kraften i Præstationsprofilering

aktivitet uden retning eller formål er simpelthen bevægelse. Ikke mere. Ikke mindre. Traditionelle jobbeskrivelser fokuserer på aktivitet. Det er langt bedre at smide dine aktivitetsbaserede jobbeskrivelser ud og erstatte dem med præstationsprofiler, der fokuserer på resultater-ikke aktivitet.

denne opfordring til præstationsprofilering går ud til alle organisationer, der ønsker at forbedre deres resultater ved bedre at definere det arbejde, der skal udføres. Det er nyttigt for organisationer i ethvert stadium – fra iværksætterprojekter til store hierarkiske organisationer. Ydelsesprofilering kan endda bruges til at forbedre innovation og tværfunktionelt samarbejde. Dette er en gennemprøvet måde at forbedre resultatmålinger som salg og rentabilitet. Hvis din organisation ikke har et formelt indeks over sine forskellige positioner, kan det første skridt i opbygningen af en præstationsbaseret organisation være at tilpasse den kraftfulde præstationsprofilproces fra top til bund.

denne artikel vil skitsere komponenterne i en præstationsprofil, identificere de stærke fordele ved at få dem udviklet til alle positioner i din organisation og gennemgå de trin, der er involveret i udviklingen af en faktisk præstationsprofil.

Hvad er en præstationsprofil?

en præstationsprofil er et kort indeks (en til tre sider) af, hvad der kræves for at være en high performer i et bestemt job eller en bestemt position. Det adskiller sig fra en traditionel jobbeskrivelse, idet den understreger vigtige resultater eller resultater og ikke blot aktiviteter.

en præstationsprofil for en sælger kan f.eks. fokusere på målet om kundetilfredshed. En kontorist, der interagerer med kunder på en hjælpsom og høflig måde, demonstrerer resultatdrevet handling sammenlignet med en, der simpelthen fumler gennem hver transaktion.

fem områder er inkluderet i en komplet profil:

1. nøgleresultater-Identificer de vigtigste forretningsresultater eller resultater, der er forbundet med det bestemte job eller position.
2. nøglehandlinger-Identificer de nøglehandlinger, der er nødvendige for at drive disse nøgleresultater.
3. People Skills – færdigheder, der er nødvendige for succes, såsom overtalelse, coaching, forhandling, offentlige taler.
4. tekniske færdigheder-færdigheder, der er nødvendige for at få succes, såsom udstyrsdrift, computerfunktioner.
5. erfaring og uddannelse – herunder områder af ekspertise og uddannelsesmæssige resultater.

præstationsprofiler skaber et fundament, hvorpå en medarbejder kan opbygge en registrering af målbar succes. Kraftige fordele kan realiseres ved hjælp af dette præstationsstyringsværktøj.

fordele ved Præstationsprofilering

jeg har set ledere i klientorganisationer anvende denne proces på tværs af en række arbejdsindstillinger til alle typer job på alle organisatoriske niveauer – fra administrerende direktør til pedel. Gennem præstationsprofilering har disse ledere hjulpet deres folk med at fokusere på de vigtigste ting, som disse personer direkte kan påvirke i deres respektive positioner. Otte vigtige fordele ved at udfylde præstationsprofiler for alle stillinger i en organisation er opstået:

