Sådan laver du et nyhedsbrev, der bliver læst

Linda Benedict
udvidelse og Landbrugsinformation

et nyhedsbrev kan være et vidunderligt kommunikationsmiddel. Forskning viser konsekvent folk som nyhedsbreve. Folk kan lide at få rettidig information skræddersyet til deres interesser — information, der er hurtig og nem at læse.

men for at kommunikere skal et nyhedsbrev læses. Det kan ikke smides væk, før det åbnes eller forvises til den læste bunke.

du ønsker, at dit nyhedsbrev skal være et vigtigt stykke kommunikation, som folk ser frem til at modtage. Dette sker kun gennem planlægning og engagement.

(åbner i nyt vindue)Kend dit publikum

det første trin i planlægningen af et nyhedsbrev overses for ofte: Kend dit publikum. Hvem er de nøjagtigt? Hvad er de interesseret i? Hvad har de til fælles? Hvad kan dit nyhedsbrev gøre for dem?

publikum kan være ret forskelligt demografisk, men de skal have nogle fælles grunde, som du adresserer med dit nyhedsbrev.

for eksempel vil du måske udvikle et nyhedsbrev til folk, der skal vedtage en diæt med lavt kolesteroltal eller til landmænd, der ønsker at lære at bruge computere. Publikum for et nyhedsbrev distribueret nationalt kaldet” The Sproutletter ” er mennesker, der kan lide at spise spirer. Sådan kan et publikum være specialiseret.

hvis dit publikum allerede er defineret for dig, såsom klienter til din virksomhed eller medlemmer af en bestemt organisation, skal du sørge for at kende deres interesser. Opdage. Mød med et par af dem eller send et kort spørgeskema.

(åbner i nyt vindue)Definer dit formål

når du har defineret dit publikum, er den næste ting at gøre at definere dit formål. Den samme regel gælder: vær specifik.

for eksempel kan dit nyhedsbrev være til folk, der laver håndværk til løn. Formålet kan være at hjælpe dem med at markedsføre disse håndværk. Du vil inkludere oplysninger om kommende håndværksudstillinger og videregive tip fra succesrige håndværkere.

eller dit publikum kan være mennesker, der hjemme-kan mad. Dit formål er at holde dem informeret om den nyeste forskning om sikre hjemmekonserveringsprocedurer, nyt udstyr og opskrifter, som eksperterne anser for sikre.

jo mere specifikt dit formål er, jo lettere bliver det at forberede dit nyhedsbrev. Dit sind bliver indstillet til bits af oplysninger, der kunne gøre gode artikler. Noter disse i en fil. Hver gang du sætter nyhedsbrevet sammen, er alt hvad du skal gøre at grave i den fil for det materiale, du har brug for.

(åbner i nyt vindue)Find ud af, om nogen læser

selvom du måske har dit klare publikum og formål, er du stadig ikke klar til at lancere et nyt nyhedsbrev, før du har fundet ud af en evalueringsplan. Du skal finde ud af, om nogen derude læser dig. At komme med en plan, inden du begynder at offentliggøre, hjælper med at sikre, at du holder dig til dit publikum og formål uden at komme af sporet.

Brug tre niveauer af evaluering. Kom med en plan for alle tre.

Niveau 1
få feedback regelmæssigt
skriv mindst en artikel pr.nummer, der kræver noget svar fra læseren. Eksempler kan være:

Inkluder en ordre Tom og bede læserne om at sende navnene på bekendte, der måske gerne vil modtage nyhedsbrevet.

offentliggør en publikation, du har i Mængde, og se, hvor mange anmodninger Du får på grund af artiklen.

anmode om spørgsmål fra læsere og inkludere spørgsmål og svar artikler i nyhedsbrevet.

en initiativrig udvidelsesspecialist i Missouri startede et nyhedsbrev kaldet “Beginnings” for nygifte par for at hjælpe dem med at få deres økonomiske fødder på jorden.

i et nummer havde hun denne artikel:

(åbner i nyt vindue)Hvad laver du?

