Hvad er formålet med et Indkøbsordresystem?

Hvad er formålet med et Indkøbsordresystem?

på et tidspunkt i løbet af små virksomheder skal du helt sikkert købe varer eller tjenester fra et andet firma. Uanset om det er en masse små køb eller et par store køb, har du brug for en måde at spore ordrene på. Et indkøbsordresystem giver dig mulighed for at oprette og udføre ordrerne – fra indkøbsrekvisitionen hele vejen igennem til leverandørbetaling for at strømline din købsproces.

Sådan fungerer et Indkøbsordresystem

når du har konfigureret systemet med alle brugere i din organisation – fra personale, der kan anmode om varer til afdelingsledere, der godkender køb, til indkøbsafdelingen, der håndterer større køb, bliver det nemt at automatisere godkendelsesprocessen og videregive ting til den betalte afdeling for at håndtere fakturabetaling.

indkøbsrekvisition

når nogen kræver varer eller tjenester til virksomheden, opretter de en indkøbsrekvisition, der beskriver, hvad de har brug for, hvem de har brug for det fra, hvornår de har brug for det, hvor det vil blive leveret, og hvor meget det koster.

derfra vil det gå til den relevante medarbejder til godkendelse. Hvis det ikke er godkendt, kan medarbejderen bemærke, hvorfor det blev afvist, eller anmode om ændringer inden godkendelse.

Indkøbsordre

når indkøbsrekvisitionen er godkendt, bliver den en officiel indkøbsordre, der sendes til leverandøren. Når det er accepteret af leverandøren, bliver det en juridisk bindende kontrakt og kræver, at sælgeren sender de varer eller tjenester, der er bestilt.

hver PO tildeles et indkøbsordrenummer for lettere sporing gennem systemet. Det inkluderer alt fra rekvisitionen sammen med faktureringsadressen og eventuelle yderligere vilkår.

ordre opfyldt

på dette tidspunkt har sælgeren sendt varerne eller leveret de bestilte tjenester. Sælgeren skal levere sporingsoplysninger, så din organisation ved, hvornår man kan forvente, at forsendelsen ankommer.

varer modtaget

når forsendelsen ankommer, anerkender nogen i organisationen modtagelse af varerne. Da varer kan ankomme i flere forsendelser, er det vigtigt at kontrollere følgesedlen mod varer, der blev bestilt hver gang, for at sikre, at du kun har modtaget varer, du har bestilt, og kun betale for det, du modtager.

fakturabehandling

indkøbsordresystemet skal automatisere processen med trevejs matching, sammenligne indkøbsordren med de modtagne varer, til leverandørfakturaen. I tilfælde af at noget ikke stemmer overens, markeres det til manuel indgriben.

når alt matcher, overføres det automatisk til den betalte afdeling for betaling. Dette sikrer, at ingen fakturaer falder gennem revnerne, så du hurtigt kan betale alle dine leverandører, hvilket styrker leverandørrelationer og potentielt giver dig mulighed for at fange rabatter på tidlig betaling.

i organisationer, hvor en afdeling håndterer budgettet, en anden foretager indkøb, og endnu en betaler regningerne, lader et indkøbsordresystem alle se, hvad der sker i realtid, mens papirsystemer giver masser af plads til fejl.

fordele ved et Indkøbsordresystem

forbedre Ordrenøjagtigheden

afsendelse af en indkøbsordre til din leverandør er et lovligt tilbud om at foretage et køb. Hvis leverandøren accepterer ordren, udgør den et juridisk dokument mellem dig og leverandøren. Indtil leverandøren accepterer ordren, er der ingen kontrakt.

brug af indkøbsordrer giver nøjagtig dokumentation for, hvad der er bestilt, i tilfælde af en tvist. PO viser mængder, varebeskrivelser, pris, rabatter, leveringsdato og instruktioner, så der er reduceret potentiale for fejl sammenlignet med en mundtlig ordre.

at sikre, at detaljerne på PO ‘ en er korrekte, vil også gøre det meget lettere at betale den tilknyttede faktura.

bedre Købsstyring

da PO-systemet skitserer omkostninger, før et job begynder, er det lettere at se, hvordan budgetter påvirkes. Du kan placere en ordre på et enkelt projekt eller flere projekter på samme tid.

når du bestiller varer eller tjenester til et projekt, skal du anvende projektreferencen på ordren, så du kan linke varerne på ordren til projektet. Dette automatiserer tildeling af lager og omkostninger til projektet i alle faser af indkøbsordrens livscyklus, så du kan give nøjagtige tilbud.

hvis du vil have din POs til at være nøjagtig, skal du beregne faktiske indkøbsordremængder for at bestemme omkostningerne, før et projekt begynder.

Spar tid og penge

når leverandører sender fakturaer, der refererer til dit PO-nummer, behøver medarbejderne ikke bruge tid på at kontrollere, at regningen er legitim. Fordi PO bliver en kontrakt, når leverandøren accepterer det, eliminerer det enhver tvist i den henseende.

på grund af PO-processen skal fakturaen indtastes i dit regnskabssystem med henvisning til den oprindelige PO, automatisk registrering af levering og opdatering af lagerniveauer. Hurtigere betalingstider betyder, at du sparer penge med hensyn til fakturabehandlingsomkostninger, fordi det tager mindre tid at behandle dem, så dit team kan være produktivt med andre opgaver.

drive forretning med offentlige myndigheder

flertallet af offentlige myndigheder betaler ikke fakturaer, før de modtager en gyldig indkøbsordre. Uden evnen til at oprette POs er du begrænset med hensyn til dine forretningsmuligheder.

hvis du producerer indkøbsordrer, fortæller du andre, at du er på toppen af din økonomi og pengestrøm, så du kan få mere tillid til virksomheder, der ikke bruger et indkøbsordresystem.

Strømlin dit lager

med et effektivt indkøbsordreprogram på plads kan du nemt se din økonomiske investering på lager for bedre lagerstyring. Du vil være i stand til at se aktuelle lager niveauer, genbestille niveauer, lager på hold, og gratis lager. Dette giver dig et niveau af klarhed og kontrol, som mange virksomheder mangler – hvilket fører til lagermangel. Brug af indkøbsordrer giver dig synlighed på alle disse områder ud over omkostninger og salgsproces, så du bedre kan se fortjenstmargenerne på hvert af dine produkter.

opdag dine bedste leverandører

ved du, at dine bedste leverandører er? Ved du, hvem du bestiller de fleste af dine produkter fra? Ved du, hvad du har betalt for tidligere produkter, og om du skal modtage rabatter pr. kontrakt eller på grund af dit købsvolumen?

mange virksomheder forlader disse spørgsmål ubesvarede, og som sådan gør sig selv en stor bjørnetjeneste.

dit indkøbsordresystem giver dig mulighed for hurtigere og lettere at se, hvilke leverandører der tager sig af størstedelen af dine behov. Du vil også være i stand til at bestemme, hvilke leverandører der ikke holder deres ende af købet – gennem konsekvente sene leverancer, udsolgte varer og så videre.

disse oplysninger giver dig mulighed for at se, hvornår det er tid til at droppe en leverandør til fordel for en anden leverandør, eller hvornår det er tid til at forhandle bedre betalingsbetingelser med nogle af dine leverandører.

drift med et solidt indkøbsordresystem sikrer, at din virksomhed har adgang til en hel del information, der kan hjælpe dig med at træffe datadrevne beslutninger. Med oplysninger om, hvad du bruger, hvor du bruger det, og hvem du bruger det med, hjælper du dig med at informere valg i fremtiden for at fremskynde væksten og forbedre rentabiliteten.