Hvad er P2P cyklus? – 12 trin i SAP Procure-to-Pay-cyklus

en P2P-cyklus er en proces for, hvordan en organisation eller virksomhed handler om at skaffe varer og tjenester, betale leverandøren og modtage varerne.

cyklussen starter med at anmode om tilbud fra leverandører, før du opretter indkøbsordrer, der sendes til leverandører. Når den er modtaget, foretages kvalitetskontrol inden udstedelse af fakturaer efterfulgt af betaling.

denne artikel diskuterer hvert trin i p2p-cyklussen i detaljer.

Hvad er P2P procedure?

procure-to-pay cycle (P2PCycle) er de forretningsprocesaktiviteter, der opstår, mens du opretter og accepterer indkøbsordrer, betalinger for varer eller tjenester.

dette inkluderer alt fra sourcing af produkter til betalende leverandører efter modtagelse af levering af disse varer; det kan endda involvere omvendte transaktioner, hvor tidligere købte varer returneres, før de sendes ud!

alle moderne ERP-systemer, inklusive SAP, opretholder gode P2P-procesautomatiseringsfunktioner.

i dette indlæg tages P2P-cyklus SAP MM som reference.

trin i p2p-cyklus

du kan finde de 12 trin i SAP Procure-to-Pay-Cyklusdetaljer nedenfor.

processen med indkøb til betaling eller P2P-cyklus starter, når en køber finder et behov for nogle varer eller tjenester.

Kravidentifikation

kravidentifikationen er det første trin i p2p-cyklussen.

når der er mangel på råvarer eller tjenester eller dele, der er nødvendige for at fortsætte operationen, vil den ansvarlige identificere materialets behov eller fordel.

materialet eller tjenestens behov informeres derefter til indkøbsafdelingen ved at oprette en købsanmodning.

købsanmodningen vil blive sendt til indkøbschefen.

godkendelse af indkøbsordren

indkøbschefen evaluerer den modtagne indkøbsordre.

afhængigt af vigtigheden og omkostningerne ved materialet eller tjenesten vil det blive sendt til ledere på seniorniveau til revision.

her kan indkøbsordren enten godkendes eller afvises.

godkendelse af Indkøbsordre

Antag, at købschefen får godkendelse fra sine seniorer. I så fald vil han Godkende indkøbsordren og sende PO til indkøbsafdelingen.

indkøbsafdelingen kontrollerer anmodningsformularen for at forstå kravet.

Shortlisting sælgerne

afhængigt af typen af anmodningen vil enten en ny liste over leverandører blive shortlistet, eller indkøbsafdelingen kan direkte henvende sig til den eksisterende leverandør for materialet.

Shortlisting af sælgerne afhænger af deres troværdighed, kreditor rating, kvaliteten af produktet eller tjenesten, og prisfastsættelse.

tager citater fra sælgerne

her sender køberen RFP ‘ er til alle de shortlistede leverandører for at forklare kravene. Sælgerne bliver derefter bedt om at give deres tilbud.

valg af leverandør

her evalueres leverandørens svar på RFP, vilkår og tilbud forhandles med leverandørerne.

sælgeren, hvis tilbud og Køber accepterer vilkår, er på listen, og aftalen vil blive underskrevet.

forsendelsesmeddelelse

når aftalen er underskrevet, og PO er bekræftet, sender sælgeren forsendelsesmeddelelsen til køberen. Meddelelse, der informerer om de varer eller tjenester, de leverer.

på dette tidspunkt er vi halvvejs gennem procure-to-pay-cyklussen. Forsendelsesmeddelelsen indeholder alle detaljer som en beskrivelse af varerne, forsendelsesdato.

modtagelse af varerne

virksomheden modtager varerne fra leverandøren. De opnåede materialer eller tjenester inspiceres for at kontrollere materialernes kvalitet.

leveringsholdet sammenligner PO med forsendelsesmeddelelsen for at validere, om de to matcher. Hvis de stemmer overens, udsteder virksomheden kvitteringen til sælgeren.

men hvis der er uoverensstemmelser, kan virksomheden kontakte sælgeren og bede om refusion eller udskiftning.

registrering af fakturaen

efter modtagelse af kvitteringen fra virksomheden sender leverandøren dem fakturaen til betaling. Fakturaen vil have alle betalingsoplysninger relateret til de leverede varer.

