Hvordan kører effektive møder som Apple og Google?

virksomheder kører effektive møder, så de nye og friske ideer fra den unge generation kombineres med den modne generations erfaring og praktiske tilgang. Men disse møder er dog for det meste spild af tid og uproduktive, da der altid har været et sammenstød af tanker og dermed ingen resultater. Her, er visse ting, der skal holdes for øje for at gøre møder effektive, vellykket og produktiv.

effektive Mødestrategier:

møder er den vigtigste faktor for gennemførelsen af ethvert projekt. Da forskellige typer

fagfolk arbejder på et lignende projekt, er møder en aktivitet, hvor information kan deles, og de kan mødes og diskutere projektets fremskridt.

men normalt viser kontormødet sig at være et træk, og nogle af grundene til det ville være

1. start sent
2. folk, der ankommer sent
3. ingen aktiv deltagelse
4. få fraværende
5. tager mere tid end forventet
6. går ud af fokus
7. defekte gadgets/ tekniske fejl

alle sådanne grunde ødelægger hele mødet, der spilder tid, bliver ineffektive og mindre produktive. Dette påvirker også projektets fremskridt og mindsker dermed organisationens succes og vækst.

hvis du nu vil slippe af med alle sådanne problemer, skal du følge de 3 regler for at køre effektive møder.

Sådan køres et mere effektivt møde?

1. en dagsorden holder emnet, der skal diskuteres intakt
2. Begynd til tiden og Slut til tiden.
3. Afslut mødet med en handlingsplan og del de næste skridt, der skal gøres

Sådan køres effektive møder som verdens bedste virksomheder?

kun de krævede skal kaldes:

et mødested er ikke en park eller en festhal, hvor alle medlemmer af kontoret skal kaldes. Kun de krævede skal indkaldes på tidspunktet for mødet. Chefen skal passe på, at kun de medarbejdere, der er en del af projektet, er til stede på mødestedet. Chefen bør ikke tøve med at bede dem om at forlade mødestedet, når det ikke kræves.

ifølge mange eksperter bør der kun være 10-11 Personer på tidspunktet for mødet. Hvis der er flere antal mennesker, der ikke er påkrævet, vil formålet med mødet ikke blive gemt og vil resultere i spild af tid og penge.

møder skal være korte og til det punkt:

alle medlemmer, der er en del af mødet, skal forsøge at gøre det til et punkt, at mødet skal være kort og til det punkt. Lederen af mødet skal altid gøre det til et punkt, at mødet ikke forlænges for længe, for så mister alle de tilstedeværende medlemmer deres interesse for mødet og venter altid på at få det overstået.

mange eksperter har foreslået, at medarbejderne mister deres interesse efter 15-20 minutter, så efter et punkt vil de ikke være i stand til at bidrage med noget produktivt input til at køre effektive møder.

der udpeges en beslutningstager:

på alle møder udpeges en beslutningstager, hvis afgørelse vil være endelig. På møderne fremlægger alle medlemmerne deres synspunkter, hvilket resulterer i et sammenstød mellem vies og generelt er der vanskeligheder med at træffe beslutninger.

så det er altid bedre at udpege et hoved, hvis beslutning vil blive taget som det sidste ord, og der vil ikke være noget spørgsmål i hans beslutning.

Giv medarbejderne fritid efter mødet:

hvert møde, hvad enten det er i kort tid eller lang tid, har sit formål og dagsorden. Hver medarbejder efter mødet føler sig stresset og har brug for at slappe af. Alle de store virksomheder efter mødet giver lidt fritid til deres medarbejdere, så de kan slappe af og nye og friske ideer flyder i deres sind.

den tid, der gives til medarbejderne, betales en, så de ikke har nogen byrde for at miste deres indkomst. Google giver 20% fritid til deres ansatte, hvis resultat er Gmail og google earth. For at en medarbejder kan generere nye ideer, skal han føle sig afslappet og føle sig fri.

mødets placering er meget vigtig:

det er ikke altid vigtigt, at der afholdes et møde i bestyrelseslokalet eller et andet officielt område. For at medarbejderne skal have interesse i mødet, er placeringen også en vigtig faktor. Hvis mødet indkaldes i en park eller i en cafekrus, vil medarbejderne føle sig fri, afslappet og de vil forsøge at give mere innovative input til mødet.

