Modernisering af ældre telefonsystemer: hvordan og hvorfor opgraderes?

mange virksomheder kæmper stadig med forældet kommunikationsinfrastruktur i 2021.

Ældre telefonsystemer mister funktionalitet og fald i værdi over tid. De vil i sidste ende koste dig og dit team værdifulde ressourcer og opmærksomhed.

den gode nyhed er, at der er masser af muligheder for at modernisere ældre systemer. Modernisering af dit telefonsystem reducerer ikke kun omkostningerne, men kan også drastisk forbedre effektiviteten af din forretningsdrift.

Hvad er et ældre telefonsystem?

et ældre system er et program, udstyr eller program, der er bygget på forældede teknologier, men stadig bruges i kritiske forretningsprocesser. Et ældre telefonsystem er i det væsentlige et ufleksibelt og forældet forretningstelefonsystem, der ikke leverer moderne funktioner.

de mest almindelige ældre telefonsystemer involverer T1-forbindelser, POTS-linjer, ældre operatører og PRI-konfigurationer. En opsætning, der stadig udnytter kobberbaserede ledninger eller analoge kanaler, betragtes som et “ældre system.”

Hvorfor Skal Du Modernisere Dit Gamle Telefonsystem?

Legacy system modernisering kan give mange gode muligheder for din virksomhed.

det fælles ordsprog til “ikke løse, hvad der ikke er brudt” gælder ikke for digital transformation. Virksomheder i dag skal erstatte ældre, ineffektive systemer og vedtage mere moderne teknologier for at forblive konkurrencedygtige i det næste årti.

7 Grunde til at modernisere dit telefonsystem

dit ældre telefonsystem koster dig på mange forskellige måder. Her er nogle af de mest almindelige grunde til at modernisere dit forretningstelefonsystem.

• høje omkostninger

for at oprette en old-school business telefonsystem, ville du nødt til at købe og installere klodset udstyr. Der er også ofte skjulte gebyrer for brug af udstyr og teknisk support. Derudover forsøger ældre teleselskaber normalt at låse deres kunder i langsigtede kontrakter.

• vedligeholdelse

vedligeholdelse af et ældre telefonsystem kan være tidskrævende. Opdatering af programmel, udstyr og underliggende infrastruktur kan forbruge værdifulde ressourcer, der i stedet kan lægges til andre projekter.

reparationer er også en smerte, da producenten muligvis ikke længere fremstiller dine dele. Du skal muligvis ty til at købe brugt udstyr af tvivlsom kvalitet.

fejlfinding af forældet teknologi kan være endnu mere hovedpine. Vedligeholdelse kan kræve en person på hånden, der er ordentligt uddannet i at bruge dit specifikke telefonsystem. Som din teknologi systemer alder, vil der være færre kvalificerede ingeniører og teknikere til rådighed til at hjælpe.

• fleksibilitet

2020-pandemien beviste vigtigheden af fleksibel infrastruktur, der hurtigt tilpasser sig stadigt skiftende forretningsbehov. Med stigningen i telearbejde og fjernarbejde skal medarbejderne bruge et skybaseret telefonsystem, der gør det muligt for dem at arbejde hvor som helst for at sikre forretningskontinuitet.

en anden ting at overveje er at ændre kontorlokationer eller global ekspansion. Du skal afinstallere, transportere og geninstallere dit udstyr. Dette kan være en forvirrende og tidskrævende proces. Moderne telefonsystemer, på den anden side, kan sættes op med det samme.

• skalerbarhed

Hvad sker der, når din voksende virksomhed har brug for at ansætte nye medarbejdere, åbne nye kontorer osv.? Det er ikke let at skalere et ældre telefonsystem.

for en kan et traditionelt forretningstelefonsystem kun understøtte et begrænset antal telefonlinjer. Hvis du overskrider dette nummer, skal du tilføje yderligere porte eller købe mere udstyr.

tilsvarende, hvis du har brug for at understøtte et større opkaldsvolumen, skal du købe ekstra udstyr for at øge opkaldskapaciteten. Hvis dit ældre telefonsystem ikke er i stand til at understøtte indgående opkaldstrafik, vil opkaldere ramme travle signaler og / eller opgive deres opkald. Dette kan resultere i tabte indtægter.