1. undgår at forveksle bevægelse til handling. Ved at definere nøgleresultater for alle positioner og identificere de nøglehandlinger, der driver dem, forbinder du klart specifikke handlinger med specifikke resultater. Folk bliver fokuseret på, hvad de skal opnå i stedet for blot at engagere sig i ufokuseret bevægelse.
2. understøtter videnbaserede organisationer. Denne orientering kan især gavne videnbaserede organisationer, der stræber efter at skabe en læringsorienteret kultur, der fokuserer deres intellektuelle kapital på målbar værdiskabelse. Værdiansættelsesprocessen for menneskelig kapital kan effektivt forankres af ydelsesprofiler, der forbinder videnopbyggende handling med vigtige centrale resultatområder såsom produktinnovation og effektivt tværfunktionelt samarbejde.
3. Letter positiv udveksling omkring udfordrende præstationsområder. Performance profilering er en mulighed for en leder til proaktivt at arbejde med hans eller hendes folk til at identificere essensen af deres arbejde. Denne gensidige gennemgang og samarbejdsindsats fungerer især godt i teknologibaserede organisationer, hvor nøgleaktioner og tilknyttede resultater er vanskeligere at definere. Levering af nye produkter påvirkes for eksempel ofte af en række handlinger, der er afhængige af kreativitet. Innovation, en vigtig ingrediens i Vores stadig mere videnbaserede arbejdsplads, skal defineres, måles og styres. Du kan starte denne proces gennem præstationsprofilering. For eksempel kan innovation oversættes til “at have en procent af alle indtægter om året kommer fra nye eller innovative produkter.”3M bruger denne måling og sætter sit årlige indtægtsmål fra nye produkter til 30 procent.
4. kan hjælpe med at undgå retsbygningen. Klare præstationsforventninger er en effektiv defensiv mod uretmæssige opsigelseskrav. En præstationsprofil gør dine forventninger eksplicitte. Det giver klarhed og specificitet, så du og dine medarbejdere nøjagtigt kan dokumentere, hvad der forventes af dem i en bestemt position.
5. forbedrer valgbeslutninger. Med en præstationsprofil kan du formulere specifikke spørgsmål til at stille en jobansøger eller præstationsaktiviteter, som du vil kræve, at de gennemfører under udvælgelsesprocessen. Dine spørgsmål og aktiviteter skal målrettes for at finde ud af, om kandidaten matcher præstationsprofilen for den specifikke stilling, så du kan “udrydde” ansøgere, der mangler kvalifikationerne til en stilling.
6. forbedrer fairness af præstationsevaluering. Når der er klare præstationsforventninger, reduceres overraskelser under evalueringssessioner. Det er klart, om personen opnåede de angivne nøgleresultater. Præstationsbaserede observationer om specifikke handlinger opvejer” gut feel ” – kommentarer baseret på subjektive opfattelser.
7. forbedrer træning, udvikling og coaching indsats. Enkeltpersoners udviklingsbehov kan lettere identificeres ved hjælp af en præstationsprofil. Til gengæld er områder, der skal præciseres for forbedring, klarere.
8. kan bruges som et værktøj i “pay for performance” kompensationsprogrammer. Definition af nøgleresultater eller præstationsresultater kan hjælpe med at bestemme formler til løn for præstationsprogrammer.

uden klare centrale resultatområder kan løn for præstationsordninger være tvetydige og bør modløses. Med denne kraftfulde pakke af fordele i tankerne, lad os gennemgå de trin, der er involveret i udviklingen af en præstationsprofil.

udvikling af en præstationsprofil

udvikling af en præstationsprofil skal være en meget interaktiv systematisk proces. Processen kan opdeles i fem trin.

Trin 1: Definition af nøgleresultater

hver profil begynder med definitionen af de nøgleresultater eller resultater, der kræves for denne position. Ideelt set vil listen bestå af et til fem nøgleresultater. Når du færdiggør nøgleresultater for en bestemt profil, kan du overveje at henvise til en række nyttige publikationer om effektiv præstationsmåling. Når du arbejder på at identificere de vigtigste resultatområder, anbefaler jeg følgende fire processer:

1. Brainstorm så mange potentielle resultater eller nøgleresultater som muligt for den pågældende position. Spørg dig selv, “hvis jeg outsourcede denne stilling, hvad ville jeg forvente, at denne person skulle levere for at jeg kunne beholde dem?”
2. fokus på de resultater, der er vigtigst for personen at opnå. Den enkelte skal være i stand til stærkt at påvirke disse resultater.
3. Reducer din liste til et til fem vigtigste Nøgleresultatområder.
4. konverter centrale resultatområder til præstationsforventninger (resultatmål) ved at tildele tal og tidsrammer, når det er muligt. Selv om nogle centrale resultatområder ikke egner sig til klar kvantificering, vil de fleste områder være målbare.

Richard S. Slomas bog,” Sådan måles ledelsesmæssige præstationer, ” giver en omfattende liste over resultatmål for 14 funktionelle forretningsområder. Processen med præstationsmåling er også beskrevet i praksis i “Performance Scorecards: måling af de rigtige ting i den virkelige verden” af Richard Chang og Mark Morgan.

Trin 2: Bestemmelse af nøgleaktioner

alle nøgleresultater skal drives af specifikke nøgleaktioner, som styrer den etablerede virksomhed mod at opnå disse resultater. Hvert nøgleresultat skal have en til seks nøgleaktioner – de “hvordan”, der driver det nøgleresultat. Disse handlinger er de kritiske ting, der skal gøres for at øge chancerne for at opnå det centrale resultat.

når du bestemmer nøgleaktionerne, skal du tænke over, hvilke ting personen kan gøre for at drive de vigtigste resultater. Anvend også 80/20-reglen, når du overvejer potentielle nøgleaktioner, der driver et bestemt nøgleresultat, dvs.80% af resultaterne produceres af 20% af handlingerne. Dokumentere disse 20% som nøgleaktioner på din præstationsprofil.

