Projektvurdering-Definition og trin

når en organisation ønsker at finde en løsning på et bestemt forretningsproblem og identificere den bedste måde at implementere denne løsning på, skal den planlægge og udvikle et projekt, der kan give en effektiv handlingsplan til løsning af problemet gennem implementering af løsningen.

denne organisation bliver nødt til at give en vurdering af det potentielle projekt for at sikre, at projektet virkelig er effektivt, fordi det understøtter den rigtige løsning og løser det krævede problem. I denne sammenhæng fungerer projektvurderingsstyring som den største proces med at analysere og godkende projektet.

i denne artikel vil jeg skrive om projektvurderingsprocessen og dens vigtigste trin. Jeg håber, at min artikel vil hjælpe dig med at lære at evaluere og vurdere projekter. I slutningen af artiklen giver jeg et link til projektvurderingsskabelonen, som er en mere struktureret måde at forklare vurderingsprocessen på.

Hvad er projektvurdering? – Definition

før vi taler om definitionen af projektvurdering, vil jeg gerne fortælle en interessant historie fra mit liv. Her er den historie.

da jeg er PMP og har en bred erfaring med at styre forskellige typer projekter, spekulerede jeg altid på, hvordan min nabo, der er lastbilchauffør og dermed ikke har erfaring med projektvurderingsstyring, kunne udføre alle disse “projekter” uden foreløbig vurdering og analyse af det oprindelige koncept, problem og løsning. Med “projekterne” mener jeg de aktiviteter, min nabo gjorde, da han byggede garagen i sin baghave, renoverede køkkenet, reparerede sin lastbil, endda talte med postbudet og så videre. Mit vidunder var, at denne person ikke har nogen ide om projektvurdering og ledelse, men han kan gøre succesfulde “projekter”, selv uden at forstå, at disse er projekter.

en dag tog jeg alle disse tanker med mig og gik til min nabo. Jeg ville finde ud af, hvordan han nåede succes uden at bruge projekt, vurdering eller hvad som helst andet, som jeg måske betragter som evalueringsprocessen. Da jeg mødte ham i hans renoverede køkken, blev jeg overrasket over at se, at han lavede en foreløbig plan for sit næste projekt: køb af ny bil. Han sad ved det lille køkkenbord og skrev noget på et stort ark med en avis (“daglige nyheder”, hvis de var mere præcise). Jeg gik tæt på bordet og så mange ord og sætninger understreget og krydset af med flere pile og cirkler på papirarket. “Hvad laver du,” – det er det, jeg spurgte. “Kan du ikke se det? Jeg planlægger mit nye køb. Husk Den Store Mercedes, jeg viste dig i sidste måned i lastbilchaufførens magasin. Jeg har besluttet at købe det. Og nu vil jeg planlægge alt forude for at undgå fiasko, ved du”.

jeg sad ved bordet nær min nabo, og han fortalte mig om sine planer. Jeg fandt ud af, at han altid lavede en plan, før han gjorde noget vigtigt eller usædvanligt for sit daglige liv, for eksempel garagebygning eller køkkenrenovering. Han brugte aldrig dokumenter og skabeloner, men bare et ark af en avis, fordi, som han sagde Med et smil, “aviser lyver altid, men mine optegnelser og planer vil gøre virkeligheden mere “realistisk” og Pragmatisk” (jeg kan stadig ikke helt forstå, hvad han mente faktisk).

jeg vil ikke irritere dig ved at genfortælle vores konvertering i denne tekst. Jeg vil bare fokusere dig på nøgleideen bag denne historie: ofte bruger folk ubevidst metoderne og teknikkerne til projektvurdering og evaluering for at bestemme chancerne for succes i deres bestræbelser. Før jeg så i min nabos køkken, hvordan aviser kunne bruges til vurderingsprocessen, troede jeg, at kun formelle dokumenter og papirer var værktøjerne til at vurdere et professionelt drevprojekt. Men nu ved jeg med sikkerhed, at enhver person kan foretage en vurdering; den eneste ting at huske er, at enhver form for projekt kræver det passende niveau af viden og kompetencer for at generere en god projektvurderingsrapport. Og det er alt… lad os give definitionen af projektvurdering.