Hvordan håndterer i to penge og regninger? Er du tilfreds med dit nuværende system? Hvis du gerne vil dele dit system med andre, slip mig en linje eller ring — Jeg inkluderer det i næste måneds “begyndelser.”

i et nummer af Det Nationale nyhedsbrev” kommunikationskoncepter “bad forfatteren læserne om at sende ordspil, så han kunne give” sjov i ordspilspriserne ” til de værste og bedste ordspil, der blev sendt ind.

niveau 2
lav en undersøgelse
gør dette en gang om året. Spørg, hvad læserne læser og ikke læser, kan lide og ikke kan lide om dit nyhedsbrev. Brug disse oplysninger til at forbedre dem.

du spilder dog din tid, hvis du ikke designer undersøgelsen på den rigtige måde. Der er en kunst at gøre det. Her er et par tips:

spørg kun hvad du vil vide og intet ekstra.

hold undersøgelsesformularen så kort som muligt — ikke mere end et 8-1/2 med 11-tommers ark. Bagsiden af et postkort er bedst.

gør det nemt for folk at vende tilbage. Inkluder en selvadresseret, stemplet konvolut. Et selvadresseret, stemplet postkort har fordele, fordi det kan indsættes i et af dine problemer.

folk er slået fra af spørgsmål om alder og indkomst. Hvis disse oplysninger er vigtige for dig, skal du ikke spørge dem først. Lad dem varme op til din undersøgelse først. Så når du spørger det, skal du angive intervaller, såsom en alder mellem 30 og 39 eller en indkomst mindre end $30.000 om året.

et andet tip til en undersøgelse er, at du ikke behøver at spørge alle. Hvis du har en tilfældig prøve, kan du ekstrapolere resultaterne til hele befolkningen. Vælg for eksempel hvert tiende navn fra din adresseliste.

det er også vigtigt at gøre en tør-run før begå din undersøgelse til mail. Test undersøgelsen på en håndfuld mennesker for at sikre, at dine spørgsmål er forståelige.

niveau 3
Find ud af, om nogen gør noget anderledes på grund af dit nyhedsbrev
dette er det sværeste evalueringsniveau. Det skal være omhyggeligt orkestreret. Find ud af en ting, du vil kampagne for i dit nyhedsbrev. Find derefter hurtigt ud af, om din kampagne gjorde noget godt. Her er trinene:

• fremme noget. Du kan bruge to, tre eller flere problemer til at gøre dette.
• Find ud af, om nogen gør det, du promoverer på grund af dit nyhedsbrev.
• Husk at finde ud af det hurtigt. De kan begynde at gøre det. Men de vil glemme, at de fik ideen fra dit nyhedsbrev, medmindre du tid din evaluering og kampagnen tæt sammen. Ideelt set skal timingen være inden for 30 dage efter afslutningen af din kampagne — eller bestemt inden for tre måneder.
• for effektivitetens skyld kan du medtage denne evaluering i din årlige undersøgelse.

hvad du vælger at kampagne for afhænger af dit publikum og formål. Hvis dit publikum er det nygifte, og dit formål er at hjælpe dem med at komme godt i gang økonomisk, kan du måske kampagne for dem for at oprette et budget.

du vil måske kampagne for at hjælpe vægtvagtere med at holde vægten væk, rygere holder op med at ryge eller landmænd vedtager visse jordbeskyttelsesmetoder. Et nyhedsbrev fra hospitalets medarbejder gennemførte en kampagne for at fremme høflighed i elevatorer. Uanset hvad det er, hvis du finder ud af, at folk har ændret deres liv på grund af dit nyhedsbrev, er det ret en præstation. Disse slags resultater kan hjælpe dig med at få et raise eller flere abonnenter. På den ene eller anden måde, du har sat dig op til nyhedsbrev stjernestatus.

