDI tillader organisationer, der producerer, sender, køber og sælger varer eller leverer tjenester såsom detailhandlere, producenter, forsikringsselskaber, sundhedsudbydere, flyselskaber og mere.

EDI har været i brug siden 1960 ‘ erne, selv om det er at finde ny anvendelse i dag ved at aktivere supply chain automation og fungerer som en vigtig del af arbejdsgangen for Business Process automation. I slutningen af dette blogindlæg skal du have en ret solid forståelse af EDI og en introduktion til det grundlæggende i EDI-teknologi.

computer-til-Computer dataudveksling

EDI er en automatiseret computer-til-computer udveksling af standard elektroniske forretningsdokumenter, der opstår mellem forretningspartnere via en standardiseret og sikker forbindelse.

med computer til computer Kommunikation er der ingen grund til at stole på manuelle indstillinger som e-mail, fakta og post. Dokumenter flyttes direkte fra afsenderens computerprogram til modtagerens computerprogram. For eksempel kan en køber sende en indkøbsordre, og leverandøren sender automatisk en faktura.

tusindvis af standard business transaktion dokumenter kan bruges automatisk med EDI. Almindelige eksempler inkluderer indkøbsordrer (EDI 850), forsendelsesstatus (EDI 214), fakturaer toldoplysninger, betalingsbekræftelser (EDI 820) og lagerdokumenter.

standard EDI-formatet gør det muligt for computere at behandle EDI-dokumenter. Standarder beskriver hvert stykke data og formatet, såsom dokumenttypen, de involverede parter, datoen fælles og de handlinger, der skal træffes. Brugen af standarder eliminerer selskab til selskab variationer, således at hver forretningspartnere computersystem taler et fælles sprog.

EDI-systemer bruger en række standarder for forskellige regioner, bruger bure og industrier. EDI-standarderne har forskellige versioner, så EDI-partnere skal bruge den samme standard og version for at dataene kan flyde korrekt.

blandt de mest populære standarder er ANSI H12, der anvendes i USA, UN/EDIFACT, der anvendes globalt, og branchespecifikke standarder, såsom HIPAA.

EDI bruger en række sikre protokoller til dokumentudveksling. Partnere skal blive enige om protokollen for at bruge og sørge for, at de bruger den samme protokol, før de kan udveksle EDI-filer. Hvis de ikke gør det, skal de samarbejde med en mellemmand for at lette udvekslingen mellem de to protokoller.

visse EDI-sikkerhedsprotokoller kræver mere teknologi end andre, men brug af EDI-programmer som ESSBUS Connect kan lette en lang række udvekslinger uden en større investering.

disse protokoller spænder fra den længe etablerede filoverførselsprotokol (FTP) eller secure FTP (STFP), der bruges til at uploade indhold til en værtsserver til en hjemmeside, til API-baserede systemer som AS4, internetbaseret via A2 og andre muligheder, herunder mobil EDI.

selvom EDI selv kan blive meget teknisk, vil investering i it for din virksomhed betale for sig selv på ingen tid. Den hastighed, hvormed du kan behandle ordrer og fakturaer, forbedres dramatisk, så du kan reducere lønomkostningerne og fokusere arbejdsindsatsen på andre værditilvækstopgaver.

EDI og automatisering

EDI-meddelelser kan automatiseres med forudkonfigurerede arbejdsgange. For eksempel, så snart en indkøbsordre er markeret afsendt, kan leverandøren sende en forsendelsesmeddelelse efterfulgt af en faktura.

generelt bruger virksomheder EDI-oversættere, enten gennem en tjenesteudbyder eller et program til at oversætte EDI-dokumenterne til brug sammen med interne applikationer for at muliggøre automatiseret behandling. Processer kan udvides til at arbejde med arbejdsgange og integrationer i din virksomhed. For eksempel, når en virksomhed modtager en indkøbsordre via EDI, genererer logistiksystemet automatisk en opgave for lagerpersonalet at flytte varerne fra lager til forsendelse. Når den er flyttet til forsendelse, genereres en forsendelsesetiket automatisk, og forsendelsesoplysningerne sendes tilbage til den klient, der har afgivet ordren.

brug af EDI sammenlignet med traditionelle manuelle processer

med en traditionel metode som papir eller e-mail modtager køberen en meddelelse om at afgive en ordre eller kan bestemme, at de skal afgive en ordre efter kontrol af lagernumre.

køberen indtaster oplysninger i et indkøbssystem for at oprette indkøbsordren, og enten udskriver og sender den til sælgeren eller sender den til dem.

sælgeren modtager PO, enten dage senere eller via e-mail, sammen med anden kommunikation. Når den er modtaget, indtaster sælgeren det manuelt i deres salgssystem.

sælgeren udskriver en faktura og inkluderer den enten med forsendelsen eller sender den separat, enten via e-mail eller post.

køberen indtaster manuelt fakturaen i det betalte system.

på dette tidspunkt har papirsystemet tilføjet en uge eller mere af frem og tilbage forsendelsestid til processen. Både papir og e-mail er meget modtagelige for fejl, hvilket øger ordretiden.

