Sådan organiseres en konference

de bedste konferencer inspirerer delegerede med engagerende præsentationer og fremragende netværksmuligheder. hjælp med at generere en brummer omkring nye ideer og bringe folk sammen. Konferencer skal være stimulerende, interaktive og engagerende og skal tilfredsstille interessenter. De forventes også at blive vendt hurtigt og blive leveret på stadigt strammende budgetter. Konferenceplanlægning er ikke let, og din rolle som konferencearrangør bør ikke tages let. Vores guide udstyrer dig med al den information og rådgivning, du har brug for for at skubbe fremad og organisere en vellykket konference.

Sæt Deltagere Først!

før vi kommer i gang med ins og outs af konferenceplanlægning, synes vi det er værd at angive – sæt deltagere først. Den delegerede og deres behov bør vejlede enhver beslutning, du foretager.

• hvorfor deltager delegerede i konferencer?
• hvorfor skal de deltage i din konference?
• Hvad vil de have ud af det?
• Hvordan kan du levere dette?
• Hvad kan du give, der er unikt værdifuldt for dem?

det er vigtigt at sætte deltageren i hjertet af din organisering. Deres tid er dyrebar, og du skal sikre, at de får mest muligt ud af hvert minut, de er på din konference.

du skal allerede have en dybdegående forståelse af din målgruppe og hvad der appellerer til dem. f ikke, tage sig tid til at finde ud af mere om, hvad de forventer, og hvad de ønsker. Ultimativt, de ønsker at nyde meget relevante og engagerende sessioner og finde unik værdi i alle aspekter af konferencen.

for at organisere en vellykket konference er der et par ting at overveje, herunder følgende:

Konferencebudgetter

Konferencetemaer

valg af konferencested

Konferencetalere

oprettelse af en konferenceplan

fremme af en konference

Konferenceregistrering

netværk på en konference

konferenceteknologi

vi nedbryder disse i vores guide.

planlægning af en konference

vi forstår, at du måske ikke er en erfaren konferenceplanlægger. Og det er rigtigt, at vi alle skal starte et sted. I det næste afsnit af vores konferenceplanlægningsguide dækker vi nøgleområder som budget, sponsorer og valg af et sted.

Konferencebudgetter

meget af den stress, du vil opleve, når du organiserer en konference, kommer fra at forsøge at levere alt, hvad du har lovet på et budget. Penge er en stor faktor, og du skal være grundig, når det kommer til alle aspekter af budgettering.
der er to beslutninger, du skal tage, når du færdiggør et budget: vil din konference løbe over en eller to dage? Vil det hele være baseret i et auditorium, eller vil det finde sted over to eller flere separate faser? Omkostningerne vil stige afhængigt af, hvordan du ønsker at oprette din konference.

på 20 Bedford-måde tilbyder vi fremragende priser for multi-stream-begivenheder med flere sammenkoblede rum til rådighed til brug, herunder flagskibet Logan Hall theatre. Kontakt os i dag.

de omkostninger, Du kan forvente at støde på, er som følger:

• leje af spillested
• Catering
• Logistik og event running team
• leje af udstyr
• højttalere omkostninger f. eks hotel; transport; gebyrer
• underholdningsomkostninger
• udskrivning – disse skal være minimale

heldigvis er der mange ting, du kan gøre for at holde omkostningerne lave og maksimere dit konferencebudget. Fra at finde sponsorer til at vælge et overkommeligt sted, vi deler omkostningsbesparende løsninger i hele denne vejledning.

billetpriser for en konference

de penge, du modtager, kommer fra sponsorer, udstillere (mere om det senere) og billetsalg. Nu, hvis du er heldig nok til at modtage store bidrag fra sponsorer uden at gå på kompromis med integriteten af din konference, kan du muligvis tilbyde din hovedkonference gratis.

ellers skal du opkræve for billetter. Det vigtigste spørgsmål, du vil svare på, er hvor meget? Det er selvfølgelig svært at nævne et tal, men dit budget skal give dig en indikator for, hvor mange penge du skal genvinde for at bryde lige. Det er vigtigt at indstille dine forventninger baseret på, hvor mange mennesker du tror, du kan komme til at deltage, størrelsen på lokalet og det faktum, at du ikke vil sælge ud.

