Sådan gør du: har en Præstationssamtale med en medarbejder

• Sharlyn Lauby
• 17 Apr 2013

(Redaktørens Note: h / t til Bose Ogundiyun, PHR for ideen om dette indlæg.)

du har en medarbejder, der ikke bidrager med deres rimelige andel. Du ved, du har brug for at løse det. Resten af holdet kan fortælle denne medarbejder er en dårlig performer. Hvis du ikke gør noget, vil din troværdighed lide. Men hvad siger du?

formålet med samtaler som dette er ikke at straffe medarbejderen. Det er at ændre deres præstationer. Derfor vil du ikke forsinke samtalen. Jo længere du venter; jo sværere samtalen. Fordi medarbejderen vil tro, at deres adfærd er acceptabel, da ingen adresserede den.

her er en oversigt, du kan bruge, når du tænker på den samtale, du vil have med medarbejderen.

1. lad medarbejderen vide din bekymring. Minimer ikke vigtigheden af denne samtale ved at bruge en enorm mængde tid på at tale om den seneste episode af The Voice og lidt om emnet performance. Dette er en vigtig sag og bør behandles på den måde.
2. Del hvad du har observeret. Tilbyd detaljer om faktisk adfærd, du har været vidne til. Hvis en anden var vidne til adfærden, så prøv at have den person der. Medarbejdere kan ikke lide linjen “nogen fortalte mig, at du gjorde dette…” hvis du prøver at rette adfærd, skal du være i stand til specifikt at diskutere adfærd.
3. Forklar, hvordan deres adfærd påvirker holdet. Medarbejdere er måske ikke klar over, hvordan deres adfærd påvirker organisationen eller teamet negativt. Det er vigtigt at tegne en forbindelse mellem deres adfærd og indflydelse på virksomheden. Hvis negativ påvirkning ikke kan forklares, vil en medarbejder stille spørgsmålstegn ved, hvorfor de har brug for at ændre deres adfærd.
4. fortæl dem den forventede adfærd. Det er muligt, at en medarbejder ikke ved, hvad de skal gøre. Kom til diskussionen parat til at forklare, hvad den acceptable standard er, og hvordan en medarbejder kan nå standarden.
5. Bed om løsninger fra medarbejderen om, hvordan man løser situationen. Dette er så vigtigt! Lad medarbejderen fortælle dig, hvad de vil gøre for at løse situationen. Det skaber buy-in. Hvis du fortæller en medarbejder, hvad de skal gøre, har de ikke købt ind i det. Giv medarbejderen tid til at tænke over mulige løsninger.
6. formidle konsekvenserne. Lad medarbejderen vide, hvad der vil ske, hvis situationen ikke løses. Du vil bemærke, at jeg ikke har skrevet et ord om disciplinær handling. Nogle gange er konsekvensen, at en medarbejder ikke er berettiget til en overførsel. Eller de vil ikke være i stand til at deltage i flekstid. Måske er det næste skridt disciplin. Uanset hvad skal du sørge for, at medarbejderen er opmærksom på, hvad der sker, hvis sagen ikke løses.
7. aftale en opfølgningsdato. Ingen nyheder er gode nyheder er ikke en ledelsesfilosofi. Når medarbejderen accepterer at arbejde for at forbedre deres præstationer, skal du indstille en opfølgningsdato for at diskutere fremskridt.
8. Udtryk din tillid. Da målet med denne samtale er at forbedre ydeevnen, skal du ikke være bange for at fortælle en medarbejder, at du er sikker på, at de kan rette op på situationen.

ingen af os kan lide at have en negativ præstationssamtale. Jeg prøver altid at huske formålet – Det er at hjælpe en medarbejder med at ændre deres adfærd. Hvis samtalen forbliver fokuseret på at hjælpe medarbejderen med at få succes, eskalerer den forhåbentlig aldrig til disciplinær handling.

Performance samtaler kan være lidt skræmmende – både for den person, der giver dem, og den person, der modtager feedback. Tag dig tid til at planlægge dine tanker. Tænk på de forskellige svar, der kunne opstå, og hvordan du ville besvare dem. Forberedelse vil gøre samtalen lettere.

Billede venligst udlånt af HR Bartender