hvad er et intranet, og er det stadig relevant for din organisation?

intern kommunikation er i centrum for digital transformation i dag. Og efterhånden som virksomheder anvender mere og mere avancerede teknologiske værktøjer til at kommunikere med og engagere medarbejdere, er der et voksende ansvar for effektivt at nå frontlinjen og medarbejderne på kontoret, uanset hvor de arbejder.

i en nylig rapport fandt vi, at 57% af interne kommunikations-og HR-fagfolk er under mere pres for at udvikle en sammenhængende tilgang til medarbejderengagement.

hvad er et intranet?

du undrer dig måske: Hvad er et intranet? Intranet er private netværk, der bruges af organisationer til udelukkende at distribuere kommunikation til deres arbejdsstyrke, og de har været brugt i årtier af virksomheder til intern kommunikation.

hvad er forskellen mellem et intranet og internettet?

intranet opstod sammen med internettet i 1990 ‘ erne. forskellen mellem Internettet og intranettet er enkel: internettet er et offentligt netværk, der ikke ejes af nogen enhed, mens et intranet er privatejet og ikke tilgængeligt for alle, der kan komme online.

se, hvordan Boeing omsætter vores moderne intranetløsning til handling, hvor 70% af arbejdsstyrken besøger Boeing Nyheder nu på tværs af desktop, e-mail og mobil.

hvad er forskellen mellem et intranet og et ekstranet?

du har måske også hørt om et ekstranet. Forskellen mellem et intranet og et ekstranet er, at mens et intranet er begrænset i adgang til en organisation, kan et ekstranet tilgås af autoriserede tredjeparter såsom kunder, leverandører eller partnere.

intranet bruges overvejende af medarbejdere til at søge efter information, kommunikere på tværs af en organisation og styre arbejdsgange. Et eksempel på et intranet er en hjemmeside, der udelukkende bruges af et flyselskab til at levere opdateringer og information til sin arbejdsstyrke.

mens intranet begyndte som byggbare eksklusive virksomhedshjemmesider, har de nu evnen til at integrere med andre værktøjer som platforme og sociale medier for en robust intern kommunikationsoplevelse. For eksempel er SharePoint et populært intranet fra Microsoft Office.

fordele og ulemper ved et intranet

fordele ved et intranet

på trods af at ny teknologi er på vej til at fremme kommunikationsområdet, er der for mange virksomheder stadig vigtige fordele ved at have et intranet lavet og administreret af et dedikeret internt team. Her er tre strategiske fordele ved at have et virksomhedsintranet.

nem opbevaring af filer og information

hver organisation har hundreder, hvis ikke tusinder, af forskelligt formaterede filer, der flyder blandt e-mail-tråde, Google Drev eller harddiske på bærbare computere eller desktops. At have et virksomhedsintranet gør det nemt at gemme og få adgang til alle dine filer på en central placering. Enhver kommunikation, der sker på et intranet, gemmes også, så længe intranettet er op. Dette gør det lettere for enkeltpersoner at søge efter tidligere indlæg fra deres virksomheds intranet.

nemme måder at kommunikere blandt medarbejdere

intranet indeholder normalt brugerprofiler, der ligner din LinkedIn-profil. De indeholder et foto, en stillingsbetegnelse og en beskrivelse samt kontaktoplysninger. Enhver medarbejder med adgang til intranettet kan opdage nye kolleger og sende dem besked via intranettet. Dette letter øget samarbejde og hjælper med at etablere et arbejdsstyrkenetværk.

et godt Content Management System (CMS)

intranet startede i 1990 ‘ erne som en simpel velkomstside med sparsom information om en virksomhed. Siden da har de udviklet sig til at omfatte diskussionsfora, blogs og sociale funktioner. Dette har gjort det muligt for interne kommunikatorer at kunne bruge deres intranet til at dele nøglebudskaber og organisatoriske opdateringer. CMS intranet gør det muligt for interne kommunikatorer nemt at oprette og dele indhold på tværs af systemet.

ulemper ved et intranet

det er klart, at værktøjer, der har været i brug i årtier, også kan føle sig klodsede og forældede, især hvis de ikke opdateres eller ændres for at holde trit med virksomhedens behov. Her er fem fælles ulemper ved at have et intranet for mange virksomheder.