men hvis chefen kun ønsker at oprette et møde i det officielle område, er køkkenet også en interessant ide.

medarbejdere skal gøres til at stå på deres fødder:

på kontoret sidder medarbejdere og arbejdsgivere altid. Ifølge mange ekspertundersøgelser mister en person, mens han sidder i en time, omkring toogtyve minutter af deres liv. Så alle virksomheder skal forsøge at gennemføre mindst 10-15 minutter af mødet, mens de står.

som på Facebook, hvor der er 15 minutter et på et møde, hvor alle medarbejdere er lavet til at stå op og derefter afholdes mødet. Et andet vigtigt punkt, der skal bemærkes, er, at når medarbejderne får stå, er deres deltagelse i mødet meget højere end mens de sidder.

Input fra alle mennesker er vigtigt:

på alle møderne er det vigtigt, at alle de tilstedeværende medlemmer giver deres værdifulde input. Alle medlemmer når giver deres input, holde på at tænke på de nye ideer, der er meget med strømmen af mødet.

disse medarbejdere forsøger at give nye og innovative ideer, da det vil forbedre deres velvilje i virksomheden. Medarbejderne føler sig også involveret og ønsket i mødet. Dette vil øge deres bidrag til mødet.

hold en dagsorden for mødet:

at have en dagsorden for mødet er det vigtigste. Hvis der ikke er nogen dagsorden, vil mødet ikke have nogen retning. Medarbejderne vil ikke have nogen interesse i de diskussioner, der foregår på mødet, fordi de ved, at deres diskussion ikke fører nogen steder.

lederen af mødet skal altid holde en notesbog med ham, hvor alle de punkter, der skal drøftes, skal opføres. Når mødet fortsætter, skal de punkter, der er blevet drøftet, markeres, så der ikke er noget punkt tilbage uden diskussion.

alle medarbejdere skal kende formålet med mødet:

alle medarbejdere, der er til stede i mødet, skal kende formålet med mødet. Arbejdsgiveren skal før mødet klart nævne formålet med mødet og hvad der forventes af dem.

hvis mødet indkaldes til at finde løsningen på problemet, skal medarbejderne kende problemets art og hvilken slags løsning de skal give. Problemet skal forklares med maksimalt 5 – 7 ord, så medarbejderne ikke bliver forvirrede.

bærbare computere skal undgås i møderne:

bærbare computere skal undgås i møderne, fordi de helt sikkert skaber distraktioner for medarbejderne. Det anbefales af mange eksperter, at medarbejdere, der tager håndskrevne noter, har tendens til at være mere opmærksomme på det formål, som mødet er blevet indkaldt til.

også de medarbejdere, der ikke bruger bærbare computere, er i stand til at give bedre produktive input i mødet. Men arbejdsgiveren skal sikre, at medarbejderne får en pause på 10-15 minutter for at kontrollere deres e-mails, hvis mødet forventes at løbe i lang tid.

mobiltelefoner er store nej i mødet:

alle medarbejdere, der skal deltage i mødet, skal på forhånd anmodes om, at deres mobiltelefoner ikke er tilladt i mødet. Der er meget få ting, der er meget vigtige, der har brug for medarbejderen til at deltage i telefonopkaldet. Den medarbejder, der leder mødet, skal i god tid inden mødestart meddele, at medarbejderne ikke skal besvare opkaldene, mens de er i mødet, da strømmen af mødet går i stykker, og alle de andre medarbejdere også distraheres.

gør medarbejdere ansvarlige:

ligesom hos Apple er der DRI, hvilket betyder, at alle medarbejdere gøres ansvarlige og direkte ansvarlige. Alle ledende medarbejdere skal gøres direkte ansvarlige for virksomhedens handling. De ledende medarbejdere skal være et eksempel for de yngre medarbejdere, at de er direkte ansvarlige over for offentligheden, og det er ikke noget tå flov over.

brug af Effektpunkt skal undgås:

medarbejdernes brug af effektpoint gør opgaven enklere for dem, der præsenterer deres projekter på mødet, men det bliver kedeligt for dem, der skal forstå det. Det er ikke meningen, at de skal bruge punkttegn. Dette gør tingene ikke kun interessante, men også lette at forstå.