definition af projektvurdering

projektvurdering er en konsistent proces med at gennemgå et givet projekt og evaluere dets indhold for at godkende eller afvise dette projekt ved at analysere problemet eller skal løses af projektet, generere løsningsmuligheder (alternativer) til løsning af problemet, vælge den mest gennemførlige mulighed, foretage en gennemførlighedsanalyse af denne mulighed, oprette løsningserklæringen og identificere alle mennesker og organisationer, der er berørt af eller berørt af projektet og dets forventede resultater. Det er et forsøg på at retfærdiggøre projektet gennem analyse, som er en måde at bestemme projektets gennemførlighed og omkostningseffektivitet på.

vurdering af et projekt betyder evaluering af den foreslåede løsning mod dens evne til at løse det identificerede problem eller behov. PMBOK) betragter den tekniske og finansielle projektvurdering som en del af initierings-eller præplanlægningsfasen. PRINCE2 foreslår at udvikle business case, som er en form for projektformulering og vurdering. Metoden 123 (MPMM, der er baseret på PMI-og PRINCE2-standarder) bruger også business case til at forberede et foreslået projekt til gennemførlighedsanalyse og vurdering.

Projektvurderingsstyring er et vigtigt trin i ethvert projekt, uanset dets art, type og størrelse. Denne fase repræsenterer det første punkt i præplanlægnings-eller initieringsfasen. Uden at have vurderet et projekt er det økonomisk og teknisk urimeligt at gå videre med yderligere planlægning og udvikling. Uanset om du vil købe en ny bil (f. eks. min nabos projekt), opførelse af en bygning, forbedring af en forretningsproces, opdatering af et netværkssystem, gennemførelse af en marketingkampagne, bygning af en garage eller ethvert andet initiativ, skal du foretage en foreløbig vurdering og vurdering af din virksomhed for at være sikker på at at du vil gøre en nødvendig og nødvendig ændring af dit miljø.

projektvurdering: Nøgletrin

forskellige PM-metoder bruger forskellige tilgange og teknikker til udvikling af en projektvurdering. I min praksis bruger vi en metode, der betragter vurderingsprocessen som en serie på 4 trin, der har en række undertrin og opgaver. I denne tjekliste kan du se hele hierarkiet med detaljerne. Jeg vil give et overblik over trinene. Hvis du ønsker at komme dybere, skal du læse tjeklisten.

Trin #1. Konceptanalyse

det første trin kræver, at du (som projektvurderer eller analytiker) foretager en række analyser for at bestemme konceptet for det fremtidige projekt og levere Beslutningspakken til den øverste ledelse (projektsponsorer) til godkendelse. Det betyder, at du skal udføre den problemløsningsanalyse, der bestemmer problemet/skal løses, og den løsning, der skal bruges til at håndtere problemet. Løsningen skal analyseres ved omkostningseffektivitet og gennemførlighed (forskellige projektvurderingsmetoder og teknikker kan bruges). Du skal også identificere interessenter (de mennesker og organisationer, der er involveret i eller berørt af problemet og/eller løsningen) og analysere deres behov (hvordan de relaterer til problemet og/eller løsningen). Når alt kommer til alt skal du udvikle en beslutningspakke, der inkluderer problemopgørelsen, løsningsforslaget, interessentlisten og finansieringsanmodningen. Denne pakke vil derefter blive sendt til sponsor til godkendelse (eller afvisning). Hvis sponsoren godkender projektkonceptet, kan du gå videre til næste trin.