3-vejs Match

når fakturaen er modtaget fra sælgeren, skal alle relaterede dokumenter som indkøbsordre og forsendelsesmeddelelse gennemgås af virksomhedens regnskabsafdeling.

betaling til leverandøren

Antag, at den konto, der skal betales, finder match mellem alle dokumenter vedrørende pris, mængde og vilkår og betingelser. I så fald vil betalingen blive foretaget til sælgeren i henhold til de aftalte vilkår.

rapportering

når sælgeren foretager betalingen, dokumenteres hele processen, og der oprettes rapporter.

fordele ved procure-to-pay cyklus

køb-til-Betal-cyklus hjælper din virksomhed med at vokse med følgende fordele.

forbedrer købsprocessen: procure-to-pay-cyklussen definerer klart de trin, der er involveret i købsproceduren. Dermed det øger den samlede effektivitet af købsprocessen.

reducerer behandlingsomkostninger: ERP-indkøbsmodul hjælper med at reducere indkøbsprocedurens behandlingsomkostninger ved at levere lagersporing uden papirarbejde.

dens online bestillingsevne hjælper brugeren med at indstille lagerniveauerne, så snart ordrer er erhvervet.

giver gennemsigtighed: Køb-til-Betal-cyklus hjælper de indkøbende mennesker og sælgerne med at se, hvor rekvisitionen er. På denne måde bringer det og øger synligheden i forsyningskæden.

øger forholdet til sælgeren: køb-til-Betal-processen sikrer, at ordrerne foretages nøjagtigt, og betalinger for leverandørerne oprettes korrekt.

det giver også leverandører og købere mulighed for nemt at kommunikere og samarbejde for hurtigt at løse tvister. Disse væsentlige ting fører til at forbedre forholdet til sælgeren.

giver en chance for at forhandle prisen: Da det forbedrer forholdet til sælgeren, kan købere bede om at forhandle pris og kontraktvilkår.

gør datarapportering let: når du har et skybaseret lagerstyringssystem, kan du nemt hente rapporter i realtid, såsom rentabilitetsrapporter, omkostningsrapporter og affaldsrapporter.

disse oplysninger giver lederne mulighed for at have et fuldstændigt greb om deres pengestrøm og træffe passende købsbeslutninger.

forbedrer produktiviteten: da det optimerer købsprocessen, hjælper det med at forbedre produktiviteten.

hjælper med at levere til tiden: når produktiviteten forbedres, leverer du produktet eller Tjenesterne til tiden.

Hvordan forbedrer du indkøb til betaling?

ved at følge nedenstående fremgangsmåder kan du forbedre din køb-til-Betal-proces.

• Bevar gennemsigtigheden i processen
• implementer det bedste program til køb til betaling
• Boost leverandørengagementet
• har velorganiseret kontraktstyring
• forbedre varebeholdninger

automatisering af P2P-cyklus

køb-til-Betal-cyklus involverer mange afdelinger i organisationen såvel som mange leverandører.

da det er en lang proces, der involverer en masse papirarbejde og administrative opgaver, kræver det en masse penge og tid.

ved at automatisere P2P-cyklussen kan organisationer optimere hele processen ved hjælp af teknologi.

reduceret papirarbejde og menneskelig indblanding ved at automatisere P2P-processen hjælper virksomheder med at reducere driftsomkostningerne.

parametre for at vælge programmet til procure-to-pay cycle

du skal vælge den bedste teknologi til P2P-processen. Overvej følgende parametre, mens du vælger programmet.

• programmets hastighed: Vælg det program, der fungerer hurtigt, så det hjælper med at reducere den tid, det tager for processen og mindske teamstyrken.
• programmets fleksibilitet: Vælg det program, der kan opfylde alle dine forretningsbehov og følge forretningsreglerne. Programmet skal opgraderes til den nye version og let tilpasses efter dine behov.
• gennemsigtighed: ansøgningen skal give god indsigt til at gøre dit arbejde. Det skal give dig mulighed for at have de korrekte oplysninger for at reducere opfølgninger både inden for og uden for virksomheden.
• selv deling af opgaver: sørg for, at dit program deler opgaven ligeligt blandt dine teammedlemmer. Programmet skal have mulighed for automatisk at sende rekvisitioner til sælgeren afhængigt af tidligere købshistorik.
• Leverandørkommunikation: applikationen skal hjælpe dig med at kommunikere med dine leverandører, og den skal også give sælgerne mulighed for at kontrollere fakturaerne, citatgodkendelser, betalinger alene.

liste over leverandører af indkøb til betaling

mange leverandører leverer programmet på markedet. Jeg nævner et par bedste leverandører.

• SAP Ariba
  • det giver enkel, hurtig og brugervenlig teknologi.
  • det integreres effektivt med andre ERP-systemer.
  • det tilbyder fleksible processer med budgetkontrol og godkendelsesstyring.
  • det giver absolut modtagelse og reunion proces.
• GEP Smart
  • det er bygget af ekspertise i indkøbsprocessen.
  • det giver omfattende teknologi til de direkte og indirekte indkøbsprocesser.
  • det giver en cloud-platform med samlet opstrøms sourcing og nedstrøms indkøbsproces.
• Coupa BSM platform
  • det giver programmer, der har fuldstændig synlighed og holder på indkøbsprocessen.
  • det giver en moderne designoplevelse.

hvad er udfordringerne ved en procure-to-pay cyklus?

