Hvad er en ændringskontrolproces, og hvordan bruger du den?

en ændringskontrolproces er en måde for projektledere at indsende anmodninger til interessenter til gennemgang, som derefter godkendes eller afvises. Det er en vigtig proces at hjælpe med at styre store projekter med flere bevægelige dele.

når det kommer til at styre flere projekter, kan tingene blive komplicerede. Fra koordinering af arbejdstider til sporing af mål og resultater er det sidste, du vil håndtere, en større projektændring. Men med en ændringskontrolproces på plads, indsendelse af projektændringsanmodninger er en leg.

forandringskontrolprocessen er afgørende for store initiativer, hvor mange holdkammerater arbejder på tværs af afdelinger. Lad os dykke ned i processen og håndgribelige eksempler for at hjælpe dig med at implementere en egen ændringskontrolprocedure.

hvad betyder ændringskontrolproces?

Change control er en proces, der bruges til at håndtere ændringsanmodninger til projekter og store initiativer. Det er en del af en forandringsledelsesplan, der definerer rollerne til styring af ændringer i et team eller en virksomhed. Mens der er mange dele til en ændringsproces, er den nemmeste måde at tænke på det, at det indebærer at oprette en Ændringslog, hvor du sporer projektændringsanmodninger.

i de fleste tilfælde vil enhver interessent kunne anmode om en ændring. En anmodning kan være så lille som en lille redigering af projektplanen eller så stor som en ny leverbar. Det er vigtigt at huske på, at ikke alle anmodninger vil blive godkendt, da det er op til de vigtigste interessenter at godkende eller afvise ændringsanmodninger.

da ændringskontrolprocessen har mange bevægelige dele og adskiller sig fra virksomhed til virksomhed, er det nyttigt at implementere værktøjer, der kan hjælpe livscyklusprocessen med at flyde glat. Værktøjer såsom arbejdsprocesstyringsprogrammer kan hjælpe dig med at styre arbejde og kommunikation et sted.

Change control vs. change management

forvirret af forskellen mellem change control og change management? Vi bebrejder dig ikke. Der er mange forskelle mellem change control og en change management plan. Change control er blot en af de mange dele af en forandringsledelsesstrategi.

• ændringskontrol: en ændringskontrolproces er vigtig for enhver organisation at have, og kan hjælpe strømmen af information, når det kommer til projektændringer. En vellykket proces skal definere succesmålinger, organisere din arbejdsgang, gøre det muligt for teams at kommunikere og indstille dit team til fremtidig succes.

• forandringsledelse: en forandringsledelsesplan består af koordinering af budget, tidsplan, kommunikation og ressourcer. Så mens en ændringskontrolproces består af et formelt dokument, der skitserer en anmodning om ændring og virkningen af ændringen, er Ændringsstyring den overordnede plan.

som du kan se, er en ændringskontrolproces kun en lille del af en større ændringsstyringsplan. Så mens de er relaterede, er de to udtryk forskellige.

læs: hvad er forandringsledelse? 6 trin til at opbygge en vellykket forandringsledelsesproces

hvad er fordelene ved en ændringskontrolproces?

implementering af en ændringskontrolproces kan hjælpe med at organisere dit team med understøttelse af organisationsprogrammer og effektivitet omkring projektleverancer og forfaldsdatoer. Det er også afgørende, når man overvejer konsekvenserne af ændringer, der ikke styres effektivt.

en forandringsledelsesproces kan hjælpe dig med at udføre en ressourcestyringsplan eller andre arbejdsstyringsmål. Her er nogle yderligere fordele ved at implementere en ændringskontrolproces.

øget produktivitet

en ændringskontrolproces eliminerer forvirring omkring projektleverancer og gør det muligt at fokusere på at udføre snarere end at indsamle information. Dette resulterer i øget produktivitet og effektivitet, især ved hjælp af produktivitetsprogrammer.

uden en proces på plads kan produktiviteten lide på grund af tid brugt på arbejde om arbejde. Med begrænset båndbredde til rådighed for det vigtigste arbejde savnes over en fjerdedel(26%) af deadlines hver uge.

effektiv kommunikation

korrekt dokumentation af ændringer kan hjælpe med at lindre kommunikationsproblemer. Når mål og mål er klart defineret, kan teamkommunikation blomstre. Husk, at en ændringskontrolproces ikke løser alle kommunikationsproblemer. Det kan være nyttigt at også indarbejde arbejdsstyringsprogrammer for at holde kommunikationen om projekter på et sted.

en ændringskontrolproces kan derefter også deles med udøvende interessenter for let at give kontekst til ændringsanmodninger.