• funktioner

mange moderne UC-udbydere tilbyder avancerede servicefunktioner og adgang til opkaldsdetaljeposter. Disse kan hjælpe med at forbedre kundeoplevelsen og intern rapportering.

dit nuværende telefonsystem giver dig muligvis mulighed for at besvare opkald, men det kan mangle en masse funktionalitet, som mange cloud-telefonsystemer tilbyder.

• sikkerhed

ældre systemer har sikkerhedssårbarheder, og hvis du stadig bruger en, kan den være ansvarlig for hacks, cyberangreb osv. Hvis din IT-afdeling konstant bruger tid på at forsøge at lappe huller eller komme sig efter sikkerhedsbrud, vil de ikke være i stand til at fokusere på mere rentable projekter.

gør ikke dig selv et mål. Alene i 2020 var der mere end 1000 databrud.

ved at opgradere til et cloud-telefonsystem kan du implementere bedste praksis for VoIP-sikkerhed for at sikre fortroligheden af din forretningskommunikation.

• integrationer

integrationer er alle raseri i disse dage. Det er vigtigt at synkronisere dit forretningstelefonsystem med andre værktøjer for at maksimere arbejdsstyrkens effektivitet. Ældre systemer tilbyder ikke stemmeintegrationer eller andre funktioner, som moderne systemer kan. Hvis de tilbyder en integration, er der sandsynligvis behov for masser af tilpasning.

Legacy versus moderne telefonsystemer

du tænker måske, at det er tid til at opgradere dit telefonsystem. Heldigvis viser cloud-telefonsystemer et bedre alternativ til legacy telecom.

• moderne telefonsystemer er skybaserede. Det betyder, at du ikke har brug for ekstra udstyr. Du skal blot forbinde dem til dit IP-netværk.
• moderne telefonsystemer er generelt meget mere overkommelige. Du er ikke låst fast i en langsigtet kontrakt. Du kan altid opgradere eller nedgradere dine planer, som du vælger.
• både legacy og cloud kommunikation er meget pålidelige. Moderne telefonsystemer er generelt mere sikre og giver meget bedre funktionalitet.

der er simpelthen ingen grund til at holde fast i dit forældede telefonsystem. Hvis du ikke er begyndt at opgradere din ældre teknologi, er det nu tid. Men hvordan præcist kunne du gå om at gøre det?

Opgrader dit ældre telefonsystem

før du foretager en stor ændring — såsom opgradering af dit eksisterende telefonsystem — skal du evaluere, hvad dine nuværende systemer og bestemme de bedste måder at komme videre på. Dette vil hjælpe dig overgang med begrænset nedetid. Her er et par faktorer at overveje.

1. Arbejdsbyrde og IT-arkitektur
for at forstå dybden af en opgradering, der er nødvendig, skal du først forstå, hvordan dit ældre telefonsystem fungerer, og hvilke faciliteter modernisering. Gennemgå dine teknologier (hardphones, softphones, funktioner osv.) og infrastruktur til at bestemme deres funktionalitet, værdi og ROI.

2. Operationelle ændringer
i et forsøg på at optimere processer, arbejdsgange og produktivitet skal du tænke på strategier for at forbedre effektiviteten. Hvordan kan nyere teknologier hjælpe dig med at nå disse mål? Disse ændringer kan omfatte nye færdigheder, træning, programmer, teams osv. Når du noterer disse ændringer, skal du huske omkostninger og tidslinjer.

3. Økonomi
Evaluer din virksomheds udgifter og budget og identificer måder og ressourcer til at understøtte en sådan opgradering. Mens de fleste virksomheder er bekymrede over omkostningerne ved at opgradere deres systemer, kan det være dyrere at holde fast i ældre systemer. Dette skyldes, at din virksomhed bliver nødt til at investere i andre tjenesteudbydere for at skalere op, hvilket øger omkostningerne over tid. Derudover har Vedligeholdelse og opdatering af forældede ældre systemer tendens til at være dyrere end at tilmelde sig en ny.