Data skal anvendes i møderne:

medarbejdere, der præsenterer deres projekter på møderne, skal gøre brug af data til støtte for deres meninger. Hvis der ikke bruges data, bliver mødet stedet for debat, da alle medarbejdere vil præsentere deres mening, men der vil ikke være nogen data til støtte. De data, der bruges, skal være støttende både med hensyn til kvalitet og kvantitet. Ligesom på Yahoo bruges kvantitative data i møderne til at understøtte udtalelserne.

en notattager skal være til stede ved alle møderne:

en notattager skal altid udnævnes ved alle møderne, fordi der er to til tre styrkepunktspræsentationer på mødet. Hvis der vil være en note-taker så alle de vigtige punkter kunne nemt opført ned. Også, hvis der er en medarbejder, der har et møde, kan få en kopi af det samme og coverup, der går glip af.

der udsendes en gennemgang af mødet:

en kopi af det, der er besluttet på mødet, sendes til kontoret. Dette får medarbejderne til at huske alle de vigtige beslutninger, der er taget på mødet. Dette vil hjælpe medarbejderne til at arbejde i den retning, hvor virksomhedens mål vil blive nået.

Indstil tidsgrænsen for mødet:

hos Google er der enorme timere indstillet på mødestedet, så der er en tidsbegrænsning for møderne. Hvis der er timere på mødestedet, vil præsentanten på mødet sørge for, at alt går som planlagt.

Planlæg møder med regelmæssige intervaller:

alle virksomheder skal gøre det til et punkt, at de arrangerer møder med regelmæssige intervaller. Ved at gøre dette vil de være i stand til at diskutere de spørgsmål, der kommer op i den nærmeste fremtid, og dem, der kræver beslutningstagning af enhver art. Arbejdsgiveren kan også kontrollere de forskellige aspekter af virksomhederne, og medarbejderne kan holdes under kontrol.

alle de tilstedeværende skal være klar til at blive udfordret og blive udfordret:

Steve Jobs, når administrerende direktør for Apple havde evnen til at få medarbejderne til at græde, hvis cross blev spurgt af ham. I alle virksomheder skal medarbejderne, når de deltager i mødet, være i stand til at stille spørgsmålstegn ved Senioren, når de er forvirrede over et eller andet punkt, og også være klar med svarene, når spørgsmål stilles af arbejdsgiveren.

bliv positiv til møderne:

alle dem, der er til stede på mødestedet, skal være positive over for de ideer, der præsenteres på mødet. Ingen ide skal kasseres med det samme. Fordele og ulemper ved alle de fremlagte ideer beregnes, inden de kasseres.

nye ideer skal altid hilses velkommen:

nye ideer skal altid hilses velkommen af arbejdsgivere. Generelt kritiseres en medarbejder, der præsenterer den nye ide, på møderne af andre medarbejdere. Lederen af mødet skal ikke blot tilskynde til nye ideer, men også forsøge at indarbejde dem i deres arbejdsproces.

hjemmearbejde skal udføres af medarbejderne:

alle dem, der deltager i mødet, skal komme forberedt med lektier, der udføres. Dette hjælper medarbejderne med at genvinde det, der er gjort på de foregående møder, så de kan gå videre. Medarbejderne vil også dække de punkter, der er blevet savnet tidligere.

respekter andres tid:

alle medarbejdere skal respektere andre folks tid. De ved godt på forhånd om mødet, så de bør planlægge deres andre aktiviteter i overensstemmelse hermed. Folk, der ikke respekterer andres tid, forventer ikke det samme fra de andre også.

konklusion:

både Google og Apple er berømte for ikke kun teknologiske innovationer, men også for de måder, de gennemfører deres møder på. Møderne, der afholdes på dette sted, er ikke kun mere produktive, men er også til gavn for medarbejderne. Så alle virksomheder skal forsøge at følge disse enkle trin for at køre effektive møder og få mest muligt ud af deres medarbejdere.