(åbner i nyt vindue)Markedsfør dit nyhedsbrev

den næste plan, du skal udtænke, er, hvordan du markedsfører dit nyhedsbrev. En effektiv måde at gøre dette på er gennem direct mail marketing. Du skal bruge postlister. Hvis dit valgte publikum tilhører organisationer, der deler mailinglister med dig, er du klar. Men hvis du forsøger at nå et publikum, hvis medlemmer ikke allerede er organiseret på en eller anden måde, så har du dit arbejde skåret ud for dig.

her er nogle tips til at hjælpe dig med at få en mailingliste startet:

få omtale i publikationer, der når dit publikum. Hvis du kan få dette gratis, fantastisk. Hvis ikke, skal du muligvis købe noget reklameplads. Klassificerede reklamer er billigere end displayannoncer og kan give et betydeligt antal navne.

sæt kuponer i hvert nummer af dit nyhedsbrev, der beder læserne om at sende navne på venner eller familie, der måske er interesseret i at abonnere.

tjek med nøglepersoner, der har kontakt med det publikum, du er efter. Se om de ville være villige til at hjælpe dig med at komme med navne og adresser. For eksempel gik forfatteren til nyhedsbrevet” Beginnings ” for unge ægtepar til ministre, der anmodede om Navne.

når du har en mailingliste, kan du fortsætte med at promovere dit nyhedsbrev og opfordre til abonnement. Design En Direct mail Flyer og følgebrev, der forklarer læseren, hvad han eller hun vil få fra dit nyhedsbrev. Besvar dette ældgamle spørgsmål til læseren, “hvad er der for mig?”Her er en formel, du måske vil følge, når du skriver din kopi:

• lov en fordel.
• Fortæl læserne, hvad de får. Tantaliser dem.
• Sikkerhedskopier dine udsagn med bevis.
• omformulere den stærkeste fordel i lukningen.
• anspore til handling nu.

ideelt set bør din direct mail marketing pakke omfatte:

• et følgebrev.
• en direkte mail flyer.
• et portobetalt, selvadresseret abonnementskort.
• en prøve udgave af nyhedsbrevet.

hvis dit nyhedsbrev har været tilgængeligt i et stykke tid, og du søger flere abonnenter med din direct mail-kampagne, kan du indarbejde Vidnesbyrdets teknik. Find ud af læserne, hvad de har fået fra dit nyhedsbrev. Hvis du har gjort et godt stykke arbejde med at evaluere, skal du allerede have denne slags citater i dine filer. Medtag disse citater i din Direct mail flyer design.

(åbner i nyt vindue)Start dit nyhedsbrev

OK, du kender dit publikum og har et klart formål. Du har gennemtænkt en evaluerings-og marketingplan. Hvordan organiserer du nyhedsbrevet og skriver det?

den mest effektive tilgang til tilrettelæggelsen af et nyhedsbrev låner fra både avisverdenen og magasinverdenen. Du låne fra avisen verden nyheder tilgang til at bestemme fremtrædende af dine artikler. Din bedste, mest rettidige og vigtige artikel går først. Resten af artiklerne følger.

du låner fra magasinet verden teknikken til afdelingalisering. Det vil sige, du lægger visse former for information under forudbestemte overskrifter. For eksempel, i” nyhedsbrevet om nyhedsbreve, “forfatteren har en afdeling kaldet” nyhedsbrev anmeldelser.”I det fortæller han om nye nyhedsbreve, deres publikum, formål, format og abonnementsoplysninger.

andre eksempler på afdelinger kan omfatte spørgsmål og svar kolonner, medarbejder-of-The-måned personlighed profiler eller gæst Klummeskribenter. Du bestemmer dine afdelinger ud fra publikum og formålet med dit nyhedsbrev.

afdelingsteknikken Gør dit nyhedsbrev nemmere og hurtigere at læse. Afdelinger også hjælpe dig med at sætte ud dit nyhedsbrev. Du ved præcis, hvor at sætte visse bits af oplysninger uden at skulle genopfinde hjulet hvert problem.

(åbner i nyt vindue)skriv om de rigtige ting

skriv om, hvad dit publikum ønsker og har brug for at vide. Tænk over disse fem behov, som alle har:

folk som anerkendelse
brug navne i dit nyhedsbrev. Folk kan lide at læse om sig selv først, så om folk, de kender, og endelig om folk, der er berømte. Udnyt dette behov. Indarbejd navne, når du kan. Giv eksempler på, hvordan rigtige mennesker gør de ting, du ønsker at promovere i dit nyhedsbrev.

for eksempel lavede en specialist i udvidelsestekstiler i Missouri et nyhedsbrev til professionelle syersker. I hvert nummer brugte hun navnet på en person, der havde stillet hende et spørgsmål, eller som havde givet hende et værdifuldt tip.