4. Sikkerhed og risici
endelig overveje potentielle risici din virksomhed kan stå. Dette betyder mulige driftsstop, påvirkninger på processer, tidslinje for opgraderingen osv. Overvej også risikoen ved at holde dit ældre system, som det er. Hvis du beslutter at modernisere dit ældre system, skal du planlægge at beskytte dine systemer og data før, under og efter processen. Dette er for at beskytte datatab, opretholde overholdelse, reducere nedetid og opgradere problemfrit.

Hvornår skal du opgradere dit telefonsystem?

så hvordan ved du, hvornår det er tid til at opgradere dit telefonsystem? Det er på tide at overveje at modernisere dit ældre system, hvis du har brug for det:

1. Opdater forældet teknologi.
2. Stop med at betale for meget for basale tjenester og funktioner.
3. Mød stigningen i kundernes krav.
4. gør det nemt at flytte til et nyt kontor.
5. hvis du implementerer en hybrid arbejdskultur.
6. få adgang til bedre funktioner og stemmekvalitet.
7. forbered dig på katastrofe.
8. Beskyt mod cyberangreb og hold data sikre.
9. øge fleksibilitet og mobilitet.
10. skalere effektivt uden overbudgettering.

Sådan opgraderes dit ældre telefonsystem

modernisering af et ældre telefonsystem betyder opdatering og transformation af din arkitektur for at forberede dig på ny teknologisk udvikling. For forretningstelefontjenester og forretningskommissioner betyder det at migrere dit telefonsystem til skyen og vedtage UCaaS for at forberede sig på digitalisering. Dette muliggør samarbejde, fjernarbejde og øget effektivitet. De bedste måder at modernisere ældre systemer og opgradere dit telefonsystem inkluderer:

1. Komplet fornyelse
dette indebærer at fjerne dit eksisterende system og teknologi og erstatte det med cloud communications

2. Gradvise eller trinvise ændringer
dette indebærer udskiftning af visse dele af dit eksisterende ældre system en ad gangen. Selvom denne metode kan virke omkostningseffektiv, kan du ende med, at flere og flere forældede systemer bygger over hinanden, hvilket fører til yderligere kompleksitet.

3. Mindre Patch-ups
denne tilgang søger hurtige rettelser og løsninger for at gøre systemet funktionelt. Selvom denne tilgang muligvis tilføjer yderligere funktioner og funktionalitet, forbedrer den ikke systemets samlede ydelse.

4. Forbedre eksisterende systemer
denne metode er langt den mest omkostningseffektive og effektive. Det indebærer at foretage forbedringer og opgradere dit eksisterende ældre telefonsystem til at arbejde sammen med ny teknologi og programmer. Integrationer, ikke-kodeprogrammer og API ‘ er kan hjælpe med at forbedre sådanne systemer.

Global viderestilling af opkald kan hjælpe

et ældre telefonsystem kan være vanskeligt at opgradere på grund af dets betydning i kritiske daglige operationer. Der er dog virksomheder, der specialiserer sig i modernisering af ældre telefonsystemer.

Global viderestilling af opkald er et af disse virksomheder. Vi tilbyder en cloud PB, der vil forbedre effektiviteten og rentabiliteten af din virksomhed eller afdeling.

• en no-code løsning, der er let at implementere.
• service af højere stemmekvalitet til lavere omkostninger. Meget pålidelig.
• adgang til brugervenligt program (online kontrolpanel, tilgængeligt overalt).
• øget geografisk rækkevidde og dækning (forretningstelefonnumre for mere end 160 lande globalt).
• adgang til moderne funktioner og tjenester såsom international viderestilling, avancerede opkald routing muligheder, automatiseret stemme respons, etc.
• hurtig skalerbarhed med flere afskedigelser og lav nedetid.

og når du har disse nøglefunktioner på plads, kan din virksomhed forbedre kundeoplevelsen og medarbejdertilfredsheden. Din virksomhed kan være på niveau med konkurrenterne og endda få en konkurrencemæssig fordel med moderne, pålidelige løsninger!

afhængigt af din virksomhed kan det være en hurtig proces, eller det kan tage lidt tid. Kontakt os i dag for at lære mere om opgradering af dit ældre telefonsystem og flytning til skyen.