Hvad er en besøgende logbog, og hvorfor har du brug for en?
hver facilitet — det være sig et hotel, hospital, skole eller et virksomhedskontor — sigter mod at holde sikkerheden som deres højeste prioritet. De fleste kontorindgange er dog ikke sikre, og årsagen er brugen af manuelle og papirindtjekningsark til registrering af besøgendes data.
for at mindske sikkerhedsproblemer og risici er det bydende nødvendigt for organisationer at implementere en digital besøgsbog.
mere end nogensinde er det afgørende at være opmærksom på sikkerhed på arbejdspladsen – folk, der kommer ind & forlader bygningen. Sikkerhed af ejendom og personale er altafgørende, men den traditionelle besøgende logbog er ikke tilstrækkelig med hensyn til sikkerhedsrisici.
Hvad er en besøgende logbog?
en besøgslogbog er et vigtigt værktøj, der hjælper med at fange, hvem der kommer ind og går ud på dit kontor. Det er en rekordbog, der holder styr på de besøgende på stedet, deres identitet, det firma, de repræsenterer, hvem de kom på besøg, formålet med at komme ind, kontaktoplysninger, time in og time out.
Besøgslogbøger kan være både papirbaserede og digitale. En papirbaseret besøgslogbog i receptionen er en traditionel, der kræver, at gæsterne udfylder en formular med deres kontaktoplysninger, tid ind og den person, de besøger.
på den anden side er en digital besøgende logbog en automatiseret og strømlinet version, hvor information indsættes ved hjælp af teknologi. Det kan fange statiske billeder af besøgende, check-ins, scanning af ID-kort, biometriske fingeraftryk og mere, der hjælper med at gøre arbejdspladsen mere sikker.
desuden opretholder en online besøgende logbog digitale optegnelser over hver eneste besøgende, der kommer ind og ud. Det genererer også meddelelser og advarsler i tilfælde af en nødsituation for at informere de nuværende besøgende på stedet om enhver fare.
hvorfor organisationer har brug for en besøgende logbog?
mere end nogensinde er sikkerhed den største prioritet for alle faciliteter, herunder virksomhedskontorer. Arbejdsgivere har holdt sikkerheden for både medarbejderne og arbejdspladsen øverst på deres liste. At holde kontorfaciliteten sikker er uundværlig for medarbejdernes sikkerhed på arbejdspladsen.
markedet for Besøgsstyringssystem forventes at vokse i de næste fem år, hvilket gentager vigtigheden af at implementere et. Talrige grunde kan bidrage til, hvorfor organisationer har brug for at føre en besøgende logbog.
disse inkluderer:
- sikkerhed og sikkerhed – adgangskontrol og øger den samlede sikkerhed på arbejdspladsen
- Emergency vigilance – at kende de besøgende på stedet
- Visitor Analytics – data om indgående og udgående besøgende, der kan være behov for mange formål
lad os dykke dybere ned i hver enkelt.
sikkerhed og sikkerhed
Besøgslogfiler er en integreret del af et besøgsstyringssystem, da det sikrer, at den person, der kommer ind i lokalerne, har gyldige legitimationsoplysninger til at få adgang til noget, hvad enten det drejer sig om at besøge nogen, eller database eller systemkontrol.
for at have nødvendige sikkerhedsnet på plads er det bydende nødvendigt for organisationer at have et ordentligt system og en registreringsproces, der begrænser adgangen til uautoriserede besøgende og sikrer sikkerhed på arbejdspladsen med alle midler.
desuden logger en besøgende på systemkontakter og spørger de mennesker, der kommer ind i de utroligt hjælpsomme lokaler.
for eksempel kan en leveringsperson ikke få lov til at bevæge sig forbi receptionen. Men med en besøgende logbog, de kan modtage de relevante tilladelser via logge ind og gå videre. På den måde gemmes kontaktoplysninger og identifikationsoplysninger i systemet, hvis det er nødvendigt.
emergency vigilance
besøgende logs kan give vigtige oplysninger om de besøgende, herunder deres Navn, hvem de kom til at møde, som kan give fingerpeg om bygningen område den besøgende er i. For eksempel, i tilfælde af en naturkatastrofe eller brand nødsituation, det kan hjælpe med evakuering hurtigere og præcist.