en udvidelse husdyrspecialist i Missouri brugte den samme teknik. Han ville finde landmænd, der gjorde den slags praksis, han ønskede at fremme, og brugte derefter deres navne i sit nyhedsbrev.

folk kan lide at tjene og spare penge
uanset hvad dit publikum eller formål, give en økonomisk vinkel til dit nyhedsbrev. Mindst en reference i hvert nummer skal hjælpe folk med at spare eller tjene penge.

folk som sikkerhed
Medtag sikkerheds-eller sundhedsoplysninger i en artikel eller har en afdeling om tip. Folk synes at være mere bevidste om sikkerhed og sundhed end nogensinde.

folk kan lide at spare tid
næsten alle har langt mere at gøre end timer på dagen. Dette gælder især for nyhedsbrevets publikum. Derfor abonnerer de på nyhedsbreve. Let at læse tips om at spare tid kan endear dit nyhedsbrev til dine læsere.

folk kan lide at have det sjovt
når forfattere nærmer sig deres nyhedsbrev som et middel til at kommunikere med en ven, er de mere tilbøjelige til at skrive bedre kopi og blive læst mere. Hvis du kan bringe et smil til en persons ansigt, har du vundet en ven. Tilføj lidt humor til dit nyhedsbrev. Skriv en smart overskrift. Medtag en poke-sjov afdeling. Pass på en sjov situation, at nogen løst.

for eksempel skrev en udvidelsesadministrator i Missouri et nyhedsbrev til sit personale og inkluderede altid en afdeling “Månedens Kalkun”, hvor han indrømmede en fejl eller boo-boo, han havde lavet.

navnet på medarbejderens nyhedsbrev for San Diego ‘s havverden er” hval Street Journal.”En udvidelse mejeri specialist titlen hans nyhedsbrev” ingen Bull — yver fakta.”

en udvidelse husdyrspecialist ville tilføje et tilbud i slutningen af sit nyhedsbrev som fyldstof. Men i stedet for at bruge et af disse uskyldige anonyme citater, Han citerede altid en rigtig person fra en vittighed hørt over kaffe på restauranten i den lille by, hvor han ofte ville samles med landmænd.

(åbner i nyt vindue)skriv for at blive læst hurtigt

folk ønsker, at nyhedsbreve skal læses hurtigt. De ønsker at kunne forstå de oplysninger, du har præsenteret hurtigt. Skriv dine artikler for at hjælpe din læser med at læse hurtigere.

Start med et brag
må ikke slå rundt i bushen. Kom til sagen. Nyhedsbrev artikler behøver ikke blomstrende introduktioner. Så lån den koncise skrivestil for avisjournalistik.

brug det mere velkendte og kortere ord.

Skriv for at udtrykke, ikke imponere. Hvorfor sige “udnytte”, når” brug ” vil gøre?

Skriv på et niveau lidt under, hvad dit publikum er i stand til at læse. Læsere sætter pris på dette, fordi læsning går hurtigere, og det sparer dem tid. Selv sådanne stjernernes publikationer som væggelus Journal ikke overstiger en high school læsning niveau. Gør det, der kaldes et “tågeindeks” på dit nyhedsbrev. Dette er en teknik til kontrol af det karakterniveau, det er skrevet til.

skriv den måde, du taler
Hold din stil uformel. Det er trods alt et brev.

Rediger din kopi
lad den sidde mindst 24 timer, og gå derefter tilbage og slippe af med ordlyd og ryd op i teksten for klarhed. Hvis det er muligt, skal du have mindst en anden person til at redigere kopien for dig. Det er svært at være sin egen redaktør.

den vigtigste del af din artikel er den første sætning. Når du har skrevet det første udkast til artiklen, skal du gå tilbage og sørge for, at den første sætning griber opmærksomheden.

endnu vigtigere end første sætning er overskriften. Overskrifter kan gøre eller bryde dit nyhedsbrev. Hvad gør folk, når de scanner en publikation? De læser overskrifterne. Det bestemmer, hvad de vil læse — hvis de læser noget.

