ikke-diskriminationstest: 401 (k) overholdelse

på menneskelig interesse arbejder vi med ikke-diskriminationstest (NDT) for små virksomheder hver dag. Vi overvåger alle vores kunders konti for at underrette dem, når de er i fare for at fejle, og hjælpe med at oprette planer, der forhindrer dem i at fejle i første omgang—alt inkluderet. Det kan være vanskeligt, og da vi ikke har fundet en god ressource, der forklarer alle komponenterne i NDT på en ligetil, enkel måde, vi har besluttet at lave vores egen guide!

hvis du er helt ny i NDT ‘ s verden, anbefaler vi at starte med at læse afsnittene nedenfor for at forstå det grundlæggende. Vi dykker ned i flere detaljer om, hvordan man udfører NDT og mere besværlige underemner i vores indlæg om Safe Harbor 401(k) planer.

vi håber du finder det nyttigt! Hvis du ønsker at oprette en 401(k), kan du føle dig sikker på, nå ud til vores team, og vi vil med glæde besvare eventuelle andre spørgsmål, du har.

akronymer: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

vi bruger flere akronymer i vores gennemgang af ikke-diskriminationstest. For at sikre klarhed har vi listet dem nedenfor (alle disse er forklaret mere detaljeret i senere afsnit):

• NDT: ikke-Diskriminationstest

• SMB: små og mellemstore virksomheder, typisk enhver virksomhed med færre end 100 ansatte

• HCE: højt kompenseret medarbejder

• NHCE: ikke-højt kompenseret medarbejder

• ADP-Test: faktisk udsættelsesprocenttest

• ACP-Test: faktisk bidragsprocentprøve

Hvad er ikke-diskriminationstest?

ikke-Diskriminationstest kræver, at medarbejdere med en bestemt status (højt kompenserede medarbejdere og nøglemedarbejdere) holder sig inden for en bestemt bidragssats, som bestemt af nhces ‘ bidragssats. (Vi definerer disse vilkår og skitserer de forskellige tests og tilgange mere detaljeret nedenfor.)

disse tests måler deltagelsesniveauerne for HCEs og NHCEs for at sikre, at planer ikke udnyttes overdrevent af hces. Disse tests følger føderale regler, der er etableret for enhver type ydelsesplan, herunder pensionsplaner. Det pågældende planår kaldes ofte ” bestemmelses år.”

mens testene fokuserer på deltagelsesniveauer på tværs af alle medarbejdertyper i en organisation, kan flere faktorer spille en rolle i denne deltagelse—og om en virksomhed består eller fejler ikke-diskriminationstestene.

hvorfor findes der ikke-diskriminationstest for 401(k) planer?

fordi den amerikanske regering tilbyder betydelige skattefordele gennem 401(k) pensionsopsparingsplaner, ønsker de at sikre, at planer ikke uretfærdigt gavner virksomhedsejere (nøglemedarbejdere) og HCEs over NHCEs. For at sikre, at en 401(k) plan ikke er “diskriminerende” eller favoriserer specifikke medarbejdere, skal den bestå et sæt årlige tests. Dette ansvar påhviler virksomheden, der tilbyder 401 (k) til sine ansatte.

mens de fleste traditionelle, store virksomheder ikke har nogen problemer med at bestå, blev testene ikke designet med startups og SMB ‘ er i tankerne og kan være forvirrende og vanskelige at navigere. Men vær ikke modløs-du gør en god ting ved at tilbyde en 401(k) til dine medarbejdere. Vi er her for at hjælpe med at gøre compliance-delen lidt mindre skræmmende. Ved, at IRS ikke forsøger at skræmme dig væk fra at oprette en 401(k). Faktisk opfordrer regeringen arbejdsgivere til at tilbyde pensionsydelser gennem skattefradrag og fradrag (se artikler til arbejdsgiver 401(k) bidragsskat og 401(k) omkostninger for arbejdsgivere).

HCE (højt kompenserede medarbejdere) og NHCE (ikke-højt kompenserede medarbejdere)

en HCE er teknisk defineret som en medarbejder, der opfylder en af følgende kvalifikationer, som skitseret af Internal Revenue Service:

• ejerskab: Når vi bestemmer, hvem der er en HCE på grund af ejerskab, skal vi evaluere to tidsperioder: det planår, der testes (bestemmelsesåret) og det foregående år (tilbagebliksåret). Hvis en medarbejder ejede mere end 5% af interessen i virksomheden på et hvilket som helst tidspunkt i bestemmelsesåret eller tilbagebliksåret, uanset hvor meget kompensation den person tjente eller modtog, er denne person en HCE. Medarbejdere relateret til en HCE baseret på ejerskab vil også blive behandlet som HCEs (“relateret” defineres via familieattribution—ægtefælle, børn, forældre og bedsteforældre—men ikke svigerforældre, søskende eller børnebørn).