Trin #2. Concept Brief

på dette trin skal du udvikle en oversigt over projektkonceptet for at definere mål, mål, bredt omfang, tidsvarighed og forventede omkostninger. Alle disse data vil blive brugt til at udvikle konceptet kort. Du skal udvikle et projektopgørelsesdokument, der specificerer projektets mission, mål, mål og vision. Derefter opretter du en erklæring om bredt omfang, der specificerer grænserne, leveringsannoncekrav for din indsats. Endelig laver du en foreløbig tidsplanskabelon, der bestemmer en estimeret varighed af projektet, og udvikler derefter et omkostningsfremskrivningsdokument baseret på omkostningsestimater og beregninger.

Trin #3. Projektorganisation

du bruger Concept Brief til at bestemme en organisationsstruktur for dit projekt. Denne struktur skal udvikles og forklares i projektets organisationsdiagram. Dokumentet dækker emner som ledelsesstruktur (roller og ansvar), teamkrav og sammensætning, implementeringsmetode, præstationsforanstaltninger, anden info. Ideen bag Projektorganisationsdiagrammet er at skabe en visuel repræsentation af roller, ansvar og deres forhold og hvad mennesker/organisationer er tildelt hvilke roller og pligter i projektet.

Trin #4. Projektgodkendelse

det sidste trin kræver, at du gennemgår alle de foregående trin og samler dem i et enkelt dokument kaldet Projektvurderingen. Dette dokument opsummerer alle de foretagne skøn og evalueringer for at retfærdiggøre projektkonceptet og kontrollere, at den foreslåede løsning adresserer det identificerede problem. Den finansielle, omkostningseffektiviteten og gennemførlighedsanalyser vil tjene som metoder til projektvurdering til godkendelse af projektet. Dokumentet skal indsendes til snooper-interessenterne (kunden, sponsoren) til gennemgang og godkendelse. Hvis vurderingen er godkendt, går projektet til næste fase, planlægningen.

typer af projektvurdering

projektvurdering bruger følgende to hovedtyper:

• resultatorienteret vurdering
• finansielle vurderinger (cost / benefit-analyse)

1. Resultatorientering

det gøres i begyndelsen af et projekt, før der opstår penge eller andre materielle omkostninger.

resultatorientering projektvurdering fokuserer på at identificere og forudsige risici og deres indvirkning på at levere de resultater, der var planlagt i projektplanen og kontrakten. Denne type vurdering inkluderer identifikation af risici baseret på projektstyringsprocesser såsom initiering af processer, planlægningsproces, eksekveringsproces og kontrolproces.

resultatorientering projektvurdering fokuserer også på tilpasning af faktiske og forventede resultater og sikrer, at de alle stemmer overens med projektets mål og mål.

2. Finansiel vurdering (cost-benefit-analyse)

denne type projektvurdering foretages for at vurdere, om en finansieringsanmodning (eller en foretaget investering) kan begrundes med forventede besparelser eller indtægter, efter at den er afsluttet.

Cost benefit-analyse er et planlægningsværktøj, der hjælper dig med at afgøre, om en investering har et tilfredsstillende afkast for din organisation. Det sammenligner investeringen eller ændringen med dens alternativer i henhold til et eller flere kriterier såsom omkostninger, tekniske faktorer, tjenester, ressourceudnyttelse osv.

Cost/benefit-analyse betragter alle ressourcer, der er investeret i et projekt, og sammenligner med de forventede fordele. Fordelene ved et projekt måles normalt ved at sammenligne de omkostninger, der ville være afholdt, hvis et projekt ikke blev implementeret.

ifølge denne metode accepteres projekter, der viser en balance mellem fordele vs. omkostninger, dem med et overskud af omkostninger over fordele afvises, og dem, der viser et overskud af fordele over omkostninger, udsættes til yderligere overvejelse.

i praksis bruger nogle organisationer en anden tilgang, hvor projekter med forventede fordele og omkostninger, der er større end en, accepteres, dem med forhold mellem nul og en som grænsesager til yderligere overvejelse og dem under nul som afslag, før der foretages yderligere investeringer i planer eller arbejde med planer.