uanset hvor meget du beslutter dig for at opkræve, bør du rabat et begrænset antal billetter i en indledende early bird run. Dette bør være tidligt i promoveringen af din konference, før alle talere annonceres.
Peter-Paul Koch, konferencearrangør og taler, anbefaler at undgå fristelsen til at sætte billetpriserne for lave og i stedet ‘pris billetterne, så du går i stykker, når 60 til 75% af spillestedets kapacitet tages.’

at få sponsorer til din konference

sponsorer, og de penge, de leverer, kan være meget vigtige, når det kommer til at blive på budgettet. Med dette i tankerne skal du oprette en liste over potentielle sponsorer. Hvad du leder efter er organisationer, der ønsker eksponering for dit publikum. Gør din forskning, og du vil blive belønnet.

når du pitcher til dem, skal du være klar over, hvilken support du har brug for, hvad enten det er økonomisk eller en service. Du skal også være eksplicit om, hvad du er villig til at tilbyde til gengæld for deres penge. Dette vil sandsynligvis omfatte udbredt brug af deres logoer, tilføjelse til goodie-tasken, samt et stativ, hvis du har udstillere.

når du har finpudset din marketing messaging at være konsekvent og overbevisende, målrette de sponsorer, der vil drage fordel af at være involveret. Hvis du kan dække størstedelen af omkostningerne med sponsorering, giver du dig selv den bedste chance for at tjene penge. En ting at være opmærksom på er, at sponsorer oftere end ikke vil præsentere på dit arrangement. Hvis dette er tilfældet, skal du sikre dig, at deres tale har værdi og ikke er rent salgsfremmende. Der er intet, der underminerer en konference mere end salgsfremmende præsentationer, der føles som salgspladser snarere end en ægte session om et relevant emne.

Jason undersøger, hvordan man får sponsorer i denne podcast:

flere tip til at få sponsorer til en begivenhed kan findes i vores guide.

Konferencetemaer

konferencer har potentialet til at være virkelig spændende begivenheder, hvor delegerede opdager, deler og debatterer ideer omkring et bestemt tema. Disse ideer kan endda have magt til at forme eller omdefinere en industri. Med lidenskabelige mennesker kommer lidenskabelige præsentationer, friske ideer og en ægte brummer. At skabe denne atmosfære på din konference sker ikke bare.

det hele begynder med emnet eller temaet. Du har måske opdaget et hul i markedet eller besluttet at tage en ny tilgang til et eksisterende emne.

det er ikke et spørgsmål om at definere dit tema, da meget af dette vil blive gjort andre steder, men at sikre, at du har det til at bruge til markedsføring af begivenheden og køre det gennem din konference.

Dette skal knyttes meget tæt sammen med dine overordnede mål og interessenternes mål. Men når du først har udviklet et tema, hjælper det med at binde alt sammen. At have et klart defineret tema vil også gøre marketingmeddelelser mere effektive.

konference udstillere

skal du have udstillere på din konference? Dette kan være en ekstra indtægtsstrøm, men det er vigtigt at vælge udstillere, der tilføjer værdi for delegaterne. Du skal også sikre dig, at lokalet har et passende rum til udstillingsstande med ringe eller ingen ekstra omkostninger. Dette rum bestemmer, hvor mange udstillere du kan være vært for. Når du kender pladsen, skal du designe et udstillingslayout.

eventuelle udstillere vil have oplysninger om den demografiske af deltagere og dine USPs. De har sandsynligvis en række spørgsmål, der hjælper dem med at afgøre, om det er umagen værd at udstille på din konference, så vær forberedt på at besvare dem eller endnu bedre tildele nogen til udelukkende at beskæftige sig med udstillere.

