Hvad er fravær Ledelse? 6 måder at reducere fravær på arbejdspladsen

• “hvor er Mark?”
• “han tog sygeorlov i dag, tror jeg.”
• “Hmm, gik i ikke ud i går aftes?”
• “Um..Ja, men jeg tror, han spiste noget og fik madforgiftning.

måske er Mark virkelig syg. Eller, måske havde han en for mange i går aftes.

via GIPHY

uanset hvad er han ikke på arbejde i dag.

Fraværsstyring beskæftiger sig netop med situationer som disse. Det er praksis at reducere uplanlagt manglende deltagelse på arbejdspladsen.

fravær koster den amerikanske økonomi mere end 200 milliarder dollars i produktivitetstab hvert år. Derfor er det afgørende, at din organisation har en struktureret måde at håndtere det på.

der kan være mange grunde til, at en medarbejder måske ikke møder op på arbejde, lige fra stress, mobning på arbejdspladsen og lav moral til sygdom eller personligt tab.

her er 6 vigtige tips til at styrke din organisations fraværsstyringsstrategi:

Hold styr på fremmøde, oprette politikker, men ikke automatisere straf

en af de første ting, du skal gøre for at reducere fravær er at skabe en systematisk måde at spore fremmøde af dine medarbejdere. Der er mange værktøjer tilgængelige online, der kan hjælpe, såsom Jibble, Clockify og BambooHR.

så uanset hvor åben og fleksibel din virksomhedskultur er, har du brug for en formel fraværsstyringspolitik. Det skal forklare, hvilken slags uplanlagte fravær der er acceptabelt for virksomheden, og hvilke der ikke er. for eksempel skal det indeholde oplysninger om:

• Hvordan tager en medarbejder sygefravær? Hvem skal de underrette og hvornår?
• efter hvor mange sygefravær har medarbejderne brug for at fremlægge en medicinsk attest?
• Hvordan ved en medarbejder, at deres deltagelse bliver et problem?

Vær opmærksom på lokale føderale love, mens du opretter fraværsstyringspolitikken. Mange lande har love, der beskytter medarbejderne mod forskellige former for uplanlagt fravær.

behandl dog din formelle politik som et sæt retningslinjer og ikke love. Dette betyder snarere end at have en tæppepolitik til at straffe, du skal omhyggeligt behandle hvert enkelt tilfælde separat. For eksempel, hvis en medarbejder er syg, og du besøger dem på hospitalet; det giver ikke mening at bede om en medicinsk attest for at behandle syge blade.

Togledere i fraværsstyring

selvom fraværsstyring primært falder ind under HR-domænet, er det ikke kun deres ansvar. Linjeledere bør tage lige ejerskab af it. Men i mange organisationer får de ikke tilstrækkelig uddannelse i fraværsstyring.

det er her HR kan træde ind og coache ledere (især ledere på første niveau) i, hvordan man forhindrer fravær i deres teams. Dette kan omfatte coaching ledere i forbindelse med situationer som:

• Hvordan håndteres en medarbejder, der ofte er begyndt at tage sygefravær?
• Hvornår skal politikken håndhæves, og hvornår skal man gøre en undtagelse?
• Hvornår skal man eskalere sager til HR?

når linjeledere påtager sig en mere proaktiv rolle i fraværsstyring, vil du se, at fraværsprocenten tager en næse.

husk, presenteeism er ikke målet

det er kritisk at bemærke, at målet med fravær ledelse er at reducere fravær ikke opmuntrende presenteeism.

der er en enorm forskel mellem de to.