• kompensation: kompensation er defineret af IRS omfatter lønninger, bonusser, tips og frynsegoder. Når vi bestemmer, hvem der er en HCE på grund af kompensation, overvejer vi kun kompensation i tilbagebliksåret. En medarbejder vil være en HCE baseret på kompensation, hvis medarbejderens årlige kompensation i tilbagebliksåret var $135.000 eller mere (hvis det foregående år er 2021). Planen kan begrænse antallet af HCEs baseret på kompensation ved at vælge i plandokumentet at bruge “topbetalt gruppevalg” som forklaret yderligere nedenfor. HCEs og NHCEs er gensidigt eksklusive kategorier, så alle andre kvalificerede medarbejdere, der ikke opfylder ovenstående test, betragtes som NHCEs.

for eksempel, hvis NDT køres for planåret 2021 (bestemmelsesåret), vil vi lede efter HCEs baseret på kompensation betalt i 2020—og vi vil lede efter hces baseret på ejerskab i både 2020 og 2021.

nye ansættelser i midten af året: Husk, at en højtbetalt medarbejder ikke vil være en HCE baseret på kompensation i det første år, de ansættes, fordi de ikke har kompensation i tilbagebliksåret. Så du har måske flere NHCEs, end du tror!

Note til HCE-tunge virksomheder: En valgfri top 20% skelnen kaldes ” top betalt gruppe valg.”Den” topbetalte gruppe ” er de øverste 20% i kompensation for hele deltagergruppen. Denne karakterisering bruges normalt kun, når der er et relativt stort antal HCEs. Dette er en meget specifik brugssag, så hvis du har spørgsmål om dette, så lad os det vide! Plandokumentet skal indeholde det øverste betalte gruppevalg specifikt, før det kan bruges.

nøglemedarbejdere

adskilt fra HCE-og NHCE-sondringer betragtes nogen som nøglemedarbejder, hvis nogen af nedenstående kvalifikationer er opfyldt for bestemmelsesåret (det år, der testes for top tung status):

• kompensation: enhver officer, hvis årlige kompensation er $200.000 eller mere (for 2022-bestemmelsesåret; $185.000 for 2021-bestemmelsesåret).

• ejerskab eller forhold: enhver medarbejder, der ejer mere end 5% af virksomheden, eller er direkte relateret til en person, der gør det.

• ejerskab og kompensation: enhver medarbejder, der ejer mere end 1% af virksomheden og tjener mere end $150.000 (ikke indekseret).

standardtilgangene: ADP-test og ACP-test

ADP-og ACP-testene gælder for “traditionelle” 401(k) – planer (dvs.ikke-sikre havneplaner).

faktisk udskydningsprocent (ADP) test

denne test sammenligner den gennemsnitlige procentdel af den løn, som deltagende HCEs udsætter, med den gennemsnitlige procentdel, som NHCEs udsætter. Denne procentdel afslører, hvor relativt engageret i planen hver medarbejdertype er et overblik. Denne test afslører ikke det samlede antal eller procentdel af medarbejdere, der foretager udsættelser. I stedet måler det niveauet af engagement.

der er to procentdele, du skal beregne:

1. årlig HCE-bidragssats: gruppere HCEs sammen og beregne den gennemsnitlige årlige medarbejderudskydningssats som en procentdel af deres samlede kompensation.

2. årlig Nhce-bidragssats: Gruppere ikke-HCEs sammen og beregne den gennemsnitlige årlige medarbejderudskydningssats som en procentdel af deres samlede kompensation.

denne tabel repræsenterer en årsagssammenhæng: den årlige nhce-bidragssats dikterer det maksimalt tilladte bidrag til HCEs. For eksempel, hvis NHCEs bidrog med 1%, kan HCEs som gennemsnit kun bidrage med 2% (eller lavere).

en note om beregning af HCE-lønninger efter foregående år vs. indeværende år: “tidligere år” betyder, at den gennemsnitlige udsættelsessats for HCEs i det indeværende år (dvs. planåret, der testes), sammenlignes med den gennemsnitlige udsættelsesrate for NHCEs fra det foregående kalenderår. Dette er generelt fordelagtigt, da du kender HCE-grænsen på forhånd (se tabellen i ADP-testafsnittet ovenfor), snarere end at forsøge at klare sig mod et bevægeligt mål, der ændrer sig i løbet af året. Virkningen af enhver stigning i deltagelse på grund af uddannelseskampagner vil dog først blive anerkendt det næste år.

