Sådan oprettes en effektiv RFP

der kan være tidspunkter, hvor din organisation har brug for ekspertisen hos en ekstern leverandør eller konsulent. At finde den rigtige er ikke altid let.

en RFP – en anmodning om forslag – kan hjælpe.

at skrive en RFP er lettere end det lyder – og meget lettere end at rydde op senere, fordi sælgeren du hyrede var en dårlig pasform.

når du skriver en RFP, skal du bare huske “garbage out, garbage back.”De leverandører, der vil reagere, skal have en klar forståelse af din organisation og dens behov.

en velskrevet RFP vil afklare dine mål og omfanget af de tjenester, du søger. Det vil også give et struktureret format, hvor sælgeren skal præsentere sine evner, omkostninger og forventninger. RFP skabeloner er tilgængelige på internettet, der kan hjælpe dig.

skrivning af RFP

det første trin i oprettelsen af en RFP er at definere projektet og dine specifikke behov. Hvad vil du have en sælger til at gøre? Hvordan? Hvornår? Hvor?

RFP ‘ er har typisk følgende afsnit, selvom disse kan ændre sig noget afhængigt af arten af dit projekt:

introduktion. Forklar potentielle tilbudsgivere i brede vendinger, hvorfor du lægger en RFP ud, og hvad du håber at opnå ved at ansætte en af dem. Du kan også opsummere nøglepunkter fra andre sektioner, f.eks. når deres svar forfalder, og hvornår projektet starter.

baggrundsinformation. Dette afsnit indeholder oplysninger om din organisation og historien om det aktuelle projekt, der fører op til behovet for RFP.

krav. Dette er en detaljeret forklaring på, hvad du vil have sælgeren til at gøre, og en liste over de oplysninger, du forventer at modtage fra kandidaterne.

det er det vigtigste afsnit og kræver normalt mest tid – både for dig at skrive og for sælgerens svar. Det kan skrives enten som tvingende sætninger (“liste alle dine placeringer.”) eller forhør (“hvor er dine grene placeret?”).

struktur af svaret. Præsenter strukturen for, hvordan du gerne vil modtage svaret. Hvis projektet er komplekst eller meget teknisk, kan du bryde kravene ud i kuglepunkter, som sælgerne forventes at reagere på.

et typisk format for svaret kan omfatte:

• sammendrag (oversigt på højt niveau med nøglepunkter)
• Leverandørvirksomhedens baggrundsinformation
• foreslåede tjenester eller leverancer (hvordan sælgeren opfylder RFP-kravene)
• prissætning
• referencer (tidligere kunder))

udvælgelseskriterier. Fortæl leverandører, hvordan den vindende byder vælges. Dette giver dig en chance for at fremhæve dine prioriteter, dine must-haves og nice-to-haves, for at guide leverandørernes svar.

tidslinjer. Angiv fristen for at modtage deres svar, den dato, hvor du vil annoncere den vindende byder, og den dato, hvor projektet begynder.

Husk, at jo længere din RFP er, og jo mere detaljeret svar kræves af tilbudsgivere, jo mere tid skal du give dem mulighed for at forberede et grundigt svar.

evaluering af leverandører

evalueringsprocessen starter faktisk, før du modtager RFP – svar-det vil sige, når du beslutter, hvem modtagerne af RFP skal være. Lav lidt hjemmearbejde for at få nogle gode udsigter.

du ved muligvis allerede, hvem de interesserede leverandører er. Hvis ikke, prøv de relevante faglige organisationer, spørg betroede kolleger og andre leverandører, der ikke er i konkurrence, eller endda foretage en online søgning.

få nok information til at udelukke leverandører, der tydeligvis ikke passer godt. Men begræns modtagere, så du ikke ender med svar, der skaber en masse skuffede parter, der aldrig har haft en chance. På den anden side er det godt at have mangfoldighed. Send det til nogle store nationale leverandører og til nogle små regionale, for eksempel.

vælg ikke en leverandør baseret på prisen alene. Når du har læst RFP-svarene, indsnævre listen til de bedste og samtale dem.

ansigt til ansigt samtaler giver mest information. Hvad er kemien mellem jer? Hvor godt ser de ud til at lytte til dine bekymringer? Tjek referencer. Stil spidse spørgsmål. De kan være tilbageholdende med at sige noget negativt, men hvad de ikke siger kan være lige så nyttigt.

endelig, når du vælger en leverandør, skrive en god kontrakt, der præciserer alle oplysninger og beskytter både dine interesser og dem af din leverandør. Din RFP og sælgerens svar på det udgør rammen for din kontrakt. Hvis RFP er velskrevet, skal kontraktforhandlingsprocessen gå mere glat.