Minute Book: Hvad er en Corporate bog, og hvorfor det er vigtigt
Hvad er et minut bog?
Hvorfor er det vigtigt at opretholde en corporate bog eller business records?
Hvad er inkluderet i en minutbog, og hvad er konsekvenserne af, at minutbogen ikke holdes opdateret?
i denne artikel vil vi nedbryde alt hvad du behøver at vide om minutbøger.
er du klar?
lad os komme i gang…
Indholdsfortegnelse
hvad er en minutbog
en minutbog, corporate minute book eller corporate book er en officiel oversigt over virksomhedens interne aktiviteter og beslutninger.
Merriam definerer en minutbog som”den officielle skriftlige registrering af transaktionen af aktionærer og direktører i et selskab”.
minutbogen er i det væsentlige et virksomhedsbindemiddel, der indeholder selskabets beslutninger, aktionær hovedbog, vedtægter, liste over direktører, vedtægter og alle interne virksomhedsdokumenter i virksomheden.
når du først indarbejder et firma, skal du straks organisere alle dine virksomhedsdokumenter i minutbogen for at sikre, at du opretholder klare optegnelser over virksomheden.
minutbogen vil give detaljer om virksomhedens historie.
da virksomheden er en juridisk person, der handler gennem sin bestyrelse, skal den holde styr på de vigtige aktiviteter og begivenheder i sit liv og dokumentere sin beslutningsproces.
en fysisk person kan føre en dagbog over vigtige begivenheder i hans eller hendes liv.
et selskab skal føre fortegnelser over vigtige beslutninger i sit liv og demonstrere, at disse beslutninger blev truffet i overensstemmelse med selskabsreglerne og loven.
minutbogen indeholder i det væsentlige virksomhedens dagbog.
Hvad er “minutter”
minutter eller mødereferater repræsenterer den dokumenterede redegørelse for et møde eller en beslutning.
for eksempel er selskabets bestyrelse ansvarlig for at træffe vigtige og strategiske beslutninger for virksomheden.
de mødes generelt flere gange om året for at diskutere virksomhedens anliggender, regeringsførelse, evaluere, hvordan tingene går, og hvad der skal gøres næste gang.
virksomhedssekretæren har ansvaret for at udarbejde en skriftlig redegørelse for, hvad der blev drøftet under disse møder og de trufne beslutninger.
det er det, vi kalder mødet”minutter”.
protokollen repræsenterer en detaljeret bemærkning om, hvad der blev drøftet, og hvilke beslutninger der blev truffet af hvem.
når mødereferatet er udarbejdet, sendes de efterfølgende til hvert bestyrelsesmedlem, der er til stede på mødet, for at godkende og bekræfte dets indhold.
i sidste ende placeres de godkendte mødereferater i company minute book for at holde en redegørelse for virksomhedens beslutnings-og beslutningsproces.
hvad går i en minutbog
hvad går i en minutbog og dens indhold er generelt standard.
der findes nogle vigtige dokumenter og oplysninger i minutbogen for virksomheder:
- vedtægter
- vedtægter
- bestyrelsens beslutning
- aktionærernes beslutning
- register over direktører
- register over officerer
- register over aktionærer
- aktionær hovedbog
- aktieoverførsel hovedbog
- abonnementsaftaler
- Virksomhedsregisterdokumenter
- aktiecertifikater
- aktionæraftale
- optionstilskud
- kreditordninger
- ændringer i virksomhedsartikler eller vedtægter
minutbogen giver dig information om virksomhedens juridiske struktur, de beslutninger, der tidligere blev truffet af direktørerne og aktionærerne, hvordan virksomheden kan vedtage nye vigtige beslutninger, og hvem der er virksomhedens interessenter.
Hvornår skal du vise din virksomhedsbog
der er mange tilfælde, hvor du skal producere din virksomheds historie og minutbog.
her er nogle eksempler på begivenheder, der kræver, at du viser minutbogen til dit selskab:
- Due diligence process
- salg af din virksomhed
- overførsel af din virksomhed til en anden person
- bankfinansiering
- ejendomstransaktion
- køretøjskøb
- Frørundfinansiering
- investorfinansiering
- børsintroduktion
- åbning af kreditlinjefaciliteter
- til skatteregnskabsformål
- virksomhedsrevision
- håndtering af de statslige myndigheder
under nogen af ovenstående omstændigheder kan du blive bedt om at vise, at din virksomheds historie er veldokumenteret, og at investor eller finansieringsselskab handler med dig baseret på fuldstændig viden om din virksomheds corporate status og historie.
hvis din virksomhedsregistreringsbog er ufuldstændig eller ikke dokumenteret, kan det forsinke din transaktion eller endda kompromittere den.
så sørg for at holde dine optegnelser ajour.
har jeg brug for en minutbog
det korte svar er ja!
hvad er betydningen af en minutbog?
du har brug for en minutbog for at redegøre for virksomhedens historie.
på en måde er det ikke den faktiske minutbog, der er vigtig, men alt det indhold, du skal vedligeholde i den.
i din virksomheds liv skal du i mange tilfælde gå tilbage til din virksomheds minutter for at fremlægge bevis for virksomhedens tidligere beslutninger eller handlinger.
for eksempel, hvis din virksomhed havde taget en vigtig kreditlinje i banken, den havde udstedt aktier i forbindelse med virksomhedsfinansiering eller frørundefinansiering eller måske har købt aktier tilbage fra visse aktionærer, skal du give posterne i din virksomheds protokol for at demonstrere, at sådanne beslutninger blev truffet i overensstemmelse med selskabets regler og love.
hvis en virksomhed forsømmer sin virksomhedsbog og undlader at holde virksomhedsprotokoller vedrørende sine vigtige beslutninger, kan det ende med at betale mange advokatsalærer for at genskabe virksomhedens historie.
selskabet skal muligvis betale for at dokumentere vigtige tidligere beslutninger og fremlægge bevis for, at dets tidligere beslutninger blev behørigt godkendt af bestyrelsen og selskabets aktionærer.