hvis du opretter en ny 401(k), der bruger forudgående års test, har du ikke et “tidligere år” at sammenligne med—så IRS giver dig mulighed for at antage 3% som det ikke-højt kompenserede medarbejdergennemsnit (venstre kolonne i ADP-testtabellen). I dit første år med administration af en 401 (k) vil dine højt kompenserede medarbejdere i gennemsnit kunne bidrage med op til 5% af deres kompensation, hvis du vælger at bruge det foregående års testvalg.

en plan kan også vælge at bruge testmetoden “indeværende år”. Denne metode sammenligner HCE ‘s gennemsnitlige udsættelsesrate for det indeværende år med NHCE’ s gennemsnitlige udsættelsesrate for det indeværende år. En plan kan ændres for at skifte fra forudgående års test til indeværende års test til enhver tid. Imidlertid, når ændringen er godkendt, planen skal generelt bruge den aktuelle årsmetode i fem på hinanden følgende år, før den skifter tilbage til den foregående årsmetode.

faktisk bidragsprocent (ACP) test

denne test gælder kun for virksomheder, der tilbyder en 401(k) match eller efter skat bidrag. Beregningerne og opdelinger er de samme som med ADP, men de omfatter arbejdsgiver match og efter skat bidrag ved beregning af en gennemsnitlig bidragssats for HCEs og NHCEs.

en tredje “test”: den øverste tunge bestemmelse

selvom det ikke teknisk set er en ikke-diskriminationstest, kan denne bestemmelse resultere i nødvendige bidrag til dine deltagere—så vi forklarer det her. Den øverste tunge test ser ud til at se, om nøglemedarbejdere besidder mere end 60% af de samlede planaktiver ved at sammenligne kontosaldoen for nøglemedarbejdere med ikke-nøglemedarbejdere ved hjælp af data fra den sidste dag i den foregående 12 måneders testperiode. For det første år af planen (ingen aktiver i det foregående år) foretages den øverste tunge bestemmelse den sidste dag i det indeværende år.

hvis Nøglemedarbejdernes samlede kontosaldo overstiger 60% af nøglebalancerne og ikke-nøglebalancerne, er planen toptung. Hvis en plan er toptung, skal arbejdsgiveren generelt yde et minimumsbidrag på 3% af hver ikke-nøgledeltagers kompensation. Ethvert arbejdsgiverbidrag for året (f.eks. match, overskudsdeling, safe harbor-bidrag) kan bruges til at udligne ethvert toptungt minimumsbidrag, der skyldes en deltager.

handlingstrin for ADP -, ACP-og top-heavy-testene

for at sikre, at din virksomheds 401(k) – plan hverken er diskriminerende eller top-heavy, kræves det lovligt, at din 401(k) – administrator udfører test årligt. Vi går stærkt ind for proaktiv, regelmæssig overvågning og sporing af bidragsprocenter (menneskelig interesse kan hjælpe din virksomhed med dette). At være årvågen gennem året kan hjælpe din virksomhed med at foretage justeringer af medarbejdernes tilbageholdelse efter behov uden risiko for at fejle testene eller skulle foretage større justeringer nær slutningen af planåret.

det er vigtigt, at arbejdsgiverne i løbet af året opfordrer NHCEs til at bidrage til deres 401(k) planer, så forholdet ikke er skævt for tungt til HCEs. Dette er både en nyttig ting at gøre fra et ndt-perspektiv og en god ting at gøre for dine medarbejdere med hensyn til økonomisk læsefærdighed. (Bemærk: Som diskuteret tidligere vil fordelen ved øget nhce-tilmelding blive forsinket for planer ved hjælp af forudgående års test.).

her er tre tips til at øge deres bidragssatser, der kan gøres proaktivt før årlig test:

1. Tilmeld medarbejdere automatisk til din 401 (k) plan: Dette viser sig at øge den samlede deltagelsesrate. Faktisk viser nogle data, at automatisk tilmelding blandt nye ansættelser øger deltagelsesgraden i bidragsbaserede planer til 91%.

2. gør 401 (k) – oplevelsen let: Human Interest ‘ s dashboard er ukompliceret og let for medarbejderne at bruge, hvilket gør dem mere tilbøjelige til at tilmelde sig og justere deres bidrag efter behov.

