Månedslukningsproces: hvordan man gør regnskab mere effektiv

regnskab er det job, der aldrig er færdigt. Uanset om du forbereder dig på selvangivelser, præsenterer økonomiske rapporteringsdata eller faktisk udfører månedens afslutning, er der næppe en chance for at trække vejret.

i 2017 rapporterede det gennemsnitlige regnskabsteam, at månedens afslutning tager mere end 8 dage.

men tid brugt på slutningen af måneden er tid brugt væk fra merværdi. Du har allerede en uendelig liste over opgaver, der skal udføres, og lukningsprocessen stjæler din opmærksomhed fra at tjene penge på forretningsopgaver og levere strategisk indsigt.

en klar månedslukningsproces forbedrer din effektivitet og reducerer fejl. Vi vil komme ind i, hvordan du kan udvikle forvaltningen af din afsluttende proces. Men først, lad os tage et kig på, hvad slutningen af måneden er, og de nøjagtige trin, du måske tager.

Hvad er slutningen af måneden?

måned-end close refererer til den månedlige indsamling af finansielle regnskabsoplysninger, gennemgang og afstemning af poster.

den vigtigste lukkeperiode kommer ved udgangen af regnskabsåret. Men god økonomisk sporing fortsætter hver dag, uge og måned.

venter indtil udgangen af regnskabsåret at samle alle dine finanser ville være sindssyg, og skat sæson er hårdt nok, som det er!

så de fleste økonomiteams lukker også bøgerne hver måned og lader dem kontrollere transaktioner, tidsskrifter og rapporter mere regelmæssigt. Det betyder også at matche både indtægter og udgifter til de fysiske poster – kontrol af kvitteringer, fakturaer og andre dokumenter.

afhængigt af dit regnskabsteams hastighed kan denne måneds slutproces tage mellem 5 og 10 dage. Det er en vigtig del af din virksomheds finansielle system, siden månedsregnskab:

• hjælper nemt vise dine finansielle oplysninger
• holder dine poster klar, hvis du bliver revideret
• hjælper med at forhindre fremtidige regnskabsfejl
• forbereder dig til enklere, lettere skat arkivering

oprettelse af en visning af, hvor dine penge kommer og går hver måned gør det muligt at opbygge et klart billede af din samlede business udgifter. Månedsafslutning luk højdepunkter, hvor udgifter ikke er særlig nødvendige og hjælper dig med at optimere virksomhedens udgifter.

men en mere strømlinet månedslukningsproces fører til færre fejl på tværs af hele din regnskabsprocedure. Så det betaler sig at gøre det rigtigt.

6 vigtige trin til månedsregnskab

der er ingen perfekt tjekliste til måneds ende, da alle virksomheder er forskellige. Nogle arbejder med produkter, hvilket betyder, at de har de ekstra trin til at spore begge lagerbeholdninger. Andre har er servicefokuseret, eller har store smålige kontanter og kontoromkostninger at bekymre sig om.

generelt er der seks vigtige trin i månedsregnskabsprocessen for nystartede virksomheder og SMV ‘ er:

1. tilgodehavender
2. tilgodehavender
3. kontoafstemning
4. anlægsaktiver
5. opgørelser
6. Plan ahead

tilgodehavender

Start med at optage alle indtægter modtaget i løbet af måneden, hvad enten det drejer sig om kontanter, fakturaer, lån eller andre indtægter. Dette trin indebærer også at kontrollere, at du har modtaget de korrekte beløb fra kunder og jagter ubetalte fakturaer.

dit økonomiteam skal lave en journalpost for at registrere hver af disse transaktioner.

gældsforpligtelser

i modsætning til indkomst er gældsforpligtelser de penge, du bruger hver måned på køb og regninger. Du bliver bedt om at spore, hvor meget du har brugt, og på hvilke produkter eller tjenester, herunder via udgiftsrapporter, fakturabetalinger og firmakort.

kontoafstemning

dette trin i den månedlige afslutning involverer at matche og verificere hver transaktion med den tilsvarende bank, leverandør eller virksomhed. Dette er kendt som periodiseringsprocessen.

anlægsaktiver

større stykker maskiner, teknologi og andre aktiver oversættes undertiden til kontanter i din hovedbog. Dette skyldes afskrivnings-og amortiseringsprocessen, hvilket betyder, at værdien af disse aktiver falder over tid. Da aktiver er dyre, har du lov til at sprede omkostningerne ved afskrivninger i form af udgifter som årene går.

registrering af enhver ændring i værdien af disse aktiver (inklusive reparationer eller amortisering) er vigtig for at holde dine bøger stabile og undgå pludselige spring i fortjeneste eller tab.

opgørelser

nu er det tid til at organisere dine månedlige afsluttende årsregnskaber, såsom balance, overskud og tab, indtægter og udgifter. Selvfølgelig skal dine kreditter og debiteringer have en nettoværdi på nul som kontosaldo.

finansielle rapporter og udsagn er utroligt vigtige for at give et nøjagtigt overblik over virksomhedens økonomiske data og informere fremtidige strategier.