Læs mere om håndtering af udstillere på konferencer.

ansættelse af Eventpersonale til din konference

organisering af en konference er hårdt arbejde og stressende. Overvej ikke engang at gøre det alene. Du skal samle et team af kolleger og frivillige til at hjælpe dig med at gennemføre din konference i planlægningsfasen såvel som på dagen. Det er også en god ide at bruge interne ressourcer på konferencestedet.

hver person skal have en klart defineret rolle frem til og på dagen for konferencen. Dette bør afsluttes så tidligt som muligt i planlægningsprocessen. En af de vigtigste roller på dagen er MC, der vil byde folk velkommen til konferencen, introducere højttalere, styre overdragelser og overvåge tidspunkter for præsentationer. Du har også brug for løbere, sceneledere og AV-teknikere.

valg af konferencested

konferencestedet er ekstremt vigtigt. Nogle mennesker vælger at bruge konferencested finders til at finde spillesteder, men det er bedre for dig selv at undersøge og besøge potentielle placeringer personligt. På denne måde kan du forhandle kontrakten , spare penge og have kontrol over udseendet og fornemmelsen af lokalet. Det giver mening at have et sæt spørgsmål at stille lokalet for at sikre, at det kan levere nøjagtigt det, du har brug for, og imødekomme dit publikums behov, såsom:

• er der skjulte omkostninger? F. eks. parkeringsafgifter eller trådløst internet
• er der adgang for handicappede? Dette er vigtigt.
• er der noget andet, der finder sted i eller omkring mødestedet i løbet af din konference? Det kan påvirke spillestedets adgang eller transport?
• hvor bæredygtig er mødestedet? Er det nemt at komme til via offentlig transport?

sørg for, at lokalet er stort nok – ikke kun det største auditorium, men andre rum såsom udstillingsrum og breakout-rum. Der er ikke noget værre end at stå på bagsiden af et rum forsøger desperat at høre studievært eller værre stadig glip af en session helt.

hvilke faciliteter er inkluderet i et konferencested?

din konference mødested skal give flere faciliteter til at gøre hver konference en succes. Dette omfatter AV-udstyr, trådløs internetadgang, catering, en scene og, selvfølgelig, komfortable sæder.

trådløst internet-en af de største vanskeligheder med større konferencer er at finde spillesteder med trådløst internet, der kan klare kravene fra mange delegerede. Der er ingen tvivl om, at kvaliteten af trådløst internet forbedres på spillesteder, især i London og andre store byer, men det er værd at få en ærlig ide om det trådløse fis muligheder. Mange spillesteder tilbyder gratis trådløs internetadgang i dag, hvilket er gode nyheder, hvis det fungerer!

konference Catering – beslutte, om du vil give catering. Dette kan være en stor udgift for dig, men også en stor fordel for delegerede. Hvis du ikke vælger at give frokost catering (te og kaffe i pauserne er vigtige), skal du give oplysninger om nærliggende spisemuligheder.

hvis du vælger at give frokost på din konference, er det fornuftigt at mødes med cateringvirksomhederne og diskutere dine muligheder. Du vil have maden til at se ud og smage godt, men husk altid dit budget. Det er vigtigt altid at give vegetariske og plantebaserede muligheder. Du skal også bekræfte numrene tre dage før konferencen.

her på 20 Bedford måde er vores cateringtjenester uovertruffen. Vores ekspert team af kokke bruger sunde, etisk fremskaffede ingredienser til at producere et overdådigt udvalg af måltider til dine gæster. Find ud af mere om vores catering til begivenheder i dag.

iscenesættelse, belysning, AV – præsentationerne skal finde sted på en scene, der giver en god synslinje for publikum og alt det AV-udstyr, dine højttalere har brug for. Dette vil omfatte en stor projektor, en fastgjort mikrofon, der forstærkes gennem PA. En ekstra bonus, hvis du vælger et teater-stil mødested er, at det har professionel belysning og AV, der kan tilføje en reel vupti faktor og forbedre præsentationer for publikum.

med tilbøjelighed til mobiltelefoner, tablets og bærbare computere på konferencer i dag er det vigtigt at have stikkontakter til rådighed for delegerede til også at oplade deres elektroniske enheder.

Sådan vælger du en dato for din konference

når du ved, hvor du skal være vært for din konference, skal du låse en dato ind. Det mest populære tidspunkt for konferencer er mellem marts og November, hvor sommerkonferencer i juli og August ofte afskediges på grund af helligdage. Hav et par potentielle datoer i tankerne, hvis dit foretrukne sted ikke er tilgængeligt. Disse datoer bør ikke kollidere med nogen anden relateret konference eller begivenhed, så husk at undersøge.

Peter-Paul Koch siger, at: “en konference skal afholdes en torsdag og fredag eller en mandag og tirsdag. Dette giver deltagerne mulighed for at spille turist, også. Hvis du kun går en dag, er det fredag.”

