pakkeseddel vs forsendelsesetiket: Hvad er forskellen?

Lagerdokumentation kan blive forvirrende, især når der er flere glider, etiketter og ark, der skal genereres for hver forsendelse. Desuden har de fleste af disse dokumenter forskellige krav og udarbejdes også på forskellige stadier af forsendelsesprocessen.

to almindelige forsendelsesdokumenter er følgesedlen og forsendelsesetiketten. Mens disse to dokumenter er dele af lagerdokumentationen, forveksles de ofte med hinanden.

forskellen mellem en følgeseddel og en forsendelsesetiket er, at følgesedlen er et dokument oprettet af afsenderen for modtageren, der angiver oplysninger, der er relevante for ordren. På den anden side er forsendelsesetiketten et dokument, der også oprettes af afsenderen, men bruges af luftfartsselskaber, der leverer forsendelsesoplysninger.

her er en hurtig oversigt over begge dokumenter:

i denne artikel undersøger vi pakkesedlen og forsendelsesetiketdokumenterne mere detaljeret og fremhæver også deres ligheder og forskelle. Vi finder også ud af, i hvilken del af forsendelsesprocessen disse dokumenter genereres.

Hvad Er En Pakkeseddel?

en pakkeseddel er et dokument, der oprettes af afsenderen. Den indeholder detaljerede oplysninger om ordren, som indeholder listen over varer, der sendes, samt mængde, vægt og destination.

det er et af de vigtigste dokumenter, når du sender eller modtager forsendelser, da modtageren er i stand til at kontrollere, om den rigtige last blev sendt til den rigtige modtager og destination.

ved siden af transportdokumentet, såsom en konnossement, leveringsordre, fragtbrev eller luftvejsregning og handelsfakturaen, kan følgesedlen også bruges under eksport-og importtoldklarering. I den forstand ligner det en pakning eller fyldningsliste.

hvilke oplysninger findes på en følgeseddel?

da følgesedlen skal indeholde alle relevante ordreoplysninger for modtageren, viser dette dokument typisk følgende oplysninger:

• Ordredato: det tidspunkt og den dato, hvor ordren blev afgivet. Et eksempel på dette er 1. maj 2021. Visse afsendere angiver også et tidsstempel for ordreplaceringen.

• købers navn: køberens fulde navn. Dette kan være en person, en offentlig eller en privat virksomhed. For eksempel: Billy Thomas / San Francisco Coffee Place.

• Købers Adresse: Adresse oplysninger om køberen. Dette inkluderer adresselinjer, postnummer, land og enhed/bloknumre. For eksempel: 1111 S. Figueroa St, Los Angeles, CA 90015, USA.

• Modtagernavn: navnet på modtageren af varerne. Dette kan ikke nødvendigvis være den samme enhed som køberen. Modtageren er den part, der officielt modtager forsendelsen. John Smith / San Francisco Kaffe Sted-Lakeshore Plads.

• modtageradresse: modtagerens adresseoplysninger. Modtageradressen og køberadressen behøver ikke at være den samme. For eksempel: San Francisco Coffee Place – 1549 Sloat Blvd, San Francisco, CA 94132, USA.

• specificeret liste over ordre: detaljer om hele ordren, der blev placeret af køberen. Disse elementer er opført. For eksempel kaffekværn, brødrister, ovn, fryser, Display, krus, espressokopper, sukker og plader.

• specificeret liste over afsendte varer-en detaljeret liste over varer, der blev afsendt i forsendelsen. Disse er typisk opdelt i kvalitet og beskrivelse. For eksempel 3 Brødristere, 2 montrer og 50 krus.

• specificeret liste over varer, der sendes separat: varer, der er i ordren, men som ikke er inde i denne forsendelse. Dette kan skyldes en kort forsendelse eller af andre grunde. For eksempel: ekskluderet er 3 af 5 kaffekværn (kvalitetsproblemer opdaget under produktionen).

• varespecifikationer: dette inkluderer antallet af varer inde i forsendelsen, dimensioner, vægt og lejlighedsvis SKU-numre. Eksempel: 3 stk. kaffekværn, 3 stk. Displaykasser, 20 stk. krus (med vægt og dimensioner på hver vare). Den samlede vægt og volumen er også normalt angivet.

• sælger navn: navnet på sælgeren af varerne. Dette er også ofte afsenderen, der leverer følgesedlen. Sælger og afsender kunne være for eksempel barista kaffe og forsyninger.

• sælger kontaktoplysninger: fuldstændige kontaktoplysninger for sælgeren. Dette felt angiver normalt adresse, e-mail, telefonnummer og undertiden en kontaktperson. Eksempel: 2761 valnød Avenue, CA, 90755. Telefonnummer (562) 490-111. E-mail [email protected].

• pakkeseddel / ordreseddel / Forsendelsesseddelnummer: dette er et internt ordrereferencenummer for sælgeren. Dette nummer bruges til intern reference, når du opretter dokumentation og behandler ordren. For eksempel ordrenummer: 20210530

ovenfor er en prøve af pakningsdokumentet. Som du kan se, indeholder den alle de relevante oplysninger, der er nævnt i listen ovenfor. Bemærk, at ikke alle pakkesedler nødvendigvis indeholder de samme oplysninger. Disse detaljer afhænger i sidste ende af arrangementet mellem køber og sælger.