med en EDI-proces genererer og sender købers EDI-aktiverede indkøbssystem automatisk en EDI-formateret PO, når lagerbeholdningen når det forudindstillede niveau for at udløse systemet. Inden for få minutter modtager sælgerens salgsordresystem, der er udstyret med EDI-program, PO ‘ en.

leverandørens system advarer automatisk lagerpersonalet om at pakke og sende varerne. Når de er pakket og klar til at sende, genererer forsendelsessystemet Advanced Ship Notice (ASN) og sender det til købers modtagende afdeling. Derefter opretter sælgerens ERP-system en EDI-faktura, der går ind i købers kreditorsystem.

hele denne proces tager cirka en time, snarere end en uge eller mere.

fordele ved EDI

EDI tilbyder en række fordele for alle organisationer, der bruger det.

EDI kan fremskynde dine konjunkturcyklusser med 61%. Teknologien gør det muligt for transaktioner at forekomme i minutter snarere end dage eller uger. Ved at automatisere papirbaserede opgaver frigøres dine medarbejdere til opgaver med højere værdi, så de kan være mere produktive. Automatisering af dataudveksling på tværs af dine forsyningskæder sikrer, at kritiske data sendes til tiden og spores i realtid. Ved at forkorte din ordrebehandling og leveringstider kan du reducere lagerbeholdningen.

brug af EDI reducerer transaktionsomkostningerne, fordi der ikke længere er behov for at betale for papir, blæk, kopier, arkivering og opbevaring, Porto og dokumenthentning. Dette kan hjælpe din virksomhed med at spare mere end 35% på transaktionsomkostninger alene. Hvis du håndterer et stort antal transaktioner, kan dette også hjælpe dig med at spare millioner af dollars årligt som et resultat af rabatter på tidlig betaling. Brug af EDI-teknologi eliminerer også fejl, der kan koste en masse penge, såsom mistede ordrer, forkert taget telefonordrer, dataindtastningsfejl eller ulæselige fakser.

EDI hjælper med at forbedre leverandørrelationer, fordi sælgere drager fordel af reduceret ordre til kontantcyklusser og forbedret pengestrøm reduktion af fejl sparer din partners tid og frustration i håndtering af datatvister.

EDI giver også en række strategiske fordele for din virksomhed, fordi du har synlighed i realtid i Transaktionsstatus, hvilket gør det lettere at tage datadrevne beslutninger hurtigere. EDI strømliner også processen med at komme ind i nye territorier på grund af det fælles verdensomspændende forretningssprog, det bruger.

EDI-teknologi fremmer bæredygtighed og reducerer kulstofemissioner ved at erstatte papirbaserede processer med digitale alternativer. På grund af stigningen i driftseffektivitet er der også mindre energispild.

Sådan fungerer EDI

EDI kræver tre trin:

• Forbered dokumenterne.
• oversæt dem til et EDI-format.
• send dem til en partner.

ved hjælp af indkøbsordrer som et eksempel forbereder køberen deres indkøbsordre ved at indsamle og organisere alle data, så det fungerer med EDI. I stedet for at udskrive en indkøbsordre opretter systemet en elektronisk fil med alle de oplysninger, der kræves for at opbygge et EDI-dokument.

når dokumentet er oprettet, skal det føres gennem EDI-oversættelsesprogrammet for at konvertere dine interne data til EDI-standardformatet. Hvis du ikke har EDI-programmet internt, kan du sende dataene til en EDI-tjenesteudbyder for at oversætte dokumentet til det korrekte EDI-format for dig.

efter at PO er oversat til standard EDI-indkøbsordreformatet, overføres det til leverandøren. Leverandøren bruger EDI med forskellige dokumenter, den avancerede forsendelsesmeddelelse og faktura, for eksempel til at underrette køberen om, at ordren er afsendt, og til at bede køberen om betaling.

implementering af EDI i din organisation

for at sikre EDI-overholdelse skal du konfigurere din EDI-infrastruktur, tilpasse din EDI-opsætning til dine handelspartneres og overholde fælles standarder.

for at komme i gang med EDI skal du have:

• EDI-program til kommunikation
• internetkommunikation, varevogn, som krævet af dine forskellige partnere
• det nødvendige udstyr på stedet inklusive en server eller PC, kommunikationsenheder og perifere enheder,
• sikret kontorlokaler med overvågede sikkerhedskopier af sikkerhedsdata og overflødig strøm, så systemet kan køre pålideligt
• EDI-transaktioner med dine back-office-systemer til nem EDI-integration
• kort for hver EDI-dokumenttype, der udveksles med partnere for at kortlægge EDI-poster til brugbar forretning dokument.

din EDI er kun lige så værdifuld som dine integrationer med dine partnersystemer. Du skal bestemme, hvilke IDI-protokoller du vil bruge til at sende og modtage dokumenterne. Du vælger og implementerer udvekslinger for de korrekte dokumenter eller transaktioner. Du vil også ønsker at søm ned use cases, hvor du vil sende og modtage hver EDI dokument.

Kommuniker med leverandører og dit IT-team for at bestemme de nødvendige skridt til at tage for EDI-implementering i din organisation.