Hvordan organiserer du en minutbog
organisering af en minutbog er grundlæggende ikke en kompliceret proces.
selvfølgelig kan der være betydelige forskelle mellem håndteringen af minutbogen for en stor multinational versus en lokal lille butik.
så hvordan vedligeholder du en minutbog?
din minutbog skal minimalt indeholde:
- dine Vedtægter eller stiftelsesbevis sammen med alle dens ændringer
- din virksomheds vedtægter sammen med alle dens ændringer
- registret over din bestyrelse
- beslutningen og protokollen fra det indledende organisationsmøde
- Referat af alle bestyrelsesmøder
- aktionær beslutninger, der viser alle aktionærgodkendelser
- selskabets aktionærer og aktieregistret
hvert selskab kan beslutte, hvilke oplysninger der skal opbevares i deres minutbog.
ofte skal alle oplysninger, der potentielt kan påvirke selskabet som en enhed, opbevares i virksomhedsbogen.
Hvad sker der, hvis min minutbog ikke er opdateret
du kan blive udsat for vigtige konsekvenser, hvis din virksomhed ikke har en opdateret og veldokumenteret Rekordbog.
ofte ser virksomheder en vigtig transaktion forsinket eller endda afsporet som følge af utilstrækkeligheden af deres minutbog.
for eksempel har du arbejdet hårdt for at finde en investor til at investere i din virksomhed.
du har brug for investeringsfondene Dårligt.
ups, der er et problem!
investoren ønsker ikke at investere, før din virksomhed korrekt kan vise og dokumentere tidligere beslutninger.
investoren ønsker at sikre sig, at virksomheden ikke tidligere har krænket nogens rettigheder, dens beslutninger overholdt loven og selskabsbestemmelserne.
uden trøst, at virksomhedens drift var regelmæssig, ser investoren risiko.
her er en kort liste over tilfælde, hvor en virksomhed kan stå over for potentielle konsekvenser af ikke at opretholde sin minutbog:
- standard i obligatoriske lovgivningsmæssige arkiver
- eksponering for juridiske sanktioner for lovgivningsmæssig manglende overholdelse
- mere omfattende revision i forbindelse med en salgstransaktion
- bestyrelse underlagt en retssag afhængigt af arten af den udokumenterede beslutning
- mulig aktionærsag for udokumenterede beslutninger, der påvirker aktionærrettigheder
- tidligere direktører bliver ansvarlige for nye direktørers handlinger, hvis ændringen ikke blev dokumenteret
- umulighed at genskabe virksomhedens historie til tilfredshed med en vigtig investor
intensiteten af konsekvenserne kan variere afhængigt af beslutningens Art, virksomhedens størrelse, mulige overtrædelser af loven og antallet af interessenter, der potentielt er berørt af virksomhedens beslutninger.
det er bedst at konsultere en virksomhedsadvokat for at sikre, at du vedligeholder din virksomheds minutbog korrekt for at undgå unødvendig risiko.
grillbarer
virksomhedens minutbog er den officielle oversigt over virksomhedens historie, siden den blev indarbejdet.
virksomheder er forpligtet til at føre en detaljeret oversigt over virksomhedsdokumenter, beslutninger og transaktioner.
typisk afholdes virksomhedsbogen på virksomhedsprotokollen på virksomhedens hovedkontor.
selskabets referatbog omfatter:
- vedtægter
- register over direktører og officerer
- direktionens beslutninger
- aktionærernes beslutning
- bestyrelsesprotokoller
- Aktionærregister
- Register over aktieoverførsler
- lovgivningsmæssige arkiveringsdokumenter
og mere.
hvis du korrekt vedligeholder din virksomheds minutbog og sikrer, at dens indhold er opdateret, minimerer du effektivt risikoen for virksomheden og de direktører, der driver virksomheden.
bestyrelsen vil have den trøst, at deres beslutninger var veldokumenterede og opbevares i selskabets optegnelser.
aktionærerne har sikkerhed for, at de godkendte enhver beslutning fra bestyrelsen, som det var nødvendigt ved lov.
tredjeparter som banker, investorer, regeringer, revisorer eller advokater kan hurtigt se en detaljeret historie om virksomheden og have den trøst, at virksomhedens tidligere beslutninger og aktiviteter var i overensstemmelse med dets interne regler og loven.
korrekt vedligeholdelse af minuttet er afgørende for, at en virksomhed kan dokumentere sin historie.
har du en oplevelse, du gerne vil dele med os vedrørende corporate records book?
vi vil meget gerne høre fra dig.
Leave a Reply