Hvordan man skriver et notat til en medarbejder's disciplin

i enhver organisation kan disciplinære handlinger være nødvendige, når en arbejdstagers adfærd har en negativ indvirkning på individet, medarbejderne eller arbejdspladsen. Som leder skal du muligvis tage disciplinære eller korrigerende handlinger for at forbedre uacceptabel adfærd eller ydeevne. Når du uden held har prøvet andre metoder såsom rådgivning og præstationsvurdering, skal du muligvis skrive notater for at advare en medarbejder, der synes ude af stand til at reformere. Sådan kan du skrive et notat til en medarbejders disciplin.

giv tilstrækkelig varsel

ifølge University of California kan du irettesætte en kriminel medarbejder ved at give notatet som en meddelelse til medarbejderen om, at hans eller hendes præstation ikke opfylder en forventet komponent. Du kan give denne irettesættelse, hvis arbejdstageren ikke viser en ændring efter uformel tilsynscoaching for at hjælpe ham med at forbedre den krævede præstation. Meddelelsen kan senere tjene som den dokumentation, der er nødvendig for, at du kan fyre en medarbejder, hvis han eller hun ikke bevarer ansættelsen, efter at alle de juridiske skridt er opbrugt.

Angiv handlingsforløbet

henvis til notatet som et disciplinært notat for at undgå juridiske problemer med fagforeninger senere. Angiv klart grunden til at skrive notatet. Husk at medtage medarbejderens svar i notatet, men undgå at fokusere på hans svar. Fokuser i stedet på at gentage politik eller procedure i notatet. Ved at angive, hvad du forventer af din medarbejder, undgår du disciplinære handlinger, hvis arbejdstageren overholder reglerne. I mange situationer ville det være ulovligt at uddele disciplin uden at følge andre procedurer eller kanaler.

Bevar privatlivets fred

behandle notater som personlige, fortrolige forhold. Sørg for, at du kun leverer det til den involverede medarbejder. Hvis det er muligt, skal du også give en kopi til hans fagforeningsrepræsentanter og opbevare en anden kopi i medarbejderens personalefil til fremtidig reference. Du bør dog kontakte din operations fagforeningsforvaltere, hvis du har brug for at føre bevis for sådanne samtaler eller møder. De kan bede om en lovbestemmelse, der giver deres klient mulighed for at hæfte et skriftligt svar på notatet, før du arkiverer det.

brug betydelig ordlyd

i din kommunikation skal du bruge kraftig ordlyd, der henviser til en irettesættelse eller formel skriftlig meddelelse. Angiv, om du beskylder medarbejderen for inkompetence, insubordination, forseelse eller forsømmelse af pligt. Dette er alle seriøse sætninger, som du kan bruge under officiel disciplinærsag, hvis din afskedigelse af en medarbejder udfordres senere. Hvis dit notat indeholder mange eufemismer, skal du muligvis overbevise et disciplinærudvalg om, at lovovertrædelsen medarbejderen begik berettiget afskedigelse. Du skal angive fejlen uden at hakke ord. Du kan angive, at der vil blive truffet en bestemt handling, hvis medarbejderen ikke overholder reglerne eller den aftalte fremgangsmåde.

at skrive et notat eliminerer risikoen for en civilret og fungerer som en påmindelse til begge parter om de aftalte spørgsmål. Sammenlignet med verbale irettesættelser kan notater være nyttige, hvor der kræves bevis. De er også mere formelle og standardform for kommunikation i kontormiljø.