Konferencetalere

når du har bekræftet dine datoer, og der er betalt et depositum til mødestedet, kan du nu bekræfte tilgængeligheden med dine konferencetalere.

højttalere kan lave eller bryde din konference, så du skal investere tid og kræfter i at finde det allerbedste. Engagerende præsentationer har potentialet til virkelig at inspirere delegerede og omdanne alle ideer og skriblede noter til virkelige handlinger og ægte forandring. Den rigtige præsentation kan være katalysatoren for delegerede, der tilpasser deres forretning, og de skal huske, hvor det hele begyndte.

nogle gange kan det være alt for let at vælge fra den samme rotation af højttalere, især da berømte hovedtalere kan hjælpe med at skifte billetter. Men at have en god højttaler, som publikum ikke har set før, tilføjer reel værdi. Du kan også overveje at bringe et par Off-topic-højttalere ind i programmet for at ryste tingene lidt op. Der er altid mulighed for headhunting nogen gør inspirerende arbejde i dit felt, der ikke er en erfaren højttaler. Hvad de måske mangler ved at præsentere erfaring, de kan kompensere for i lidenskab og kvalitet af ideer.

der er et par måder, du kan gå om sourcing en god højttaler. Du kan henvende dig til Peerindeks og BlueNod. Når du nærmer dig en højttaler, skal du gøre det gennem en kontakt, hvor det er muligt og ikke ud af det blå.

når du har bekræftet dine højttalere, er det vigtigt at behandle dem godt. Vær klar med dem om, hvad du tilbyder fra starten. I det mindste skal du dække alle deres udgifter som rejser og indkvartering. Sørg for, at deres logi er tilgængelige, komfortable og er tæt på konferencestedet, hvis det er muligt. Du vil ikke risikere, at højttalere kører sent, fordi de kommer fra den anden side af byen.

ud over indkvartering kan du tilbyde dem en andel af overskuddet eller et fast gebyr.

forud for konferencen vil du gerne finde ud af detaljerne i deres sessionsindhold, titlen samt alle deres AV-krav. Det er bedst at gøre dette så tidligt som muligt og tjekke regelmæssigt med alle højttalere for at sikre, at forberedelserne er på rette spor. Hvis de har nogen bekymringer, eller du kan se et par problemer, der sker senere på linjen, er det bedst at håndtere dem før snarere end senere.

når det kommer til selve konferencen, skal du tage dig tid til at orientere dine højttalere fuldt ud om programmeringen, længden af deres tale og AV-opsætningen, så der ikke er nogen overraskelser. Dette vil hjælpe tingene med at køre glat og slappe af dem. Når du har en højttaler til dit arrangement, det er værd at tilskynde dem til at holde sig rundt for at blande sig og netværke med folkemængderne. Dette får dem til at føle sig mere afslappede og tilføjer værdi for delegerede.

det er indlysende, men værd at gentage – sørg for, at enhver MC ved, hvordan man udtaler deres navne korrekt. Sørg også for, at deres detaljer er korrekte, uanset hvor de vises – på tryk, online og socialt (ja, det inkluderer Kvidrehåndtag!).

Hvordan laver jeg en konference tidsplan?

når det kommer til planlægning af din konferencedag, er det fornuftigt at gruppere højttalerne og deres præsentationer efter et tema. Forhåbentlig vil dette være en nem opgave, når du har de færdige sessionsbeskrivelser.

det er vigtigt ikke at proppe for mange sessioner i en enkelt dag. Hvis præsentationerne er så engagerende og tankevækkende som ønsket, så kan du finde deltagere trætte mod slutningen af dagen. Med dette i tankerne er det vigtigt at overveje den sidste højttaler. Med opmærksomhed spænder aftagende, kan den endelige ‘kirkegård’ session være dårligt deltog. Gem enten en højttaler til dette slot, der trækker en skare, eller overvej at afslutte dagen tidligere, hvilket giver folk en chance for at rejse eller netværk.

der er også det vanskelige spørgsmål om sessionslængde at overveje. Hvor lang er for lang? Hvor kort er for kort? Vi har lyst til, at størstedelen af’ normale ‘ præsentationer skal vare mellem 20 og 40 minutter, hvor keynote-samtaler går op til en time. Indholdet skal være engagerende og tage højde for korte opmærksomhedsspænd – mottoet ‘all killer no filler’ er godt.