Information er vanskelig at finde

intranet er traditionelt struktureret i et forældet format, der tvinger medarbejderne til at søge gennem tusinder af sider eller mapper for at finde de oplysninger, de har brug for. Intranet trækker ikke relevante og aktuelle historier på den måde, vi er vant til at modtage information. Indhold er ofte forældet, fordi udgivelse til intranet kan være svært og tidskrævende. Desuden kan du ikke målrette medarbejdere eller personliggøre kommunikation, så oplysningerne er relevante og rettidige.

da information er svær at finde, kan arbejdere blive desillusionerede over at holde trit med intranetkommunikation. Dette påvirker medarbejderoplevelsen negativt og mindsker effekten af dine meddelelser på bredere forretningsmål.

Deskless arbejdstagere kan ikke få adgang til intranet let

intranet er begrænset i deres evne til at nå alle medarbejdere, da de undertiden kun er tilgængelige på skrivebordet. Fjernarbejdere, såsom detailarbejdere, sygeplejersker, lagerpersonale og lastbilchauffører, har muligvis ikke adgang til intranet. Frontlinearbejdere har muligvis ikke en bærbar computer, hjemmeadgang til intranettet eller regelmæssig adgang til internettet. Selvom disse arbejdere venter, indtil de har en computer til at få adgang til intranettet, er oplysningerne på intranettet ofte forældede eller uorganiserede, hvilket gør det vanskeligt for medarbejderne hurtigt at finde det indhold, de har brug for. For at nå ud til enhver arbejdstager skal du sørge for, at dine kommunikationsværktøjer understøtter fjern-og feltarbejdere.

vi har samlet direkte feedback fra IT-ledere om dette problem. Det viser sig, at 80% af IT-ledere mener, at manglende adgang til information reducerer frontlinjeproduktiviteten. For at nå ud til enhver arbejdstager skal du sørge for, at dine kommunikationsværktøjer understøtter fjern-og feltarbejdere.

da Chemical brugte Firstup til deres moderne intranet og nåede 80% engagement med kontor-og produktionsarbejdere!

mobil understøttes ikke

det er ingen hemmelighed, at vi som samfund er afhængige af vores mobiltelefoner. Over 85% af millennials har deres egen smartphone. Mange intranet understøtter ikke mobil eller skal opdateres med den næste mobiludgivelse. Hvis du allerede har et intranet, kan det være fristende at vente til den næste opdatering, der har en mobil funktion i stedet for at forpligte sig til en kommunikation makeover. Men ved at vente på at skifte over, du mister en let, tilgængelig måde at kommunikere med hele din arbejdsstyrke. Mobilkommunikation, især indfødte apps, er praktisk for enhver arbejdstager og mere tilbøjelige til at holde dem engagerede.

opdateringer til intranet kan tage lang tid

kommunikationsteknologi og-programmer forbedres og udvikles konstant. Vi er vant til regelmæssigt planlagte programopdateringer, nye udgivelser og spændende nye funktioner. Til sammenligning kan det tage år for nye intranetversioner at komme ud. Microsoft er for eksempel på en tre-årig udgivelsescyklus. Denne forsinkelse forhindrer interne kommunikatorer med Intranet i at få adgang til de nyeste strategier for at holde medarbejderne informeret og opdateret. Med disse store nye udgivelser skal medarbejderne lære komplicerede nye funktioner og justere deres gamle arbejdsgange. Nye udgivelser kan muligvis ikke integreres godt med andre programmer, som du bruger, eller være kedelige at installere, hvis du venter for længe mellem udgivelserne.