Læs: 12 tips til effektiv kommunikation på arbejdspladsen

bedre samarbejde og samarbejde

ikke alene er effektiv kommunikation en fordel i sig selv, men det kan også bidrage til at forbedre samarbejdet. Med klar kommunikation om projektændringer er det lettere at samarbejde og arbejde sammen.

for eksempel, når ændringer tydeligt kommunikeres første gang, har interessenter mere tid til at fokusere på kreativitet og samarbejde. Uden effektiv kommunikation er interessenter tvunget til at bruge tid på at samle information i stedet for at arbejde kreativt med teammedlemmer.

vil du styrke samarbejdet yderligere? Par din ændringskontrolproces med opgavestyringsprogram for at indstille dit team til succes.

de fem trin i en ændringskontrolproces

i lighed med de fem projektstyringsfaser er der fem vigtige trin, når det kommer til at oprette en ændringskontrolproces. Selvom nogle processer adskiller sig lidt, indeholder de alle et par nøgleelementer. Fra initiering til implementering hjælper hvert af disse grundlæggende trin med at ændre anmodninger med at bevæge sig effektivt gennem rørledningen og forhindre unødvendige ændringer.

prøv projektstyring med Asana

nogle foretrækker at se proceduren i en ændringskontrolproces, som kan være lettere at visualisere. Uanset hvordan du vælger at se på det, vil resultatet være en endelig beslutning om, hvorvidt en ændringsanmodning godkendes eller afvises.

lad os dykke ned i de fem trin, der gør en effektiv ændringskontrolproces, og hvad der er inkluderet i hver.

initiering af ændringsanmodning

i initieringsfasen af ændringskontrolprocessen anmodes der om en ændring. Der er mange grunde til, at du kan anmode om en ændring. For eksempel tager en kreativ leverance længere tid end forventet. Der vil derefter blive anmodet om at justere den leverbare forfaldsdato. Mens en anmodning kan være mere tilbøjelige til at komme fra en interessent eller projektleder, kan enhver anmode om en foreslået ændring.

et teammedlem, der ønsker at fremsætte en anmodning, skal indsende en via en ændringsanmodningsformular. Som projektleder skal du gemme ændringsloggen et sted, der er let at finde, og som alle har adgang til.

når anmodningsformularen er udfyldt, opdaterer du ændringsloggen med et navn, en kort beskrivelse og alle andre detaljer, du finder passende, såsom dato og navn på anmoderen. Loggen er en oversigt over alle projektændringer, hvilket kan være gavnligt for at styre flere projekter, der spænder over mange måneder.

her er et eksempel på forskellige felter, du kan medtage i en ændringsanmodningsformular.

• Projektnavn

• Dato

• anmodning beskrivelse

• anmodet af

• Skift ejer

• prioritet

• effekt af forandring

• frist

de felter, du inkluderer, afhænger af, hvor grundig du ønsker, at din Ændringslog skal være, og hvilken type ændringer du støder på.

vurdering af ændringsanmodning

når anmodningen er udfyldt, og den oprindelige formular er indsendt og godkendt, vil anmodningen derefter blive vurderet. Dette adskiller sig fra den oprindelige formularindgivelse, da vurderingen er, hvornår den faktiske ændring vil blive evalueret.

vurderingsfasen er ikke nødvendigvis, hvor en beslutning træffes, men snarere gennemgået for grundlæggende oplysninger. Oplysningerne vil sandsynligvis blive vurderet af et projekt eller en afdelingsleder, der vil gennemgå detaljer såsom de nødvendige ressourcer, virkningen af anmodningen, og hvem anmodningen skal videregives til.

hvis ændringsanmodningen består den indledende vurdering, overføres den derefter til analysefasen, hvor der træffes en faktisk beslutning.

analyse af ændringsanmodning

ændringsanalysefasen er, hvor der vil være en endelig beslutning om, hvorvidt anmodningen er godkendt eller afvist af den relevante projektleder. Mens du også kan give input til beslutningen, er det en god ide at få officiel godkendelse fra en leder også. I nogle tilfælde kan der endda være en ændring kontrolkort, der er i kontrol over eventuelle ændringer godkendelser.

en godkendt ændringsanmodning kræver signoff, og derfra meddeles teamet og fortsætter gennem resten af femfaseprocessen. Det skal dokumenteres på ændringsloggen og andre steder, hvor projektkommunikation lever for at sikre, at alle projektinteressenter forstår de nødvendige skift.

hvis ændringsanmodningen afvises, skal den også dokumenteres i ændringsloggen. Selvom det ikke er nødvendigt at kommunikere en afvist anmodning til teamet, kan det være nyttigt for at forhindre forvirring.

implementering af ændringsanmodning

hvis ændringsanmodningen godkendes, går processen videre til implementeringsfasen. Det er her, du og projektets interessenter vil arbejde for at få projektet til at ændre sig.

implementering af en ændring vil se anderledes ud afhængigt af hvilket stadium projektet er i, men det består normalt af at opdatere projektets tidslinjer og leverancer samt informere projektteamet. Så kan det egentlige arbejde begynde. Det er en god ide at evaluere projektets omfang for at sikre, at ændringer i tidslinjen ikke har stor indflydelse på forventede mål.

det er bedst at formidle anmodningens oplysninger i et delt arbejdsområde og ændringsloggen for at sikre, at produktiviteten ikke går tabt ved at prøve at lede efter nye oplysninger. Du kan endda sende en revideret business case til at dække alle dine baser.