Trin 3: Bestemmelse af menneskers færdigheder

de menneskers færdigheder, der påvirker nøgleaktioner, skal identificeres og vises på præstationsprofilen. People skills henviser til de færdigheder, der korrelerer med, at en person er i stand til effektivt at udføre de vigtigste handlinger, der er anført på profilen. Når jeg bestemmer folks færdigheder, anbefaler jeg følgende tre processer:

1. Brainstorm alle de mulige menneskers færdigheder, der korrelerer med hver af de vigtigste handlinger. En række kommercielle adfærdsmæssige vurderingsinstrumenter er tilgængelige for at hjælpe dig med at identificere specifikke menneskers færdigheder. (Se f. eks., Saville & Holdsville; 1996; spørgeskema om erhvervsmæssig personlighed (OPK), Boston: Saville & Holdsville).
2. færdiggør dit indeks over menneskers færdigheder til en liste med 10 til 15 færdigheder.
3. Bestem eventuelle “must haves” og fremhæv dem på din liste.

Trin 4: identificering af tekniske færdigheder

ud over menneskers færdigheder skal de tekniske færdigheder, der korrelerer med at tage nøglehandlinger, vises på præstationsprofilen. Fokuser på de tekniske færdigheder, der korrelerer meget med at være i stand til effektivt at udføre de anførte nøgleaktioner. Der er normalt færre tekniske færdigheder opført på en profil end folks færdigheder (dvs.en til ti). For at bestemme de nødvendige tekniske færdigheder foreslår jeg at bruge følgende proces:

1. Brainstorm de mulige tekniske færdigheder, der er nødvendige efter gennemgang af de nøgleaktioner, der er anført for jobbet.
2. konsulter og/eller Observer eksperter for at hjælpe dig med at fokusere på de væsentlige færdigheder og specificere dine præcise krav.
3. færdiggør listen over tekniske færdigheder med henvisning til de vigtigste for succes.
4. Bestem “must haves” og betegne dem ved at fremhæve dem på din liste.

Trin 5: bestemmelse af erfaring og uddannelseskrav

Overvej dine minimumskrav til erfaring og Uddannelse/træning. Hvor mange gange vil du have personen til at have arbejdet gennem oplevelsescyklussen i en bestemt position? Gennemgang og reflektere over arbejdet i tidligere og nuværende high performers kan hjælpe dig med at gøre disse beslutninger. Kravene til erfaring og uddannelse bliver vigtigst, når du bruger en præstationsprofil til at hjælpe med at træffe valgbeslutninger. Dette trin kræver, at du angiver den nødvendige uddannelse/træning samt de mindste års erfaring, der er nødvendig i et specifikt arbejdsmiljø.

Performance Profile Applications

når du har udfyldt en performance-profil, kan du anvende den på alle dele af performance-people-cyklussen i din organisation. Præstationsprofilering kan bruges til at træffe bedre valgbeslutninger, præstationscoach og evaluere personale. De fem indholdsområder i din profil kan bruges til at skrive specifikke rekrutteringsannoncer og spørgsmål til udvælgelsessamtaler og formulere specifikke præstationsaktiviteter.

du kan også bruge profilen til at hjælpe coach og evaluere resultaterne af eksisterende medarbejdere. Efter at have udviklet en profil med en person, sammen kan du gennemgå deres præstationer i udførelsen af nøglehandlinger og i levering af nøgleresultater. Faktisk kan de identificerede nøgleresultater og deres tilknyttede nøgleaktioner blive grundlaget for præstationsevaluering og coaching. Jeg konverterer rutinemæssigt præstationsprofiler til evalueringsformer, der bliver omdrejningspunktet for diskussioner om præstationsgennemgang.

opsummering af det

Ydelsesprofilering vil give større ydelsesfokus til din organisation. Det er enkelt og praktisk. Der lægges vægt på, at dine medarbejdere fokuserer på handling, der direkte påvirker de ønskede nøgleresultater. Det tager ikke fejl bevægelse for handling, eller aktivitet for resultater. Dette enkle, men kraftfulde præstationsstyringsværktøj forbinder nøgleresultater med nøgleaktioner og hjælper dig og dine medarbejdere med at fokusere på de tekniske færdigheder, der er nødvendige for at udføre jobbet. Jeg opfordrer dig til at bruge det! Det vil betale store udbytter for dig og din organisation.

opfordring til handling: en Arbejdsapplikationsopgave

Udfyld en fuld præstationsprofil på din egen aktuelle position. Også, ved hjælp af den 5-trins tilgang, der er beskrevet i denne artikel, udfyld fulde profiler for alle stillinger, der rapporterer til dig i samarbejde med den person, der besætter den specifikke position, der profileres. Forvent, at en præstationsprofil tager cirka to timer at gennemføre.

tilbage til toppen