intranetportalløsninger er ikke brugervenlige

hvis du tænker på en intranetopdatering eller henvender dig til en intranetprogramløsning, er det måske ikke den bedste investering. Dette er bare et overlay til dit eksisterende intranet, så alle dine samme problemer er bare dækket af en smukkere grænseflade. Du sidder fast med den samme dårlige søgning, forældet teknologi og mangel på mobil lydhørhed.

det “moderne Intranet” blev oprettet for at hjælpe med at løse nogle af disse problemer.

hvor passer intranettet på den digitale arbejdsplads?

intranet køres, oprettes og opdateres af et dedikeret intranet eller digitalt arbejdspladsteam. Disse teams bruger en række tværfunktionelle færdigheder til at køre intranettet. Spark Trajeces intranet og digitale færdigheder på arbejdspladsen viser, hvordan intranet-og digitale arbejdspladsteams har en række færdigheder, der stammer fra teknologi og IT-styring, indhold og kommunikation, brugeroplevelsesdesign og social-og samarbejdsstyring.

alle disse færdigheder egner sig til at skabe et værktøj, der inkorporerer kommunikation, databasestyring og design. Sparks skills-matricen fremhæver også, hvordan afdelingen og dens ansvar ikke er så fast eller defineret som HR eller IT. Fordi intranetteamet er ansvarlig for både at oprette, uploade til og administrere intranettet, kan det være svært at afdække, hvor præcis nye funktioner og værktøjer skal tilføjes.

intranettet er ikke den digitale arbejdsplads. Målet er at nedbryde kommunikationsbarrierer og fremme effektivitet, innovation og vækst. Det er ikke en løsning, der passer til alle, men snarere et førsteklasses sæt platforme og værktøjer, der får arbejdet til at ske problemfrit. En vellykket digital arbejdsplads bruger intelligente arbejdsgange til at få alt til at fungere on-demand og med mindre friktion.

en god kommunikationsplatform er kernen i den digitale arbejdsplads—leverer de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt til den rigtige medarbejder. Hvis dine folk er uvidende eller værre, aldrig informeret, vil din bedste indsats falde fladt. Hvis de ikke ved det, kan de ikke gøre det.

intranet bedste praksis

optimering af effektiviteten af dit intranet indebærer at sikre, at du holder op med bedste praksis. Fordi intranet har eksisteret i årtier, kan de ofte være vanskelige eller langsomme at opdatere. For at levere det bedste intranet skal du gøre følgende.

sørg for, at intranettet er dine medarbejderes foretrukne kommunikationsmetode

er et intranet den kommunikationsmåde, som dine medarbejdere vil bruge? I dag er der et tydeligt teknologisk hul i virksomhedskommunikation: kun 25% af kommunikatorerne bruger deres virksomheds intranet til at kommunikere med medarbejderne. I stedet bruger interne kommunikatorer ofte e-mail-nyhedsbreve, virksomhedsapps, digital skiltning eller fysiske opslag og meddelelser.

du skal sørge for, at et intranet er et foretrukket medium for at nå din arbejdsstyrke. Spørg dig selv:

• bruger vores teams faktisk intranettet?
• har hver arbejdstager adgang til det?
• kan medarbejderne finde de oplysninger, de har brug for på det?

hvis du finder dig selv at svare nej på nogen af disse spørgsmål, kan det være tid til at genoverveje din intranetstrategi for en flerkanals tilgang.

Hvad er en omnichannel tilgang?

medarbejdere har præferencer, når det kommer til, hvordan deres virksomheder kommunikerer med dem. Nogle har ikke firma-e-mails eller bærbare computere, og de kan godt lide at bruge deres virksomhedsapps. I mellemtiden kan andre medarbejdere finde e-mails eller intranet mere bekvemme.

det er op til kommunikatorer at nå medarbejdere, hvor de er, og på deres foretrukne kanal. Den bedste måde at opnå dette på er at integrere alle dine kommunikationskanaler i en kommunikationsplatform for arbejdsstyrken.