Presenteeism er, når en medarbejder tvinger sig til at dukke op på arbejde på trods af at han føler sig utilpas. Der kan være mange grunde bag dette lige fra urimelige ledelsesforventninger til ægte hengivenhed over for ens job.

du tænker måske, hvordan kan flere arbejdstimer fra medarbejdere skade virksomheden? Bortset fra stress og udbrændthed kan det faktisk påvirke organisationens samlede produktivitet. Selvom det er sværere at kvantificere den økonomiske virkning af nærvær end fravær. Forskellige undersøgelser har vist, at dens indvirkning kan være lige, hvis ikke værre. En medarbejder, der er utilpas, vil naturligvis gøre deres arbejde med mindre effektivitet og risikerer også at påvirke andre på arbejdspladsen.

derfor bør du afstå fra politikker, der fremmer præsentation, såsom at belønne medarbejdere for ikke at tage syge/ferieblade eller lade dem indbetale på ventende blade.

omfavn fleksibel arbejdstid og fjernarbejde

ifølge en undersøgelse fra Sveriges Karolinska Institut kan fleksibel arbejdstid reducere fravær. En undersøgelse foretaget af fleksjobs afslørede, at medarbejdere (især forældre) værdsætter fleksibilitet endnu mere end løn.

forståeligt nok afhænger fleksibilitet på arbejdspladsen (fjern, fleksibel arbejdstid) af industriens og organisationens art. Visse job kræver tilstedeværelse på arbejdspladsen i bestemte timer. Men hvis din virksomhed ikke er en af dem, bør du overveje at tilbyde mere fleksibilitet til dit team.

medarbejdere kan indkalde syge til arbejde, hvis de har visse vigtige ærinder at køre i arbejdstiden – fastsættelse af VVS, gå på børneskole osv. Hvis de kan justere deres tidsplaner omkring det, vil de være mere tilbøjelige til at dukke op til arbejde.

en anden vigtig del af fleksibiliteten er fjernarbejde, som i stigende grad bliver en af de mest populære virksomhedskulturtendenser. Fjernarbejde betragtes ikke længere som et privilegium, der tilbydes af et par nye aldersvirksomheder. Mange medarbejdere forventer nu fjernarbejde, når de leder efter et nyt job. 90% af de mennesker, der har arbejdet eksternt, planlægger at arbejde eksternt resten af deres liv. At tillade folk at arbejde eksternt reducerer betydeligt årsagerne til, at en medarbejder kan overveje at tage sygeorlov.

fjernarbejde bliver i stigende grad bredere accept selv blandt mere traditionelle virksomheder på grund af den stigende popularitet af online samarbejdsværktøjer.

forbedre holdmoralen, før det er for sent

har du bemærket, at samtalerne om holdmoral normalt kommer op, når noget er gået galt? Ofte bliver det kun en overvejelse for ledelsen, når det er på den nedadgående spiral.

at gøre arbejdsmiljøet sjovt og engagerende er måske den vigtigste ting, du kan gøre for at begrænse fravær. Det, derfor, lover godt for hele organisationen at investere i at forbedre arbejdsmoral, selv når der ikke er røde flag rundt.

bordtennisborde og HR-designede teambuilding-øvelser er måske ikke altid svarene. Det er vigtigt at forstå pulsen på dit team for at vide, hvad der ville arbejde for at øge deres moral. Nogle hold foretrækker måske udendørs aktiviteter sammen, nogle kan være tilfredse med et par drinks efter arbejde.

det, der utvivlsomt fungerer for alle hold, er imidlertid at indprente en anerkendelseskultur, der er bygget på hyppig feedback.

Tag hurtig handling mod dem, der tager unødig fordel

hvis du føler, at alle de foregående 5 forslag er skævt mod medarbejdere og ikke arbejdsgiveren, har du ret. Virksomheden er dog først og fremmest sine medarbejdere. Ved at tage fat på kerneproblemerne, der forhindrer dem i at observere solid deltagelse, løses problemet for ledere ofte.

når det er sagt, er det dog vigtigt at gribe ind over for de medarbejdere, der drager uretmæssig fordel af virksomhedens politik. Manglende evne til at gøre det kunne bringe hele politikken i fare og skade dem, der overholdt den ansvarligt. En konstruktiv fraværsstyringspolitik kræver tillid mellem virksomheden og dens medarbejdere.

hvis du for eksempel finder ud af, at en medarbejder har løjet om at tage sygefravær (gå til en jobsamtale i stedet som et eksempel), skal det behandles straks med en officiel skriftlig advarsel.