efter hver temasession skal du have en kaffepause (mindst en om morgenen, en om eftermiddagen) samt en længere frokostpause. Folk har brug for en chance for at trække vejret, behandle information og netværk samt besøge toilettet. Når en session ikke kører for at planlægge, skal du følge Peter-Paul Kochs råd: “Hvis en session er for lang eller for kort, skal du bare gøre det, der kommer naturligt, men afslutte den næste pause efter planen.”Dette vil sikre, at du kommer tilbage til tidsplanen for den næste session.

fremme af en konference

ofte er den sværeste del af konferenceplanlægningen markedsføring og forfremmelse. Du vil have, at de mennesker, der betyder noget, skal finde ud af det og vil komme. For at gøre dette skal du gøre fuld brug af dine netværk både online og offline for at skabe opmærksomhed om konferencen og dem alle vigtige billetsalg/registreringer. Lav en liste over relevante branchepublikationer, hvor du kan dele detaljer om din konference.

det er også vigtigt at starte din kampagne så tidligt som muligt og sende påmindelser og regelmæssige marketingmeddelelser via alle kanaler (uden spamming), når du kommer tættere på den store dato.

nogle arrangører oplever en strøm af aktivitet tættere på datoen for konferencen, så hvis du ikke har solgt alle dine billetter med kun en måned tilbage, skal du ikke miste håbet – den sidste fjorten dage kan være nøglen. Det er også dejligt at få dine højttalere til at dele dine opdateringer også.

kommunikation

regelmæssig kommunikation med både delegerede og talere er nøglen. Den vigtigste e-mail er den, du sender en uge før konferencen, som indeholder alle de vigtige oplysninger. Dette bør omfatte adresser og hjemmesider af spillestedet, Nærliggende hoteller, parkering detaljer samt datoer, tidspunkter og andre vigtige oplysninger.

ud over at sende regelmæssige e-mails skal du også have en hjemmeside, der indeholder ajourførte oplysninger. For mere information om event hjemmesider og lister, læse vores guide til at få din begivenhed online.

sociale medier

sociale medier er en vigtig del af konferencer i dag og skal udnyttes. Start med at oprette et hashtag til din konference – hold det kort og sødt og inkluder det i e-mails og ethvert reklamemateriale. Så aktivt opfordre deltagerne til at bruge kvidre på konferencen og tage sig tid til at interagere med dem online. Med en lille smule indsats kan du få hashtag-trenden og øge bevidstheden og engagementet.

konferencedagen

Tillykke, du kom til dagen for din konference! Det sker faktisk. Dette afsnit af guiden fører dig igennem, hvad der sker næste gang.

Konferenceregistrering

tilmelding til en konference kan være mere kompliceret, end den skal være. Deltagere kan alle dukke op på et lignende tidspunkt og ønsker at hente deres lanyards og registrere sig med minimal stress. Organisation og klar kommunikation er nøglen til at håndtere store mængder mennesker og sikre, at alle kan komme ind og bosætte sig så hurtigt som muligt. Med det i tankerne er det vigtigt at strømline registreringsprocessen. For det første skal du være i stand til at registrere dig online på forhånd. For det andet skal du give hver deltager en snor sammen med en goodie taske, hvis dette er noget, du planlægger at gøre. Du kan endda udskrive din lanyard derhjemme.

Peter-Paul Koch anbefaler at forberede et registreringsskranke med liner, der er lagt alfabetisk ud fra A-K og en anden til L-å.

hvilke deltagere skal indsamle:

• Lanyard med deres navn og virksomhed tydeligt vist på det, så det kan læses på et øjeblik
• Goodie taske indeholdende eventuelle freebies fra sponsorer

tidsplanen for dagen og andre vigtige oplysninger bør være tilgængelige i en begivenhed app eller online. At have grundlæggende oplysninger i et trykt format kan være nyttigt på nogle konferencer, men det er vigtigt at afbalancere dette med bæredygtighed.

netværk på en konference

når det kommer til branchekonferencer, er netværk virkelig vigtigt. De mest succesrige konferencer giver adskillige muligheder, og afslappede på det, for deltagere at chatte, skabe værdifulde nye kontakter og oprette forbindelse igen med dem, de allerede kender.