det samme gælder intranettet. Overvej at forbinde dit intranet til en kommunikationsplatform for arbejdsstyrken. Firstup Content forstærker skubber virksomhedens nyheder og information til intranettet på en måde, der holder medarbejderne informeret og kommer tilbage for mere. For at holde din arbejdsstyrke interesseret i dine meddelelser er det vigtigt, at du når medarbejdere på den kanal, de foretrækker. At have en løsning på plads, der er nem at bruge og overflader relevante oplysninger vil tilskynde medarbejderne til at engagere sig i din kommunikation.

nå hver arbejdstager

intranet blev oprettet før fremkomsten af fjernarbejdere, hvilket betyder, at de ofte ikke er blevet opdateret med nok nye funktioner og værktøjer til at understøtte dette voksende arbejdsstyrkesegment. Dit intranet skal bruges som et værktøj til at forbinde alle dine medarbejdere og holde din arbejdsstyrke på linje med organisatoriske mål.

for at dine meddelelser skal have indflydelse, skal kommunikation møde arbejdstagere om valg af enhed og kanal. Dette gælder især for at engagere deskless arbejdstagere, da de muligvis ikke har adgang til et skrivebord på alle tidspunkter. Bare stole på udstationering til intranettet for al din kommunikation vil ikke være nok til at engagere din arbejdsstyrke.

at have en multikanal tilgang, der inkluderer mobil, er den bedste måde at optimere rækkevidden af din kommunikation på. Flere kanaler maksimerer antallet af berøringspunkter, og sørg for, at dine meddelelser bliver set. Denne tilgang kan omfatte instant messaging, en nyhedsfeed-funktion og en mobilapp. En mobilapp hjælper især med at nå frontlinjearbejdere, der står over for din virksomhed.

tilsvarende er det meget lettere at målrette mod forskellige medarbejdersegmenter ved at forstå, hvordan de interagerer med det indhold, du opretter. Medarbejdere er mere tilbøjelige til at engagere sig i indhold, der er personlig og relevant. For eksempel, hvis du er opmærksom på, at frontlinjearbejdere bruger din virksomhedsapp mere, end de åbner dine e-mails, kan du dirigere et flertal af meddelelser i appen til at fokusere på deres behov.

hold indhold engagerende og relatabelt

for virkelig at fange dine medarbejderes opmærksomhed skal dit intranet have mere indhold, der giver værdi til hele din arbejdsstyrke. Den måde, vi bruger indhold på, har ændret sig, og de værktøjer, vi bruger til at engagere vores arbejdsstyrke, skal afspejle de måder, vi kommunikerer online og uden for kontoret.

for at optimere din indholdsstrategi skal du sørge for, at medarbejderne nemt kan få adgang til og opdage dine meddelelser. Forskellige typer indhold på dit intranet kan omfatte:

• begivenheder og konferencemeddelelser
• CEO thought leadership pieces
• ofte stillede spørgsmål
• it vejledninger
• nyhedsfeeds
• diskussionsfora
• en blog
• videoer og infografik
• offentlig anerkendelse af individuelle præstationer

dit intranet skal være et værktøj til at hjælpe med at give en fantastisk medarbejderoplevelse. Hold er meget mere tilbøjelige til at være engageret i dit indhold, hvis du holder indholdet fokuseret på at tilskynde til medarbejderdeltagelse i stedet for ovenfra og ned-beskeder.

et intranet skal være et sted for dialog mellem arbejdsgiver og medarbejder i stedet for et sted, hvor arbejdstagere kun forbruger information i stedet for at deltage.

alle de bedste intranet har brug for disse ting

igen er intranet en ældre teknologi, hvilket betyder, at virksomheder skal tage skridt til at holde dem opdaterede og arbejde på måder, der passer til virksomhedens behov. Selvom intranet, ved design, er langsomme til at opdatere, svære at få adgang til for fjern-og frontlinjearbejdere, og ikke rigtig blev bygget til at give rettidig information, betyder det ikke, at du ikke kan overvinde disse ulemper. De bedste intranet kan typisk udstyres med de bedste værktøjer til at aktivere dine medarbejdere. Her er det centrale element, dit intranet har brug for.

brugervenligt design

da intranetteamet er ansvarlig for upload, oprettelse og styring af intranettet, kan det ofte være svært at træde tilbage og sørge for, at intranettet er brugervenligt. Du bør spørge dig selv, hvorfor bruger medarbejderne intranettet? Bruger de det til at samarbejde med kolleger, opdage nye oplysninger eller blot udfylde papirarbejde?

her er, hvad dit intranet har brug for, hvis du vil gøre det nemt at bruge og give medarbejderne de værktøjer, de har brug for.