naturligvis vil besøgende ikke være bekendt med bygningsområderne, så de kan gå tabt, efterladt eller fanget på et ukendt sted, der kan risikere deres liv. Med en besøgende logbog, ville du vide, i hvilke områder flertallet af mennesker er, og hvilke der skal evakueres straks.
og antag, at det er en digital besøgende logbog. I så fald har den alle de besøgende log gemt i systemet, som kan advare folk på stedet med automatisk nødmeddelelse, så det gør evakueringsprocessen lettere og hurtigere.
datadrevet tilgang
mens sikkerhed er den mest afgørende grund til at udnytte en besøgende logbog, kan indsigterne fra en logbog også hjælpe organisationer med andre ting.
med et digitalt besøgslogsystem får du værdifuld indsigt og analyse, som kan hjælpe dig med at strategisere din tilgang i overensstemmelse hermed.
Besøgslogbøger giver dig en masse data om de besøgende i bygningen. Disse oplysninger kan være afgørende for dig, som du kan analysere data og måle de besøgende mønstre og den samlede effektivitet af de besøgende logbøger.
dette kan igen hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger og træffe de nødvendige foranstaltninger for at beskytte arbejdspladsen, hvis det er nødvendigt.
going digital: fremtiden for besøgende logbøger
mange virksomheder har migreret til en digital visir logbog og har strømlinet deres log ind og registrering processer. Drevet af et besøgsstyringssystem tilbyder den digitale besøgslogbog en bred vifte af fordele.
ikke kun lavteknologisk besøgslog får din organisation til at se forældet ud, men den beskytter heller ikke besøgsoplysningerne, da de er tilgængelige derude for uautoriserede brugere.
her er nogle af de fordele, du kan få ved at skifte til en digital besøgende logbog.
hurtig og nem check-in, Log ud
en digital besøgende logbog system giver bekvemmelighed og samtidig sikre sikkerheden. Det sparer dig tid og besvær, der kommer med en manuel registreringsproces. Desuden giver det besøgende mulighed for at logge ind inden for få sekunder med scanning af deres ID-kort eller en kode (berøringsfri check-in).
detaljerne om besøgende, såsom deres formål, navnet på den person, de vil besøge, og andre oplysninger kan let fanges og gemmes med deres foto for nem adgang.
med Sine ‘ s digitale besøgslogbog kan du have kontaktløse løsninger. Disse omfatter check-ins, der sikrer gæsternes sikkerhed, samtidig med at du kan tilpasse besøgsstyringen.
forbedret sikkerhed og sikkerhed
i modsætning til en papirbaseret registrering registrerer en digital besøgslogbog automatisk alle følsomme oplysninger om en besøgende under registreringsprocessen. Du kan nemt genkende og begrænse adgangen til sortlistede eller uautoriserede besøgende.
desuden kan du også overvåge besøgendes ophold. Hvilket betyder, at systemet også advarer dig om eventuelle overstaying besøgende. At give adgang til detaljerne om den pågældende person for at sikre, at de har tilladelse til at være på stedet.
et besøgsstyringssystem som Sine Letter forskellige muligheder, der øger sikkerheden på arbejdspladsen. Såsom ansigtsgenkendelse, fange besøgende foto-ID, forberede og advare personalet med overvågningslister. Frem for alt er Sine GDPR-kompatibel, som beskytter al virksomheden og dens besøgendes information og samtidig fremmer en sikker arbejdsplads.
Cloud-baseret løsning
når det kommer til datasikkerhed, kan papirlogbøger ikke beskytte dine besøgendes fortrolige oplysninger, som en digital skybaseret logbog kan.
enhver medarbejder eller gæst kan komme forbi og kontrollere besøgsoptegnelserne på papirloggen. At udsætte deres kontaktoplysninger, hvilket er en invasion af privatlivets fred.
på den anden side gemmer en digital besøgslogbog automatisk oplysninger om gæstens ankomster og afgange. Alt mens du beskytter informationsadgangen fra uautoriserede brugere og andre mennesker.
desuden er det langt nemmere at hente oplysningerne fra det digitale system. Du kan få adgang til brugerdefinerede data med kun et par klik på en bestemt dato og klokkeslæt. Borte er dagene med at bladre gennem hundreder af sider for at finde en bestemt persons data.
Leave a Reply