Hvad er en forsendelsesetiket?

på den anden side bruges forsendelsesetiketter af transportører og transportleverandører til at understøtte den samlede forsendelsesproces. For det første hjælper det dem med at holde styr på forsendelser; for det andet hjælper det dem med at identificere de rigtige forsendelsesoplysninger.

da transportleverandører har meget Gods at flytte, er det vigtigt, at processen, såvel som dokumentationen, specifikt forsendelsesetiketten indeholder alle de relevante oplysninger, de har brug for.

derfor er det vigtigt at sikre, at forsendelsesetiketten er nøjagtig, da undladelse af at gøre det kan resultere i fragttab, mishandling og misrouting. En nøjagtig forsendelsesetiket kan forhindre monetære krav, der kan opstå som følge af de potentielle problemer, der er anført ovenfor.

hvilke oplysninger findes på en forsendelsesetiket?

afhængigt af afsender, transportør eller transportagent kan forsendelsesetiketter indeholde forskellige oplysninger. Nedenfor er et eksempel på de mest almindelige felter på en forsendelsesetiket:

• dette er et internt sporingsnummer, der bruges af transportøren til at flytte og spore lasten. Mere avancerede luftfartsselskaber bruger endda en stregkode eller en kode til scanningsformål. Dette hjælper dem med at bestemme oprindelsessted eller destination, ETD / eta, fragtstatus eller begivenheder, flynumre og data, der er nødvendige for forsendelsesplanlægning.

• forsendelsesdato: denne dato refererer til, hvornår lasten sendes. Dette er ofte den dato, hvor lasten først flyttes af transportøren eller transportagenten. Det er ofte afhentningsdatoen. Eksempel: 21/4/2021.

• Forsendelsesprioritet: dette ses ofte i luftfragtforsendelser for at markere prioritetsniveauet for en bestemt forsendelse. Eksempel: prioritet er markeret som hastende, ekspreslevering eller standardlevering.

• afsendernavn: afsenderens navn, som ofte også er sælgeren. Eksempel: Pro Cykel Producent.

• afsenderadresse: afsenderens adresseoplysninger. Disse oplysninger bruges af transportøren til at komme i kontakt med afsenderen i tilfælde af forespørgsler eller uoverensstemmelser. Eksempel: 15130 Concord Circle, Morgan Hill, CA 90912, Forenede Stater.

• Modtagernavn: navnet på den modtager, som forsendelsen sendes til. Eksempel: la Cykel Butik.

• modtageradresse: adressen på modtageren af varerne. Eksempel: 13106 Copenhagen Blvd. Los Angeles CA 90066, Amerikas Forenede Stater.

• vægt: Vægten af den last, der sendes. Eksempel: 170 bs (77,11 kg).

• leveringsinstruktioner: disse er specielle instruktioner til levering. For eksempel kan de anmode om at ringe til en person ved levering eller at forlade den lige uden for døren.

ovenfor er en prøve af forsendelsesetiketdokumentet. De fleste luftfartsselskaber og transportagenter bruger et lignende layout med lignende oplysninger.

pakkeseddel vs forsendelsesetiket: er de de samme?

efter at have gået i detaljer på følgesedler og forsendelsesetiketter, er det tydeligt, at begge dokumenter er forskellige. Dette skyldes, at hver af disse dokumenter tjener et andet formål.

for at fremhæve igen oprettes pakkesedler til modtagere, så de er opmærksomme på ordren og forsendelsesoplysningerne. De er i stand til at se, hvad de har bestilt, og hvad der er blevet opfyldt.

forsendelsesetiketten er et dokument, der indsættes på emballagen og hjælper transportøren med at identificere og spore forsendelsen. Derfor indeholder den alle relevante forsendelsesoplysninger såsom afsender-og modtageroplysninger.

en forsendelsesetiket ville også have en stregkode eller en kode for at lette let fragtsporing på daglig basis. Dette er ikke nødvendigt for pakkesedler, da det hovedsageligt indeholder ordreoplysninger.

derudover er en forsendelsesetiket fastgjort til hver karton, hvorved en følgeseddel ofte fastgøres til en pose eller placeres inde i kartonen. Der er ofte kun en pakkeseddel til flere kartoner, da den indeholder hele ordren.

både følgeseddel og forsendelsesetiket indeholder fælles datafelter som afsender, modtager, vægt og leveringsadresse. Dette handler om den eneste lighed, som begge disse dokumenter har med hinanden, bortset fra at de begge er dokumenter i forsendelsesprocessen.

skal du altid bruge både pakkeseddel og forsendelsesetiket?

det er bedste praksis at have både en følgeseddel og en forsendelsesetiket for hver forsendelse, der er opfyldt. Dette skyldes, at følgesedlen giver køberen en heads-up af merchandise, der er blevet købt og vil indgå i den faktiske forsendelse.

mens pakkesedler ikke er obligatoriske, er det stærkt opmuntret på grund af de ovennævnte grunde. På den anden side er forsendelsesetiketter obligatoriske, da transportører ikke kan flytte din last uden den.

desuden sikrer forsendelsesetiketten, at den værdifulde last transporteres, toldklareres og leveres. En korrekt udfyldt pakkeseddel og forsendelsesetiket mindsker chancerne for, at gods håndteres forkert, holdes af forskellige grunde, undersøgt, eller udsættes for yderligere gebyrer.