• Integrationsfunktionalitet: i stedet for at gennemgå den kedelige opgave med at opdatere intranettet betyder det at have integrationsfunktionalitet, at du kan få de nyeste værktøjer og funktioner uden at skulle gennemgå en hel opdatering. Med integrationsfunktionalitet kan du automatisk skubbe nyheder og opdateringer direkte til intranettet uden at skulle tage et ekstra skridt.
• søgefunktionalitet: en af de største hindringer for et intranet er en forældet søgefunktion. At sikre, at dine medarbejdere får de oplysninger, de har brug for uden at bruge timer på at grave gennem side efter side, er afgørende for at sikre en brugervenlig oplevelse.

dit intranet skal være det første sted, dine medarbejdere går for at få de oplysninger, de har brug for. Optimering af deres oplevelse betyder at sikre, at dit intranet er bygget til at aktivere og understøtte din arbejdsstyrke.

Metrics

dit intranet skal fungere som en platform for intern kommunikation og hjælpe med at nå bredere forretningsmål. Spørg dig selv, hvilken rolle spiller intranettet i løsningen af strategiske organisatoriske mål, og er det tilpasset for at hjælpe med at nå dem?

den eneste måde at vide, om intranettet bidrager til din virksomheds succes, er at måle din interne kommunikationsydelse. For at optimere din kommunikationsstrategi skal du vide, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Ved at analysere dine kommunikationsmålinger kan du afdække, hvordan forskellige medarbejdere interagerer med dine meddelelser.

du skal først definere, hvilke målinger du vil spore for at analysere din præstation. Uanset om det er at øge intranetadoptionen eller give medarbejderne mulighed for at kommunikere via intranettet, vil identificering af nøglepræstationsindikatorer hjælpe dig med at spore dine fremskridt. Ved at spore dine metrics over tid kan du oprette handlingsrettede indsigter for at omdefinere din kommunikationsstrategi.

medarbejderindflydelse

en succesrig organisation har en stærk virksomhedskultur, der er til stede i alle afdelinger. Et intranet kan tjene som et køretøj til at overføre din mission og værdier til hele din arbejdsstyrke.

medarbejdere skal føle sig godt tilpas med at opbygge og bidrage til din virksomhedskultur gennem en levende dialog på dit intranet. Gør ressourcer tilgængelige, der giver medarbejderne mulighed for at opbygge en stærk virksomhedskultur. Funktioner som medarbejdergenkendelse, præstationsmål, en onboarding-proces og opmuntring af arbejdstagere til at være aktive på intranettet kan bidrage til at opbygge en succesrig virksomhedskultur.

hvordan sammenligner din digitale arbejdsplads?

vidste du, ifølge McKinsey & virksomhed, effektiv intern kommunikation kan øge produktiviteten med 20-25%?

at holde medarbejderne engagerede og produktive er et stort mål for mange virksomheder. At have meddelelser, der er lette at få adgang til og tilgængelige på tværs af forskellige enheder og kanaler, er centralt for at holde teams informeret.

der er ingen tvivl om, at produktiviteten på arbejdspladsen er blevet testet i år som aldrig før. Men er der for mange virksomhedsapps, der konkurrerer om dine medarbejderes opmærksomhed? Læs vores rapport og se, hvorfor it — ledere er enige-74% siger, at den store mængde medarbejderengagementskanaler har påvirket produktiviteten på arbejdspladsen.