ændring af anmodning lukning

når anmodningen er dokumenteret, formidlet og implementeret, er anmodningen klar til at blive lukket. Mens nogle hold ikke har en formel lukningsplan på plads, er det nyttigt at have en for at gemme oplysninger et sted, som alle teammedlemmer kan henvise til i fremtiden.

i afslutningsfasen skal enhver dokumentation, ændringslogfiler og kommunikation gemmes i et delt rum, som du kan få adgang til senere. Du skal også gemme den oprindelige ændringsformular og eventuelle reviderede projektplaner, du oprettede undervejs.

når dokumenterne er på det rette sted, kan du lukke alle åbne opgaver og arbejde på at fuldføre dit projekt. Nogle projektledere er også vært for et post mortem-møde, inden projektet officielt lukkes.

prøv projektstyring med Asana

eksempel på Ændringskontrolproces

nu hvor du forstår de fem trin i en ændringskontrolproces, er det tid til at omsætte dem til handling. Vi har sammensat et eksempel for at give dig et konkret sted at starte.

før du sætter din egen plan sammen, er det vigtigt at evaluere dine nuværende processer og værktøjer for at sikre, at de passer til dit team. Du vil måske endda oprette en business case eller projektplan, der skal præsenteres for virksomhedens interessenter.

de poster, du medtager i din Ændringslog, kan variere afhængigt af de typer ændringer, du ofte støder på, og hvor komplicerede projekterne er. Mens komplicerede projekter, der spænder over måneder, kan løbe ind i flere ændringsanmodninger, har mindre engangsprojekter muligvis ikke brug for så detaljeret som en Ændringslog.

her er et eksempel på ændringslog for at give dig en ide om, hvad du skal medtage, og hvordan du formaterer din egen. Dette eksempel på ændringskontrol inkluderer:

• Projektnavn

• Opgavenavn

• modtager

• forfaldsdato

• prioriteret status

• Status For Fremskridt

• Skift type

denne enkle format er et godt udgangspunkt for en ændring log, men du kan vælge at tilføje yderligere felter afhængigt af kompleksiteten af dit projekt.

for at oprette din egen Ændringslog kan du oprette en brugerdefineret skabelon eller se vores projektskabelongalleri.

Hvornår skal du bruge en ændringskontrolproces

det er en god ide at bemærke, hvornår du skal bruge en ændringskontrolstyringsplan, så du er forberedt, når tiden kommer. Der er mange forskellige former for forandring, som du kan komme på tværs af, afhængigt af eventuelle nye initiativer og værktøjerne på plads.

almindelige ændringer kan omfatte anmodninger om at udvide tidslinjer, omorganisering af oplysninger eller en ændring i leverancerne. Her er nogle yderligere tilfælde, hvor du måske vil bruge en ændringskontrolproces.

• Over scope: du kan overveje at bruge denne proces, når et projekt går over scope, også kendt som scope creep.

• uoverensstemmelser i projektet: hvis du bemærker uoverensstemmelser under et projekt, kan anmodning om en ændring hjælpe dig med at undgå at skulle omarbejde leverancer senere.

• stejle mål: i nogle tilfælde kan okr ‘ er være uden for rækkevidde, og det er en god ide at markere disse problemer, før projektet er afsluttet.

• nye værktøjer: Hvis der er nye processer eller værktøjer på plads, kan ændringer være uundgåelige, mens du udarbejder nye problemer i løbet af dine første par projekter.

prøv Projektledelse med Asana

Anmod om din måde at ændre

mens ændringer er uundgåelige, er den gode nyhed, at en ændring ikke behøver at afspore dit næste projekt. Ved at implementere en ændringskontrolproces kan du sikre, at projektet forbliver på sporet, og kommunikationen er klar og effektiv. Dette vil styrke produktiviteten og mindske forvirringen omkring dine projektleverancer.

i tilfælde af at du løber ind i forandring, er det betryggende at vide, at du har de rigtige processer på plads til at håndtere situationen. Når du har en forandringsledelsesplan klar til at gå, kan du afbøde de negative virkninger forbundet med et skift i strategi og fortsætte med at fokusere på at levere effekt.