det hjælper med at have regelmæssige pauser hele dagen og udpegede rum, hvor folk kan samles. Hvis sessionerne har været gode, vil der være masser af talepunkter, der hjælper med at bryde isen og lette udvekslingen af ideer.
arrangør af HybridConf satte sig med konferencens mål om at ” bringe mennesker sammen et sted, hvor de kan opdage og dele og derefter forlade sig fulde af positivitet over for det store samfund, vi har privilegiet at være en del af.”Netværk spiller en afgørende rolle i udviklingen af denne følelse af fællesskab.

en anden ting, der hjælper med at tilskynde til produktivt netværk, er drinks efter konferencen. Uanset om dette finder sted på spillestedet eller en nærliggende bar, giver disse ‘sessioner’ folk mulighed for at fortsætte med at netværke, mens de slapper af over en velfortjent drink.

ved afslutningen af begivenheden skal du have en stak visitkort og masser af spændende muligheder.

læs vores guide til at tilskynde til bedre netværk ved begivenheder.

værksteder/træning/rundborde

konferencer behøver ikke at stoppe ved præsentationer og netværk. Du kan tilføje reel værdi ved at organisere værksteder og træningssessioner samt runde borde og breakout-sessioner. Disse mindre begivenheder og sessioner giver folk mulighed for at udforske og diskutere spørgsmål mere detaljeret.

Tilføj ons

konference teknologi

Event teknologi har udviklet sig på en utrolig hastighed i de seneste år. Der er nu utallige værktøjer til rådighed til at forbedre din konference. Fra virtuelle deltagere til hologramatiske præsentanter er det virkelig en modig og spændende ny verden.

mange konferencer får deres egne apps udviklet for at hjælpe deltagerne med at få mest muligt ud af deres dage. Alle de indsamlede data, herunder feedback på de enkelte præsentationer og arrangementet som helhed, kan være uvurderlige i at levere større og bedre det næste år.

læs vores blog på conference mobile apps, og hvordan de kan øge engagementet, give big data og forbedre din konference.

det er vigtigt at huske, at ting kan gå galt med tech, så sørg for, at nogen er klar til at løse eventuelle problemer, der kan ske på dagen.

sådan filmer du en konference

hvis dit budget strækker sig til det, skal du dokumentere konferencen ved at tage både fotografier og filme præsentationerne. Afhængigt af din branche er det ofte ret nemt at finde en frivillig med de nødvendige færdigheder og udstyr. De optagede sessioner kan derefter uploades (med tilladelse), og du kan dele viden yderligere samt tilføje værdi for alle involverede.

opfølgnings-e-mailen efter en konference

når konferencen er færdig og støvet, og du har givet dig selv tid til at slappe helt af og slappe af, er det tid til opfølgning. Begynd med at sende oprigtige tak e-mails til højttalere, frivillige og sponsorer. Det kan også derefter tilføje værdi for at sende en e-mail til deltagere med en samling af slideshares, videoer og andre ressourcer relateret til dagen. Du skal også betale alle de udestående fakturaer.

med disse praktiske opgaver opfyldt kan du begynde at vurdere succesen af konferencen. Gennemgå alle data indsamlet fra apps eller feedback formularer og se på måder at forbedre din konference for næste år.

Central London Conference Venue

20 Bedford måde har været heldig nok til at være vært for adskillige nationale og internationale konferencer på vores Bloomsbury mødested. I årenes løb, vi har udviklet vores service og mener, at vi ved en ting eller to om, hvordan man sætter på en konference. Det er en mindre bekymring, når du har et dedikeret og erfarent catering-og konferenceteam til rådighed.
en af de største ekstraomkostninger er at ansætte AV-udstyr og teknikere – dette er ikke tilfældet på 20 Bedford måde, da vi inkluderer dette i vores leje af lokaler. Vores 910 sæder Logan Hall theatre er et auditorium med alle de faciliteter, du har brug for. Ud over dette drager vores centrale placering i London fordel af fantastiske transportforbindelser, hvilket gør det til et ideelt konferencested. Som turist-og forretningsdestination tiltrækker London-konferencer folk fra udlandet. Find ud af mere eller arranger et besøg.