efterhånden som arbejderne bliver mere distribuerede, skal kommunikationsværktøjer være i stand til at nå ud til enhver arbejdstager. De fleste intranet tager år at opdatere og er ofte utilgængelige for medarbejdere, der ikke arbejder ved et skrivebord. Denne ineffektivitet hindrer arbejdstagernes evne til at udføre deres roller. Mens en intranetopdatering muligvis er på din opgaveliste, kan du overveje at spørge dig selv, om et intranet alene er den bedste løsning til dine kommunikationsbehov. Du bør spørge dig selv:

1. er et intranet stadig relevant for din organisation?
2. er dine beskeder Brugervenlige og hyppige?
3. kan din deskless arbejdsstyrke nemt få adgang til intranettet?
4. når du hver medarbejder på deres foretrukne kanaler?
5. kan du målrette specifikke medarbejdersegmenter med personlig information?
6. hvor længe venter du, før du kan opdatere dit intranet?
7. kan du nøjagtigt måle virkningen af din kommunikation?

hvis du finder dig selv i tvivl om, hvorfor du stadig har et intranet, kan det være tid til at genoverveje din strategi og udnytte en kommunikationsplatform for arbejdsstyrken til at integrere alle dine interne kommunikationskanaler for virkelig at engagere og tilpasse dine medarbejdere.

en internetopdatering løser ikke de grundlæggende strukturelle problemer, der forhindrer medarbejderne i at få de oplysninger, de har brug for rettidigt. Udnyt det fulde potentiale i dit intranet ved at følge med i bedste praksis og integrere med de værktøjer, der kan hjælpe med at opfylde dine forretningsmål.

Lær, hvordan Firstup giver organisationer med den førende arbejdsstyrkekommunikationsplatform mulighed for virkelig at nå, informere og engagere medarbejdere til at arbejde som en.

Intranet Ofte Stillede Spørgsmål

spørgsmål: Hvad er et intranet?
svar: Intranet er private netværk, der bruges af organisationer til udelukkende at distribuere kommunikation til deres arbejdsstyrke, og de har været brugt i årtier af virksomheder til intern kommunikation.

spørgsmål: Hvad er forskellen mellem Internettet og et intranet?
svar: internettet er et offentligt netværk, der ikke ejes af nogen enhed, mens et intranet er privatejet og ikke tilgængeligt for alle, der kan komme online.

spørgsmål: Hvad er forskellen mellem et intranet og et ekstranet?
svar: Forskellen mellem et intranet og et ekstranet er, at mens et intranet er begrænset i adgang til en organisation, kan et ekstranet tilgås af autoriserede tredjeparter såsom kunder, leverandører eller partnere.

spørgsmål: Hvorfor skulle en virksomhed bruge et intranet?
svar: intranet bruges overvejende af medarbejdere til at søge efter information, kommunikere på tværs af en organisation og styre arbejdsgange. Et eksempel på et intranet er en hjemmeside, der udelukkende bruges af et flyselskab til at levere opdateringer og information til sin arbejdsstyrke.

spørgsmål: Hvad er intranet?
svar: et intranetprogram giver virksomheder mulighed for at opbygge et privat, sikkert netværk, som kun kan tilgås af virksomhedens medarbejdere. Dette intranet fungerer som portal for medarbejdere til at få adgang til interne og eksterne ressourcer og gør det muligt for arbejdstagere at kommunikere, samarbejde og dele dokumenter og anden information.

spørgsmål: Hvad er et intranet site?
svar: et intranetsted er en intern hjemmeside (eller portal), der hjælper medarbejderne med at holde sig ajour med deres virksomhed. Det fungerer som en hjemmeside, kommunikationskanal, vidensstyringsværktøj og samarbejdsplatform. Efterhånden som virksomheder anvender mere og mere avancerede teknologiske værktøjer til at kommunikere med og engagere medarbejdere, er der et voksende ansvar for effektivt at nå frontlinjen og medarbejderne på kontoret, uanset hvor de arbejder.