under behandlingen af køb til betaling står en organisation over for mange problemer. Her vil jeg liste over udfordringer i procure to pay-processen.

konsolidering af systemet og processen

du ved, at en organisation har mange afdelinger, og hver afdeling vil have sine systemer og værktøjer. Det gør integrationen af data vanskelig.

manglende autoritet og overholdelse

normalt påvirker styring og overholdelse fleksibiliteten i indkøbsprocessen.

ubekymret af ledelsen

generelt mener ledelsen, at købsprocessen ikke er en kritisk proces. Så ledelsen giver mindre prioritet til at forbedre processen med opgraderede teknologier.

fravær af adoption

typisk designer en person, der ved meget mere om indkøb og dets kompleksiteter, indkøbsværktøjer eller-programmer.

derfor vil programmet være helt fokuseret på dets funktioner, ikke på brugervenlighed. Så nogle gange kan brugerne finde problemer, mens de bruger indkøbssystemet.

brugere har ikke nok træning til at bruge systemet korrekt. På grund af alle disse problemer vil flere virksomheder ikke vise interesse for at vedtage køb-til-Betal-teknologi.

manglende kommunikation

i mange organisationer vil ændringer, der foretages i hele organisationen, ikke kommunikere med brugerne eller personalet. Så nogle gange vil organisationen ikke vælge det rigtige indkøbsprogram til det.

derfor vil den valgte teknologi ikke opfylde og opfylde brugerkravene. Desuden påvirker det kvaliteten og levering til tiden af output.

Hvordan håndteres udfordringerne?

Følgende er et par forslag til at håndtere ovenstående udfordringer, som køb-til-Betal-cyklusprocessen står overfor.

Automatiser processen

det er den bedste ide at automatisere hele køb-til-Betal-processen. Det hjælper med at øge effektiviteten og reducere procesomkostningerne.

konvertering af indkøbsrekvisition til indkøbsordre sker automatisk.

godkendelsesprocessen, fakturering og andre processer finder sted uden komplikationer og afbrydelser. Derfor er det velegnet til både leverandører og organisationen.

dette automatiserede system gør det muligt for indkøbsteamet at koncentrere sig om mere værdifulde værker. Det gør det også muligt for den konto, der skal betales, at øge produktiviteten og reducere udgifterne.

teknologien betaler sælgeren til tiden. Derfor er der ingen risiko for forsinket betaling. Det hjælper med at binde kunden og leverandøren med en god obligation.

på grund af den tidlige betaling kan du også få nogle rabatter, hvilket hjælper med at reducere omkostningerne.

overvej brugeroplevelserne

automatisering af processen bliver kun vellykket og værdig, når den tjener sit formål. Derfor skal det være nyttigt og let at bruge for medarbejderne.

hvis medarbejderne har svært ved at bruge systemet eller teknologien, er der ingen brug for at implementere den automatiserede proces.

derfor skal du overveje medarbejdernes eller brugernes oplevelse, mens du implementerer et nyt system.

tænk på korrekt design

vedtage en arbejdstagercentreret metode til at designe indkøbsprocessen. Det hjælper med at udvikle et system, der tager hensyn til bruger og brugervenlighed. Det vil være nemt at bruge for arbejderen som tiden går.

Adopt cloud system

du ved, at for en organisation er masterdatasikkerhed meget vigtigere. Cloud-teknologi hjælper organisationen med at standardisere forretningsprocessen.

det forbedrer effektiviteten og reducerer procesudgifter. Det giver også organisationen mulighed for at ændre systemet hurtigt og effektivt.

hold processen fleksibel

i den gamle købsproces blev processen kun udført internt med en eller to enheder.

i dag er medarbejderne begyndt at spørge adgangen hvor som helst, når som helst med uanset enheder.

så det giver medarbejderen mulighed for at arbejde hvor som helst og når som helst og forbedrer dermed procure-to-pay-processen med fuld hastighed.

konklusion

dette blogindlæg har givet dig en grundlæggende forståelse af 12 trin involveret i SAP Procure-to-Pay cyklus.

indkøb til betaling er en proces til flytning af varer fra købsstedet til levering. Det foregår i flere faser og kan gøres mere effektivt gennem automatisering.

fremtidig teknologi kan være blockchain i procure-to-pay for at øge gennemsigtigheden.

blockchain er en åben, distribueret hovedbog, der kan registrere aktiviteter mellem to parter, der kan verificeres og uforanderlige.

ikke kun SAP MM, p2p cycle Oracle apps, PeopleSoft og lignende virksomhedsprogramløsninger leverer P2P-funktionaliteter.

du vil også kunne lide:

• liste over top 7 ERP moduler detalje
• ERP Indkøb modul og dens funktioner
• Hvad er årlig fysisk opgørelse?
• Hvad er kundeordre?
• Hvad er efterspørgselsstyring?