(åbner i nyt vindue)kamp for gode overskrifter

at skrive gode overskrifter er en kamp. Det tager ofte mere tid end at skrive artiklen. Men hvad du finder er, at når du skriver overskriften, skærer du igennem til essensen af artiklen. Forfattere går ofte tilbage og omskriver den første del af deres artikler for at matche de gode overskrifter. Overskriftskrivning hjælper dig med at gøre pointen så kortfattet som muligt. Her er et par regler for god overskriftskrivning:

brug action verbs
verber som “grab”, “strike”, “stir” og “build” er alle verber, der indebærer handling. Hold dig væk fra statiske verb som “er” og “er.”En overskrift er endnu sløvere, hvis den slet ikke indeholder et verb. Disse overskrifter kaldes” etiketoverskrifter ” og kan være dødbringende, medmindre de bruges i kombination med en ledsagende overskrift, ofte i mindre type, der inkluderer et verbum.

• dårlig
  årsmøde nyheder
• bedre
  Plot din vej til Portland for årsmøde

brug nutid
hold verber i nutid. Dette er den stil læsere er vant til i aviser. Nuværende tid tager normalt også mindre dyrebar plads.

kom til punktet
fortæl hvad artiklen handler om. Vær klog, hvis du kan. Men bedrag ikke læseren med hensyn til artiklens punkt. For eksempel blev overskriften til en artikel om, hvordan man skriver et godt CV, titlen “Lad ikke et CV kramme din fil.”Dette er et smart ordspil, men fortalte stadig, hvad artiklen handlede om.

(åbner i nyt vindue)udvikle en stil

for at gøre din skrivning lettere skal du oprette visse retningslinjer, der er kendt i forlagsbranchen som Stil. Det betyder, at du altid gør visse ting på samme måde, så du ikke behøver at tænke over, hvordan du gør dem.

din stil inkluderer f.eks. Ved første henvisning kan din kilde være John Smith; og ved anden henvisning, Mr. Smith eller Smith. Du vil måske henvise til alle kvinder med titlen Ms. eller du vil måske helt forlade titler. Der er ikke noget rigtigt eller forkert ved nogen af disse valg. Bare beslutte og derefter holde sig til det. Dette gør også din skrivning lettere at læse. Læseren henter ubevidst din stil og bliver ikke forvirret.

udover titler kan du også træffe beslutninger om, hvordan man skriver tal og hvordan man udpeger stater.

hvis du ikke selv ønsker at tage alle disse beslutninger, skal du bare vedtage en andens stil. En populær stil guide er den amerikanske post Deskbook på stil. Mange aviser bruger disse stilbøger. Begge disse er let tilgængelige i boghandlere eller kan let bestilles til dig.

andre ting specielt til dit nyhedsbrev vil ikke blive dækket i en standard stil bog. Så lav dit eget supplement. I det kan være sådanne ting som hvilke Akronymer du ikke stave ud, og hvordan du henviser til en organisation på anden reference. For eksempel har MU en supplerende stilbog, hvor reglerne om anden henvisning til universitetet afklares: brug enten MU eller mU.

Følg disse tips, og du er på vej til et velskrevet, velorganiseret og vellæst nyhedsbrev.

(åbner i nyt vindue)bibliografi

• Strand, mærke. Redigering af dit nyhedsbrev: sådan produceres en effektiv publikation ved hjælp af traditionelle værktøjer og computere. Kyst til kyst bøger, 1988.
• Benedict, Linda og Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic og John Barry. Nyhedsbrev udgivelse med Pagemaker. Jens Jørgensen, 1988.
• Fransk, Christopher V., Redaktør. Associated Press Stylebook og Injuriehåndbog, 1987.
• Goss, Frederick. Succes i Nyhedsbrev udgivelse: En praktisk vejledning. Nyhedsbrev Forening, 1985.
• Hudson. Udgivelse Af Nyhedsbreve. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: En Praktisk Vejledning. Michael Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren og Duncan McDonald. Når ord kolliderer: en journalists Guide til grammatik og stil. Dorthe, 1984.
• Robert A., Redaktør. Bogens Bog om stil. Mcgrave-Hill, 1978.
• Hvid, Jan. Redigering efter Design: En Guide til effektiv ord-og-billede kommunikation for redaktører og designere. R. R. Co., 1982.
• Hvid, Jan. Ved hjælp af diagrammer og grafer. R. R. Co., 1984.