Planlæg fremad

endelig er det tid til at tænke fremad til måneden i hånden og oprette en forretningsøkonomisk plan for at tackle vigtige risici. Hvis noget var særlig manuelt i denne måned, kan det være på tide at tænke på at skabe en automatiseringsproces. 88% af virksomheder, der anvender automatisering, kan gennemføre den månedlige lukningsproces inden for 6 dage sammenlignet med kun 40% af dem, der ikke gør det.

5 tip til at gøre slutningen af måneden mere effektiv

som diskuteret kan det at gøre din regnskabsmånedens ende mere effektiv ikke kun give et nøjagtigt indblik i din virksomheds økonomiske tilstand, men også forhindre fremtidige fejl. Strømlining processen bedre forbereder dig i tilfælde af en revision, og for når skat sæson i sidste ende ruller rundt (alt for tidligt, kan jeg tilføje!).

Sådan gør du slutningen af måneden mere effektiv:

1. Brug skabeloner og tjeklister
2. konsolidere alle transaktioner på et sted
3. Sikkerhedskopier dine data
4. Implementer virksomhedsafskæringer
5. Automatiser systemer

Brug skabeloner og tjeklister

skabeloner og tjeklister for hvert trin i processen lyder måske utroligt beskattende, men de kan barbere hele dage fra din månedsafslutning.

den vigtigste fordel ved at bruge skabeloner i slutningen af måneden er, at de standardiserer operationer. Oprettelse af en standard driftsprocedure er bevist at forbedre hastigheden og nøjagtigheden af din måned-end proces.

et programfirma tilskrev en tegncheckliste som en vigtig årsag til deres succes med at reducere slutningen af måneden fra 3 uger til kun 3 dage. Tal om en forbedring!

konsolidere transaktioner

det er vigtigt at konsolidere alle kategorier af transaktioner på et sted. Vi taler om udgifter, indtægter og meget mere. Med flere brugerkonti kan dit regnskabsteam verificere alle transaktioner i hele virksomheden.

du kan også arbejde med etiketter for at kategorisere og visuelt vise udgifterne lettere.

Sikkerhedskopier data

lad os være ærlige, ingen skal stole på papir i disse dage. Hvis du ikke har fundet en måde at flytte din regnskabsproces online på, er det tid til at blive fleksibel. Men selvom du har adgang til digitale regnskabsprogrammer eller online-programmer, er det vigtigt at sikkerhedskopiere alle dine dokumenter.

Forestil dig at miste adgang til alle dine data, rapportering og analyse? Forekomster som dette kan fordoble hele månedsslutningsprocessen og vil helt sikkert have en knock-on effekt på andre regnskabsprocesser. Sikkerhedskopier dine data ved hjælp af et pålideligt skybaseret system, der kan gemmes sikkert.

Kommuniker virksomhedsafskæringsdatoer

virksomhedsdækkende afskæringer er specifikke datoer i slutningen af hver måned, som enhver medarbejder skal kende og respektere. De betyder slutningen af den aktuelle regnskabsperiode, og transaktioner efter denne dato overføres til den næste måned. For eksempel, hvis du arbejder med en freelancer, der ikke sender deres faktura inden afskæringen, skal de typisk vente på, at den næste faktureringscyklus skal betales.

dit økonomiteam bruger selvfølgelig allerede disse. Men at kommunikere cut-offs giver dem nok tid til at deltage i opgaver som at betale din faktura, mens du også afslutter månedens afslutning.

Automatiser forbrugsstyring

det første skridt, du kan tage for at gøre livet betydeligt lettere, når det kommer til månedens afslutning?

Automatiser dine systemer.

vidste du, at du kan lægge ansvaret for kvitteringsindsamling på dine medarbejdere i stedet for at jagte dem hver måned?

automatiseret betalingsafstemning, indbyggede medarbejderdebetkort og sømløse godkendelser kan alle gøres ved hjælp af Spendesk ‘ s magt. Kunder siger, at vores program sparer cirka 4 dages arbejde i slutningen af hver måned.

mens regnskab er aldrig rigtig færdig, kan du spare tid på din måned-end lukning processer til at øge effektiviteten og levere merværdi. Selvfølgelig kan alle disse tips og tricks også anvendes til årets afslutning og kan gavne nogle af dine andre regnskabssystemer.

det store billede afhentning her er, at lukketid koster dig værdifuld tid og energi, som bedre ville blive brugt på strategisk beslutningstagning. Du har magten til at skabe bedre tilfredshed på arbejdspladsen, skabe besparelser og skabe et højere overskud. Løs den tætte proces i dag, for godt.