3. uddanne NHCEs om vigtigheden af at bidrage til en 401(k): ikke kun for at hjælpe virksomheden med at passere NDT, men for deres egne finansielle futures.

på bagsiden (men af samme forholdsbevarende grunde) skal du underrette dine HCEs om, at der er en grænse for, hvor meget de kan bidrage(Læs 401 (k) bidragsgrænser). Hvis de kommunikeres korrekt, skal de forstå, at en sådan hætte er nødvendig, så virksomheden ikke fejler IRS—overholdelsestest-især hvis alternativet Slet ikke har en pensionsydelse. Dette er et meget bedre scenario for alle involverede end at skulle underrette dine HCEs, efter at de allerede har bidraget for meget, at de muligvis skal refunderes.

hvis din plan mistænkes for at være toptung, kan du også ønske at udelukke nøglemedarbejdere eller bede dem om ikke at bidrage til det aktuelle planår, så arbejdsgiveren kan undgå det 3% toptunge minimumsbidrag, hvis det kræves.

den nemme måde: Safe harbor design

brug af et safe Harbor plan design undtager automatisk planen fra ADP og ACP test (i de fleste tilfælde). Så længe du ikke bidrager med yderligere bidrag i et planår, kan din 401(k) automatisk undtages fra den øverste tunge test.

fordele af en sikker havn design:

• hjælper virksomheder automatisk passere ADP og ACP test, kan opfylde top-tunge testkrav

• giver et enormt incitament for medarbejderne til at spare for deres fremtid og giver alle medarbejdere mulighed for at bidrage med de maksimalt tilladte beløb til deres 401(k).

• inkluderer et obligatorisk, fradragsberettiget arbejdsgiverbidrag til en 401 (k), som også kan give en fordel for rekruttering og fastholdelse af talentfulde medarbejdere

ulemper ved en sikker havn design:

• under safe harbor-designet skal du forpligte dig til et år (som skal fornyes på årsbasis).

• 401 (k) registrerere, hvis du nogensinde skifter mening (selvom menneskelig interesse aldrig opkræver transaktionsgebyrer)

• der er specifikke frister. Hvis du beslutter dig for at tilbyde et safe harbor-bidrag, kan du være begrænset til at starte det på et bestemt tidspunkt.

• det kan være relativt dyrt, afhængigt af lønnen til dine medarbejdere.

Hvad sker der, hvis jeg fejler NDT? Hvad kan jeg gøre?

for det første vil vi sige, at manglende ikke-diskriminationstest er ret almindelig, og du bør ikke være flov eller stresset! Hvis du hurtigt træffer korrigerende foranstaltninger, er det ret nemt at løse—og du bør undgå negative langsigtede konsekvenser og sanktioner.

menneskelig interesse og NDT

menneskelig interesse er en online 401(k) udbyder, og fordi vi arbejder med mange små virksomheder, har vi hjulpet flere kunder med at løse NDT-problemer. Her er nogle måder, hvorpå vi kan hjælpe klienter med ikke-diskriminationstest:

• Giv arbejdsgiverne et brugervenligt dashboard, hvor de kan se på statistikker på højt niveau om bidragssatser for medarbejdere.

• Kommuniker til dine medarbejdere reglerne for IRS-test, både under træning og også gennem meddelelser på vores hjemmeside.

• tilskynd bidrag fra alle medarbejdere, især ikke-højt kompenserede medarbejdere, gennem brugervenlighed og uddannelse i finansiel læsefærdighed.

• rådgive arbejdsgivere om muligheden for automatisk tilmelding af medarbejdere, så de fravælger snarere end opt-in, hvilket også forbedrer deltagelsesgraden.

• Foretag krævede restitutioner til HCES, hvis det er nødvendigt, så der ikke er nogen skattebøder for den involverede arbejdsgiver.

menneskelig interesse kan hjælpe din virksomhed med at afdække, hvilket plandesign der er bedst til dine budgetter, behov og plausible testscenarier. Og hvis du ikke har testet med en tidligere udbyder, kan vi hjælpe med at afdække roden til problemet. Ved at guide dig langs 401 (k) installationsprocessen kan vi hjælpe din virksomhed med at undgå NDT—problemer-så du kan fokusere på kerneforretningsfunktioner.

vi håber du fandt denne vejledning nyttig. Hvis du leder efter en god 401(k) til dine medarbejdere, skal du klikke her for at anmode om mere information om menneskelig interesse.